Tìm hiểu: Vai trò của công chứng, chứng thực là gì? Giấy tờ, hợp đồng bắt buộc phải công chứng, chứng thực? Chứng thực & công chứng có thời hạn bao lâu?
Công chứng và chứng thực là 2 hoạt động rất quen thuộc, đóng vai trò quan trọng trong đời sống và công việc của công dân Việt Nam. Công chứng và chứng thực góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các cá nhân, tổ chức như là:
- Chứng minh tính xác thực và hợp pháp của các giao dịch, hợp đồng, văn bản pháp lý…;
- Bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia vào các giao dịch và hợp đồng, bảo đảm các điều khoản và điều kiện được thực hiện một cách công bằng và hợp pháp;
- Các văn bản công chứng và chứng thực có thể được sử dụng làm chứng cứ trước tòa khi giải quyết các tranh chấp pháp lý;
- Tạo sự tin cậy trong các giao dịch kinh doanh và cá nhân.
Mặc dù đây là 2 hoạt động hoàn toàn khác nhau nhưng vì mục đích cuối cùng đều là xác thực tính chính xác của các giấy tờ, văn bản nên có không ít người nhầm lẫn giữa 2 công chứng và chứng thực. Để hiểu rõ hơn và áp dụng cho đúng, bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Phân biệt công chứng và chứng thực.
Pháp luật không quy định tất cả các loại giấy tờ pháp lý đều phải thực hiện công chứng, chứng thực. Tuy nhiên đối với một số loại văn bản, hợp đồng bắt buộc phải công chứng, chứng thực, nếu công dân không tuân thủ thì văn bản, hợp đồng đó được coi là vô hiệu. Vậy những loại giấy tờ nào bắt buộc phải công chứng, chứng thực?
Anpha đã tổng hợp và phân loại cụ thể 33 văn bản bắt buộc công chứng, chứng thực dưới đây:
➤ Chứng thực, công chứng hợp đồng về quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất
- Hợp đồng chuyển nhượng;
- Hợp đồng cho, tặng;
- Hợp đồng thế chấp;
- Hợp đồng góp vốn.
Lưu ý:
Bắt buộc phải công chứng, chứng thực 4 loại hợp đồng về quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (trừ nhà ở) kể trên, trừ các trường hợp sau:
- Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất;
- Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp;
- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, trong đó các bên tham gia là tổ chức kinh doanh bất động sản.
- Văn bản ủy quyền đứng tên mua nhà ở cũ thuộc sở hữu của nhà nước trong trường hợp:
- Người đứng tên trong hợp đồng thuê nhà không còn ở Việt Nam;
- Người đứng tên trong hợp đồng đã mất (kèm theo giấy chứng tử).
- Hợp đồng mua bán nhà ở;
- Hợp đồng biếu tặng, cho nhà ở;
- Hợp đồng đổi nhà ở;
- Hợp đồng góp vốn nhà ở;
- Hợp đồng thế chấp nhà ở;
- Hợp đồng chuyển nhượng, mua bán nhà ở thương mại;
- Giấy tờ liên quan đến việc mua bán, nhận tặng, đổi, hoặc nhận thừa kế một căn nhà được sử dụng làm bằng chứng cho việc tạo lập hợp pháp về nhà ở đó;
- Giấy tờ liên quan đến việc mua bán, biếu tặng hoặc thừa kế một công trình xây dựng được sử dụng làm bằng chứng cho quyền sở hữu của chủ công trình không phải nhà ở;
- Hợp đồng thuê, mua nhà/công trình xây dựng có các bên tham gia là hộ gia đình và cá nhân;
- Hợp đồng thuê đất để xây dựng nhà ở;
- Hợp đồng hợp tác kinh doanh để xây dựng nhà ở;
- Văn bản chấp thuận cho phép xây dựng nhà ở của người sử dụng đất.
