Quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử được quy định tại Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Tài liệu này được soạn thảo nhằm hướng dẫn quy trình thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

QUY TRÌNH THÔNG BÁO MẪU DẤU QUA MẠNG ĐIỆN TỬ

I.   Đăng ký tài khoản truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Nhập địa chỉ http://dangkyquamang.dkkd.gov.vn trên thanh trình duyệt Web à Nhấn nút [Enter] trên bàn phím để truy cập vào trang thông tin điện tử (trang web) của ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Bước 2: Tạo tài khoản, cụ thể:

-       Tại cửa sổ đăng nhập, nhấn [Tạo tài khoản mới] (Hình 1);

Hình 1: Màn hình đăng nhập

-       Nhập các thông tin về việc tạo tài khoản tại mục “Chi tiết đăng nhập” (Hình 2);

Hình 2: Màn hình tạo tài khoản mới

Lưu ý:

-   Mật khẩu bắt buộc phải chứa ít nhất 8 ký tự, bao gồm 1 ký tự đặc biệt và 1 chữ số.

-   Ví dụ các ký tự đặc biệt như: $!*-_

-   Ví dụ mật khẩu hợp lệ: abcd_123

-      Nhập thông tin cá nhân của người đăng ký gồm: Thông tin cá nhân (Hình 3); Địa chỉ liên hệ; Địa chỉ cư trú; Thông tin chi tiết liên hệ (Hình 4);

Hình 3: Màn hình hiển thị thông tin cá nhân

Hình 4: Màn hình hiển thị thông tin về địa chỉ, thông tin liên hệ chi tiết

-       Nhập mã Captcha à Nhấn nút [Đăng ký] để gửi yêu cầu đăng ký tài khoản (Hình 5);

Hình 5: Màn hình yêu cầu đăng ký tài khoản

-       Hệ thống hiển thị thông báo đã gửi email kích hoạt tài khoản đến địa chỉ email mà người nộp hồ sơ/người đăng ký đã đăng ký. Đồng thời, Hệ thống tự động gửi email kích hoạt vào địa chỉ đã đăng ký của người nộp hồ sơ/người đăng ký để kích hoạt tài khoản sử dụng (Hình 6).

Hình 6: Màn hình tạo tài khoản thành công

Bước 3:

-      Đăng nhập vào địa chỉ email đã đăng ký, mở email kích hoạt tài khoản mà Hệ thống đã gửi à Nhấn vào đường dẫn kích hoạt tài khoản và hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản (Hình 7);

Hình 7: Email kích hoạt tài khoản

-      Trong trường hợp kích hoạt thành công, Hệ thống hiển thị thông báo tài khoản đã được kích hoạt thành công (Hình 8).

Hình 8: Màn hình kích hoạt tài khoản thành công

Lưu ý: Trong trường hợp Hệ thống thông báo tài khoản chưa kích hoạt thành công, người nộp hồ sơ/người đăng ký cần tiếp tục đăng nhập như bình thường, nếu vẫn chưa đăng nhập được, vui lòng liên hệ tới hòm mail hotro@brr.vn để được hướng dẫn hoặc liên hệ theo số điện thoại: 0438489912, SML: 303 hoặc 304.

II.    Đăng ký tài khoản đăng ký  kinh doanh hoặc gán chữ ký số công cộng vào tài khoản

- Nếu nộp hồ sơ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký xác thực hồ sơ cần được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh

- Nếu nộp hồ sơ bằng Chữ ký số công cộng, người ký xác thực hồ sơ cần được gán Chữ ký số công cộng vào Tài khoản

2.1.  Đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh

2.1.1. Các bước thực hiện đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh

- Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện các bước sau để được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh:

Bước 1: Tạo tài khoản thông thường (Thực hiện như hướng dẫn tại mục 2.1.1 Tài liệu này);

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản thông thường đã tạo tại Bước 1;

