Lưu ý về hóa đơn điện tử theo luật quản lý thuế 38, thông tư 78

Nghị định 123, Thông tư 78 & Luật Quản lý Thuế 38 quy định mới nhất về chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử, cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai… Xem ngay!

I. Cơ sở pháp lý

II. Hóa đơn điện tử là gì? Quy định hình thức & loại hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

(Khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019)  

(Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123)

2. Hình thức hóa đơn điện tử

3. Loại hóa đơn điện tử 

Theo quy định,hóa đơn điện tử được phân thành 6 loại như sau:  

• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công;
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
• Các loại hóa đơn điện tử khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử;
• Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

  (Theo Khoản 2 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019; Điều 8 Nghị định số 123 và Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78)

>> Trong đó:   

• Hóa đơn giá trị gia tăng: dành cho tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động: 
  • Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
  • Hoạt động vận tải quốc tế;
  • Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
  • Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
• Hóa đơn bán hàng: dành cho tổ chức, cá nhân như sau: 
  • Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
    + Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
    + Hoạt động vận tải quốc tế;
    + Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
    + Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;
  • Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

(Theo Điều 8 Nghị định 123)

4. Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử

Dịch vụ về HĐĐT bao gồm:

• Dịch vụ cung cấp giải pháp HĐĐT không có mã của CQT;
• Dịch vụ truyền dữ liệu HĐĐT không có mã của CQT từ người nộp thuế tới CQT;
• Dịch vụ về HĐĐT có mã của CQT. 

>> Tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT bao gồm:

  1.Tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT có mã của CQT và không có mã của CQT cho người bán và người mua;

  2.Tổ chức kết nối nhận - truyền - lưu trữ dữ liệu HĐĐT với CQT.

(Theo Điều 92 Luật Quản lý thuế 2019 & Khoản 12 Điều 3 Nghị định 123)

 Xem thêm: Thông tư 78 và Nghị định 123 quy định về hóa đơn điện tử

III. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

➤ 5 nhóm đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

(Theo Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019)

• Doanh nghiệp thuộc đối tượng đang sử dụng hoá đơn điện tử không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

(Theo Khoản 1 Điều 5 Thông tư 78)

• Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế: 
  • Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế;
  • Được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải thực hiện chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 10 ngày làm việc.

(Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123 & Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78)

• Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh: 
  • Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng HĐĐT;
  • Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
  • Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

(Theo Khoản 3 Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019;
Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123; Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78)

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng.

 (Theo Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 và Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123)

 

➤ Hóa đơn điện tử có mã của CQT cấp theo từng lần phát sinh:

>> Cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:

• Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh theo quy định tại Khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;
• Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;

(Theo Điều 13 Nghị định 123)

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thuộc các trường hợp sau: 
  • Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
  • Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
  • Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

  (Điều 13 Nghị định 123)

>> Cấp HĐĐT có mã của CQT theo từng lần phát sinh là hóa đơn giá trị gia tăng:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc các trường hợp sau: 
  • Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua;
  • Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh;
  • Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

  (Điều 13 Nghị định 123)

• Tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.

  (Điều 13 Nghị định 123)

2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo quy định, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) đối với:

• Doanh nghiệp kinh doanh 15 lĩnh vực quy định tại Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019

 (Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 & Điều 13 Nghị định số 123)

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế

(Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 & Điều 13 Nghị định số 123)

• Doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

  (Khoản 2 Điều 5 Thông tư 78)

3. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Doanh nghiệp, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn, sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

 (Điều 8 Thông tư 78)

IV. Quy định đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

1. Quy định đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123 đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.                        