Lưu ý:
Các loại giấy tờ, hợp đồng liên quan đến mua bán, biếu tặng, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng và mua bán nhà ở thương mại bắt buộc phải công chứng, chứng thực, ngoại trừ:
- Tặng nhà tình thương, nhà tình nghĩa của tổ chức;
- Mua bán, cho thuê nhà thuộc sở hữu của nhà nước;
- Mua bán, cho thuê nhà ở xã hội hoặc phục vụ các hộ gia đình thuộc diện tái định cư;
- Góp vốn bằng nhà ở trong đó có một bên tham gia là tổ chức;
- Cho thuê, mượn, ở nhờ, ủy quyền cho quản lý nhà ở.
➤ Chứng thực, công chứng di chúc, văn bản thừa kế
- Di chúc do người làm chứng lập cho người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự như không biết chữ hoặc hạn chế về thể lực;
- Bản dịch sang tiếng Việt của di chúc bằng tiếng nước ngoài;
- Văn bản ghi chép lại di chúc miệng. Văn bản này chỉ được coi là hợp pháp nếu thỏa các yếu tố sau:
- Di nguyện được thể hiện trước mặt ít nhất 2 người làm chứng;
- Người làm chứng ghi chép lại di nguyện, cùng ký tên hoặc điểm chỉ;
- Bản di chúc phải được xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng bởi công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
➤ Chứng thực, công chứng văn bản liên quan đến hôn nhân và gia đình
- Văn bản quyết định người giám hộ có sự đồng ý của người được chọn làm giám hộ;
- Văn bản thỏa thuận tài sản vợ chồng trước khi đăng ký kết hôn;
- Văn bản thỏa thuận mang thai hộ hoặc ủy quyền cho vợ, chồng thỏa thuận mang thai hộ tuân thủ 3 điều sau:
- Việc mang thai hộ phải dựa trên mục đích nhân đạo;
- Văn bản thỏa thuận mang thai hộ hoặc ủy quyền thỏa thuận mang thai hộ phải được công chứng theo quy định;
- Vợ chồng chỉ được ủy quyền cho nhau thực hiện thỏa luận mang thai hộ, không được ủy quyền cho bên thứ 3.
- Bản dịch sang tiếng Việt của các loại giấy tờ dùng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam. Các loại giấy tờ bằng tiếng nước ngoài này cần lưu ý:
- Phải được dịch sang tiếng Việt;
- Thực hiện công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch.
- Văn bản ủy quyền đăng ký hộ tịch phải được chứng thực (trừ trường hợp ủy quyền cho ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột);
- Văn bản ủy quyền kháng cáo bản án, quyết định đình chỉ, tạm đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm trong vụ án hành chính và vụ án dân sự (trừ trường hợp văn bản ủy quyền được lập tại Tòa án trước Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công);
- Tài liệu, giấy tờ do cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài nộp cho Tòa án Việt Nam trong vụ án hành chính và vụ án dân sự.
➤ Chứng thực, công chứng các văn bản pháp lý khác
- Văn bản, hợp đồng mua bán, biếu tặng hoặc thừa kế đối với rừng sản xuất là rừng trồng hoặc đối với cây trồng lâu năm;
- Văn bản thỏa thuận có sự đồng ý của người sử dụng đất về việc sử dụng đất để trồng rừng hoặc trồng cây lâu năm;
- Giấy tờ mua bán, biếu tặng xe của cá nhân;
- Hợp đồng cho thuê doanh nghiệp tư nhân;
- Văn bản bán đấu giá hàng hóa;
- Văn bản ủy quyền làm chứng việc kiểm phiếu bầu cử.
Lưu ý:
Đối với văn bản số 31, 32, 33 thì phải thực hiện công chứng.
------
Trên đây là tổng hợp 33 loại văn bản bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật. Nếu bạn đang thực hiện các thủ tục hay giao dịch có sử dụng các loại giấy tờ kể trên thì phải nhanh chóng làm thủ tục công chứng, chứng thực để các văn bản có hiệu lực pháp lý, đồng thời tránh xảy ra những rủi ro tranh chấp không đáng có.
>> Xem chi tiết: Quy trình, thủ tục công chứng, chứng thực.
