Hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong nước - Hướng dẫn chi tiết

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán các nghiệp vụ mua hàng.

1. Hồ sơ, chứng từ mua hàng

• Mỗi doanh nghiệp đều tự xây dựng quy trình mua hàng phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đó. Chứng từ trong quá trình mua hàng là căn cứ chứng minh nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp thực sự phát sinh với cơ quan chức năng.
• Chứng từ mua hàng bao gồm :
• Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn giá trị giá tăng.
• Phiếu xuất kho do bên bán lập.
• Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn mua hàng có giá trị trên 20 triệu đồng.
• Biên bản bàn giao hàng hóa.
• Phiếu nhập kho vật liệu, hàng hóa.

2. Một số nghiệp vụ mua hàng trong nước thường gặp

a. Mua hàng nhập kho và mua hàng không qua kho.

• Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho kế toán ghi nhận:

 Nợ TK 152,156: giá trị hàng nhập kho

  Nợ TK 1331: tiền thuế GTGT

   Có TK 111/112/131: tổng giá trị thanh toán

• Đối với trường hợp doanh nghiệp mua hàng về sử dụng ngay hoặc chuyển bán cho khách hàng không nhập kho thì hạch toán vào giá vốn hoặc chi phí.

  + Mua nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng ngay hoặc chuyển bán ngay:

  Nợ TK 621/632: Giá mua hàng chưa thuế GTGT

   Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

    Có TK 111/112/331: Tổng tiền thanh toán.

  + Mua công cụ, dụng cụ đưa vào sử dụng ngay:

  Nợ TK 242: Giá trị CCDC phần bổ nhiều lần

   Nợ TK 641/642: Giá trị CCDC phân bổ 1 lần

    Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

     Có TK 111/112/331: Tổng giá thanh toán.

b. Mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

• Chi phí mua hàng: chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản, chi phí thuê kho bãi thì được cộng vào giá trị hàng mua để xác định đơn giá thực tế nhập kho.
• Đối với trường hợp doanh nghiệp chỉ mua một mặt hàng có phát sinh chi phí mua hàng thì không cần phân bổ mà hạch toán trực tiếp vào giá trị lô hàng nhập kho.

  Nợ TK 152/156/1562: Chi phí mua hàng chưa thuế GTGT

   Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

    Có TK 111/112/131: Tồng tiền thanh toán

• Đối với trường hợp doanh nghiệp mua từ 2 mặt hàng trở lên thì phân bổ chi phí thu mua vào các mặt hàng theo tiêu thức số lượng hoặc giá trị hàng hóa.
• Phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức trị giá mua
• Phân bổ chi phí mua hàng theo phương pháp này mang tính chính xác cao, phù hợp với nhập hàng có chênh lệch giá trị lớn.

Ví dụ:  Công ty Hòa Phát nhập 2 mặt hàng: 10 bàn văn phòng đơn giá chưa thuế GTGT là 6.500.000 đồng và 15 ghế tựa đơn giá chưa thuế GTGT là 2.450.000 đồng. Chi phí vận chuyển để đưa hàng về kho của công ty là 1.500.000 đồng (chưa thuế VAT). Chi phí bốc dỡ là 500.000 (chưa thuế VAT).

• Phân bổ chi phí mua hàng như sau:

• Phân bổ chi mua hàng theo tiêu thức số lượng hàng mua
• Phân bổ chi phí mua hàng theo phương pháp này tính toán dễ dàng nhưng cho kết quả mang tính chất tương đối do phụ thuộc số lượng hàng nhập.

Ví dụ: Công ty H & X nhập kho 1 lô hàng gồm: 100 thùng giấy cao cấp đơn giá chưa thuế GTGT là 285.000 đồng và 20 thùng bút kim đơn giá chưa thuế GTGT là 950.000 đồng. Chi phí vận chuyển để đưa hàng về kho là 2.000.000 đồng (chưa thuế VAT). Chi phí bốc dỡ là 500.000 (chưa thuế VAT).

• Phân bổ chi phí như sau:

c. Hàng về trước hóa đơn về sau

• Khi mua hàng nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán vẫn làm thủ tục nhập kho nhưng không hạch toán và kê khai thuế GTGT. Để chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau thì hợp đồng thỏa thuận 2 bên thể hiện rõ thời điểm giao nhận hóa đơn, giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho bên bán, phiếu nhập kho hàng mua.
• Khi hàng về chưa có hóa đơn GTGT, căn cứ vào phiếu xuất kho bên bán hoặc biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu nhập kho hàng hóa.

  Nợ TK 152/ 156/1561: Tiền hàng chưa có thuế GTGT.

   Có TK 111, TK 112, TK 331:  Số tiền hàng phải thanh toán.

• Giá trị hàng nhập kho xác định theo giá bán được thỏa thuận giữa người bán, người mua và được thể hiện trong phiếu xuất kho của bên bán.
• Trường hợp, phiếu xuất kho không thể hiện giá bán thì kế toán sẽ ghi nhận giá nhập kho theo giá tạm tính (giá nhập kho lần mua hàng gần nhất)
• Khi nhận được hóa đơn:

  Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

   Có TK 111, TK 112, TK 331:  Số tiền thuế phải thanh toán.

• Nếu giá mua = giá tạm tính thì kế toán chỉ ghi nhận thêm tiền thuế.
• Nếu giá mua > giá tạm tính thì kế toán phải điều chỉnh tăng giá trị hàng nhập kho.

  Nợ TK 152/ 156/ 1561: Số lượng x (giá mua – giá tạm tính)

   Có TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x (giá mua – giá tạm tính)

• Nếu giá mua < giá tạm tính thì kế toán phải điều chỉnh giảm giá trị hàng nhập kho.

  Nợ TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x (giá tam tính – giá mua)

   Có TK 111, TK 112, TK 331: Số lượng x (giá tam tính – giá mua)

d. Hoá đơn về trước hàng về sau

• Trường hợp cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn GTGT của nhà cung cấp nhưng hàng vẫn chưa về thì kế toán ghi nhận hàng mua đang đi đường.
• Khi nhận hóa đơn GTGT:

  Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường

   Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT

    Có TK 111, TK 112, TK 331: Tổng giá thanh toán.

• Khi hàng về nhập kho:

  Nợ TK 152/156/1561:  Hàng nhập kho.

   Có TK 151: Hàng mua đi đường

e. Trả lại hàng mua

• Hàng mua bị trả lại trong các trường hợp sau: hàng bị kém chất lượng, không đúng quy cách, chủng loại....
• Khi nhận được hóa đơn:

  Nợ TK 152/156/1561: Giá trị hàng hóa chưa thuế GTGT

   Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT.

    Có TK 111/ 112/ 331:  Tổng giá thanh toán.

• Khi xuất hóa đơn trả lại hàng thì ghi giảm giá trị hàng hóa:

  Nợ TK 111/112/ 331: Số tiền được trả lại

   Có TK 152/156/1561: Hàng hóa trả lại chưa thuế GTGT

    Có TK 1331: Tiền thuế GTGT của hàng trả lại.