Chế độ kế toán mới ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, thúc đẩy môi trường đầu tư kinh doanh. Báo cáo tài chính sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp trên phương diện tài chính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày một số lưu ý khi lập và kiểm tra BCTC cho các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán căn cứ vào hướng dẫn của Thông tư nhằm tránh các sai sót về kế toán và thuế
1. Tiền và tương đương tiền
Dữ liệu:
- Số dư Nợ TK 111, TK 112
Hồ sơ:
- Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết;
- Sổ quỹ tiền mặt;
- Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt;
- Bản đối chiếu số dư các tài khoản ngân hàng;
- Xác nhận của ngân hàng.
- Sổ phụ ngân hàng.
Lưu ý:
- Kiểm tra các khoản chi bằng tiền mặt > 20 triệu để tránh rủi ro bị loại chi phí;
- Ghi nhận CLTG khi đánh giá lại các số dư TK 111, 112 có gốc ngoại tệ;
- Trích lãi dự thu lãi tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng tại 31.12;
- Phân loại các khoản tiền gửi kỳ hạn < 3 tháng vào khoản tương đương tiền
2. Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
Dữ liệu:
- Số dư Nợ TK 121
Hồ sơ:
- Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết.
- Bảng kê chi tiết phản ánh số đầu năm, phát sinh tăng, giảm trong năm, số cuối năm của các khoản đầu tư tài chính trong năm.
- Bảng tính và cơ sở để ghi nhận dự phòng giảm giá cho các khoản đầu tư tài chính.
- Các hợp đồng, hồ sơ pháp lý về các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn.
- Các chứng từ kế toán liên quan đến các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn.
Lưu ý:
- Chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán.
- Không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn.
- Không hạch toán lãi lỗ kinh doanh chứng khoán hoặc hạch toán khi chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ.
- Đầu tư ngắn hạn khác không mang tính chất đầu tư mà là các khoản phải thu khác (thu tiền chi phân phối sai chế độ cho cán bộ công nhân viên).
- Cuối kì không đánh giá lại dự phòng để hoàn nhập dự phòng hoặc trích thêm.
- Không có bằng chứng chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản đầu tư.
- Không có xác nhận của đối tượng nhận đầu tư về khoản đầu tư của Công ty.
3. Đầu tư ngắn hạn và dài hạn khác
Dữ liệu:
- Số dư Nợ TK 128, TK 228
Hồ sơ:
- Bảng kê chi tiết tiền cho vay gồm: Số đầu năm, số tiền cho vay, số tiền đã trả trong năm, số dư cuối năm.
- Các chứng từ chứng minh cho các khoản cho vay như: Hợp đồng, phiếu chi, các khoản cho vay và thu tiền cho vay; kiểm tra biên bản đối chiếu xác nhận công nợ
- Xem xét xem việc đơn vị có được phép thực hiện các hoạt động cho vay không? (kiểm tra giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh)
Lưu ý:
- Trích lãi dự thu lãi tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng tại 31.12;
- Xem xét trích lập dự phòng cho các khoản cho vay và đầu tư;
- Xuất hóa đơn khi thu lãi từ hoạt động cho vay;
- Lãi suất cho vay đảm bảo nguyên tắc "giá thị trường" để tránh bị Cơ quan thuế ấn định doanh thu
4. Phải thu khách hàng
Dữ liệu:
- Số dư Nợ TK 131
Hồ sơ:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (nội địa, xuất khẩu)
- Sổ cái và các sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu khách hàng
- Bảng kê chi tiết số dư tài khoản phải thu khách hàng theo từng đối tượng, nội dung phải thu, chi tiết phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn. Bảng kê này cần có thông tin về các khoản nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi.
- Bảng phân tích tuổi nợ của các khoản nợ phải thu khách hàng.
- Các thư xác nhận, biên bản đối chiếu công nợ tại ngày kết thúc năm tài chính
- Các chính sách, qui định có liên quan đến bán hàng trả chậm, chiết khấu, giảm giá trong từng giai đoạn.