Bước 3: Tại thanh công cụ, chọn “Quản lý thông tin cá nhân”, chọn [Yêu cầu Tài khoản đăng ký kinh doanh] (Hình 9) hoặc [Thay đổi thông tin cá nhân] -> nhấn nút [Yêu cầu Tài khoản đăng ký kinh doanh] (Error! Reference source not found.);

Hình 9: Yêu cầu Tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 4: Tích chọn “Tôi đồng ý với các điều khoản và điều kiện để được gán Tài khoản đăng ký kinh doanh với Phòng Đăng ký kinh doanh” (Hình 10);

Bước 5: Chọn và tải tài liệu chứng thực cá nhân: Nhấn nút [Browse] để tìm kiếm tài liệu chứng thực cá nhân à Nhấn nút [Upload] để tải tài liệu (Hình 10);

Hình 10: Màn hình nhập thông tin yêu cầu Tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 6: Điền các thông tin của giấy tờ chứng thực cá nhân, bao gồm: Loại giấy chứng thực cá nhân, Số giấy chứng thực cá nhân, Ngày cấp, Nơi cấp, Ngày hết hạn (Hình 11);
Bước 7: Nhấn nút [Xác nhận] để gửi yêu cầu (Hình 11);

Hình 11: Màn hình hiển thị các thông về Giấy tờ chứng thực cá nhân và Nút [Xác nhận]

Bước 8: Để kiểm tra trạng thái Tài khoản đăng ký kinh doanh sau khi được chấp nhận, chọn mục [Thay đổi thông tin cá nhân]à Thông tin về Tài khoản đăng ký kinh doanh hiển thị (Hình 12).

Hình 12: Màn hình hiển thị thông tin về Tài khoản đăng ký kinh doanh

2.1.2. Các điều kiện để được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh 

1.   Tài khoản đăng ký kinh doanh gửi qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia được kích hoạt khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

a.  Người dùng kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc;

b.   Người dùng có gửi kèm bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ khi đăng ký tài khoản;

c.   Một cá nhân không đăng ký hơn một Tài khoản đăng ký kinh doanh.

2.  Việc kê khai thông tin đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh được coi là đầy đủ, chính xác khi người dùng kê khai đầy đủ các thông tin bắt buộc và các thông tin này phải chính xác như các thông tin hiển thị trong bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân gửi kèm.

Các thông tin người dùng bắt buộc phải kê khai bao gồm: Họ và tên; Giới tính; Ngày sinh; Quốc tịch; Dân tộc; Địa chỉ liên hệ; Địa chỉ thường trú; Email; Điện thoại; Loại giấy tờ chứng thực cá nhân; Số giấy tờ chứng thực cá nhân; Ngày cấp; Nơi cấp.

3.  Giấy tờ chứng thực cá nhân được sử dụng để đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh bao gồm:

a)  Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực;

b)  Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;

c)   Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

4.   Bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ là bản điện tử được tạo lập từ việc quét (scan) hoặc chụp ảnh từ bản giấy gốc, phải đảm bảo hiển thị rõ nét, đầy đủ, chính xác thông tin như bản giấy gốc, không có dấu hiệu cắt ghép, mờ hoặc mất một phần thông tin.

5.  Sau khi kích hoạt hoặc từ chối kích hoạt Tài khoản đăng ký kinh doanh, Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua thư điện tử cho người dùng.