(Khoản 1 Điều 15 Nghị định 123)

1.1. Quy định về trường hợp ngưng sử dụng hóa đơn điện tử

Áp dụng đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

• Chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
• Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
• Cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho CQT;
• Hành vi lập hóa đơn điện tử nhằm mục đích bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền;
• Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành nghề kinh doanh có điều kiện do đơn vị không có đủ điều kiện kinh doanh;
• Trường hợp qua kết quả thanh tra, kiểm tra, CQT xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

(Điều 16 Nghị định 123)

1.2. Hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế)

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (áp dụng đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế)

>> Trừ 2 trường hợp sau:

1. Sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ;

2. Tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.

(Khoản 1 Điều 15 Nghị định 123)

1.3. Phản hồi của cơ quan thuế

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

(Khoản 2 Điều 15 Nghị định số 123)

1.4. Chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123 thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

(Khoản 2 & 3 Điều 15 Nghị định số 123)

2. Thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Trường hợp có thay đổi nội dung đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định số 123, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123;
• Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT về thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc thay đổi thông tin đăng ký.

(Khoản 2 & 4 Điều 15 Nghị định số 123)

 Tham khảo: Đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78

V. Lập hóa đơn điện tử

1. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử

5 nguyên tắc lập hóa đơn điện tử bao gồm:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa), không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
2. Phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123;
3. Phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123;
4. Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123;
5. Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123.

(Khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý Thuế 2019, Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123)

2. Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn có mã nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì: 
  • Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của TCT;
  • Bước 2: Sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã;
  • Bước 3: Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi;
  • Bước 4: Gửi HĐĐT có mã CQT cho người mua.

(Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 123)

• Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: 
  • Bước 1: Truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị;
  • Bước 2: Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã các hóa đơn đã lập;
  • Bước 3: Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi;
  • Bước 4: Gửi HĐĐT có mã CQT cho người mua.

3. Lập hóa đơn điện tử không có mã của CQT

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế;
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

(Điều 18 Nghị định 123)

4. Lập hóa đơn điện tử có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT

5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

• Bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền;
• Cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền;
• Trường hợp có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)

 (Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng;
• Một số trường hợp cụ thể: 14 trường hợp từ điểm a đến o, Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123 và Điều 6 Thông tư 78.

6. Nội dung hóa đơn điện tử

• Tên hóa đơn: Là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công, tem, vé, thẻ, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia;
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn điện tử;
• Số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá HHDV, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán…

            (Điều 10 Nghị định số 123; Điều 4 Thông tư số 78)

6.1. Chỉ tiêu ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử: bao gồm 7 ký tự

➤ Ký hiệu mẫu số:

• Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
• Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
• Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công (điểm mới);
• Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia (điểm mới);
• Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác;
• Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

6.2. Chỉ tiêu số lượng hàng hóa, dịch vụ

• Người bán ghi số lượng bằng chữ số A-rập căn cứ theo đơn vị tính trên hóa đơn;
• Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
• Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.

6.3. Chỉ tiêu thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

• Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định số 123 và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch;
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

6.4. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

• Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài);
• Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua;
• Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua;
• Đối với hóa đơn điện tử bán xăng đầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu trên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng;
• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
• Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá; 
• Một số trường hợp khác theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123. 

6.5. Nội dung HĐĐT có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT

7. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123 để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

(Khoản 7 Điều 4 Nghị định số 123, Điều 3 Thông tư 78)

8. Sử dụng HĐĐT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (một số trường hợp cụ thể)

• Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác;
• Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa;
• Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu);
• Xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc, xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng;
• Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động;
• Trường hợp góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam để thành lập doanh nghiệp;
• Trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc;
• Trường hợp tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập.

   (Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 123)

VI. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Đến cơ quan thuế: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện chuyển dữ liệu khi lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã;
• Đến người mua: Người bán hàng hóa, dịch vụ gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

  (Điều 21 Nghị định số 123)

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

2.1. Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

>> Phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (mẫu số 01/TH-HĐĐT) cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT:

• Đối tượng áp dụng: 
  • Cung cấp dịch vụ thuộc 5 lĩnh vực: Bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán;
  • Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
• Trường hợp các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan thuế;
• Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày hoặc trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế khi gửi hóa đơn cho người mua.

