Cách xử lý & hạch toán mua hàng không có hóa đơn đầu vào

Trường hợp được hạch toán chi phí không có hóa đơn. Cách xử lý mua hàng của cá nhân không có hóa đơn & tải mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn...

I. Quy định về việc mua hàng không có hóa đơn đầu vào

1. Trường hợp được phép đưa chi phí mua dịch vụ, mua hàng không có hóa đơn

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được phép đưa chi phí mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (có lập bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo thông tư này) trong những trường hợp sau:

• Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100.000.000 đồng/năm).

Lưu ý:

Từ ngày 01/01/2026 sẽ thực hiện theo Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024 số 48/2024/QH15 (ban hành ngày 26/11/2024). Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân sản xuất, kinh doanh có mức doanh thu hằng năm dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT 200.000.000 đồng/năm.

Tham khảo thêm:

>> Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn của doanh nghiệp;

>> Các chi phí hợp lý của doanh nghiệp là gì;

>> Chi phí không được trừ và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Hồ sơ đưa chi phí không có hóa đơn, mua dịch vụ, mua hàng hóa không có hóa đơn

Để đưa chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, doanh nghiệp cần có những bộ hồ sơ sau.

Lưu ý:

• Người ký trên bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm tính chính xác, trung thực của bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn trước pháp luật;
• Giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê hàng hóa mua vào không có hóa đơn cao hơn giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường tại thời điểm doanh nghiệp lập bảng kê thì cơ quan thuế sẽ sử dụng giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự để xác định chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Ví dụ: 

Ngày 31/07/2025, công ty X mua hạt cà phê chưa chế biến của Nguyễn Văn A với số lượng là 500kg giá 45.000 đồng/kg. Thông tin của công ty X và Nguyễn Văn A như sau:

➧ Công ty X:

• Mã số thuế: 1234567890;
• Địa chỉ: 58 đường X, phường Y, TP. HCM.

➧ Nguyễn Văn A

• Số CCCD: 012345678999;
• Địa chỉ: Hiệp Thành, Đức Trọng, Lâm Đồng;
• Ông A trồng cà phê tại nhà và bán lại cho công ty X.

Do công ty X mua hàng hóa của người nông dân trực tiếp nuôi trồng nên công ty X có thể lập bảng kê 01/TNDN để tính vào giá vốn của công ty.

Tham khảo mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn dưới đây.

II. Hạch toán tiền thuê nhà không có hóa đơn, thuê tài sản không có hóa đơn

Để chi phí thuê tài sản không có hóa đơn có thể hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế của doanh nghiệp cần có những hồ sơ sau:

➤ Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân dưới 100.000.000 đồng/năm

➤ Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân từ 100.000.000 đồng/năm trở lên

Để doanh nghiệp đưa chi phí thuê tài sản vào chi phí xác định thu nhập tính thuế, hộ kinh doanh, cá nhân phải kê khai và nộp thuế (hoặc doanh nghiệp nộp thuế thay) cần chuẩn bị hồ sơ dưới đây.

Lưu ý: 

• Nếu trong hợp đồng thuê tài sản thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế và người đi thuê là người nộp thuế thay cho cá nhân, thì doanh nghiệp được đưa tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;
• Từ ngày 01/01/2026 sẽ thực hiện theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (ban hành ngày 26/11/2024), hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân sản xuất, kinh doanh có mức doanh thu hằng năm dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT 200.000.000 đồng/năm.

Ví dụ: 

Ngày 01/11/2025, công ty X ký hợp đồng thuê nhà của Nguyễn Văn A từ tháng 11/2025 đến 10/2026 với giá trị cho thuê là 25.000.000 đồng/tháng. Trong hợp đồng quy định công ty X là người nộp thuế. Biết ông A chỉ phát sinh thu nhập cho thuê từ việc cho công ty X thuê nhà.

➧ Năm 2025: 

• Từ tháng 01 đến hết tháng 10/2025 ông A không cho ai thuê nhà nên không có doanh thu; 
• Từ tháng 11/2025 đến tháng 12/2025 ông A cho công ty X thuê nhà, doanh thu thực tế của năm 2025 là: 2 tháng x 25.000.000 đồng/tháng = 50.000.000 đồng.

Tổng doanh thu thực tế của năm 2025 đang nhỏ hơn 100.000.000 đồng nên năm 2025 ông A không phải nộp thuế cho thuê tài sản (áp dụng theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC).

➧ Năm 2026:

• Phát sinh doanh thu cho công ty X thuê từ tháng 01/2026 đến tháng 10/2025 (tháng 11 và 12/2025 ông A không cho ai thuê nên không phát sinh doanh thu);
• Doanh thu thực tế của năm 2026 là: 10 tháng x 25.000.000 đồng/tháng = 250.000.000 đồng.

Tổng doanh thu thực tế của năm 2026 đang lớn hơn 200.000.000 đồng nên năm 2026 ông A phải nộp thuế cho thuê tài sản (áp dụng theo quy định tại Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15). 

Tiền thuế phát sinh trong năm 2026 gồm:

• Lệ phí môn bài là 300.000 đồng;
• Tiền thuế GTGT (5%) là 12.500.000 đồng;
• Tiền thuế thu nhập cá nhân (5%) là 12.500.000 đồng. 

Vậy năm 2026, doanh nghiệp đưa chi phí được trừ khi xác định thuế năm 2026 là tiền thuê nhà và tiền nộp thuế phát sinh. Tổng cộng là 275.300.000 đồng.  

>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn kê khai thuế cho thuê tài sản và thuê nhà qua mạng.

III. Tiền điện thuê nhà có được đưa vào chi phí? Hạch toán chi phí điện nước

Doanh nghiệp có thể đưa tiền điện, nước có hóa đơn không mang tên doanh nghiệp vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế, doanh nghiệp cần có những hồ sơ sau:

Lưu ý:

• Hợp đồng thuê nhà được ký với người ghi trên hóa đơn thanh toán tiền điện, tiền nước;
• Trong hợp đồng thuê nhà thể hiện tiền điện, tiền nước sẽ do doanh nghiệp chi trả;
• Những hóa đơn điện, nước mang tên chủ nhà mà không mang tên công ty thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

>> Tham khảo thêm: Cách làm hợp đồng mượn nhà làm văn phòng công ty.

IV. Các câu hỏi thường gặp khi xử lý mua hàng hóa không có hóa đơn

1. Khi lập bảng kê 01/TNDN để mua hàng hóa từ nông dân, có bắt buộc phải có hợp đồng mua bán không?

Khi lập bảng kê 01/TNDN cần lập kèm đầy đủ các hồ sơ sau để đảm bảo điều kiện đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN gồm: 

• Hợp đồng mua hàng hóa dịch vụ; 
• Chứng từ thanh toán;
• Biên bản giao nhận hàng hóa;
• Thẻ căn cước của bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Bảng kê khai thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn.

2. Hạch toán tiền điện nước xuất cho chủ nhà có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Hóa đơn tiền điện nước mang tên chủ nhà (công ty có ký hợp đồng thuê với chủ nhà, có hóa đơn và có chứng từ thanh toán tiền điện, nước) nhưng hóa đơn không mang tên công ty thì doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

>> Tham khảo thêm: Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Huyền Nguyễn - Phòng Kế toán Anpha