- Bảng kê chi tiết các công trình còn phải thu/phải trả
- Các giao dịch về bán hoặc trao đổi hàng với các bên liên quan (nếu có).
Lưu ý:
- Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.
- Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ: Chưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán…
- Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lý.
- Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.
- Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ.
- Ghi nhận tăng phải thu không phù hợp với ghi nhận tăng doanh thu. Công tác luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán chậm nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có chứng từ kho như phiếu xuất hàng…
- Có những khoản công nợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định thời hạn nộp lại nên bị nhân viên chiếm dụng vốn, hoặc biển thủ.
- Nhiều khoản công nợ phải thu quá hạn thanh toán, không rõ đối tượng, tồn đọng từ nhiều năm nhưng chưa xử lý.
- Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.
- Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả.
- Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định. Không theo dõi nợ khó đòi đã xử lý.
- Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: Phân loại dài hạn và ngắn hạn.
- Hạch toán phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán.
- Theo dõi khoản thu các đại lý về lãi trả chậm do vượt mức dư nợ nhưng chưa xác định chi tiết từng đối tượng để có biện pháp thu hồi.
- Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.
- Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định.
- Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua.
- Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm.
5. Phải thu khác
Dữ liệu:
- Số dư Nợ TK 138, TK 141
Hồ sơ:
- Báo cáo tài chính
- Sổ cái, sổ chi tiết TK liên quan
- Các Biên bản đối chiếu công nợ
- Các tài liệu khác
Lưu ý:
- Không theo dõi chi tiết các khoản phải thu khác.
- Chưa tiến hành đối chiếu công nợ tạm ứng, phải thu khác tại ngày 31.12;
- Chi tạm ứng cho cá nhân không đúng đối tượng, đúng mục đích phục vụ hoạt động SXKD của Công ty;
- Chưa tiến hành đối chiếu các khoản phải thu bất thường, tài sản thiếu chờ xử lý không có biên bản kiểm kê, không xác định được nguyên nhân thiếu để quy trách nhiệm.
- Hạch toán vào TK 1388 một số khoản không đúng bản chất.
- Không phân loại các khoản phải thu khác ngắn hạn và dài hạn theo quy định.
6. Dự phòng phải thu khó đòi
Dữ liệu:
- Số dư Có TK 2293
Hồ sơ:
- Các Biên bản đối chiếu công nợ
- Bảng kê phân loại nợ
- Hồ sơ trích lập dự phòng nợ khó đòi
- Các tài liệu khác: Hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao ,… chứng minh tính hiện hữu của khoản nợ phải thu
Lưu ý:
- Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.
- Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định theo TT228/2009/TT-BTC.
- Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua.
- Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm.
7. Hàng tồn kho
Dữ liệu:
- Số dư Nợ TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157
Hồ sơ:
- Báo cáo tài chính
- Sổ cái, sổ chi tiết các TK hàng tồn kho
- Các Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
- Các Bảng cân đối Nhập - Xuất - Tồn
- Các Hợp đồng mua hàng hóa, vật tư
- Các tài liệu khác
Lưu ý:
- Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.
- Không kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
- Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
- Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
- Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
- Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất. Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
- Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152, 153,156 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng.
- Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
- Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
- Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không có bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kỳ.
- Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
- Hạch toán nhập xuất hàng tồn kho không đúng kỳ.
- Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
- Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).
8. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dữ liệu:
- Số dư Có TK 2294
Hồ sơ:
- Các Biên bản kiểm kê, phân loại hàng hóa, vật tư;
- Hồ sơ trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
- Các tài liệu khác
Lưu ý:
- Không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường,
- Trích lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
- Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
- Cuối niên độ kế toán không hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán hoặc ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán khi mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho có sự thay đổi so với mức trích niên độ trước đối với từng loại hàng tồn kho.
9. Tài sản cố định
Dữ liệu:
- Số dư Nợ TK 211, TK 212, TK 213;
- Số dư Có TK 214
Hồ sơ:
- Sổ tài sản, thẻ tài sản cố định;
- Sổ cái TK tài sản cố định;
- Bảng tính khấu hao TSCĐ và bảng phân bổ KH TSCĐ;
- Hồ sơ tăng, giảm TSCĐ;
- Biên Bản kiểm kê TSCĐ ;
- Các Giấy tờ kèm theo khác có liên quan nếu có (các quyết định, văn bản Sáp nhập, giải thể có liên quan đến tăng giảm TSCĐ.
