Hồ sơ và quy trình công chứng hợp đồng giao dịch, thủ tục công chứng dịch thuật. Thủ tục chứng thực chữ ký, hợp đồng, chứng thực bản sao điện tử - trực tiếp
Công chứng và chứng thực là 2 thủ tục quan trọng thường thấy trước khi thực hiện hợp đồng, giao dịch dân sự… Ngoài những văn bản bắt buộc công chứng hoặc chứng thực thì đối với các văn bản thông thường, việc công chứng, chứng thực còn giúp tăng sự uy tín và đáng tin cậy cho văn bản đó.
Tại bài viết này, Anpha sẽ hướng dẫn các bước và hồ sơ cần chuẩn bị để công chứng, chứng thực, tương ứng với từng loại văn bản, giấy tờ (hợp đồng, giao dịch, chữ ký, sao y bản chính…).
Công chứng thường được dùng để xác thực tính chính xác và xác nhận hiệu lực pháp lý của hợp đồng, văn bản giao dịch dân sự và các văn bản dịch thuật. Tùy vào đối tượng cần công chứng là loại văn bản gì mà bạn chuẩn bị hồ sơ cho phù hợp.
1. Hồ sơ công chứng
Các giấy tờ, tài liệu tương ứng cho từng đối tượng công chứng như sau:
➤ Đối với công chứng hợp đồng, giao dịch
Bộ hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch gồm các giấy tờ sau:
- Phiếu yêu cầu công chứng;
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có);
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng (bản sao dạng bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy);
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản có liên quan trong hợp đồng, giao dịch hoặc giấy tờ tương đương (bản sao dạng bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy).
- Tài liệu có liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu phiếu yêu cầu công chứng.
➤ Đối với công chứng dịch thuật
Bộ hồ sơ yêu cầu công chứng bản dịch gồm các giấy tờ sau:
- Phiếu yêu cầu công chứng;
- Văn bản dịch thuật cần công chứng (bản sao);
- Bản chính văn bản cần dịch.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu phiếu yêu cầu công chứng.
2. Quy trình công chứng hợp đồng giao dịch, bản dịch
Dù xuất phát từ nhu cầu hay bắt buộc theo quy định của pháp luật thì thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch và công chứng bản dịch cũng sẽ thực hiện theo quy trình dưới đây.
Bước 1: Nộp hồ sơ tại các cơ quan sau:
- Phòng công chứng, văn phòng công chứng;
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Bước 2: Công chứng viên kiểm tra hồ sơ hợp lệ, ghi lời chứng và ký vào văn bản cần công chứng;
Bước 3: Đóng lệ phí công chứng và nhận kết quả.
Lưu ý:
Yêu cầu công chứng bị từ chối nếu thuộc 1 trong các trường hợp sau:
- Không làm rõ hồ sơ xin công chứng theo yêu cầu của công chứng viên;
- Không sửa chữa những điều khoản vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội trong dự thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của công chứng viên;
- Bản gốc văn bản được dịch là giả mạo, không hợp lệ;
- Bản dịch cần công chứng bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc hư hỏng, cũ nát;
- Văn bản được dịch thuộc bí mật quốc gia, bị cấm lưu hành theo quy định của pháp luật.
3. Thời hạn công chứng
- Cơ quan có thẩm quyền thực hiện công chứng trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lệ;
- Đối với những giao dịch, hợp đồng có nội dung phức tạp thì thời gian công chứng có thể kéo dài tối đa 10 ngày làm việc.
Chứng thực có 4 loại hình phổ biến đó là: chứng thực hợp đồng, chứng thực chữ ký, sao y bản chính và cấp bản sao từ sổ gốc.
Cũng tương tự như công chứng, các loại hình chứng thực khác nhau sẽ yêu cầu hồ sơ chứng thực khác nhau.
1. Hồ sơ yêu cầu chứng thực
Các giấy tờ, tài liệu tương ứng cho 4 hình thức chứng thực như sau:
➤ Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch
Bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch gồm:
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
- CCCD/hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực (bản sao);
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản có liên quan trong hợp đồng, giao dịch hoặc giấy tờ tương đương (bản sao kèm bản chính).
➤ Đối với chứng thực chữ ký
Bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký gồm:
- CCCD/hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực (bản chính hoặc bản sao có chứng thực);
- Giấy tờ, tài liệu sẽ ký.
➤ Đối với chứng thực bản sao từ bản chính (photo công chứng, sao y bản chính)
Bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính gồm:
- Bản sao cần chứng thực và bản chính để đối chiếu;
- Văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, công chứng, chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn).
