Trong quá trình nhập liệu kê khai đối với kế toán thì thường gặp phải vấn đề là hóa đơn của mình là hóa đơn gì và hóa đơn này có hợp lệ hay không. Bằng những hiểu biết cũng như kinh nghiệm thực tế thì bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn.
1. Sơ lược về hóa đơn.
a). Hóa đơn là gì: Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.
b). Nhận dạng hóa đơn hợp lý: Một hóa đơn đúng với quy định của pháp luật thì phải có:
_ Thông tin bắt buộc nhà cung cấp: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và những thông tin này phải đúng trên giấy phép kinh doanh.
_ Thông tin bắt buộc khách hàng: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và những thông tin này phải đúng trên giấy phép kinh doanh.
_ Thời gian xuất hóa đơn:
Đối với hoạt động kinh doanh thương mại - dịch vụ - xây dựng - sản xuất – gia công… thông thường thì thời gian xuất hóa đơn là khi hoàn tất hoạt động thương mại và bên mua cũng đã thanh toán.
Đối với hoạt động kinh doanh thương mại - dịch vụ - xây dựng - sản xuất – gia công... có đi kèm hợp đồng hay phụ lục hợp đồng có quy định về thời gian thanh toán thì thời gian xuất hóa đơn là phụ thuộc vào hợp đồng quy định.
_ Thông tin in sẵn trên hóa đơn: Mẫu số hóa đơn, ký kiệu hóa đơn, số hóa đơn (số nhảy liên tục theo quyển), thông tin đơn vị in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in).
_ Thông tin chi tiết trên hóa đơn: Nội dung xuất (xuất cụ thể hay xuất kèm bảng kê), đơn vị tính (nếu có), số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, số tiền viết bằng chữ.
_ Mộc dấu:
Nếu người bán hàng là nhân viên công ty thì ký tên ở chỗ người bán và con dấu đóng treo trên góc trái của hóa đơn.
Nếu người bán hàng là đại diện pháp luật thì ký tên ở chỗ người bán xong đóng dấu tại đó và con dấu phải đóng lên một phần chữ ký.
_ Nhận dạng cụ thể thông qua mẫu số và ký hiệu hóa đơn:
Hóa đơn GTGT đặt in
Thông thường sẽ có 2 đến 3 liên (liên 1: lưu tại văn phòng, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: lưu nội bộ tại công ty).
Mẫu số:
Mẫu 2 liên: 01GTKT2/001 (phần đuôi 001 nếu ở lần đặt in sau mà công ty có thay đổi thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002,...).
Mẫu 3 liên: 01GTKT3/001 (phần đuôi 001 nếu ở lần đặt in sau mà công ty có thay đổi thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002,...).
Ký hiệu: Thường là tên viết tắc của đơn vị đi sau đó là năm phát hành hóa đơn và ký tự P cuối cùng (P này là ký tự dành cho hóa đơn đặt in).
Ví dụ: Công ty TNHH TM- DV Thiên Minh muốn đặt in hóa đơn hóa đơn GTGT theo mẫu 3 liên và năm phát hành là năm 2018. (đây là lần đặt in đầu tiên của công ty).
Mẫu hóa đơn: 01GTKT3/001
Ký hiệu: TM/18P (ký hiệu này không bắt buộc phải là tên viết tắc của công ty).
Hóa đơn GTGT tự in:
Thông thường cũng sẽ có 2 đến 3 liên (liên 1 lưu tại văn phòng, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu nội bộ tại công ty).
Mẫu số:
Mẫu 2 liên: 01GTKT2/001 (phần đuôi 001 nếu ở lần in sau mà công ty có thay đổi thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002,....).
Mẫu 3 liên: 01GTKT3/001 (phần đuôi 001 nếu ở lần in sau mà công ty có thay đổi thông tin thì số đuôi này sẽ nhảy lên 002,....).
Ký hiệu: Thường là tên viết tắc của đơn vị đi sau đó là năm phát hành hóa đơn và ký tự T cuối cùng (T này là ký tự dành cho hóa đơn đặt in).
Ví dụ: Công ty TNHH TM- DV Thiên Minh muốn phát hành hóa đơn GTGT tự in theo mẫu 2 liên và năm phát hành là năm 2018. (đây là lần đặt in đầu tiên của công ty).
Mẫu hóa đơn: 01GTKT2/001
Ký hiệu: TM/18T (ký hiệu này không bắt buộc phải là tên viết tắc của công ty).
Hóa đơn GTGT điện tử:
Mẫu số: Chỉ khác hóa đơn đặt in và hóa đơn tự in là không phân biệt liên.
Ký hiệu: Thường là tên viết tắc của đơn vị đi sau đó là năm phát hành hóa đơn và ký tự E cuối cùng (E này là ký tự dành cho hóa đơn đặt in).
Ví dụ: Công ty TNHH TM- DV Thiên Minh muốn phát hành hóa đơn GTGT điện tử và năm phát hành là năm 2018. (đây là lần đặt in đầu tiên của công ty).
Mẫu hóa đơn: 01GTKT0/001
Ký hiệu: TM/18E (ký hiệu này không bắt buộc phải là tên viết tắc của công ty).
