Trong quá trình lên sổ sách kế toán để giúp cho các bạn hiểu rõ hơn bản chất của “TK 242”, thì với kinh nghiệm thực tiễn được đúc kết bài viết này phần nào giúp các bạn hiểu đúng bản chất và cách định khoản sao cho hợp lý nhất.
Khái niệm: Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào một hay nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong thời gian sử dụng công cụ dụng cụ cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị giống như tài sản cố định tuy nhiên do thời gian sử dụng ngắn và giá trị thấp chưa đủ điều kiện để làm tài sản cố định.
Tại khoản 2.2, điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định:
“Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, ... không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm”.
Đối với CCDC có giá trị nhỏ, vật liệu rẻ tiền, thời gian sử dụng ngắn thì không cần chia ra thành nhiều kỳ phân bổ. Giá trị sử dụng của CCDC đó sẽ được hạch toán thẳng vào chi phí.
Đối với CCDC có giá trị lớn, được sản xuất từ vật liệu bền, thời gian sử dụng lâu (không quá 3 năm). Giá trị sử dụng của CCDC đó sẽ phân bổ ra thành nhiều kỳ để hạch toán vào chi phí.
Thanh toán ngay:
Nợ TK 153: Giá mua chưa thuế
Nợ TK 1331: Thuế GTGT trên giá mua chưa thuế
Có TK 111/112: Tổng tiền thanh toán
Mua thanh toán sau:
Nợ TK 153: Giá mua chưa thuế
Nợ TK 1331: Thuế GTGT trên giá mua chưa thuế
Có TK 331: Tổng tiền thanh toán
Thanh toán:
Nợ TK 331: Tổng tiền thanh toán
Có TK 111/112: Tổng tiền thanh toán.
Ví dụ: Phòng kế toán của Công ty TNHH ABC có mua 10 cái kệ rổ nhựa 3 ngăn để hồ sơ, đơn giá mua chưa thuế của 1 cái là 30.000 đồng. VAT 10%, tổng tiền thanh toán là 330.000 đồng, khi nhận hàng Công ty ABC sẽ thanh toán bằng tiền mặt. (Giả sử Công ty mua về nhập kho).
Nợ TK 153: 300.000 đồng.
Nợ TK 1331: 30.000 đồng.
Có TK 111: 330.000 đồng.
Khi sử dụng thì tùy vào giá trị mà xem xét phân bổ một lần hay phân bổ nhiều kỳ và thời gian phân bổ không quá 3 năm.
3.2.1 Phân bổ một lần.
Nợ TK 627/641../642: Giá mua chưa thuế
Nợ TK 1331: Thuế GTGT trên giá mua chưa thuế
Có TK 111/112/331: Tổng tiền thanh toán
Ví dụ: Phòng kế toán của Công ty TNHH ABC có mua 10 cái kệ rổ nhựa 3 ngăn để hồ sơ, đơn giá mua chưa thuế của 1 cái là 30.000 đồng. VAT 10%, tổng tiền thanh toán là 330.000 đồng, khi nhận hàng Công ty ABC sẽ thanh toán bằng tiền mặt. (Giả sử Công ty mua về không nhập kho mà đưa vào sử dụng luôn).
Hạch toán vào chi phí:
Nợ TK 6422: 300.000 đồng.
Nợ TK 1331: 30.000 đồng
Có TK 1111: 330.000 đồng.
3.2.2 Phân bổ nhiều lần.
Khi mua:
Nợ TK 242. Giá mua chưa thuế
Nợ TK 1331: Thuế GTGT trên giá mua chưa thuế
Có TK 111/112/331: Tổng tiền thanh toán
Phân bổ và hạch toán chi phí:
Nợ TK 627/641../642: Giá mua chưa thuế
Có TK 242: Giá mua chưa thuế
Ví dụ: Phòng kế toán của Công ty TNHH ABC có mua 2 cái bàn làm việc ván MDF, đơn giá mua chưa thuế của 1 cái là 1.000.000đồng. VAT 10%, tổng tiền thanh toán là 2.200.000đồng, khi nhận hàng Công ty ABC sẽ thanh toán bằng tiền mặt. (Giả sử Công ty mua về không nhập kho mà đưa vào sử dụng luôn).
Khi mua:
Nợ TK 242: 2.000.000 đồng.
Nợ TK 1331: 200.000 đồng
Có TK 111: 2.200.000 đồng.
