Hướng dẫn cách xử lý, điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai - Mới

Thông tư 78, Nghị định 123 xử lý hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, mã số thuế... cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Tại bài viết này, Anpha sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn viết sai trong từng trường hợp cụ thể.

I. Cách xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế & không có mã cơ quan thuế

Tùy vào từng trường hợp sai phạm khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế, cũng như thời điểm phát hiện sai sót mà cách xử lý sẽ khác nhau, cụ thể:

1. Trường hợp chưa gửi cho khách hàng mà phát hiện sai sót khi xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

3 bước để điều chỉnh hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi viết sai mà chưa gửi khách hàng:

• Bước 1: Thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123, hủy hóa đơn điện tử xuất sai;
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số rồi gửi cơ quan thuế để được cấp mã và gửi cho người mua;
• Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót để lưu trên hệ thống của cơ quan thuế phục vụ mục đích tra cứu, quản lý.

TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu 04/SS-HĐĐT.

2. Trường hợp đã gửi cho khách hàng mà phát hiện sai sót khi xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế

2.1. Trường hợp chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua

• Trong trường hợp này bên bán không phải lập lại hóa đơn mà chỉ cần thông báo cho người mua về việc có sai sót khi xuất hóa đơn;
• Đồng thời thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế).

TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên, địa chỉ.

2.2. Trường hợp có sai sót về mã số thuế, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất...

Nếu thuộc các trường hợp này thì người bán lựa chọn điều chỉnh hóa đơn theo 1 trong 2 cách sau:

>> Cách 1:

• Lập biên bản ghi rõ sai sót (nếu có thỏa thuận lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh) và xuất hóa đơn điều chỉnh;
• Trên hóa đơn điều chỉnh có thể hiện dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

>> Cách 2:  

• Lập biên bản ghi rõ sai sót (nếu có thỏa thuận lập biên bản trước khi lập hóa đơn thay thế) và xuất hóa đơn thay thế;
• Trên hóa đơn thay thế có thể hiện dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” (Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020).

Lưu ý: Đối với ngành hàng không, hóa đơn điện tử đổi, hoàn chứng từ vận chuyển được coi là điều chỉnh mà không cần ghi “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn...”.

Ví dụ 1:

Doanh nghiệp A xuất bán 16 cây dù với giá 160.000đ/cây, thuế xuất 10%, đã lập hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số... ngày 01/11/2021 giao cho bên mua, nhưng sau đó phát hiện nội dung trên hóa đơn xuất sai thông tin thuế suất là 5%, doanh nghiệp xử lý như sau:

>> Bước 1:  Hai bên lập biên bản điều chỉnh ghi rõ sai sót, ký tên đóng dấu (nếu trước đó 2 bên có thỏa thuận bằng văn bản);

>> Bước 2: Bên bán xuất lại hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, trên hóa đơn có dòng chữ “thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày 01/11/2021, rồi điền lại thông tin thuế suất đúng với 10%.

TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai thuế suất.

Ví dụ 2:

Ngày 02/11/2021 doanh nghiệp A phát hiện có 1 hóa đơn đầu ra xuất bán nệm số… ký hiệu… mẫu số… ngày… bị sai đơn giá dẫn đến sai giá trị tiền hàng, thay vì đơn giá đúng là 5.000.000đ, xuất sai thành 4.500.000đ, doanh nghiệp xử lý như sau:

>> Lập biên bản điều chỉnh tăng đơn giá (nếu có văn bản thỏa thuận trước đó);

>> Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng đơn giá cho hóa đơn đã lập sai:

TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu biên bản điều chỉnh tăng đơn giá.

II. Cách xử lý hóa đơn viết sai khi cơ quan thuế phát hiện ra sai sót

Khi cơ quan thuế phát hiện ra sai sót thì cần tiến hành điều chỉnh hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) theo các bước sau: 

• Bước 1: Cơ quan thuế ra thông báo mẫu số 01/TB-RSĐT Phục lục IB cho người bán để kiểm tra sai sót;
• Bước 2: Người bán lập thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA gửi cơ quan thuế theo thời hạn trong thông báo.

Lưu ý: Trường hợp quá thời hạn ghi trên thông báo rà soát theo mẫu 01/TB-RSĐT & cơ quan thuế đã gửi 2 lần mà người bán không phản hồi bằng thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT thì cơ quan thuế chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

III. Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử khi có sai sót

1. Trường hợp sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập dẫn đến phải cấp lại mã hoặc xử lý theo cách điều chỉnh/thay thế thì bên bán sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử lập sai. Thông báo gửi đến cơ quan thuế chậm nhất ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điều chỉnh;
2. Đối với hóa đơn điện tử viết sai được xử lý theo cách điều chỉnh/thay thế thì phải áp dụng cách xử lý tương tự cho các lần sai sót tiếp theo (nếu có);
3. Đối với trường hợp sai sót cần điều chỉnh tăng, giảm về giá trị thì khi điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với giá trị cần điều chỉnh.
4. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

>> Phát hiện thiếu dữ liệu thì gửi bổ sung;

>> Sai sót thì gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

5. Trường hợp hủy hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT: Người bán lập hóa đơn thu tiền về trước hoặc trong khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà phát sinh hủy hoặc chấm dứt cung cấp hàng hóa dịch vụ;
6. Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì bên bán chỉ áp dụng thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế;
7. Việc kê khai bổ sung hồ sơ đối với hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế/hủy thực hiện theo quy định của Luật Quản lý thuế.

IV. Một số câu hỏi thường gặp khi xử lý hóa đơn điện tử viết sai

Trần Thủy - Phòng Kế toán Anpha