Sổ kế toán là gì? Quy định về sổ sách kế toán: Các loại sổ kế toán, nguyên tắc làm sổ kế toán, cách ghi sổ kế toán (ghi sổ cái, ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết).
Một doanh nghiệp cần phải có nhật ký ghi chép lại chi tiết sổ sách, chứng từ các thông tin liên quan, đồng thời, cần tuân thủ theo các quy tắc và chuẩn mực kế toán. Trong bài viết này, Kế toán Anpha sẽ nêu rõ và phân tích các vấn đề về sổ sách kế toán, nội dung phân loại chi tiết sổ kế toán.
I. Sổ sách kế toán là gì?
Sổ sách kế toán là hệ thống ghi chép một cách có tổ chức các sự kiện tài chính của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Trong một kỳ kế toán, mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ sách kế toán, được sử dụng để phục vụ mục đích chính là theo dõi và ghi lại mọi giao dịch tài chính có ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các giao dịch này bao gồm: mua bán, chi tiêu, thu nhập, nợ phải trả, nợ phải thu và các sự kiện tài chính khác.
Có nhiều loại sổ sách kế toán khác nhau như: sổ cái, sổ cái chi tiết, sổ cái tổng hợp, sổ cái kế toán kho, sổ cái ngân sách… tùy thuộc vào loại doanh nghiệp và yêu cầu kế toán cụ thể. Đối với tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính, sổ sách kế toán thường tuân theo các quy tắc và chuẩn mực kế toán.
II. Sổ sách kế toán doanh nghiệp có quan trọng không?
Sổ sách kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý tài chính của một doanh nghiệp, cụ thể là trong việc theo dõi, kiểm soát các hoạt động tài chính. Dưới đây là một số vai trò nổi bật của sổ sách kế toán:
➨ Theo dõi giao dịch tài chính:
Sổ sách kế toán là nơi ghi chép tất cả các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, bao gồm: giao dịch mua bán, chi tiêu, thu nhập, nợ phải trả, nợ phải thu và các sự kiện khác. Điều này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và hiểu rõ tình hình tài chính của công ty mình.
➨ Phục vụ cho việc làm báo cáo tài chính:
Dữ liệu từ sổ sách kế toán được sử dụng để tạo ra các báo cáo tài chính như: bảng cân đối kế toán, bảng lưu chuyển tiền tệ, báo cáo lợi nhuận và lỗ. Các báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá hiệu suất và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
➨ Thuận tiện cho kiểm toán:
Sổ sách kế toán cung cấp một hệ thống thông tin có tổ chức, cho phép kiểm tra và xác minh thông tin tài chính của doanh nghiệp một cách dễ dàng. Điều này là quan trọng khi doanh nghiệp cần được kiểm toán bởi bên ngoài hoặc cần chứng minh tính minh bạch của họ.
➨ Quản lý thuế:
Sổ sách kế toán cung cấp thông tin cần thiết để tính toán và báo cáo thuế. Việc duy trì sổ sách đúng đắn giúp doanh nghiệp đảm bảo:
- Tuân thủ đúng các quy định thuế;
- Tránh các mức phạt phải trả do việc báo cáo không chính xác.
➨ Quản lý nợ và tín dụng:
Sổ sách kế toán cho phép doanh nghiệp theo dõi các khoản nợ phải trả và nợ phải thu. Qua đó, giúp quản lý tốt hơn về tài chính và quyết định về việc mở rộng tín dụng hoặc yêu cầu thanh toán nợ.
➨ Quyết định chiến lược:
Thông tin từ sổ sách kế toán có thể hỗ trợ các quyết định chiến lược của doanh nghiệp, như: đánh giá hiệu suất của các sản phẩm hoặc dịch vụ, xác định nguồn thu nhập chính và lập kế hoạch ngân sách.
Tóm lại, sổ sách kế toán không chỉ là một công cụ quản lý cơ bản mà còn là một phần quan trọng của quá trình ra quyết định chiến lược và đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính của doanh nghiệp.
III. Các loại sổ kế toán
Sổ kế toán hiện được phân thành nhiều loại khác nhau, mỗi loại phục vụ một mục đích cụ thể trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.
1. Phân loại theo cách ghi chép trên sổ sách kế toán
3 loại sổ kế toán được phân chia dựa vào cách ghi chép trên sổ:
➨ Sổ ghi chép theo thứ tự thời gian:
- Dùng để ghi chép liên tục tất cả các hoạt động kinh tế, tài chính theo trình tự thời gian của các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh;
- Chi tiết các loại sổ: sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
➨ Sổ ghi chép theo hệ thống:
- Được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng tài khoản kế toán;
- Chi tiết các loại sổ: sổ cái và sổ chi tiết.