Lưu ý:
Trường hợp người yêu cầu chứng thực không mang theo bản sao thì cơ quan có thẩm quyền sẽ chụp từ bản chính để chứng thực (trừ trường hợp không có phương tiện để chụp).
➤ Đối với cấp bản sao từ sổ gốc
Bộ hồ sơ yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gồm:
- CCCD/hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực (bản chính hoặc bản sao có chứng thực);
- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là thân nhân của người được cấp thì phải nộp giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính;
- 1 phong bì ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận bản sao được cấp từ sổ gốc (nếu nộp hồ sơ yêu cầu cấp bản sao qua bưu điện).
2. Quy trình chứng thực hợp đồng, chữ ký, sao y bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc
Bước 1: Nộp hồ sơ
- Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch và chứng thực chữ ký thì nộp trực tiếp tại:
- Phòng công chứng, văn phòng công chứng;
- Phòng Tư pháp;
- UBND xã, phường, thị trấn;
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
- Đối với cấp bản sao từ sổ gốc: Nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện cho cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc.
Bước 2: Cán bộ chứng thực kiểm tra hồ sơ hợp lệ, đối chiếu với bản gốc và tiến hành chứng thực.
Lưu ý: Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch, chữ ký:
- Các bên có liên quan trong hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải có đủ nhận thức và ký vào văn bản trước sự chứng kiến của cán bộ chứng thực;
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ. Hoặc nếu không ký, không điểm chỉ, không nghe, không đọc được thì phải có ít nhất 2 người làm chứng.
Bước 3: Đóng lệ phí chứng thực và nhận kết quả.
3. Thời hạn chứng thực
- Thông thường cơ quan có thẩm quyền sẽ trả kết quả chứng thực trong ngày. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ, cơ quan sẽ trả kết quả vào ngày hôm sau;
- Đối với những giấy tờ, văn bản có nội dung phức tạp thì thời gian chứng thực có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận với người yêu cầu chứng thực.
1. Có công chứng online được không?
Theo Khoản 1 Điều 48 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng phải trực tiếp ký vào hợp đồng, giao dịch có sự chứng kiến của công chứng viên. Do đó việc công chứng chỉ được thực hiện trực tiếp.
2. Có chứng thực online được không?
Đối với chứng thực thì có thể đặt lịch hẹn chứng thực điện tử cho hình thức chứng thực bản sao từ bản chính. Bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử dưới đây:
- Bước 3: Chọn “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”;
- Bước 4: Tại mục “Chọn cơ quan tư pháp”, chọn UBND cấp phường/xã hoặc Phòng Tư pháp cấp quận/huyện nơi thực hiện chứng thực online và bấm chọn “Đồng ý”;
- Bước 5: Chọn loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực và ngày, giờ hẹn. Sau đó bấm “Đặt lịch hẹn”. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền hẹn lại thời gian khác, hệ thống sẽ gửi thông báo dời lịch hẹn qua tin nhắn hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia;
- Bước 6: Nộp bản chính giấy tờ cần chứng thực và lệ phí chứng thực trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền;
- Bước 7: Thông báo đã có tài khoản Cổng dịch vụ công và cung cấp CCCD cho cán bộ tư pháp. Cơ quan tư pháp sẽ gửi kết quả về tài khoản.
Các câu hỏi thường gặp về thủ tục công chứng - chứng thực
1. Đi công chứng có cần photo trước không?
Có. Bạn cần mang đầy đủ bản sao các giấy tờ như hồ sơ yêu cầu.
>> Xem chi tiết: Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch.
2. Thủ tục công chứng giấy tờ gồm những bước nào?
Các bước công chứng giấy tờ, tài liệu gồm:
- Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền;
- Bước 2: Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, ghi lời chứng và ký vào văn bản cần công chứng;
- Bước 3: Đóng lệ phí công chứng và nhận kết quả.
>> Xem chi tiết: Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch.
3. Thủ tục chứng thực thực hiện như thế nào?
Thủ tục chứng thực được thực hiện như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan có thẩm quyền;
- Bước 2: Cán bộ chứng thực kiểm tra hồ sơ, đối chiếu với bản gốc và tiến hành chứng thực;
- Bước 3: Đóng lệ phí chứng thực và nhận kết quả.
>> Xem chi tiết: Thủ tục chứng thực chữ ký, hợp đồng, sao y bản chính.
4. Có công chứng online được không?
Không. Theo Khoản 1 Điều 48 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng phải trực tiếp ký vào hợp đồng, giao dịch có sự chứng kiến của công chứng viên nên việc công chứng chỉ được thực hiện trực tiếp.
>> Xem chi tiết: Công chứng, chứng thực online được không?
Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.