Quy định, định mức, cách hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý

Chi phí tiếp khách là gì? Quy định về chi phí tiếp khách có bị giới hạn không? Điều kiện để chi phí tiếp khách hợp lý là gì? Chi phí tiếp khách hạch toán thế nào?

Chi phí tiếp khách là khoản chi thường phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như tiếp đón khách hàng, gặp gỡ đối tác, tổ chức ăn uống, hội họp phục vụ hoạt động kinh doanh… Theo quy định hiện hành, chi phí tiếp khách vẫn được tính vào chi phí được trừ và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Luật Thuế GTGT 2024 và quy định về thuế TNDN.

I. Căn cứ pháp lý 

• Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, cụ thể Điều 14 về khấu trừ thuế GTGT đầu vào;
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP, cụ thể Điều 25 và Điều 26 về điều kiện khấu trừ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
• Thông tư số 69/2025/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về thuế GTGT;
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, cụ thể Điều 9 về các khoản chi được trừ và không được trừ;
• Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, cụ thể Điều 9 về điều kiện của khoản chi được trừ;
• Thông tư số 20/2026/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về thuế TNDN;
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ 01/07/2026;
• Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026.

II. Quy định về chi phí tiếp khách

Chi phí tiếp khách là các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như:

• Tiếp khách hàng;
• Tiếp đối tác;
• Chi phí ăn uống khi làm việc;
• Chi phí hội họp, giao dịch;
• Chi phí quà tặng phục vụ kinh doanh;
• Chi phí phục vụ ký kết hợp đồng.

Đây là khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh nên doanh nghiệp được hạch toán vào chi phí nếu đáp ứng đúng điều kiện theo quy định.

III. Chi phí tiếp khách hợp lý khi nào?

Theo Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, khoản chi tiếp khách được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây.

1. Phát sinh thực tế liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh

• Khoản chi phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như:
  • Gặp khách hàng;
  • Đàm phán hợp đồng;
  • Chăm sóc đối tác;
  • Trao đổi công việc. 
• Các khoản chi mang tính cá nhân hoặc không chứng minh được mục đích kinh doanh có thể bị loại khi quyết toán thuế.

2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp

• Hồ sơ nên bao gồm:
  • Hóa đơn điện tử hợp lệ; 
  • Bill thanh toán;
  • Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi;
  • Đề nghị thanh toán;
  • Kế hoạch hoặc nội dung làm việc với khách hàng (nếu có). 
• Hóa đơn phải đúng thông tin doanh nghiệp, đúng thời điểm lập hóa đơn và đúng quy định về hóa đơn điện tử hiện hành.

3. Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên

Theo Luật Thuế GTGT 2024, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đã thay đổi. Từ ngày Luật Thuế GTGT 2024 có hiệu lực, việc thanh toán không dùng tiền mặt quy định như sau:

• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào;
• Các hình thức thanh toán hợp lệ gồm:
  • Chuyển khoản ngân hàng;
  • Thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật. 
• Doanh nghiệp thanh toán tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên sẽ không đủ điều kiện khấu trừ VAT đầu vào;
• Đối với thuế TNDN:
  • Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thì khoản chi phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
• Đối với khấu trừ thuế GTGT:
  • Hàng hóa hoặc dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, bao gồm cả thuế GTGT, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật quy định;
  • Trường hợp mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, từng hóa đơn có giá trị dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp chỉ được tính chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nếu doanh nghiệp ghi nhận chi phí khi chưa thanh toán thì vẫn có thể tính vào chi phí được trừ nếu có hợp đồng, hóa đơn và chứng từ giao nhận. Tuy nhiên, khi thanh toán thực tế, nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh giảm chi phí được trừ trong kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.

Tìm hiểu thêm: 

>> Các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

>> Khi nào không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

IV. Chi phí tiếp khách có được khấu trừ thuế GTGT không?

Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của chi phí tiếp khách nếu đáp ứng 3 điều kiện sau:

• Có hóa đơn hợp lệ; 
• Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế; 
• Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. 

V. Chi phí tiếp khách có bị khống chế không? Định mức chi phí tiếp khách 

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành không quy định mức không chế riêng 15% đối với chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại hoặc tiếp khách. Doanh nghiệp có thể tính toàn bộ khoản chi tiếp khách vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện.

Tuy không bị khống chế theo tỷ lệ, doanh nghiệp vẫn nên có quy chế chi tiêu hoặc định mức nội bộ phù hợp với quy mô, ngành nghề và tính chất hoạt động. Khoản chi bất thường, không phục vụ mục đích kinh doanh hoặc không có hồ sơ giải trình vẫn có thể bị cơ quan thuế loại.

>> Tìm hiểu thêm: Chi phí bị khống chế khi tính thuế TNDN.

VI. Hồ sơ thanh toán chi phí tiếp khách hợp lý

Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ giải trình với cơ quan thuế khi thanh kiểm tra. Doanh nghiệp nên lưu các chứng từ, giấy tờ dưới đây:

• Hóa đơn điện tử;
• Bill thanh toán;
• Chứng từ chuyển khoản;
• Phiếu chi;
• Email làm việc với khách hàng;
• Quy chế chi tiêu nội bộ;
• Lịch họp hoặc kế hoạch công tác.

VII. Một số lưu ý quan trọng khi hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách

• Nội dung hóa đơn phải thể hiện rõ dịch vụ ăn uống hoặc tiếp khách;
• Không nên sử dụng hóa đơn không đầy đủ thông tin;
• Doanh nghiệp nên ưu tiên chuyển khoản cho các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên;
• Hạn chế thanh toán cá nhân rồi hoàn ứng nhiều lần;
• Cần chứng minh được mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh. 

VIII. Kết luận về chi phí tiếp khách hợp lý

Theo Luật Thuế GTGT 2024, chi phí tiếp khách vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng điều kiện theo quy định. 

Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định mới về:

• Hóa đơn điện tử hợp lệ; 
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên;
• Hồ sơ chứng minh phục vụ hoạt động kinh doanh. 

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế và thanh tra thuế.

Dương Hằng & Phương Thảo - Phòng Kế toán Anpha