Tư vấn lưu ý trước khi thành lập doanh nghiệp, công ty - 2024

Những điều cần biết khi thành lập công ty cổ phần, công ty TNHH - 6 lưu ý khi thành lập công ty: tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ, loại hình, người đại diện.

Những lưu ý khi thành lập doanh nghiệp, công ty

Trước khi tiến hành thủ tục xin giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bạn cần đảm bảo thỏa các điều kiện dưới đây để tránh trường hợp không mong muốn như: bị trả hồ sơ thành lập, kéo dài thời gian xét duyệt hồ sơ…

1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

“Nên lựa chọn loại hình doanh nghiệp nào?” vừa là câu hỏi phổ biến, vừa là việc đầu tiên cần giải quyết khi bạn có ý định thành lập công ty. Căn cứ vào quy mô, chiến lược kinh doanh mà 3 loại hình phổ biến được các nhà đầu tư lựa chọn: công ty TNHH 1 thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần.

➧ Công ty TNHH 1 thành viên

Đây là loại hình doanh nghiệp chỉ có 1 người làm chủ sở hữu công ty và toàn quyền quyết định các vấn đề trong công ty. 

Nếu như bạn kinh doanh quy mô nhỏ lẻ, chưa có ý định huy động vốn nhiều hoặc muốn tự mình làm chủ, thì bạn nên lựa chọn loại hình này. Tuy nhiên, loại hình công ty TNHH 1 thành viên cũng có một số điểm hạn chế như: không được phát hành cổ phiếu, không được giao dịch chứng khoán, giảm mức độ tin tưởng của đối tác, khách hàng…

Mặt khác, chủ công ty TNHH 1 thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ, đây được xem là ưu điểm của loại hình này.

➧ Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Với tối thiểu 2 thành viên và tối đa 50 thành viên, đây là ưu điểm giúp doanh nghiệp có thể huy động vốn dễ dàng hơn. Ngoài ra, loại hình này còn có ưu điểm tương tự như công ty TNHH 1 thành viên, là chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp, giúp các thành viên tách biệt được tài sản cá nhân và tài sản góp vốn.

Từ các yếu tố trên đã giúp cho loại hình công ty TNHH 2 thành viên trở lên được các nhà đầu tư chọn lựa bởi giảm thiểu khá nhiều rủi ro và áp lực trong kinh doanh.

➧ Công ty cổ phần

Ưu điểm đầu tiên và đặc biệt của loại hình này là khả năng huy động vốn rất cao bởi không giới hạn số lượng thành viên. Đồng thời, công ty cổ phần mang tính quy mô hơn so với các loại hình khác, do được quyền niêm yết và giao dịch cổ phần trên sàn chứng khoán. 

Tuy nhiên, về cơ cấu tổ chức nhân sự cũng như các thủ tục pháp lý liên quan tới cổ phần lại khá phức tạp, cũng bởi vì ưu điểm không giới hạn số lượng thành viên góp vốn.

-------

Tóm lại, căn cứ vào những đặc trưng riêng, bạn có thể lựa chọn một loại hình doanh nghiệp phù hợp với mình. Tuy nhiên, dù bạn thành lập doanh nghiệp ở loại hình nào, sau này bạn vẫn có thể làm thủ tục chuyển đổi loại hình để phù hợp với định hướng, quy mô kinh doanh ở tại thời điểm đó. Vì vậy, bạn không cần phải băn khoăn quá nhiều trong việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp.

  Tham khảo: Các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam.

2. Cách đặt tên doanh nghiệp, công ty

Việc đặt tên doanh nghiệp không ảnh hưởng đến ngành nghề kinh doanh mà chỉ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, cụ thể:

• Công ty cổ phần + tên riêng;
• Công ty TNHH + tên riêng (không phân biệt TNHH 1 thành viên hay 2 thành viên)

Vì lý do đó, bạn có thể lựa chọn tên doanh nghiệp phù hợp với sản phẩm kinh doanh, tên riêng… miễn không trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.

Ví dụ:

>> So với Công ty TNHH Hoa Hồng Xanh thành lập trước đó thì Công ty TNHH Hoa Hồng Xanh 123 được xem là gây nhầm lẫn;
>> So với Công ty cổ phần Hoa Cúc Hoa Ly thành lập trước đó thì Công ty cổ phần Hoa Cúc và Hoa Ly được xem là gây nhầm lẫn.

  Tham khảo: Cách đặt tên công ty hay và đúng.

