Quy định, định mức, cách hạch toán chi phí tiếp khách hợp lý

Chi phí tiếp khách là gì? Quy định chi phí tiếp khách, định mức chi phí tiếp khách, điều kiện để chi phí tiếp khách hợp lý và cách để hạch toán chi phí tiếp khách.

Chi phí tiếp khách được chi khi gặp gỡ trao đổi trực tiếp và thảo luận công việc để nâng cao hiệu suất làm việc và gắn bó giữa doanh nghiệp và đối tác. Tuy nhiên không phải tất cả chi phí tiếp khách đều được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Vậy điều kiện và quy định về chi phí tiếp khách gồm những gì? Cùng Anpha tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết này nhé!

I. Chi phí tiếp khách là gì?

Khi một doanh nghiệp hoạt động, sản xuất kinh doanh thường phát sinh một số mối quan hệ mà doanh nghiệp cần phải quan tâm, duy trì và giữ gìn mối quan hệ đó. Trong đó, tiếp khách được xem là một hoạt động giao tiếp với khách hàng nhằm mục đích trao đổi thông tin, ký kết hợp đồng gắn kết phát triển mối quan hệ với khách hàng, nên những chi phí sử dụng cho mục đích tiếp khách được xác định là chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật.

II. Chi phí tiếp khách có bị giới hạn không? Định mức chi phí tiếp khách

Theo Khoản 2.21 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định những khoản chi phí không được trừ có hạn chế mức chi tiếp khách không được vượt quá 15% tổng số chi phí được trừ bao gồm:

• Chi phí tiếp khách;
• Chi phí quảng cáo;
• Chi phí tiếp thị;
• Khuyến mãi, hoa hồng môi giới;
• Chi phí dùng trong biếu tặng hàng hóa cho khách hàng.

Tuy nhiên, từ ngày 24/11/2014, khi Quốc hội thông qua Luật số 71/2014/QH13 sửa đổi bổ sung các điều luật về thuế, kể từ ngày 01/01/2015 bãi bỏ Điểm m Khoản 2 Điều 9 của Luật số 32/2013/QH13, “Dỡ bỏ mức trần 15% chi phí tiếp thị quảng cáo, hoa hồng khuyến mãi, tiếp tân, hội nghị, khánh tiết, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp”.

Do vậy, hiện tại chi phí tiếp khách không còn bị hạn chế và được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu đảm bảo 2 điều kiện sau:

• Chi phí tiếp khách này phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
• Có bộ hồ sơ chứng từ hợp lý làm căn cứ chứng minh mục đích sử dụng của các khoản chi tiếp khách là hợp lệ. 

>> Tham khảo thêm: Chi phí không được trừ và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

III. Điều kiện để chi phí tiếp khách hợp lý

Theo Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí tiếp khách được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

• Khoản chi phí tiếp khách phát sinh thực tế có liên quan đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp;
• Khoản chi phí tiếp khách có hóa đơn điện tử (theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) ghi rõ chi tiết các mặt hàng, bill tính tiền kèm theo và chứng từ thanh toán hợp lệ;
• Khoản chi phí tiếp khách có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế VAT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; 
• Trường hợp doanh nghiệp khoán cho người lao động một khoản tiền để hỗ trợ người lao động tiếp khách được cộng trực tiếp vào lương tháng của người lao động, khoản tiền này được tính là một khoản thu nhập chịu thuế của người lao động.

>> Tham khảo thêm: Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn của doanh nghiệp.

IV. Quy định về chứng từ chi tiếp khách - Hồ sơ chi phí tiếp khách hợp lý

Bộ hồ sơ chi phí tiếp khách hợp lý bao gồm các giấy tờ, chứng từ sau:

1. Hợp đồng dịch vụ và biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
2. Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng (hợp lệ);
3. Phiếu thanh toán, bill tính tiền (đối với chi phí tiếp khách ăn uống);
4. Chứng từ thanh toán (hợp lệ);
5. Giấy đề nghị thanh toán tiếp khách, tạm ứng (nếu có);
6. Quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định rõ chi phí tiếp khách.

TẢI MẪU MIỄN PHÍ: 

>> Giấy đề nghị thanh toán;

>> Giấy đề nghị tạm ứng.

V. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí tiếp khách, ăn uống

1. Chi phí tiếp khách hạch toán như thế nào?

Chi phí tiếp khách được tính vào chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên chi phí tiếp khách của riêng từng bộ phận được hạch toán tương ứng với bộ phận sử dụng chi phí tiếp khách đó.

➨ Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí tiếp khách hạch toán như sau:

Nợ TK 641, 642: Chi phí quản lý kinh doanh;

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được trừ;

Có TK 111 và 112, 141, 331: Tổng tiền thanh toán.

➨ Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí tiếp khách được hạch toán như sau:

Nợ TK 6421, 6422: Chi phí quản lý kinh doanh;

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được trừ;

Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng tiền thanh toán.

2. Một số lưu ý dễ sai sót khi hạch toán chi phí tiếp khách

• Hóa đơn tiếp khách là hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, trên hóa đơn thể hiện đầy đủ chi tiết mặt hàng, số lượng, đơn giá và thành tiền;
• Đối với hóa đơn giấy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, tên hàng hóa không được ghi chung chung, phải ghi rõ tên mặt hàng, dịch vụ ăn uống kèm theo bảng kê và có bảng kê đính kèm hoặc hóa đơn thanh toán;
• Hiện nay, một số nhà hàng sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn thanh toán cũng được xem là hóa đơn GTGT hợp lệ có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

VI. Các câu hỏi liên quan đến hạch toán chi phí tiếp khách

1. Nhân viên đi tiếp khách mang về hóa đơn ghi nội dung “Dịch vụ ăn uống” kèm phiếu thanh toán có được tính vào chi phí tiếp khách hợp lý không?

Để hóa đơn tiếp khách được tính là chi phí hợp lý, công ty phải đảm bảo xác định được việc tiếp khách có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh như tiếp khách nào, bao nhiêu người, lúc nào và đảm bảo được nội dung trên hóa đơn đúng theo quy định của pháp luật.

• Nếu hóa đơn giấy thì nội dung trên hóa đơn và bảng kê đính kèm thực hiện theo quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC;
• Nếu hóa đơn điện tử thì nội dung trên hóa đơn phải tuân theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

>> Tham khảo: Điều kiện để chi phí tiếp khách hợp lý;

2. Công ty mời khách hàng đi ăn uống sau khi ký kết hợp đồng, nhà hàng gửi phiếu thanh toán có mã của cơ quan thuế, vậy phần chi phí tiếp khách này có được khấu trừ thuế không?

Hiện tại, việc triển khai hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo Thông tư 78/2021/TT-BTC cho nhà hàng, khách sạn ăn uống, phiếu thanh toán được khởi tạo từ máy tính tiền được cơ quan thuế cấp mã, có đủ nội dung theo Khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

>> Tham khảo: Điều kiện để chi phí tiếp khách hợp lý.

Dương Hằng - Phòng Kế toán Anpha