Kế toán nội bộ là gì? Mô tả các công việc của kế toán nội bộ tại doanh nghiệp, bao gồm: kế toán kho, kế toán tiền lương, kế toán bán hàng, kế toán tổng hợp…
I. Kế toán nội bộ là gì? Mô tả công việc kế toán nội bộ trong doanh nghiệp
Kế toán nội bộ doanh nghiệp là hoạt động thu thập, xử lý chứng từ, ghi chép, tổng hợp và kiểm soát các hoạt động liên quan đến tài sản phát sinh thực tế tại doanh nghiệp.
Theo đó, kế toán nội bộ sẽ phải đảm bảo ghi chép, theo dõi tất cả các hoạt động kế toán diễn ra hàng ngày như:
- Phát hành, kiểm tra, kiểm soát hợp lệ, hợp lý các chứng từ nội bộ kế toán và luân chuyển theo trình tự chính xác;
- Hạch toán các chứng từ nội bộ kế toán;
- Lưu giữ các chứng từ nội bộ một cách hợp lý;
- Kiểm soát và thực hiện công việc hợp lý cho các kế toán nội bộ khác;
- Lập báo cáo hàng tuần, tháng, quý hoặc các báo cáo đột biến theo yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp.
Ngoài ra, kế toán nội bộ có thể được giao các nhiệm vụ về thống kê, phân tích số liệu tình hình sản xuất - kinh doanh thực tế của doanh nghiệp để từ đó báo cáo, tư vấn cho các cấp điều hành có cái nhìn chân thực và chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, với mỗi doanh nghiệp có quy mô và phương thức hoạt động khác nhau thì sẽ có những công việc đặc thù khác nhau.
>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ kế toán nội bộ - trọn gói từ 1.000.000 đồng.
II. Phân loại các công việc của kế toán nội bộ, kế toán nội bộ là làm gì?
Có nhiều mảng kế toán nội bộ, một nhân viên kế toán có thể thực hiện một hoặc nhiều mảng kế toán tùy thuộc theo quy mô của công ty. Cụ thể bao gồm:
1. Kế toán quỹ
Kế toán quỹ (kế toán thanh toán) có những nhiệm vụ như sau:
- Nắm giữ vai trò thực hiện, hỗ trợ, kiểm soát quỹ tiền mặt cho công ty;
- Lập, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ thu chi (phiếu thu, phiếu chi…);
- Quản lý, hỗ trợ, thực hiện kiểm tra tính xác thực của hoạt động thu chi tiền mặt trong công ty;
- Định khoản các bút toán liên quan tới nghiệp vụ tiền mặt;
- Cập nhật đầy đủ, chính xác về số liệu, thời gian thu - chi - tồn tiền mặt vào sổ quỹ;
- Báo cáo theo thực tế.
2. Kế toán ngân hàng
- Thực hiện lập, kiểm tra và theo dõi các chứng từ ủy nhiệm chi, séc rút tiền, nộp tiền mặt, công văn mua bán ngoại tệ… theo nhu cầu công ty;
- Theo dõi biến động tài khoản ngân hàng để báo cáo cho cấp trên có kế hoạch quản lý;
- Định khoản các bút toán liên quan;
- Lập các báo cáo liên quan tới tài khoản ngân hàng theo yêu cầu cấp trên.
3. Kế toán kho
Thông thường, kế toán kho sẽ đảm nhiệm các công việc tại doanh nghiệp như sau:
- Lập, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho (phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản giao nhận…);
- Quản lý, hỗ trợ, thực hiện kiểm tra tính xác thực của hoạt động nhập xuất kho trong công ty;
- Lập báo cáo xuất - nhập - tồn căn cứ theo thực tế phát sinh của đơn vị.
4. Kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương cụ thể là làm những công việc sau:
- Ghi nhận và phản ánh kịp thời, đầy đủ hiện trạng và những biến động về số lượng, tình hình sử dụng thời gian lao động;
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, quy định về lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm... phải trả cho người lao động;
- Thực hiện kiểm tra việc chấp hành chính sách, chế độ về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn;
- Lập các báo cáo về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm cộng đồng trong phạm vi trách nhiệm của kế toán;
- Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, công đoàn…
5. Kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng sẽ thực hiện các công việc xoay quanh nghiệp vụ liên quan tới doanh thu của doanh nghiệp, quản lý tiền thu chi bán hàng. Một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan tới kế toán bán hàng như sau:
- Cập nhật chỉ tiêu giá bán, số lượng hàng hóa và thông báo cho các bộ phận liên quan;
- Xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng và kèm theo các chứng từ liên quan như biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu…;
- Nhập số liệu bán hàng để theo dõi;
- Kiểm tra, kiểm soát, hỗ trợ thu hồi, thống kê thu nợ;
- Lập báo cáo dữ liệu bán hàng;
- Lập báo cáo danh sách bán hàng và báo cáo công nợ phải thu theo kỳ bán hàng hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
6. Kế toán công nợ
Công việc hàng ngày của kế toán công nợ chủ yếu liên quan đến công nợ (phải thu - phải trả), bao gồm:
- Xác định công nợ;
- Rà soát tình hình thanh toán công nợ từng đối tượng dựa trên hợp đồng, đơn hàng;
- Chỉnh sửa thông tin nhà cung cấp, khách hàng mỗi khi có chuyển khoản, thay đổi;
- Tham gia đôn đốc, thu hồi các khoản nợ;
- Lên các báo cáo về tình hình xử lý công nợ liên quan;
- Từ các nghiệp vụ kế toán thực tế, lên các báo cáo tình hình công nợ, lên kế hoạch thu hồi công nợ để thực hiện và báo cáo.
7. Kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, bởi công việc này đòi hỏi phải bao quát toàn diện từ khâu thu thập, xử lý số liệu trên chứng từ kế toán hàng ngày đến khâu báo cáo.
Tùy theo thực trạng doanh nghiệp, kế toán tổng hợp có thể đảm nhiệm toàn bộ phần hành hoặc tổng hợp lại từ các kế toán viên để phân tích số liệu, lên báo cáo trình bày với cấp trên.
Ngoài các nhiệm vụ theo thời gian cố định nêu trên, kế toán tổng hợp còn phải phối hợp làm việc với kế toán trưởng và các kế toán viên khác để:
- Phân công và giám sát công việc của kế toán khác;
- Tham gia công tác thanh tra tại các phòng ban, đơn vị;
- Đề xuất hướng xử lý các nhiệm vụ tài chính kế toán tồn đọng và sai sót của doanh nghiệp;
- Kiểm kê và quản lý chứng từ, hồ sơ, sổ sách kế toán đúng thời hạn quy định;
- Phân tích số liệu trên báo cáo tài chính và tham gia giải trình, quyết toán thuế tại doanh nghiệp;
- Thực hiện điều chỉnh hoạt động nộp phạt thuế doanh nghiệp theo yêu cầu của cơ quan quyết toán thuế;
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ bên ngoài như với Cục Thuế, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng…
Có thể bạn cần:
>> Dịch vụ làm sổ sách kế toán - Trọn gói từ 2.500.000 đồng;
>> Dịch vụ quyết toán thuế doanh nghiệp - Trọn gói từ 1.000.000 đồng.
8. Kế toán trưởng
Kế toán trưởng đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý, theo dõi tình hình tài chính cho các doanh nghiệp và tổ chức, là đầu mối quan trọng để đưa ra số liệu chân thực nhất về tình hình tài chính của công ty. Vì thế, kế toán trưởng có rất nhiều nhiệm vụ, cụ thể là:
➨ Quản lý tất cả bộ phận kế toán
Vì là người có quyền hạn cao nhất trong bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm khi xảy ra các vấn đề liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp nên kế toán trưởng cần phải:
- Quản lý, đào tạo để nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp và phòng kế toán;
- Đảm nhiệm các công việc như chăm sóc khách hàng, nhà cung cấp, giao dịch với ngân hàng, cơ quan thuế…
➨ Giám sát nội bộ
Cuối năm sẽ có các khoản thu chi, kiểm kê tài sản… điều này ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Vì vậy, kế toán trưởng cần phải theo dõi việc quyết toán này thật kỹ lưỡng để luôn đáp ứng yêu cầu của cấp trên vào bất kỳ thời điểm nào.