3. Ngành nghề kinh doanh

Trên thực tế, khi thành lập doanh nghiệp, mọi người thường có xu hướng đăng ký nhiều mã ngành để tránh tình trạng phải làm thủ tục bổ sung ngành nghề trong quá trình hoạt động sau này. Mặc dù số lượng ngành nghề kinh doanh không bị giới hạn, nhưng việc đăng ký quá nhiều ngành nghề không cần thiết cho định hướng hoạt động của doanh nghiệp có thể gây ra khó khăn khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh.

Ngành nghề kinh doanh bao gồm: ngành nghề có điều kiện và ngành nghề không điều kiện. Trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mã ngành kinh doanh có điều kiện sẽ phải thỏa các điều kiện của ngành nghề. Đó là một phần lý do vì sao bạn chỉ nên đăng ký các ngành nghề tương ứng với mục đích kinh doanh để tránh phát sinh các thủ tục pháp lý không cần thiết. 

Thêm nữa, đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện như: buôn bán, sản xuất thực phẩm chức năng, phòng khám bệnh… không yêu cầu các giấy tờ pháp lý về ngành nghề khi nộp hồ sơ thành lập. Tuy nhiên, sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bạn phải bắt đầu xin giấy phép con (giấy phép kinh doanh ngành nghề) thì mới có thể hoạt động ngành nghề đó.

Ví dụ:

>> Muốn mở công ty kiến trúc phải có chứng chỉ hành nghề kiến trúc;
>> Muốn làm nhà phân phối thuốc lá phải có văn bản giới thiệu từ đơn vị cung cấp thuốc lá…

  Tham khảo: Mã ngành nghề kinh doanh Việt Nam.

4. Vốn điều lệ

Hiện tại pháp luật không có quy định về số vốn điều lệ tối thiểu khi thành lập doanh nghiệp, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp đăng ký ngành nghề có điều kiện thì phải đảm bảo vốn điều lệ, vốn pháp định hay vốn ký quỹ của ngành nghề đó. 

Ví dụ: Muốn mở công ty du lịch thì phải ký quỹ tại ngân hàng từ 250.000.000 đồng.

Vậy, với những ngành nghề không có yêu cầu cụ thể về mức vốn điều lệ thì vốn điều lệ nên để bao nhiêu là đủ? Kế toán Anpha luôn tư vấn khách hàng doanh nghiệp nên đăng ký số vốn phù hợp với quy mô kinh doanh bởi các lý do sau:

➧ Vốn điều lệ ảnh hưởng đến lệ phí môn bài

Theo quy định, bậc lệ phí môn bài cũng như mức tính lệ phí môn bài sẽ căn cứ vào vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, cụ thể:

• Vốn điều lệ ≤ 10 tỷ đồng: Thuế môn bài hàng năm là 2.000.000 đồng;
• Vốn điều lệ > 10 tỷ đồng: Thuế môn bài hàng năm là 3.000.000 đồng.

➧ Vốn điều lệ phải được góp đủ trong vòng 90 ngày

Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày thành lập, bạn phải góp đủ số vốn đã đăng ký hoặc phải tiến hành thủ tục giảm vốn điều lệ. Tuy vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều không góp đủ số vốn cam kết trong thời hạn 90 ngày, dẫn đến khả năng có thể bị xử phạt trong trường hợp có cơ quan chức năng kiểm tra đột xuất. 

Lưu ý: 

Trên thực tế, thủ tục tăng vốn điều lệ được cơ quan chức năng xét duyệt khá nhanh và đơn giản. Ngược lại, thủ tục giảm vốn điều lệ khá phức tạp và xác suất được duyệt hồ sơ khá thấp. 

➧ Vốn điều lệ ảnh hưởng đến cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp

Việc doanh nghiệp đăng ký mức vốn điều lệ quá thấp không chỉ ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng, đối tác mà còn ảnh hưởng đến việc vay vốn từ ngân hàng. Tuy nhiên, với số vốn điều lệ quá cao sẽ kéo theo phạm vi cam kết trách nhiệm bằng tài sản cao hơn. 

Thực tế, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm thủ tục tăng vốn điều lệ. Do vậy, bạn chỉ nên đăng ký số vốn điều lệ ở mức vừa đủ với năng lực tài chính cũng như quy mô của doanh nghiệp. 

  Tham khảo: Vốn điều lệ khi thành lập công ty.

5. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Khi thành lập công ty, bạn phải xác định cá nhân đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp để phụ trách các công việc như: ký giấy tờ công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty…

Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp mà người đại diện theo pháp luật có thể giữ các vị trí, chức danh như: giám đốc, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị.

