Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và chi phí không được trừ

Chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN bao gồm? Các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN… trường hợp cụ thể. Anpha sẽ giúp bạn phân tích chi tiết tại bài viết này!

I. Định nghĩa chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là những khoản chi phí đáp ứng đủ các điều kiện:

• Các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
• Các khoản chi có đủ chứng từ, hoá đơn hợp lệ theo quy định của pháp luật;
• Các khoản chi có hoá đơn giá trị lớn hơn hoặc bằng 20 triệu đồng (giá đã bao gồm thuế GTGT) thì phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng - không dùng tiền mặt.

Chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là các khoản chi phí không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên.

II. Các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN & chi phí không được trừ

1. Chi phí nguyên vật liệu

Đối với phần chi phí này, doanh nghiệp tự cân đối và xây dựng định mức hao hụt - sử dụng nguyên vật liệu. Định mức này thường được xây dựng và lên kế hoạch từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất và được lưu trữ, quản lý tại doanh nghiệp.

➤ Chi phí được trừ bao gồm các khoản chi mua nguyên vật liệu, hàng hoá trong phạm vi định mức mà doanh nghiệp đã xây dựng.

➤ Chi phí không được trừ bao gồm các khoản chi vượt định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã xây dựng.

2. Chi phí lãi vay không được trừ và chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN

➤ Chi phí được trừ

• Đối tượng cho vay là cá nhân: Lãi suất vay không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm đi vay. Đồng thời, khi trả lãi vay thì phải khấu trừ 5% thuế TNCN trên phần lãi chi trả của cá nhân đó;
• Đối tượng cho vay là doanh nghiệp - không phải là tổ chức tín dụng: Khi trả tiền lãi vay, doanh nghiệp phải yêu cầu bên cho vay xuất hoá đơn;
• Điều kiện chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN:

>> Hợp đồng vay;

>> Chứng từ thanh toán séc hoặc ủy nhiệm chi.

• Đối tượng cho vay là ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng: Phải tuân thủ theo lãi suất công bố. Trường hợp này không yêu cầu bên đi vay phải thanh toán qua ngân hàng, có thể thanh toán bằng tiền mặt;
• Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi trả lãi vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác. Khi đó, khoản chi phí này được tính là chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi xác định thu nhập chịu thuế.

➤ Chi phí không được trừ

• Chi phí lãi vay đã được ghi nhận vào tài sản góp vốn, giá trị công trình đầu tư vốn hóa thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;
• Khi doanh nghiệp cần vay vốn để bổ sung vốn điều lệ, thì phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được xem là chi phí được trừ nếu không đáp ứng điều kiện:

>> Nếu số tiền đi vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu: Toàn bộ chi phí lãi vay là chi phí không được trừ;

>> Nếu số tiền đi vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu sẽ gồm 2 trường hợp sau:

Trường hợp 1 - Phát sinh nhiều khoản vay:

Trường hợp 2 - Phát sinh một khoản vay:

• Đối với doanh nghiệp không phát sinh giao dịch liên kết: Chi phí lãi vay được tính là chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên. Không bị áp mức tính như đối với doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết;
• Đối với doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết

Trong đó:

>> Nếu chi phí lãi vay lớn hơn phần nêu trên thì chi phí này sẽ không được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN;

>> Nếu chi phí lãi vay bé hơn hoặc bằng phần nêu trên thì được tính là chi phí hợp lý.

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước

3.1. Chi phí khấu hao tài sản cố định

➤ Chi phí được trừ

• Các khoản chi cho việc mua tài sản cố định phục vụ cho người lao động tham gia làm việc tại công ty như: nhà nghỉ, nhà ăn, nhà vệ sinh, cơ sở y tế, nội thất, nhà để xe, bể nước sạch…;
• Các khoản khấu hao tài sản cố định đứng tên công ty và tài sản cố định thuê mua tài chính;
• Các phần trích khấu hao nằm trong khung mức quy định của Bộ Tài chính;
• Đối với doanh nghiệp kinh doanh nhóm ngành như vận tải hành khách, khách sạn, du lịch: Phần trích khấu hao từ nguyên giá là xe ô tô phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì được tính toàn bộ vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp;
• Đối với các doanh nghiệp ngoài 3 nhóm ngành kinh doanh như vận tải hành khách, khách sạn, du lịch: Chi phí hợp lý khi tính khấu hao ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống là phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá từ 1.6 tỷ đồng trở xuống và tài sản phải đứng tên doanh nghiệp;
• Khấu hao với công trình trên diện tích đất sử dụng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp;
• Các khoản khấu hao tài sản cố định khi doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh dưới 9 tháng do sản xuất theo mùa vụ: Trong trường hợp nếu tài sản cố định đứng tên thuộc sở hữu của doanh nghiệp và đang sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên phải tạm dừng hoạt động do mùa vụ nhưng tài sản cố định này vẫn tiếp tục được sử dụng để phục vụ sản xuất thì trong quá trình tạm ngưng đó, các khoản trích khấu hao của tài sản cố định được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

