Điều kiện trích lập, cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

Tìm hiểu: Dự phòng phải thu khó đòi là gì? Nguyên tắc, điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Hướng dẫn cách hạch toán dự phòng phải thu khó đòi.

I. Dự phòng phải thu khó đòi là gì?

Dự phòng phải thu khó đòi (hay dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng nợ khó đòi) là dự phòng cho phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu đến hạn thanh toán nhưng chưa thu được, hoặc các khoản nợ chưa tới hạn nhưng khách hàng không có khả năng thanh toán.

>> Tham khảo thêm: Các khoản phải thu của doanh nghiệp.

II. Điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Để trích lập dự phòng nợ khó đòi, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

1. Cần có các chứng từ gốc để chứng minh được khoản tiền mà khách hàng chưa trả

• Hợp đồng kinh tế, cam kết nợ, khế ước vay nợ;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;
• Đối chiếu công nợ, văn bản đề nghị đối chiếu, xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ mà doanh nghiệp đã gửi có dấu mộc của đơn vị chuyển phát nhanh;
• Bảng kê chi tiết công nợ;
• Các chứng từ thanh toán.

2. Căn cứ xác nhận nợ phải thu khó đòi

• Nợ phải thu quá hạn bắt đầu từ 6 tháng trở lên;
• Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp xác minh được khách hàng có khả năng không thanh toán;
• Các khoản nợ mua lại từ doanh nghiệp mua bán nợ (doanh nghiệp hoạt động theo quy định của pháp luật), thời gian xác nhận là nợ quá hạn tính từ thời điểm mua lại.

3. Tỷ lệ trích dự phòng nợ khó đòi 

3.1. Đối với khoản thu quá hạn

• Trích 30% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm;
• Trích 50% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm;
• Trích 70% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm;
• Trích 100% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 3 năm trở lên.

3.2. Đối với doanh nghiệp cung cấp viễn thông

• Trích 30% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng;
• Trích 50% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 9 tháng;
• Trích 70% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 9 tháng đến dưới 12 tháng;
• Trích 100% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 12 tháng trở lên.

3.3. Đối với khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán

Doanh nghiệp phải trích lập dự phòng tối đa 100% giá trị bị tổn thất nếu xác minh được khách hàng thuộc các trường hợp sau: 

• Đã phá sản;
• Mở thủ tục phá sản;
• Bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh;
• Đang thi hành án theo quyết định của tòa án;
• Chết hoặc bỏ trốn khỏi nơi cư trú.

III. Nguyên tắc kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi

Doanh nghiệp trích dự phòng nợ khó đòi và hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi vào thời điểm lập báo cáo tài chính.

Quy định trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau: 

• Trường hợp khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi cuối kỳ này lớn hơn kỳ trước: Ghi bổ sung tăng khoản dự phòng (ghi phần chênh lệch) và ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Trường hợp cuối kỳ này khoản dự phòng thấp hơn so với kỳ trước: Hoàn nhập dự phòng nợ khó đòi (ghi phần chênh lệch), ghi giảm dự phòng và giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Trường hợp nợ phải thu quá 3 năm: Doanh nghiệp có thể bán lại cho các công ty mua bán nợ hoặc xử lý xóa nợ phải thu khó đòi làm tăng thu nhập khác – TK 711.

>> Tham khảo thêm: Dịch vụ kế toán công nợ phải thu phải trả. 

IV. Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

1. Khi lập báo cáo tài chính cuối năm xác định tăng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi 

Trích lập bổ sung ở kỳ này như sau: 

• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Có TK 2293: Dự phòng nợ phải thu khó đòi.

2. Khi lập báo cáo tài chính xác định cần hoàn nhập dự phòng nợ khó đòi 

Hạch toán như sau:

• Nợ TK 2293: Dự phòng nợ phải thu khó đòi; 
• Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

3. Khi khoản nợ không đòi được quá thời gian trích lập dự phòng

Doanh nghiệp tiến hành xóa nợ, căn cứ quyết định xóa nợ phải thu khó đòi, hạch toán như sau: 

• Nợ TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi;
• Nợ TK 111, 112, 331, 334: Cá nhân, tổ chức bồi thường do sai phạm;
• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Có TK 138, 131, 128, 244. 

4. Khi khoản nợ đã xóa thu lại được

Hạch toán như sau: 

• Nợ TK 111,112: Giá bán;
• Có TK 711: Thu nhập khác.

5. Khi khoản nợ khó đòi quá hạn bán lại cho công ty mua bán nợ

➤ Trường hợp chưa lập dự phòng, hạch toán như sau:

• Nợ TK 642: Quản lý doanh nghiệp;
• Nợ TK 111,112;
• Có TK 131, 138, 128, 244.

➤ Trường hợp đã lập dự phòng, hạch toán như sau:

• Nợ TK 111,112: Giá bán;
• Nợ TK 2293: Đã trích lập dự phòng;
• Nợ TK 642: Quản lý doanh nghiệp (phần bị tổn thất);
• Có TK 138, 131, 128, 244.

V. Các câu hỏi liên quan đến hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi

1. Thế nào là khoản dự phòng phải thu khó đòi?

Dự phòng phải thu khó đòi là dự phòng cho phần giá trị bị tổn thất do không thu hồi được các khoản nợ đến hạn hoặc các khoản nợ chưa tới hạn mà người nợ mất khả năng thanh toán.

2. Mức trích lập dự phòng nợ phải thu quá hạn?

Có 4 mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau: 

• Trích 30% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm;
• Trích 50% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm;
• Trích 70% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm; 
• Trích 100% giá trị đối với khoản thu quá hạn từ 3 năm trở lên.

>> Tham khảo thêm: Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với doanh nghiệp viễn thông.

3. Khoản nợ đã xóa nay thu được bằng tiền gửi ngân hàng thì hạch toán thế nào?

Đối với khoản nợ đã xóa nhưng sau đó doanh nghiệp thu được bằng tiền gửi ngân hàng thì sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 112; 
• Có TK 711: Thu nhập khác.

Xuân Hồng - Phòng Kế toán Anpha