➨ Sổ liên hợp:
- Được sử dụng để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo trình tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo thông tin kinh tế trên một trang;
- Chi tiết các loại sổ: sổ nhật ký - sổ cái.
2. Phân loại sổ theo thông tin nội dung được ghi trên sổ kế toán
Dựa vào thông tin nội dung được ghi trên sổ, sổ kế toán được chia thành 3 loại sau đây:
➨ Sổ kế toán tổng hợp:
- Phản ánh số liệu các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng bao quát (tài khoản cấp 1), cung cấp tổng quát các chỉ tiêu phục vụ công tác kế toán;
- Bao gồm các loại sổ: sổ cái, sổ nhật ký - sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ đăng ký các chứng từ ghi sổ.
➨ Sổ chi tiết kế toán:
- Phản ánh chi tiết hóa số liệu trên sổ tổng hợp, được mở theo tài khoản chi tiết kế toán (tài khoản cấp 2, cấp 3). Sổ này cung cấp thông tin về tình hình hoạt động tại đơn vị chi tiết, phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp;
- Bao gồm các loại sổ như: sổ kế toán chi tiết vật tư, phải thu của khách hàng, phải trả nhà cung cấp.
➨ Sổ kế toán kết hợp:
- Kết hợp ghi chép số liệu các hoạt động kinh tế tài chính một cách tổng quát, đồng thời chi tiết hóa số liệu phục vụ cho yêu cầu của quản lý, giúp giảm bớt khối lượng ghi chép và số lượng sổ;
- Bao gồm: sổ nhật ký chứng từ, sổ cái nhiều cột.
Mỗi loại sổ kế toán đều có chức năng và ưu điểm riêng. Chúng thường được sử dụng cùng nhau để tạo ra hệ thống kế toán hoàn chỉnh và minh bạch cho doanh nghiệp.
IV. Quy tắc, nguyên tắc ghi sổ sách kế toán
1. Các nội dung cần có khi ghi sổ kế toán
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 24 Luật Kế toán 2015, sổ kế toán phải bao gồm các nội dung sau:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ;
- Căn cứ số hiệu ngày, tháng, năm của chứng từ để ghi sổ;
- Tóm tắt sơ lược diễn giải nội dung của nghiệp vụ phát sinh;
- Ghi số tiền các nghiệp vụ phát sinh vào các tài khoản kế toán;
- Ghi nhận số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
2. Nguyên tắc ghi sổ sách kế toán
Theo quy định tại Điều 26 Luật Kế toán 2015, việc mở, ghi, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán cần tuân thủ nguyên tắc:
- Sổ kế toán phải được mở tại thời điểm đầu kỳ kế toán năm. Đối với các đơn vị mới thành lập thì sổ kế toán phải được mở từ ngày thành lập;
- Phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán;
- Việc ghi sổ kế toán phải kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung;
- Số liệu và thông tin ghi vào sổ kế toán phải trung thực, chính xác, đúng với chứng từ dùng để ghi sổ;
- Việc ghi sổ kế toán phải đảm bảo:
- Ghi theo thứ tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ;
- Ghi nhận kế tiếp thông tin đối với số liệu ghi vào năm sau, lấy số liệu của sổ kế toán năm trước liền kề chuyển sang;
- Ghi chép liên tục, từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
- Các số liệu, thông tin trên sổ kế toán phải đảm bảo:
- Ghi bằng bút mực;
- Không được ghi xen thêm vào phía dưới hoặc phía trên;
- Không được ghi cách dòng, chồng lên nhau;
- Phải gạch chéo phần không ghi (nếu không ghi hết trang);
- Phải cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang và chuyển sổ tổng cộng qua trang kế tiếp.
- Khi lập báo cáo tài chính, kế toán phải thực hiện khóa sổ vào cuối kỳ trước và các trường hợp khác theo quy định;
- Được phép ghi sổ bằng phương tiện điện tử, tuy nhiên, phải thực hiện đúng theo các quy định về sổ kế toán tại Điều 24, Điều 25, Khoản 1, 2, 3, 4, 6 Điều 26, trừ đóng dấu giáp lai;
- Thực hiện in sổ kế toán file cứng ra giấy, đóng cuốn sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử cho từng kỳ kế toán năm và tiến hành lưu giữ. Trường hợp không in thì phải đảm bảo bảo mật thông tin dữ liệu, đảm bảo an toàn, đảm bảo khi cần tra cứu trong thời hạn lưu trữ.
3. Các nguyên tắc quan trọng khác
➨ Nguyên tắc minh bạch:
- Các ghi chép trong sổ kế toán cần phải rõ ràng, chi tiết để mọi người có thể hiểu được thông tin mà sổ kế toán truyền đạt;
- Tất cả các giao dịch và sự kiện kế toán phải được ghi chép đầy đủ, không được che đậy.
➨ Nguyên tắc chính xác:
- Sổ kế toán phải chính xác, nhằm đảm bảo các thông tin được sử dụng để làm báo cáo tài chính là đúng và đáng tin cậy;
- Các phương pháp kế toán và quy tắc ghi chép phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
➨ Nguyên tắc công bằng:
- Sổ kế toán phải thể hiện một cách công bằng về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp;
- Mọi phương tiện, kỹ thuật ghi chép phải được áp dụng 1 cách công bằng và không gian lận.
➨ Nguyên tắc liên kết:
- Giữa các sổ khác nhau như sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo tài chính phải có sự liên kết và liên quan;
- Dữ liệu trong sổ kế toán cần phản ánh đúng thực tế kinh doanh của doanh nghiệp.
➨ Nguyên tắc tuân thủ pháp luật:
- Doanh nghiệp phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về kế toán và báo cáo tài chính;
- Các sổ kế toán cần được duy trì theo quy định và chuẩn mực kế toán có hiệu lực.
➨ Nguyên tắc bảo mật và bảo quản:
- Dữ liệu trong sổ kế toán cần phải được bảo mật và bảo quản một cách an toàn theo quy định;
- Doanh nghiệp cần phải giữ lại bản gốc và bản sao của các văn bản kế toán theo thời gian quy định.
➨ Nguyên tắc thời gian ghi chép: Các sự kiện kế toán cần phải được ghi chép ngay khi chúng xảy ra hoặc trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể. Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và không bỏ sót thông tin;
➨ Nguyên tắc tra cứu và kiểm toán: Sổ kế toán cần được thiết kế sao cho có thể thực hiện tra cứu dễ dàng, được kiểm toán một cách hiệu quả để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
V. Hướng dẫn phương pháp, cách ghi sổ sách kế toán từng loại
1. Cách ghi sổ cái
Quy trình ghi sổ cái (general ledger) trong kế toán thường bao gồm các bước cơ bản như sau:
➨ Bước 1: Xác định ngày và mô tả giao dịch
- Ngày giao dịch: Xác định ngày diễn ra giao dịch và ghi rõ vào sổ cái;
- Mô tả giao dịch: Mô tả chi tiết về giao dịch, nên bao gồm thông tin cần thiết để hiểu rõ về sự kiện kế toán (như mô tả hàng hóa/dịch vụ, tên đối tác hoặc thông tin khác).
➨ Bước 2: Phân loại tài khoản
- Tài khoản nợ (debit) và tài khoản có (credit): Xác định tài khoản nợ và tài khoản có liên quan đến giao dịch;
- Mỗi giao dịch phải có ít nhất một tài khoản nợ và một tài khoản có.
➨ Bước 3: Ghi chép vào sổ cái
- Ghi chép tài khoản nợ:
- Ghi số tiền vào cột “Nợ” của tài khoản nợ tương ứng;
- Ghi thêm mô tả chi tiết nếu cần thiết.
- Ghi chép tài khoản có:
- Ghi số tiền vào cột “Có” của tài khoản có tương ứng;
- Ghi thêm mô tả chi tiết nếu cần thiết.
➨ Bước 4: Kiểm tra cân bằng
Đảm bảo rằng tổng số tiền nợ bằng tổng số tiền có. Nếu cân bằng, giao dịch được coi là chính xác.
➨ Bước 5: Duyệt và xác nhận giao dịch
- Kiểm tra lại thông tin đã ghi chép để đảm bảo sự chính xác;
- Người có thẩm quyền duyệt và xác nhận giao dịch.
➨ Bước 6: Chuyển thông tin
Thông tin từ sổ cái có thể được chuyển đến các sổ chi tiết tương ứng hoặc được sử dụng để tạo báo cáo tài chính.
Lưu ý: Quy trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào loại doanh nghiệp và hệ thống kế toán cụ thể.
---------
Trên thực tế, việc ghi sổ cái đòi hỏi sự chính xác và minh bạch. Nếu có bất kỳ khó khăn hoặc thắc mắc nào, doanh nghiệp nên thảo luận với kế toán viên, chuyên gia tài chính hoặc sử dụng các gói dịch vụ kế toán thuê ngoài tại đơn vị uy tín để đảm bảo rằng quy trình được thực hiện đúng cách.
Với hơn 17 năm hoạt động trong nghề, đồng hành và hỗ trợ hơn 150.000 doanh nghiệp xử lý tốt các vấn đề kế toán - thuế, thủ tục pháp lý, Kế toán Anpha tự tin là trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp thông qua các dịch vụ:
2. Cách ghi sổ nhật ký chung
Viết sổ nhật ký chung (general journal) là một công việc quan trọng trong kế toán, được thực hiện nhằm mục đích ghi chép các giao dịch kế toán theo thời gian.