Phân bổ hạch toán vào chi phí: Giả sử chiếc bàn này phân bổ trong vòng 1 năm (12 tháng) và chiếc bàn sử dụng cho phòng kế toán.
Số tiền phân bổ từng kỳ = 2.000.000/12 =166.666,667 đồng.
Nợ TK 6422: 166.666,667 đồng
Có TK 242: 166.666.667 đồng.
Cứ như vậy phân bổ liên tục trong 12 tháng đến khi nào TK 242 có giá trị bằng 0.
Đối với CCDC đang sử dụng và đã tiến hành phân bổ nhưng chưa phân bổ hết vẫn còn giá trị sử dụng, thì CCDC đó phát sinh hỏng hay doanh nghiệp không muốn sử dụng CCDC đó nữa.
_ Nếu doanh nghiệp muốn hạch toán phần giá trị còn lại vào chi phí doanh nghiệp khi CCDC bị hỏng thì tiến hành làm báo hỏng và bỏ CCDC.
_ Nếu doanh nghiệp muốn hạch toán phần giá trị còn lại vào chi phí doanh nghiệp khi không muốn tiếp tục sử dụng CCDC đó thì tiến hành thanh lý để thu lại tiền (doanh thu thanh lý thuộc doanh thu khác thuộc TK 711).
Kết luận:CCDC đã phân bổ thì phải phân bổ liên tục cho đến khi giá trị sử dụng bằng 0, không được phép phân bổ giữa chừng rồi ngưng. Nếu phát sinh hư hỏng hay không sử dụng thì phải báo hỏng hay thanh lý.
_ Khi báo hỏng: Giá trị còn lại sẽ hạch toán vào 1 kỳ (kỳ phát sinh hỏng).
Ví dụ: Phòng kế toán của Công ty TNHH ABC đang sử dụng 1 máy vi tính xách tay A tổng số kỳ phân bổ của máy tính này là 24 tháng và đã phân bổ được 14 tháng. Nhưng đến kỳ phân bổ thứ 15 máy vi tính này bị hỏng và không còn sử dụng được nữa. (Giả sử số tiền phân bổ 1 kỳ là 250.000 đồng).
Nội bộ công ty phải làm biên bản báo hỏng CCDC.
Hạch toán chi phí:
Xác định giá trị còn lại = 10 tháng x 250.000 = 2.500.000 đồng.
Nợ TK 6422: 2.500.000 đồng.
Có TK 242: 2.500.000 đồng.
_ Khi thanh lý: Giá trị còn lại sẽ hạch toán vào doanh thu khác.
Đối với trường hợp này doanh nghiệp phải xuất hóa đơn đối với phần doanh thu thanh lý.
Ví dụ: Phòng kế toán của Công ty TNHH ABC đang sử dụng 1 máy vi tính xách tay A tổng số kỳ phân bổ của máy tính nay là 24 tháng và đã phân bổ được 14 tháng. Nhưng đến kỳ phân bổ thứ 15 Công ty không muốn sử dụng nữa mà bán đi để mua cái khác. (Giả sử số tiền phân bổ 1 kỳ là 250.000 đồng).
Xác định giá trị còn lại = 10 tháng x 250.000 = 2.500.000 đồng.
Hạch toán doanh thu:
Nợ TK 111: 2.750.000 đồng.
Có TK 711: 2.500.000 đồng.
Có TK 33311: 250.000 đồng
Hạch toán giảm giá trị còn lại của CCDC.
Nợ TK 6422: 2.500.000 đồng.
Có TK 242: 2.500.000 đồng.
Bao gồm:
– Chi phí trả trước về thuê hoạt động tài sản cố định phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhiều năm;
– Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục cho kinh doanh nhiều kỳ nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng;
– Chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm như chi phí điện, nước, chi phí điện thoại, chi phí internet;
– Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm;
– Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật;
– Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,. . .) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều năm;
– Chi phí đi vay trả trước dài hạn như lãi tiền vay trả trước;
– Lãi mua hàng trả chậm, trả góp;
– Chi phí phát hành trái phiếu có giá trị lớn phải phân bổ dần.
Tài khoản hạch toán chi phí trích trước: TK 242
Định khoản: Giống như định khoản CCDC nhưng đối với chi phí trả trước không có bước nhập kho.
Lưu ý: Các khoản chi phí trả trước hữu hình này phải căn cứ vào đặc thù, ngành nghề sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay các khoản chi phí này chiếm bao nhiêu % so với doanh thu trong kỳ,... để chọn số kỳ phân bổ hợp lý.