2.2.  Kết nối chữ ký số công cộng với tài khoản

2.2.1. Thông tin về nhà cung cấp chữ ký số công cộng

Hiện nay, 9 nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ở Việt Nam đã tích hợp với Cổng Thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, do đó, việc thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sẽ thực hiện được nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký sử dụng chữ ký số của 6 nhà cung cấp này, bao gồm:

1.  Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT-CA)

2.  Công ty cổ phần Công nghệ thẻ Nacencomm (CA2)

3.  Công ty cổ phần BKAV (BKAV-CA)

4.  Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel (VIETTEL-CA)

5.  Công ty cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT-CA)

6.  Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông CK (CK-CA)

7.  Công ty Cổ phần Viễn thông New-Telecom (NEWTEL-CA)

8.  Công ty Cổ phần Chứng số an toàn (SAFE-CA)

9.  Công ty Cổ phần Chữ ký số ViNa (Smartsign)

2.2.2. Điều kiệu để gán CKSCC vào tài khoản

-   Cài đặt/Cập nhật Java (Phiên bản mới nhất)

-   Kết nối Chữ ký số với máy vi tính

-   Kết nối Chữ ký số với tài khoản

2.2.3. Hướng dẫn cài đặt Java để ký số

• Bước 1: Cài đặt Java tại địa chỉ: https://www.java.com/en/download/

• Bước 2: vào Start (Góc cuối màn hình) Chọn Control Panel => Java

• Bước 3: Chọn “Security”

• Bước 4: Chọn Edit Site List

• Bước 5: Chọn Add

• Bước 6: Nhập vào ô trống đường link https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn và nhấn nút “Add”

• Bước 7: Nhấn Apply => Tiến hành gán chữ ký số vào tài khoản

2.2.4. Các bước thực hiện kết nối chữ ký số vào tài khoản thông thường truy cập Cổng Thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia

Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện các bước sau để kết nối chữ ký số được cung cấp bởi một trong sáu nhà cung cấp chữ ký số vào tài khoản thông thường đã tạo tại mục 2.1.1:

Bước 1: Tạo tài khoản thông thường;

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản thông thường đã tạo tại Bước 1;

Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn [Thay đổi thông tin cá nhân] (Hình 13) hoặc chọn mục [Kết nối chữ ký số với tài khoản] (Hình 13);

Hình 13: Yêu cầu kết nối chữ ký số với tài khoản

Bước 4: Cắm USB token của chữ ký số đã đăng ký sử dụng vào ổ cắm USB của máy tính;

Bước 5: Nhấn nút [Tải] tại trường thông tin “Chữ ký số công cộng” (Hình 14) hoặc“CA” (Hình 15) à Chương trình sẽ chạy tự động để tìm kiếm chữ ký số công cộng;

Hình 14: Kết nối chữ ký số với tài khoản

Hình 15: Màn hình kết nối chữ ký số với tài khoản

Bước 6: Nhấn nút [Confirm Selected] để chọn chữ ký số muốn kết nối vào tài khoản (Hình 16);

Hình 16: Màn hình kết nối chữ ký số với tài khoản

Bước 7: Nhập mã PIN của USB token (Hình 17);

Hình 17: Màn hình nhập mã PIN

Bước 8: Nhấn nút [Close] sau khi màn hình hiên thông báo đã thêm chữ ký thành công (Hình 18) -> Hệ thống sẽ tự động tải dữ liệu của người sử dụng từ USB token lên Hệ thống;

Hình 18: Màn hình thông báo thêm chữ ký thành công

Bước 9: Nhấn nút [Thêm] để gắn chữ ký số công cộng vào tài khoản thông thường (Hình 19).

Hình 19: Màn hình thêm chữ ký vào tài khoản

-      Hệ thống hiển thị thông báo gắn chữ ký thành công. Thông tin của chữ ký sẽ hiển thị trong danh sách chữ ký số công cộng của tài khoản. Người sử dụng có thể thêm chữ ký khác vào tài khoản theo quy trình tương tự (Hình 20).