 (Khoản 3 Điều 22 Nghị Định 123, Khoản 3 Điều 6 Thông tư số 78)

>> Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc các trường hợp nêu trên

• Gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế chậm nhất trong cùng ngày gửi cho người mua 

 (Khoản 3 Điều 22 Nghị Định 123, Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78)

2.2. Chuyển dữ liệu đến người mua hóa đơn điện tử

• Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua 

 (Khoản 3 Điều 22 Nghị Định 123, Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78)

2.3. Định dạng và hình thức gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu quy định tại Điều 12 Nghị định số 123 và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng hình thức gửi trực tiếp (đối với trường hợp đáp ứng yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu) hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử 

 (Khoản 3 Điều 22 Nghị Định 123)

2.4. Xử lý sự cố hóa đơn điện tử có mã của CQT

>> Người bán gặp sự cố:

• Liên hệ với CQT hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ;
• Trong thời gian khắc phục sự cố: NNT đến CQT quản lý trực tiếp để sử dụng HĐĐT có mã CQT.

 (Điều 20 Nghị định số 123)

>> Hệ thống cấp mã của CQT gặp sự cố

• TCT chuyển sang hệ thống Dự phòng, Thông báo trên Cổng thông tin điện tử của TCT, Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã HĐĐT;
• Trong thời gian khắc phục sự cố: CQT bán hóa đơn đặt in (Hóa đơn giấy) cho NNT;
• Sau khi khắc phục được, CQT ra Thông báo cho NNT tiếp tục sử dụng HĐ ĐT có mã của CQT, đồng thời NNT phải gửi cho CQT Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của CQT (Mẫu số BC26/HĐ Phụ lục IA NĐ 123/2020/NĐ-CP) chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ ngày CQT ra Thông báo.

>> Hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT bị lỗi

• Tổ chức có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp Tổng cục Thuế để khắc phục nhanh nhất có thể.

 (Điều 20 Nghị định số 123)

2.5. Xử lý sự cố hóa đơn điện tử không có mã của CQT

>> Cổng thông tin điện tử của TCT gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu HĐĐT không có mã:

• TCT Thông báo trên Cổng thông tin điện tử của TCT, trong thời gian này, doanh nghiệp hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT tạm thời chưa chuyển dữ liệu HĐĐT không có mã đến CQT;
• Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Thông báo trên Cổng thông tin điện tử của TCT hoạt động trở lại bình thường, DN/tổ chức cung cấp dịch vụ về HĐĐT chuyển dữ liệu đến CQT

(Đ.20 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

VII. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

MẪU THÔNG BÁO

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT

(Mẫu số 04/SS-HĐĐT)

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

(Điều 7, Thông tư số 78/2021/TT-BTC)

>> Trường hợp HĐĐT đã lập có sai sót, người bán xử lý như sau:

• Được lựa chọn Thông báo điều chỉnh từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn đối với HĐĐT đã lập có sai sót phải cấp lại mã hoặc cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Thông báo gửi đến CQT chậm nhất ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh;
• Sau khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu tiếp tục sai sót lần tiếp theo thì xử lý như sai sót lần đầu;
• Trường hợp chỉ tiêu Giá trị trên HĐĐT bị sai, lập hóa đơn điều chỉnh, nếu điều chỉnh tăng ghi dấu cộng (+), điều chỉnh giảm ghi dấu trừ (-).

(Thông báo đến CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA NĐ 123/2020/NĐ-CP).

 Xem thêm: Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

VIII. Lưu trữ hoặc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy 

1. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử

>> Nguyên tắc bảo quản, lưu trữ

Cần phải đảm bảo:

• Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
• Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

>> Phương thức bảo quản, lưu trữ:

• Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ;
• Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

(Điều 6 Nghị định 123)

2. Chuyển đổi HĐĐT đã lập thành hóa đơn giấy

• HĐĐT hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra;
• HĐĐT được chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

   (Điều 7 Nghị định số 123)

IX. Hiệu lực thi hành, xử lý chuyển tiếp