Quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ, tài liệu

Quy định về lưu trữ hồ sơ mới nhất: các loại tài liệu - hồ sơ lưu trữ, thời gian lưu trữ chứng từ kế toán - hồ sơ trong doanh nghiệp, xử phạt vi phạm lưu trữ hồ sơ

I. Căn cứ pháp lý

• Căn cứ theo Điều 11 của Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Thông tư 10/2022/TT-BNV;
• Điều 12, Điều 13, Điều 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

II. Các loại tài liệu, hồ sơ có trong doanh nghiệp

Mỗi tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp đều có một giá trị và mục đích sử dụng riêng. Để thuận tiện cho công tác quản lý và theo dõi hồ sơ thì doanh nghiệp cần phân loại chúng theo từng nhóm, bao gồm:

1. Tài liệu, hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng

• Công văn, nghị định, văn bản quy phạm pháp luật, chỉ thị của ban lãnh đạo;
• Hồ sơ thành lập doanh nghiệp (*);
• Tài liệu tham khảo để mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa;
• Báo cáo tổng kết hoạt động hàng tháng, hàng quý, hàng năm của doanh nghiệp.

(*): Bao gồm giấy phép đăng ký kinh doanh, biên bản họp, quyết định của hội đồng thành viên, giấy phép quyết định thành lập xây dựng nhà, cơ sở hạ tầng (nếu có).

2. Hồ sơ, tài liệu về nhân sự

• Các quyết định, bổ nhiệm bầu cử ban lãnh đạo, vị trí quản lý;
• Hồ sơ tuyển dụng: kế hoạch tuyển dụng, thông tin đăng tuyển dụng;
• Hồ sơ nhân viên trong công ty: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng lao động, giấy tờ về bảo hiểm;
• Quy định về lương, thưởng, phụ cấp, quyết định tăng lương, khen thưởng nhân viên.

>> Tham khảo thêm: Quy chế lương thưởng cho người lao động.

3. Tài liệu về các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

• Kế hoạch và chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty;
• Bảng tổng kết đánh giá về những thành tựu đạt được của các chiến lược kinh doanh;
• Các hợp đồng kinh tế, thương mại và mua bán hàng hóa;
• Biên bản thỏa ước về kế hoạch hợp tác kinh doanh, hình thức phân chia lợi nhuận.

4. Các loại hồ sơ, tài liệu về tài chính kế toán

• Kiểm kê tài sản;
• Dự toán, quyết toán kinh phí;
• Kế hoạch thu chi và chứng từ sổ sách kế toán;
• Các loại báo cáo theo quy định của cơ quan có thẩm quyền;
• Các văn bản, thông tư, nghị định hướng dẫn về chế độ kế toán.

III. Quy định về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào giá trị của tài liệu mà quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp sẽ khác nhau. Có những tài liệu chỉ cần đơn vị lưu trữ 5 năm hoặc cho đến khi tài liệu hết giá trị, hiệu lực. Song, cũng có những tài liệu đơn vị cần lưu trữ với thời hạn có thể lên đến 10 năm, 20 năm hoặc là vĩnh viễn. Cụ thể như sau:

1. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng

2. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ tài chính kế toán

3. Đối với nhóm tài liệu, hồ sơ về nhân sự

4. Đối với nhóm tài liệu về các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty

IV. Quy định xử phạt về vi phạm quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp

1. Vi phạm không lưu giữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại trụ sở chính hoặc tại địa điểm khác được quy định trong điều lệ công ty sẽ bị phạt từ 30.000.000 - 50.000.000 đồng (căn cứ Điểm D Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

2. Vi phạm quy định lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán

Trường hợp doanh nghiệp vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, việc xử phạt sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, cụ thể:

➧ Phạt cảnh cáo đối với hành vi:

• Chậm đưa các loại tài liệu kế toán vào lưu trữ từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;
• Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

➧ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi có một trong các hành vi vi phạm như sau:

• Lưu trữ các loại tài liệu kế toán không đúng và đủ theo quy định;
• Không đảm bảo sự an toàn của tài liệu kế toán trong quá trình bảo quản, để hư hỏng, mất tài liệu trong thời hạn lưu trữ;
• Sử dụng các loại tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ sai quy định;
• Không tiến hành tổ chức kiểm kê, phân loại và phục hồi tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

➧ Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với các hành vi vi phạm như:

• Hủy bỏ các loại tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, tuy nhiên chưa đến mức độ truy cứu trách nhiệm hình sự;
• Không thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán của công ty theo đúng quy định, cụ thể:
  • Không thực hiện thành lập hội đồng tiêu hủy;
  • Không thực hiện chuẩn phương pháp tiêu hủy;
  • Không lập biên bản tiêu hủy.

>> Có thể bạn quan tâm: Quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

V. Câu hỏi thường gặp về quy định lưu trữ chứng từ kế toán, hồ sơ, tài liệu

1. Doanh nghiệp thường lưu trữ hồ sơ ở đâu?

Doanh nghiệp thường lưu trữ hồ sơ tại trụ sở chính hoặc các địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh công ty được thành lập trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

2. Doanh nghiệp có được lựa chọn thời gian lưu trữ hồ sơ không?

Doanh nghiệp không được lựa chọn thời gian lưu trữ hồ sơ. Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp phụ thuộc và giá trị từng loại hồ sơ đối với đơn vị, có thể từ 5 năm đến vĩnh viễn theo quy định của pháp luật.

>> Tham khảo chi tiết: Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ.

Tuấn Thành - Phòng Kế toán Anpha