Dưới đây là hướng dẫn về các bước viết sổ nhật ký chung:
➨ Bước 1: Đặt tiêu đề sổ nhật ký chung
- Tiêu đề: Ghi "Sổ Nhật Ký Chung" ở đầu trang;
- Ngày ghi chép: Ghi ngày mà sổ nhật ký chung đang được ghi chép.
➨ Bước 2: Mô tả giao dịch
- Ngày giao dịch: Cho mỗi giao dịch, ghi ngày diễn ra giao dịch;
- Mô tả chi tiết: Mô tả chi tiết về giao dịch. Thông tin này cần đủ để hiểu rõ về sự kiện kế toán.
➨ Bước 3: Phân loại tài khoản
- Tài khoản nợ và tài khoản có: Cho mỗi dòng, xác định tài khoản nợ và tài khoản có;
- Ghi rõ mô tả chi tiết của từng tài khoản.
➨ Bước 4: Ghi chép chi tiết giao dịch
- Ghi chép tài khoản nợ: Ghi số tiền vào cột "Nợ" của tài khoản nợ tương ứng;
- Ghi chép tài khoản có: Ghi số tiền vào cột "Có" của tài khoản có tương ứng.
➨ Bước 5: Kiểm tra cân bằng
Cần đảm bảo tổng số tiền nợ bằng tổng số tiền có.
➨ Bước 6: Duyệt và xác nhận giao dịch
- Kiểm tra lại thông tin đã ghi trong sổ để đảm bảo độ chính xác;
- Người có thẩm quyền duyệt và xác nhận giao dịch.
➨ Bước 7: Lưu trữ
Nên lưu trữ sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian để dễ dàng tra cứu và xem xét trong tương lai.
3. Cách ghi sổ chi tiết
Viết sổ chi tiết là quá trình ghi chép thông tin chi tiết về các giao dịch của một tài khoản cụ thể trong kế toán.
Dưới đây là hướng dẫn về các bước ghi sổ chi tiết:
➨ Bước 1: Tiêu đề sổ chi tiết
- Tiêu đề: Ghi tên tài khoản cụ thể mà sổ chi tiết đang theo dõi;
- Ngày bắt đầu và kết thúc: Ghi ngày bắt đầu và kết thúc của chu kỳ mà sổ chi tiết đang quản lý (ví dụ như tháng, quý hoặc năm tài chính).
➨ Bước 2: Mô tả giao dịch
- Ngày giao dịch: Ghi ngày mỗi giao dịch diễn ra;
- Mô tả chi tiết: Mô tả chi tiết về giao dịch, bao gồm các thông tin như mô tả hàng hóa/dịch vụ, đối tác hoặc thông tin khác.
➨ Bước 3: Phân loại tài khoản
- Tài khoản nợ và tài khoản có: Xác định tài khoản nợ và tài khoản có liên quan đến giao dịch;
- Ghi rõ mô tả chi tiết của từng tài khoản.
➨ Bước 4: Ghi chép chi tiết giao dịch
- Ghi chép tài khoản nợ: Ghi số tiền vào cột "Nợ" của tài khoản nợ tương ứng;
- Ghi chép tài khoản có: Ghi số tiền vào cột "Có" của tài khoản có tương ứng.
➨ Bước 5: Kiểm tra cân bằng
Cần đảm bảo tổng số tiền nợ bằng tổng số tiền có.
➨ Bước 6: Duyệt và xác nhận giao dịch
- Kiểm tra lại thông tin đã ghi trong sổ để đảm bảo độ chính xác;
- Người có thẩm quyền duyệt và xác nhận giao dịch.
➨ Bước 7: Lưu trữ
Nên lưu trữ sổ chi tiết theo thứ tự thời gian để dễ dàng tra cứu và xem xét trong tương lai.
VI. Câu hỏi thường gặp về sổ sách kế toán
1. Trường hợp công ty chúng tôi tự xây dựng hệ thống sổ kế toán thì có được không?
Đối với biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp được tự xây dựng cho riêng công ty của mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế tài chính đầy đủ, minh bạch để kiểm tra đối chiếu và kiểm soát. Trường hợp doanh nghiệp không tự xây dựng biểu mẫu thì doanh nghiệp có thể áp dụng theo biểu mẫu tại Phụ lục 4 Thông tư 200.
2. Doanh nghiệp cần xử lý như thế nào khi có sai sót trong sổ sách kế toán?
Khi có sai sót trong sổ sách kế toán, tùy từng trường hợp sai sót mà doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp: phương pháp ghi bổ sung, phương pháp ghi số âm, phương pháp cải chính.
Nguyễn Thủy - Phòng Kế toán Anpha