Lưu ý:
- TSCĐ vẫn chưa chuyển quyền sở hữu cho đơn vị nhưng đã ghi nhận trên bảng cân đối kế toán.
- Tài sản nhận điều động, điều chuyển theo quyết định của cấp trên chỉ ghi tăng nguyên giá mà không ghi nhận giá trị đã khấu hao.
- Ghi chép TSCĐ thành công cụ dụng cụ hoặc ngược lại;
- Ghi chép TSCĐ vô hình (chi phí viết các phần mềm quản lý...) vào chi phí trả trước;
- Ghi vào nguyên giá TSCĐ các chi phí phát sinh khi TSCĐ đã đưa vào sử dụng như chi phí lãi vay không được vốn hóa...
- TSCĐ mới xây dựng, mua sắm thay thế cho các TSCĐ cũ không ghi sổ tăng giảm;
- Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kỳ hạn, theo chu kỳ mà đến hết kỳ hạn, hết chu kỳ chưa chi hoặc chi không hết, hoặc chi vượt.
- Chi phí sửa chữa TSCĐ không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc tập hợp thiếu.
- Ghi chép các khoản chi phí nâng cấp, cải tạo TSCĐ làm tăng năng lực TSCĐ thành các chi phí sửa chữa lớn trong các chi phí SXKD nhằm trốn thuế TNDN
- Chi khấu hao tài sản cố định không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm: Theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC;
- Hạch toán tăng TSCĐ chưa kịp thời theo biên bản bàn giao (hạch toán không đúng kỳ).
- Chưa chuyển TSCĐ hữu hình có nguyên giá nhỏ hơn 30 triệu thành công cụ dụng cụ
- Chưa thực hiện đầy đủ thủ tục thanh lý TSCĐ như: thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ, quyết định thanh lý, không có biên bản thanh lý
10. Chi phí trả trước
Dữ liệu:
- Số dư Nợ TK 242
Hồ sơ:
- Sổ cái và các sổ chi tiết chi phí trả trước.
- Bảng tổng hợp tăng, giảm các khoản chi phí trả trước theo khoản mục: Số đầu năm, số phát sinh trong năm, số kết chuyển vào kết quả kinh doanh, các điều chỉnh giảm khác và số cuối năm.
- Bảng phân bổ chi phí trả trước trong năm.
- Các hợp đồng, tài liệu liên quan đến các khoản chi phí trả trước.
Lưu ý:
- Phân bổ chi phí trả trước chưa hợp lý và không nhất quán.
- Chưa có chính sách phân bổ chi phí trả trước.
- Chưa mở sổ theo dõi từng loại chi phí thực tế phát sinh, nội dung từng loại chi phí chưa rõ ràng, cụ thể.
- Phân loại chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn chưa phù hợp.
11. Vay ngắn hạn, vay dài hạn
Dữ liệu:
- Số dư Có TK 341
Hồ sơ:
- Sổ cái, Sổ chi tiết TK 341
- Các hợp đồng, khế ước vay vốn, hồ sơ vay vốn
- Các bảng kê tính lãi vay
- Bản xác nhận nợ vay thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính năm.
Lưu ý:
- Chính sách và phương pháp kế toán áp dụng cho khoản mục vay không hợp lý và nhất quán. Không tính toán tiền lãi vay mà hạch toán trên cơ sở thông báo của ngân hàng.
- Hạch toán vào chi phí vượt quá số tiền lãi vay phải trả thực tế trong năm.
- Hạch toán tiền lãi vay vào các đối tượng chi phí chưa đúng quy định: Hạch toán vào chi phí sản xuất chung mà không phản ánh vào chi phí tài chính.
- Phân loại sai các khoản vay ngắn hạn sang vay dài hạn và ngược lại.
- Quản lý và hạch toán tiền vay và tiền lãi vay chưa phù hợp: Hạch toán lãi tiền vay vào chi phí XDCB hoặc tăng nguyên giá TSCĐ mà không hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính.