Hình 20: Màn hình sau khi chữ ký được gắn thành công vào tài khoản

III.   Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu

Bước 1: Chọn phương thức nộp hồ sơ (Hình 21)

-       Tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn một trong các phương thức sau:

·Sử dụng Tà i khoản đăng ký kinh doanh

·Sử dụng chữ ký số công cộng

Hình 21: Màn hình chọn phương thức nộp hồ sơ

Hình 22: So sánh nộp hồ sơ bằng Tài khoản ĐKKD và chữ ký số công cộng 

Bước 2: Chọn hình thức đăng ký (Hình 23)

-   Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thành lập thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc;

-   Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Hình 23: Màn hình chọn hình thức đăng ký

Bước 3:

1.   Tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi

Hình 24: Tìm kiếm doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc

Lưu ý:

-   Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số)

-   Nếu tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp: nhập mã số của doanh nghiệp

-   Nếu tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: cần nhập mã số của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (không nhập mã số của doanh nghiệp)

2.   Chọn loại đăng ký thay đổi

Hình 25: Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu 

Bước 4: Chọn tài liệu đính kèm hồ sơ (Hình 26)

-       Tích chọn loại tài liệu đính kèm hoặc giữ Ctrl và tích để chọn nhiều loại tài liệu cùng lúc àNhấn nút [Chọn] để thêm tài liệu vào danh sách;

-       Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước;

Hình 26: Màn hình chọn các loại tài liệu đính kèm

-       Nhấn [OK] để xác nhận các loại tài liệu đính kèm hoặc [Cancel] để quay lại chọn lại các tài liệu đính kèm (Hình 27).

Hình 27: Màn hình xác nhận tài liệu đính kèm

Lưu ý:

-    Chỉ chọn các giấy tờ NỘP KÈM thông báo mẫu dấu (không có loại giấy tờ là “Thông báo mẫu dấu”).

-   Việc tải các giấy tờ cần nộp lên Hệ thống sẽ được thực hiện ở bước tiếp theo.

Bước 5: Thông tin chờ xác nhân (Hình 28):

-       Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã điền về loại hình doanh nghiệp, thông tin về tài liệu đính kèm tương ứng.

-       Nhấn nút [Bắt đầu] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trướcà Trạng thái của hồ sơ chuyển thành “Đã lưu”.

Hình 28: Màn hình xác nhận thông tin đăng ký

IV.  Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử

2.1.  Nhập khối thông tin Mẫu dấu

-   Nhập các thông tin về mẫu con dấu, bao gồm: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, Ghi chú (nếu có).

Hình 29: Khối thông tin mẫu dấu

Lưu ý:

-   Doanh nghiệp cần lựa chọn một trong các loại thông báo:

+ Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu (thông báo mẫu con dấu mới)

+ Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu

+ Thông báo về việc hủy mâu con dấu

-   Tải thông báo mẫu dấu:

Lưu ý:

-    Doanh nghiệp tải 01 file thông báo mẫu dấu. Trường hợp thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp gồm nhiều trang, doanh nghiệp cần scan gộp thành 1 file pdf để tải lên Hệ thống. Hệ thống không hỗ trợ tải nhiều file thông báo mẫu dấu.

2.2.  Điền khối thông tin Người ký

Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

-       Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện gán tên người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;

-       Người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn khối thông tin [Người ký/xác nhận];

Hình 30: Khối thông tin Người ký/xác nhận

-       Trong trường “Tìm kiếm email”: Nhập email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nhấn nút [Tìm kiếm] -> Hệ thống tự động điền thông tin về Họ tên của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ. Thông tin về họ tên và email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơkhông chỉnh sửa được;

-       Để tìm kiếm được thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ email, địa chỉ email cần phải:

·Đã được đăng ký tại bước đăng ký tài khoản thông thường;

·Tài khoản thông thường phải ở trạng thái “đang hoạt động” và đã được kết nối với chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh (tương ứng với phương thức nộp hồ sơ của bộ hồ sơ đang chuẩnbị).

-       Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh” (Hình 31);

Hình 31: Chức danh của người ký

-       Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhấn nút [Chọn] để yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ ký lên hồ sơ (Hình 31). Thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ được cập nhật vào danh sách: Danh sách những người ký lên hồ sơ (Hình 30);

-       Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến địa chỉ email đã đăng ký của các cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ.

Lưu ý: