Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử - Nghị định 123, Thông tư 78

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng & chuyển đổi hóa đơn điện tử (có mã, không có mã của cơ quan thuế) theo Nghị định 123 - Thông tư 78.

I. Quy định về hóa đơn điện tử khi đăng ký sử dụng theo Nghị định 123 và Thông tư 78

• Ngày 21/11/2021, Tổng cục Thuế bắt đầu triển khai hệ thống hóa đơn điện tử (HĐĐT) mới, người nộp thuế có thể đăng ký sử dụng thông qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã đăng ký và được phê duyệt truyền nhận dữ liệu tới Tổng cục Thuế;
• Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo thời điểm chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC đến người nộp thuế qua email doanh nghiệp đã đăng ký nhận thông tin với cơ quan thuế;
• Người nộp thuế có trách nhiệm chuyển đổi hóa đơn theo đúng quy định hoặc có thể chủ động đăng ký hóa đơn điện tử để sử dụng.

Tham khảo: Thông tư 78 & Nghị định 123 quy định về hóa đơn điện tử

II. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng theo Nghị định 123 và Thông tư 78

4 bước kê khai đăng ký sử dụng HĐĐT theo Nghị định 123 và Thông tư 78 được quy định theo trình tự dưới đây:

➤ Bước 1. Lập tờ khai theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT.

Ở bước này bạn sẽ chọn sử dụng hoá đơn miễn phí hoặc có phí dịch vụ, quy định cụ thể như sau:

1. Sử dụng miễn phí hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế

Những doanh nghiệp, tổ chức sẽ đăng ký sử dụng miễn phí hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện theo Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ gia đình kinh doanh trong vùng có điều kiện khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn;
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi BTC, trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Các bước lập tờ khai đăng ký sử dụng theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế http://hoadondientu.gdt.gov.vn/ bao gồm:

    a. Điền thông tin doanh nghiệp bao gồm: mã số thuế, tên người nộp thuế, mã cơ quan thuế quản lý, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư điện tử;

    b. Chỉ tiêu số 1: Chọn “Hình thức hóa đơn” doanh nghiệp áp dụng. 

Hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế phải trả tiền dịch vụ hay được miễn phí, như hình dưới đây;

    c. Chỉ tiêu số 2: Chọn “Hình thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế”;

Căn cứ vào Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

    d. Chỉ tiêu số 3: Chọn “Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử” áp dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:

>> “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn” cho các đối tượng không thuộc trường hợp theo Điểm a, Khoản 3, Điều 22 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

>> Áp dụng “Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử” theo Điểm a1, Khoản 3, Điều 22, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đối với các trường hợp sau:

➡ Các tổ chức cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán;

➡ Hàng hóa bán ra là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

    e. Chỉ tiêu số 4: Chọn “Loại hóa đơn sử dụng”;

Dựa vào phương pháp kê khai của doanh nghiệp hoặc loại hóa đơn mà doanh nghiệp cần đăng ký để lựa chọn loại hóa đơn cần sử dụng:

>> Theo phương pháp khấu trừ: Chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng”;

>> Theo phương pháp trực tiếp: Chọn “Hóa đơn bán hàng”;

>> Các loại hóa đơn khác: Chọn theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

    f. Chỉ tiêu số 5: “Danh sách chứng thư số sử dụng”;

>> Tải phần mềm HDDT-Plugin;

>> Cắm chữ ký số và ấn vào dấu ⊕ để cập nhật thông tin chữ ký số.

    g. Điền đầy đủ thông tin vào “Địa danh”, ngày tháng năm và ký tên người nộp thuế;

    h. Ký và gửi tờ khai.

2. Sử dụng hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có trả phí dịch vụ

Những doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh không đủ điều kiện theo Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp tự chủ động liên hệ với các tổ chức trung gian có cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã đăng ký và được phê duyệt truyền nhận dữ liệu tới Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hoặc chuyển đổi hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Tham khảo: Danh sách tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT.

➤ Bước 2: Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT cho người nộp thuế qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế;

➤ Bước 3: Trong thời hạn 1 ngày làm việc (kể từ ngày nhận được yêu cầu đăng ký sử dụng HĐĐT), cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123, trong đó:

• Trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận: Người nộp thuế tiến hành xuất hóa đơn theo mẫu mới được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC;
• Trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo không chấp nhận: Người nộp thuế thực hiện bổ sung, điều chỉnh nội dung theo thông báo của cơ quan thuế và đăng ký lại theo các bước như trên.

➤ Bước 4: Hủy hóa đơn cũ và làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn mới

• Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC bao gồm: hóa đơn giấy, hóa đơn in, đặt in phát hành theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC;
• Đồng thời, doanh nghiệp làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC nộp bằng điện tử cho cơ quan thuế;
• Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, bao gồm:

>> Biên bản hủy hóa đơn;

>> Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy;

>> Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn;

>> Thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC nộp qua hệ thống điện tử.

TẢI MIỄN PHÍ: Hồ sơ hủy hóa đơn

III. Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng

Dương Hằng & Trần Thủy - Phòng Kế toán Anpha