Phân biệt & tìm hiểu: Chữ ký chính thức - Chữ ký nháy là gì?

Chữ ký chính thức, chữ ký nháy là gì? Khác biệt giữa chữ ký nháy (ký tắt) & chữ ký chính thức. Quy định màu mực chữ ký. Ví dụ mẫu chữ ký nháy, chữ ký chính.

Định nghĩa ký nháy (ký tắt), ký chính thức

1. Ký nháy là gì? 

Chữ ký nháy (ký tắt) là chữ ký tay của người được phân công xem xét để đảm bảo tính chính xác của nội dung, cách trình bày trước khi người có thẩm quyền ký chính thức. Có thể hiểu chữ ký nháy là phương tiện cũng như cơ sở để người ký chính thức tin tưởng nội dung văn bản trước khi ký duyệt.

Chữ ký nháy có giá trị xác nhận người ký đã đọc văn bản và xác nhận nội dung tại trang hoặc bất cứ vị trí nào có chữ ký nháy. 

Ví dụ 1: 

Giám đốc công ty phân công cho trưởng phòng nhân sự biên soạn “Quy chế lương thưởng” cho nhân viên cuối năm. Sau khi hoàn thành, trưởng phòng nhân sự là người sẽ ký nháy vào văn bản quy chế này trước khi trình lên giám đốc ký ban hành chính thức.

2. Ký chính thức là gì?

Ký chính thức là việc người có thẩm quyền ký ban hành văn bản chính thức, làm cho văn bản đó có giá trị pháp lý. Chữ ký chính thức có thể là chữ ký tay (đối với văn bản giấy) hoặc chữ ký số (đối với các văn bản, tài liệu số được thực hiện trong các giao dịch điện tử hoặc thông qua internet).

Ví dụ 2: 

Từ ví dụ 1, sau khi giám đốc ký vào Quy chế lương thưởng (đã có chữ ký của trưởng phòng nhân sự) thì văn bản này sẽ chính thức có giá trị pháp lý.

➤ Hình mẫu chữ ký nháy và chữ ký chính thức:

Phân biệt chữ ký nháy và chữ ký chính thức

1. Giống nhau giữa chữ ký nháy và chữ ký chính thức

Chữ ký nháy và chữ ký chính thức giống nhau ở 2 điểm cơ bản sau đây:

• Đều được ký trên văn bản hoàn chỉnh về mặt nội dung và hình thức;
• Đều thể hiện sự cam kết về tính đúng đắn của nội dung của văn bản.

2. Khác nhau giữa chữ ký nháy và chữ ký chính thức

Chữ ký nháy và chữ ký chính thức đều có mục đích xác nhận và đồng thuận với nội dung của văn bản, tuy nhiên chúng sẽ được sử dụng trong ngữ cảnh và mục đích khác nhau. Dưới đây là một số điểm khác biệt giữa chữ ký nháy và chữ ký chính thức.

2.1. Mục đích sử dụng

2.2. Nguyên tắc chữ ký

>> Tham khảo: Quy định về ký nháy văn bản.

2.3. Hình thức chữ ký

2.4. Vị trí của chữ ký

2.5. Người ký

2.6. Trách nhiệm của người ký

2.7. Giá trị pháp lý

Quy định về màu mực chữ ký

Chữ ký chỉ chiếm một phần nhỏ trên văn bản, chứng từ, tuy nhiên chúng đóng vai trò rất quan trọng trong việc xác nhận tính pháp lý của văn bản đó. Ngoài tên người ký, chữ ký cũng phải tuân thủ các quy định về màu mực chữ ký, cụ thể như sau: 

➤ Màu mực sử dụng trong ký chứng từ kế toán

Căn cứ Điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định về màu mực chữ ký trên các chứng từ kế toán như sau: 

• Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai;
• Không được ký bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

Ngoài màu mực, chữ ký trên chứng từ kế toán phải tuân thủ các quy định sau:

• Chữ ký do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký;
• Có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
• Chữ ký của cùng một người phải thống nhất.

➤ Màu mực sử dụng trong ký ban hành văn bản hành chính

Căn cứ Khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định chữ ký trong các văn bản hành chính chỉ sử dụng chữ ký mực xanh và không dùng các loại mực dễ phai.

Các câu hỏi thường gặp về phân biệt chữ ký nháy và chữ ký chính thức 

1. Ký tắt là gì?

Ký tắt (ký nháy) là việc người được phân công có trách nhiệm xem xét và đảm bảo tính chính xác của nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký ban hành chính thức.

>> Xem chi tiết: Chữ ký nháy là gì?

2. Khác biệt giữa chữ ký nháy và chữ ký chính thức là gì?

Có 7 điểm khác nhau giữa chữ ký nháy và chữ ký chính thức bao gồm:

1. Mục đích sử dụng;
2. Nguyên tắc chữ ký;
3. Hình thức chữ ký;
4. Vị trí của chữ ký;
5. Người ký;
6. Trách nhiệm của người ký;
7. Giá trị pháp lý.

>> Xem chi tiết: Khác nhau giữa chữ ký nháy và chữ ký chính thức.

3. Ký nháy bên trái hay bên phải?

Vị trí ký nháy có thể nằm bên trái hay phải tùy theo quy định của tổ chức hoặc cơ quan.

>> Xem chi tiết: Vị trí của chữ ký nháy.

4. Quy định về ký nháy văn bản như thế nào?

• Không cần ký đầy đủ như chữ ký thông thường;
• Thường đặt ở cuối dòng, cuối đoạn hoặc cuối mỗi trang văn bản;
• Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm bên cạnh chữ “Nơi nhận” (đơn vị nhận văn bản).

>> Xem chi tiết: Vị trí của chữ ký nháy.

5. Quy định về màu mực chữ ký trong chứng từ kế toán như thế nào?

Đối với chứng từ kế toán thì không được dùng màu mực đỏ, đồng thời phải sử dụng loại mực không dễ phai.

>> Xem chi tiết: Quy định màu mực chữ ký. 

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.