Hoá đơn đỏ đặt in cần có sự đồng ý của cơ quan thuế trước khi chính thức phát hành. Đồng thời, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm những lưu ý mà Anpha liệt kê dưới đây để tránh bị phạt khi in hóa đơn đỏ cho công ty mình.
Thời đại công nghệ số, các doanh nghiệp dần chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn đỏ điện tử thay cho hóa đơn đỏ giấy (hay hóa đơn đặt in) vì tính tiện dụng và độ bảo mật cao, cũng như tính dễ dàng lưu trữ của nó. Nếu doanh nghiệp của bạn có ý định “số hóa” hoạt động của công ty, hãy tham khảo thêm thông tin về cách thức phát hành, sử dụng hóa đơn đỏ điện tử. Trong phạm vi bài viết này, Anpha chỉ thông tin tới doanh nghiệp về hóa đơn đỏ giấy mà thôi.
Cái tên hóa đơn đỏ là cách gọi thông dụng, trước hết là vì chúng có… màu đỏ. Tuy nhiên, định nghĩa về hóa đơn đỏ không chỉ nằm ở khác biệt màu sắc. Hóa đơn đỏ là một chứng từ chứng minh cho việc giao dịch mua bán hàng hóa của đôi bên để từ đó xác định số thuế phải nộp vào ngân sách.
“Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ thể hiện các giá trị hàng bán hoặc các dịch vụ cung cấp của người bán tới người mua. Nội dung trên hóa đơn đỏ cần phải có thông tin người bán, người mua (tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ) và giá trị hàng bán, dịch vụ đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.”
Khi nói về hóa đơn đỏ, người ta sẽ ngầm hiểu đó là hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) liên 2 giao lại cho khách để khẳng định là đã mua hàng. Tuy nhiên, hóa đơn đỏ chưa chắc đã là hóa đơn VAT, có những trường hợp lại là hóa đơn bán hàng trực tiếp.
Muốn có hóa đơn đỏ để sử dụng một cách hợp pháp, doanh nghiệp phải làm thủ tục đặt in. Sau khi được chấp thuận thì mới in và phát hành.
Còn về hóa đơn đặt in, căn cứ Điều 4, Nghị định 51/2010/NĐ-CP: “Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân”. Hóa đơn đặt in là hình thức tạo và phát hành hóa đơn. Ngoài hình thức đặt in, còn có hình thức hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử.
Trong phạm vi bài viết này, Anpha chỉ nói tới hóa đơn đỏ dưới dạng đặt in mà thôi.
Tham khảo: Hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in, loại nào tốt hơn?
Có hai đối tượng được phép tự in hóa đơn giấy để sử dụng:
- Tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn giấy, nhưng có thể không sử dụng hóa đơn mua theo mẫu có sẵn từ cơ quan thuế. Khi đó, bạn có thể đặt in hóa đơn giấy theo mẫu của mình để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế.
Cụ thể về các đối tượng, bạn có thể tham khảo Khoản 2 Điều 5, Điều 6, Điều 7, Điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Thông tư này đã liệt kê các đối tượng cho từng trường hợp và có ví dụ cụ thể.
Tiến hành thủ tục đặt in hóa đơn giấy, bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Gửi giấy đề nghị.
Doanh nghiệp phải gửi giấy đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (theo Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 của Thông tư 39/2014/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu giấy đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in.
Bước 2: Giải quyết hồ sơ đặt in.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ quản lý thuế sẽ xuống kiểm tra trụ sở chính của công ty. Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, thủ tục như:
- Treo bảng hiệu của công ty tại địa chỉ trụ sở chính.
- Có văn bản chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở chính (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên giám đốc công ty, hợp đồng thuê nhà…);
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, con dấu. Tùy cơ quan thuế quản lý có thể yêu cầu thêm giấy đăng tải mẫu dấu của công ty trên cổng thông tin quốc gia;
- Trang thiết bị, bàn ghế và sổ sách, giấy tờ liên quan để chứng minh công ty có hoạt động.
Nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện thì chi cục thuế sẽ ra biên bản đã kiểm tra trụ sở, cho phép doanh nghiệp được phép đặt in hóa đơn.
Bước 3: Thông báo trả kết quả yêu cầu đặt in hóa đơn.
Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in.
Trường hợp sau 2 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn đặt in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.
Bước 4: Đặt in hóa đơn theo mẫu của doanh nghiệp.
Sau đó, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà in để thiết kế mẫu hóa đơn của công ty và in hóa đơn.
Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ in hóa đơn với các công ty in có giấy phép in hóa đơn.
Khi in hoá đơn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Giấy phép kinh doanh (photo);
- CMND của người đại diện pháp luật (photo);
- Giấy đủ điều kiện được in hóa đơn của bên thuế quận cấp (trường hợp mới thành lập và in lần đầu).
Bước 5: Thông báo phát hành hóa đơn.
Đây là thủ tục rất quan trọng để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn hợp lệ. Phải tiến hành xong thủ tục thông báo phát hành hóa đơn thì doanh nghiệp mới được phép sử dụng.
Doanh nghiệp lập thông báo phát hành hoá đơn theo mẫu của Tổng cục Thuế và chuẩn bị kèm theo các hồ sơ bao gồm:
- 3 thông báo phát hành hoá đơn (đã ký, đóng dấu),
- 3 hoá đơn mẫu (mỗi mẫu 3 liên),
- 1 bản sao công chứng đăng ký kinh doanh
- Hợp đồng đặt in, biên bản thanh lý hợp đồng…
Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến tất cả cục thuế trong cả nước trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi cấp, bán. Thông báo phát hành hóa đơn niêm yết tại các cơ sở trực thuộc cục thuế trong suốt thời gian thông báo còn hiệu lực. Thông báo này phải dán tại vị trí dễ thấy khi vào cơ quan thuế.
Trường hợp nội dung thông báo phát hành hóa đơn đã đưa lên trang của Tổng cục Thuế thì không phải gửi thông báo này đến cục thuế khác.
Sau khi hoàn tất thủ tục thông báo phát hành hóa đơn thì Tổng cục Thuế sẽ trả lời ngày doanh nghiệp được xuất hóa đơn hợp lệ.
Lưu ý: Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, tất cả doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử. Như vậy, thời hạn sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 01/11/2020, sau đó phải chuyển 100% qua sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc đặt in và phát hành hóa đơn đỏ của doanh nghiệp là một việc rất quan trọng. Bạn có thể thấy nó phức tạp nhưng đừng vì vậy mà bỏ qua không làm. Để công việc dễ dàng hơn, bạn có thể sử dụng dịch vụ kê khai thuế ban đầu của Anpha để đơn giản hóa việc in và phát hành hóa đơn này với mức phí chỉ 500.000 đồng. Gọi cho Anpha 0984 477 711 (Miền Bắc), 0903 003 779 (Miền Trung) hoặc 0938 268 123 (Miền Nam) nếu có bất kỳ thắc mắc gì để được hỗ trợ.
Kim Tư – Phòng pháp lý Anpha