Hiện tại, pháp luật chưa có quy định về mức vốn tối thiểu mà người đại diện theo pháp luật sở hữu, theo đó:

• Một người có thể là người đại diện theo pháp luật của nhiều công ty;
• Người đại diện theo pháp luật có thể góp vốn hoặc được thuê làm người đại diện.

  Tham khảo: Người đại diện pháp luật các loại hình doanh nghiệp.

6. Địa chỉ công ty

Địa chỉ trụ sở công ty phải đầy đủ, chính xác, thông tin 4 cấp và được đặt ở nhà đất hoặc chung cư văn phòng (nếu đặt ở chung cư văn phòng phải có giấy tờ chứng minh phần diện tích đăng ký hoạt động được sử dụng làm văn phòng), không được đặt ở nhà tập thể hay chung cư để ở.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đặt trụ sở tại một nơi nhưng hoạt động tại một nơi, trong trường hợp này, bạn nên thành lập địa điểm kinh doanh tại nơi hoạt động. Đồng thời, bạn treo biển đầy đủ tại trụ sở công ty để tránh bị khóa mã số thuế với lý do không hoạt động tại trụ sở.

-------

Ngoài những điều cần biết khi thành lập công ty kể trên, sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bạn bắt buộc làm ngay 7 thủ tục pháp lý.

  Tham khảo: Những việc cần làm sau khi thành lập.

Hồ sơ, thủ tục thành lập doanh nghiệp

1. Hồ sơ thành lập công ty, doanh nghiệp

Sau khi chắc chắn doanh nghiệp đáp ứng được các lưu ý, quy định như trên, bạn tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp.

Các giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty;
• Danh sách thành viên/cổ đông (nếu là công ty TNHH 2 TV hoặc công ty cổ phần);
• CMND/CCCD/hộ chiếu của các thành viên/cổ đông (trong vòng 6 tháng);
• Văn bản ủy quyền trong trường hợp người đại diện không tự thực hiện thủ tục.

TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu hồ sơ thành lập công ty.

2. Thủ tục các bước thành lập doanh nghiệp

Hiện tại, bạn có thể nộp hồ sơ thành lập công ty theo các cách dưới đây:

• Cách 1: Nộp online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Cách 2: Nộp trực tiếp tại Sở KH&ĐT tỉnh, thành nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Tuy nhiên, với cách này bạn nên liên hệ trước với cơ quan chức năng bởi hình thức tiếp nhận hồ sơ thành lập hiện nay là qua mạng, đối với các tỉnh thành lớn như TP. HCM và Hà Nội.

Trong vòng từ 3 - 5 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Sở KH&ĐT sẽ xử lý hồ sơ như sau:

• Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nếu hồ sơ hợp lệ;
• Yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ. Sau khi điều chỉnh hồ sơ theo thông báo, bạn cần nộp lại và tiếp tục chờ trong vòng 3 - 5 ngày như lần nộp đầu tiên.

Lệ phí đăng ký thành lập công ty: Tùy từng tỉnh, thành.

Lưu ý: 

Đối với Hà Nội, bạn sẽ không trực tiếp nhận hồ sơ tại Sở KH&ĐT mà phải chờ Sở KH&ĐT trả hồ sơ theo đường bưu điện. Vì lý do đó, thời hạn hoàn thành thủ tục thành lập doanh nghiệp có thể sẽ kéo dài hơn so với trước đây.

-------

Với hơn 16 năm kinh nghiệm làm hồ sơ thành lập công ty, Kế toán Anpha tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập trọn gói - uy tín - chi phí hợp lý trên phạm vi toàn quốc. 

Sử dụng dịch vụ thành lập thành lập tại Kế toán Anpha, bạn hoàn toàn có thể yên tâm với tất cả những lưu ý được đề cập như trên. Đồng thời, dịch vụ thành lập công ty trọn gói từ 250.000 đồng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp các vấn đề dưới đây:

• Tư vấn thành lập công ty, doanh nghiệp trước và sau khi được cấp giấy phép;
• Cập nhật biểu mẫu thành lập công ty theo quy định hiện hành để tránh bị hoàn trả hồ sơ;
• Đại diện nhận kết quả từ Sở KH&ĐT và bàn giao kết quả tận nơi theo yêu cầu;
• Tư vấn miễn phí các quy định về thuế, kế toán thuế và giải pháp tối ưu thuế.

Các câu hỏi thường gặp về quy định thành lập công ty