- Ghi chép số liệu vay ngắn hạn, dài hạn chưa đầy đủ so với số thực tế phát sinh.
- Hạch toán lãi vay của đơn vị ngoài hoặc cán bộ công nhân viên vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.
- Chưa hạch toán hoặc hạch toán chưa đúng các khoản vay dài hạn nếu đến hạn trả sang nợ dài hạn đến hạn trả theo quy định tại 31/12 theo như kế hoạch trả nợ được ghi trong hợp đồng vay dài hạn.
- Chưa ký hợp đồng vay vốn với cán bộ công nhân viên và chưa có bản đối chiếu khoản vốn vay của cán bộ công nhân viên.
- Sử dụng vốn vay không đúng mục đích ghi trong hợp đồng vay.
- Khả năng thanh toán các khoản vay của đơn vị thấp, đơn vị thường xuyên phải đảo nợ để thanh toán nợ vay đến hạn.
- Nhầm lẫn giữa chi phí đi vay được vốn hóa và không được vốn hóa.
- Chưa đánh giá lại số dư nợ vay ngắn hạn và dài hạn bằng ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm lập BCTC hoặc không theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm.
- Chưa đối chiếu số dư các khoản vay tại thời điểm 31/12. Số đối chiếu và số sổ sách có chênh lệch do chưa hạch toán lãi vay chưa trả được vào gốc vay.
- Những khoản nợ dài hạn được khoanh nợ nhưng chưa có đủ hồ sơ theo quy định. Đối với những khoản nợ đã quá hạn, Công ty chưa có kế hoạch trả nợ hoặc xin gia hạn bổ sung.
- Không theo dõi chi tiết nguyên tệ riêng những khoản vay bằng ngoại tệ hoặc trả nợ vay bằng ngoại tệ.
12. Nhận ký cược, ký quỹ
Dữ liệu:
- Số dư Có TK 3386
Hồ sơ:
- Hợp đồng, thỏa thuận
- Sổ chi tiết tài khoản
- Chứng từ liên quan khác
Lưu ý:
- Không theo dõi chi tiết từng khoản tiền nhận ký quỹ, ký cược của từng đối tượng khách hàng.
- Các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn không được phân loại thích hợp.
- Không theo dõi ở các TK ngoài bảng cân đối kế toán các trường hợp nhận ký quỹ, ký cược dài hạn bằng hiện vật.
- Không có chứng từ hợp lệ, đầy đủ khi nhận và hoàn trả các khoản ký quỹ, ký cược cho khách hàng.
- Số liệu trên sổ sách, chứng từ, thư xác nhận không khớp nhau.
- Các khoản tiền phạt vi phạm ký quỹ, ký cược chưa được xử lý.
- Không thực hiện đánh giá và hạch toán chênh lệch tỷ giá các nghiệp vụ, khoản phát sinh có gốc ngoại tệ.
13. Phải trả người bán
Dữ liệu:
- Số dư Có TK 331
Hồ sơ:
- Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản phải trả người bán, phải trả khác;
- Các biên bản đối chiếu xác nhận nợ và các chứng từ có liên quan (báo giá, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản nghiệm thu (đối với xây lắp, dịch vụ)
Lưu ý:
- Chưa có hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả (người bán,người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc người nhận thầu xây lắp chính, phụ). Chưa thực hiện phân loại các khoản phải trả như phải trả cho bên thứ ba, phải trả tồn lâu ngày hoặc có vấn đề…
- Chưa thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu chưa đầy đủ công nợ với người bán tại thời điểm cuối năm.
- Số dư công nợ phải trả trên sổ kế toán chênh lệch với biên bản đối chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lý.
- Không theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ.
- Cuối kỳ, chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên ngân hàng tại thời điểm lập BCTC.
- Không có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch thanh toán, các khoản nợ quá hạn chưa được thanh toán.
- Không hạch toán giảm công nợ phải trả trong trường hợp giảm giá hàng bán hay được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán.
- Hạch toán xuất nhập khẩu úy thác chưa đúng kỳ kế toán và theo dõi công nợ với đối tác nước ngoài chưa thích hợp.
- Quản lý và hạch toán công nợ phải trả chưa phù hợp và chặt chẽ. Những khoản công nợ phải trả không xác định được chủ nợ đã hạch toán tăng thu nhập khác, nhưng không đủ bằng chứng hợp lệ.
- Bù trừ số dư trả tiền trước cho người bán với số dư phải trả người bán không cùng đối tượng.
- Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh không khớp nhau và không khớp với hóa đơn, chứng từ gốc hoặc không khớp với thư xác nhận của Kiểm toán viên.
- Ghi nhận khoản phải trả không trên cơ sở hóa đơn chứng từ hoặc hóa đơn chứng từ không hợp lệ.
- Các khoản phải trả với bên thứ ba không có chứng từ hợp lệ, không được ghi chép, phản ánh, trình bày hoặc phản ánh không hợp lý.
- Số liệu trên sổ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với tổng phát sinh Nợ trên tài khoản phải trả không khớp nhau, có chênh lệch lớn.
- Chưa tiến hành xửa lý các khoản phải trả người bán không có đối tượng vào thu nhập khác.
- Trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về, đơn vị phản ánh chưa đúng về mặt giá trị và chưa điều chỉnh hoặc điều chỉnh không đúng khi có hóa đơn về.
- Thủ tục nhập kho báo sổ tiến hành chậm hơn so với bút toán trả tiền làm cho tại 31/12. TK331 có số dư Nợ nhưng thực chất đây không phải là khoản trả trước cho người bán.
- Khoản giao dịch với số tiền lớn không ký hợp đồng mua hàng với người bán.
14. Phải trả khác
Dữ liệu:
- Số dư Có TK 338
Hồ sơ:
Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản phải trả khác, các biên bản đối chiếu xác nhận nợ và các chứng từ có liên quan
Lưu ý:
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh cao hơn quy định.
- Bán hàng trả chậm, trả góp, doanh thu chưa thực hiện không hạch toán vào TK mà hạch toán vào TK 511.
- Một số khoản phải trả khác còn tồn tại từ các năm trước chuyển sang nhưng chưa được đối chiếu số dư cũng như chưa có biện pháp xứ lý.
- Một số tài sản thừa chờ xử lý hạch toán vào TK 338 nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân hoặc chưa xử lý dứt điểm theo quy định, chưa xin quyết định của cơ quan có thẩm quyền ngày 31/12.
- Kết thúc đầu tư xây dựng cơ bản khoản chênh lệch lớn lãi về tỷ giá hối đoái chưa được kết chuyển sang TK 3387 để phân bổ dần.
- Các khoản phải trả, phải nộp khác không có đối tượng hoặc tồn đọng lâu từ nhiều năm trước chưa được xử lý.
- Các khoản phải trả không được phân loại hợp lý, đúng bản chất.
- Hạch toán khi không đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Doanh thu chưa thực hiện ở cuối kỳ kế toán xác định không đúng hoặc không có cơ sở ghi nhận, không phân bổ hợp lý.
- Các khoản doanh thu chưa thực hiện hạch toán không đúng kỳ hoặc đã hoàn thành nhưng chưa được kết chuyển sang doanh thu bán hàng hoặc doanh thu hoạt động tài chính.
- Các khoản vay cá nhân có hợp đồng vay vẫn theo dõi trên TK338 mà chưa phân loại sang TK311.
- Chưa có đối chiếu với cơ quan BHXH. Số chênh lệch chưa được xử lý.
15. Tiền lương và các khoản phải trả người lao động
Dữ liệu:
- Số dư Có TK 334
Hồ sơ:
- Sổ cái và sổ chi tiết TK 334, 338
- Bảng cân đối phát sinh các TK năm (lũy kế 12 tháng)
- Phương án xây dựng đơn giá tiền lương và kế hoạch tiền lương (nếu có)
- Hợp đồng lao động
- Thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
- Quy chế tiền lương
- Quy chế phân phối tiền lương (nếu có)
- Quyết định phê duyệt đơn giá tiền lương (nếu có)
- Bảng kê và chứng từ chi lương…
Lưu ý:
- Thanh toán lương khống: nhân viên khống, hồ sơ khống, nhân viên đã thôi việc tại đơn vị vẫn được trả lương. Khai tăng giờ làm thêm so với thực tế.
- Hạch toán một số khoản có tính chất lương như tiền ăn ca, tiền làm thêm giờ… vào chi phí mà không qua TK lương.
- Chưa kí đầy đủ hợp đồng lao động với cán bộ công nhân viên theo quy định.
- Thanh toán các khoản phụ cấp và các khoản khác ngoài lương chính không có chính sách cụ thể và không có quyết định của Giám đốc.
- Hạch toán vào chi phí vượt quỹ tiền lương được hưởng
- Chi phụ cấp đặc thù của các ngành vượt quy định.
- Trích lập quỹ tiền lương dự phòng quá 17% quỹ tiền lương thực hiện theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014.
- Không có hợp đồng với nhân viên tạm thời, làm việc theo thời vụ theo quy định.
- Số phát sinh trên sổ kế toán không trùng khớp với số liệu trên sổ lương của người lao động.
16. Doanh thu chưa thực hiện
Dữ liệu:
- Số dư Có TK 3387
Hồ sơ:
- Sổ cái tài khoản;
- Các hợp đồng có điều khoản doanh thu nhận trước
Lưu ý:
- Hạch toán khi không đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Doanh thu chưa thực hiện ở cuối kỳ kế toán xác định không đúng hoặc không có cơ sở ghi nhận, không phân bổ hợp lý.
- Các khoản doanh thu chưa thực hiện hạch toán không đúng kỳ hoặc đã hoàn thành nhưng chưa được kết chuyển sang doanh thu bán hàng hoặc doanh thu hoạt động tài chính.
17. Vốn chủ sở hữu
Dữ liệu:
- Số dư Có TK 411
Hồ sơ:
- Sổ cái;
- Sổ kế toán chi tiết các tài khoản 4111, 4112, 4118 và 419;
- Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ban đầu, đăng ký khi thay đổi);
- Điều lệ Công ty, Hợp đồng liên doanh;
- Sổ đăng ký cổ đông (Công ty cổ phần);
- Các chứng từ, tài liệu liên quan đến tăng, giảm vốn;
- Biên bản Đại hội cổ đông, nghị quyết và quyết định của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên liên quan đến việc tăng, giảm vốn điều lệ;
- Các văn bản chấp thuận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến vốn huy động hoặc điều chỉnh vốn (Cơ quan chủ quản, Ủy ban chứng khoán Nhà nước, cơ quan quản lý vốn…);
- Chứng từ gốc, tài liệu liên quan chuyển quyền sở hữu tài sản liên quan đến vốn tăng, giảm;
- Tài liệu liên quan đến định giá tài sản góp vốn;
- Biên bản xác nhận vốn góp;
Lưu ý:
- Thu thập:
+ Nghị quyết Hội đồng quản trị, Quyết định của Đại hội cổ đông thông qua phương án tăng vốn điều lệ.
+ Công văn chấp thuận phát hành cổ phiếu ra công chúng của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
+ Đối chiếu số liệu phát sinh tăng vốn điều lệ với số liệu của sổ theo dõi cổ phiếu phát hành và các tài liệu được cung cấp bởi công ty chứng khoán, tổ chức trung gian.
- Thu thập văn bản của Đại hội cổ đông phê duyệt phương án giảm vốn điều lệ mà HĐQT trình
- Đối chiếu số vốn điều lệ giảm với Quyết định của Đại hội cổ đông
- Kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc (Phiếu chi, chứng từ ghi sổ, thông báo đến cổ đông…) những nghiệp vụ giảm vốn phản ánh trên sổ chi tiết.
- Kiểm tra để bảo đảm các khoản chi trả tiền cho cổ đông liên quan đến số cổ phần giảm là hợp lý và đúng qui định của Pháp luật.
Nguyễn Hòa - Phòng đào tạo Anpha