1. Bản sao công chứng, giấy tờ công chứng có hiệu lực bao lâu?
Pháp luật Việt Nam chưa có quy định về thời hạn hiệu lực pháp lý của các văn bản công chứng. Hiện chỉ có quy định về thời điểm văn bản công chứng bắt đầu có hiệu lực. Cụ thể là văn bản công chứng có hiệu lực kể từ khi có chữ ký và đóng dấu của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.
Ngoài ra, thời hạn công chứng còn tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên có liên quan trong văn bản. Thực tế, có một số loại văn bản công chứng giới hạn thời gian hiệu lực như là:
- Hợp đồng thuê nhà: 6 tháng, 1 năm… tùy vào thỏa thuận của chủ nhà và người thuê nhà;
- Hợp đồng ủy quyền: Trường hợp không có thỏa thuận nào giữa các bên thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 1 năm.
2. Bản chứng thực có giá trị bao lâu?
Tương tự như văn bản công chứng, pháp luật Việt Nam cũng chưa có quy định về thời hạn pháp lý của văn bản chứng thực. Tuy nhiên, thực tế xét về thời hạn sử dụng của các giấy tờ gốc thì văn bản chứng thực hay còn gọi là bản sao chứng thực được phân thành 2 loại sau:
- Bản sao vô hạn: Bản sao chứng thực của các loại giấy tờ như bảng điểm, bằng đại học, chứng chỉ hành nghề… (trừ trường hợp bản gốc đã bị thu hồi, hủy bỏ);
- Bản sao hữu hạn: Bản sao chứng thực của các loại giấy tờ như phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khám sức khỏe, căn cước công dân… Thời hạn của bản sao chứng thực sẽ có giá trị sử dụng tương đương với thời hạn sử dụng của bản gốc.
Các câu hỏi thường gặp về văn bản bắt buộc phải công chứng, chứng thực
1. Vai trò của chứng thực, công chứng là gì?
Công chứng và chứng thực giúp bảo vệ quyền lợi của các cá nhân, tổ chức như:
- Chứng minh tính xác thực và hợp pháp của các giao dịch, hợp đồng, văn bản pháp lý…;
- Bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia vào các giao dịch và hợp đồng, bảo đảm các điều khoản và điều kiện được thực hiện một cách công bằng và hợp pháp;
- Các văn bản công chứng và chứng thực có thể được sử dụng làm chứng cứ trước tòa trong việc giải quyết các tranh chấp pháp lý;
- Tạo sự tin cậy trong các giao dịch kinh doanh và cá nhân.
>> Xem chi tiết: Vai trò của chứng thực và công chứng.
2. Hợp đồng thuê nhà có cần công chứng không?
Hợp đồng thuê nhà không bắt buộc phải công chứng, trừ khi bên thuê nhà hoặc bên cho thuê nhà có nhu cầu công chứng.
>> Xem chi tiết: Các loại hợp đồng liên quan đến nhà ở cần công chứng.
3. Di chúc có cần công chứng không?
Di chúc không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Tuy nhiên đối với người không biết chữ hoặc bị hạn chế thể chất thì di chúc phải lập dưới dạng văn bản, có công chứng hoặc chứng thực.
>> Xem chi tiết: Di chúc có cần công chứng không?
4. CMND photo công chứng có hiệu lực bao lâu?
Giấy tờ công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn. Tuy nhiên trên thực tế có 2 loại chứng thực:
- Loại vô thời hạn như bảng điểm, bằng cử nhân hoặc giấy phép lái xe: Bản sao công chứng sẽ vô thời hạn cho đến khi giấy tờ gốc bị thu hồi hoặc hủy bỏ;
- Loại có thời hạn (thường là 6 tháng) như phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khám sức khỏe, hợp đồng thuê nhà…
>> Xem chi tiết: Bản sao chứng thực, bản sao công chứng có hiệu lực bao lâu?
5. Bản sao có cần công chứng không?
Bản sao thường không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên nếu bản sao thuộc các trường hợp bắt buộc chứng thực theo quy định của pháp luật thì phải thực hiện chứng thực.
>> Xem chi tiết: Các loại văn bản, hợp đồng bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.
Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.