Ngoài ra, việc giám sát nội bộ còn giúp kế toán trưởng nắm bắt hình kinh doanh và có giải pháp kịp thời nhằm tối ưu hóa chi phí, tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
➨ Thống kê phân tích và dự báo nguồn tài chính
Đây là công việc quan trọng nhất đối với những người đảm nhiệm vị trí kế toán trưởng. Kế toán trưởng sẽ xem xét bằng các yếu tố chủ quan và khách quan để đưa ra các báo cáo thống kê, dự đoán về tình hình tài chính của kỳ kế toán đã qua hoặc chưa phát sinh của các kỳ kế toán kế tiếp.
Nhờ những dữ liệu này, chủ doanh nghiệp sẽ biết có nên đầu tư thêm vào lĩnh vực khác hay không, nên duy trì, tăng hay giảm ngân sách, vốn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ dự đoán được những rủi ro phát sinh và kịp thời chấn chỉnh các vi phạm tài chính.
9. Kiểm soát nội bộ
Nhìn chung, chuyên viên kiểm soát nội bộ thường đảm nhận các nhiệm vụ sau:
- Rà soát, đánh giá tất cả các quy trình, quy định về tài chính kế toán đang được áp dụng tại công ty;
- Kiểm tra, đề xuất, tư vấn và bổ sung quy trình kế toán - tài chính của công ty nhằm phát hiện những sai sót chưa đúng quy trình và rủi ro tài chính cho Ban Giám đốc;
- Thu thập, phân tích và đánh giá các tài liệu, báo cáo và dữ liệu kế toán;
- Xác định các rủi ro phát sinh từ công tác kiểm soát, kiểm toán để tư vấn giải pháp và quản lý rủi ro hiệu quả.
Thông qua các hoạt động trên, kiểm soát nội bộ đóng vai trò giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa quy trình, đảm bảo tính chính xác của hồ sơ, thúc đẩy hiệu quả hoạt động cũng như đảm bảo việc tuân thủ chấp hành quy định.
III. Câu hỏi thường gặp về các công việc kế toán nội bộ
1. Phân biệt kế toán nội bộ và kế toán thuế, có nhất thiết phải có 2 nhân viên kiêm nhiệm riêng công việc kế toán nội bộ và kế toán thuế tại doanh nghiệp không?
Kế toán nội bộ và kế toán thuế cùng xử lý các nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên, giữa 2 công việc kế toán này vẫn có những điểm khác nhau nhất định, cụ thể:
- Kế toán nội bộ: Xử lý tất cả các giao dịch, các hoạt động nội bộ, kiểm soát lại theo quy định nội bộ của doanh nghiệp và báo cáo cho quản lý nhằm phục vụ cho hoạt động quản trị tại doanh nghiệp;
- Kế toán thuế: Xử lý các chứng từ theo quy định của thuế để lên báo cáo theo quy định của luật thuế hiện hành.
Tùy vào khả năng của kế toán và nhu cầu, khối lượng công việc liên quan tại doanh nghiệp mà có thể cần các kế toán viên riêng biệt để đảm nhận vị trí kế toán nội bộ và kế toán thuế.
Chủ doanh nghiệp lưu ý rằng, để làm được kế toán thuế thì kế toán cần nắm được các quy định của cơ quan thuế để tránh nộp sai, nộp thiếu báo cáo theo quy định của cơ quan thuế.
2. Tổ chức công tác kế toán tại 1 công ty như thế nào?
Tùy vào quy mô của doanh nghiệp và khả năng của kế toán, một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể chỉ cần 1 - 2 kế toán viên để xử lý tất cả các nghiệp vụ kế toán.
Tuy nhiên, với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, cần có bộ máy kế toán hoàn chỉnh để đảm bảo được yêu cầu quản lý tài sản và quản trị tài chính trong doanh nghiệp.
Ngọc Phạm - Phòng Kế toán Anpha