Hóa đơn bán hàng: Thông thường những đơn vị sử dụng hóa đơn bán hàng sẽ mua trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý, hóa đơn này được in sẵn theo mẫu và ký hiệu do cơ quan thuế quy định.
Mẫu số:
Hóa đơn bán hàng mua tại cơ quan thuế: 02GTKT3/001, 02GTKT2/001
Hóa đơn bán hàng điện tử: 02GTKT0/001
Ký hiệu: Do đơn cơ quan thuế quy định sẵn nhưng vẫn là P đối với cơ quan thuế in, E đối với hóa đơn điện tử.
c). Lưu ý về hóa đơn:
_ Tất cả nội dụng của hóa đơn phải in trên cùng một mặt giấy.
_ Hóa đơn không được phép xuất lùi ngày, nếu xuất sai ngày thì phải thu hồi và xuất thay thế đối với hóa đơn đã giao cho khách hàng. Tốt nhất nên xuất đúng thời điểm.
_ Hóa đơn xuất sai tên đơn vị, sai mã số thuế thì bắt buộc thu hồi xuất hóa đơn thay thế đối với hóa đơn đã giao cho khách hàng. Sai những thông tin khác thì bên mua và bên bán thống nhất làm biên bản điều chỉnh hóa đơn.
_ Hóa đơn muốn kê khai khấu trừ thuế và chi phí hợp lý thì hóa đơn đó phải có thông báo với cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp nhận.
_ Để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn có thể truy cập: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
_ Để tra cứu thông tin khách hàng hay nhà cung cấp có thể truy cập: https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn và http://tracuunnt.gdt.gov.vn
2. Phân loại hóa đơn.
2.1. Hóa đơn giá trị gia tăng.
Tại khoản 1 điều 2 Thông tư 39/2014/TT- BTC có viết:
“Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT, hóa đơn đỏ) là hóa đơn chính thức do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động kinh doanh, dịch vụ mua bán, vận tải nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài”.
2.2. Hóa đơn bán hàng.
Tại điểm b khoản 2 điều 2 Thông tư 39/2014/TT-BCT có viết:
“Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:
Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
2.3. Hóa đơn đặc thù ngành nghề.
Ngoài hai loại hóa đơn chính trên thì bên cạnh đó cũng có thêm một số loại hóa đơn khác mà dựa vào đặc thù của ngành đó mà hóa đơn có tên gọi và hình dạng cũng như nội dung thể hiện khác.
Tại điểm c, d khoản 2 điều 2 Thông tư 39/2014/TT- BCT có viết:
“Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.”
3. Hình thức hóa đơn.
3.1. Hóa đơn tự in: Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
3.2. Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
3.3. Hóa đơn đặt in: Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
4. Điều kiện sử dụng hóa đơn.
Để sử dụng được các loại hóa đơn thì cần những điều kiện như sau:
4.1. Đối với hóa đơn tự in.
_ Vốn điều lệ từ 15 tỷ trở lên.
_ Đối với những doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/06/2018 thì nếu vốn điều lệ dưới 15 tỷ vẫn có thể sử dụng hóa đơn tự in, chỉ cần phát sinh mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị, nhà xưởng, phương tiện,… có trị giá trên 1 tỷ và có hóa đơn kèm theo.
4.2. Đối với hóa đơn đặt in.
_ Đã treo biển doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính.
_ Có Văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính của công ty là hợp pháp (hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên Giám đốc công ty).
_ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mẫu dấu, dấu tròn.
_ Có bàn ghế, sổ sách và các vật dụng liên quan khác chứng minh công ty có hoạt động.
_ Có hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.
Sau khi kiểm tra trụ sở hợp pháp và doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở, Chi cục thuế sẽ ra Biên bản đã kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận đã kiểm tra trụ sở, cho phép doanh nghiệp được phép đặt in hóa đơn.
4.3. Đối với hóa đơn điện tử.
Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 thì:
“Từ ngày 1/1/2019, sẽ áp dụng đối với 30% các tổ chức, doanh nghiệp còn lại. Mục tiêu là đến đầu năm 2020, sẽ có 80% các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. Đồng thời, từ thời điểm này cũng bắt đầu triển khai Hóa đơn điện tử cho các hộ kinh doanh có doanh thu/năm từ 3 tỷ đồng trở lên.
Đây là lộ trình được Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính đề xuất trong đề nghị xây dựng nghị định thay thế Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa.”
_ Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế.
_ Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật, chữ ký số dùng để ký hóa đơn điện tử cũng có thể dùng để ký các giao dịch khác với cơ quan thuế và bảo hiểm.
_ Có hệ thống hạ tầng: địa điểm, các đường truyền tải thông tin , mạng thông tin, thiết bị truyền tin như máy tính, thiết bị điện tử khác,...đáp ứng yêu cầu kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Sau khi đáp ứng được những điều kiện như trên Doanh nghiệp làm thủ tục phát hành Hóa đơn điện tử gửi Tổng cục thuế và cơ quan thuế chấp nhận sẽ được sử dụng Hóa đơn điện tử.
Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử có thể tham khảo: MISA, THAISON, VIETTEL, IINVOICE,......