➤ Chi phí không được trừ

• Các khoản khấu hao không sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ;
• Các khoản khấu hao tài sản cố định không chứng minh được đó là tài sản của công ty;
• Các phần trích khấu hao tài sản cố định vượt khỏi mức quy định của Bộ Tài chính;
• Đối với các doanh nghiệp không thuộc nhóm ngành kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn thì phần trích khấu hao từ nguyên giá vượt trên 1.6 tỷ đồng/xe sẽ không được tính là chi phí hợp lý;
• Các phần trích khấu hao của tài sản cố định không đứng tên doanh nghiệp;
• Khấu hao đối với công trình trên diện tích đất không sử dụng vào mục đích kinh doanh.

Xem thêm: Cách tính khấu hao tài sản cố định.

3.2. Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ

• Đối với các loại tư liệu lao động có giá trị nhỏ hơn 30 triệu đồng, không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định thì doanh nghiệp ghi nhận tư liệu lao động này là công cụ dụng cụ;
• Thời gian phân bổ của công cụ dụng cụ không quá 3 năm. Nếu trường hợp doanh nghiệp có thời gian phân bổ công cụ dụng cụ quá thời gian quy định nêu trên thì khoản chi phí phân bổ công cụ dụng cụ quá thời hạn sẽ không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

3.3 Chi phí trả trước

• Chi phí trả trước là một khoản chi phí phát sinh mà doanh nghiệp đã bỏ ra trước đó để phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều kỳ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khoản chi phí này không hạch toán luôn vào một kỳ mà phân bổ dần vào các kỳ - tùy thuộc vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp;
• Một vài trường hợp liên quan đến chi phí trả trước như sau:

>> Chi phí thuê mặt bằng, nhà xưởng, cửa hàng, văn phòng… dùng cho 1 năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh;

>> Chi phí mua bảo hiểm xe, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm cháy nổ…;

>> Chi phí trả trước ngắn hạn khác: Lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi mua trả góp…;

>> Chi phí quảng cáo, đào tạo…;

>> Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai. Không đủ điều kiện để ghi nhận là TSCĐ vô hình.

4. Chi phí mua hàng không có hóa đơn

➤ Chi phí được trừ

Chi mua hàng hóa, dịch vụ mua vào lập đính kèm bảng kê theo mẫu số 01/TNDN nhưng không lập kèm bảng kê chứng từ thanh toán cho người bán trong các trường hợp dưới đây:

• Chi mua hàng hóa là hải sản, nông sản, thủy sản của người đánh bắt trực tiếp;
• Chi mua các sản phẩm là hàng thủ công như: đay, cói, tre, rơm, vỏ dừa của người trực tiếp sản xuất không kinh doanh trực tiếp bán ra;
• Chi mua đất, cát, sỏi, đá của cá nhân tự khai thác;
• Chi mua phế liệu của người trực tiếp thu lượm;
• Chi mua đồ dùng, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ gia đình không trực tiếp kinh doanh.

Điều kiện ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp:

• Bảng kê thu mua hàng hóa theo mẫu 01/TNDN phải do đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền từ doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực trước pháp luật;
• Bên bán phải cung cấp CMND/CCCD bản photo;
• Các khoản chi phí thu mua hàng hóa không hóa đơn này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, có thể dùng tiền mặt để chi trả.

➤ Chi phí không được trừ

• Chi mua hàng hóa của cá nhân, tổ chức không có hóa đơn chứng từ và không lập bảng kê theo mẫu số 01/TNDN;
• Chi phí mua hàng có đính kèm bảng kê theo mẫu số 01/TNDN nhưng lại có giá cao hơn giá thị trường tại thời điểm thu mua.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu 01-TNDN.

5. Chi phí thuê nhà, thuê tài sản

➤ Chi phí được trừ

• Chi phí thuê kho bãi, nhà xưởng, nhà kho phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải đăng ký với cơ quan nhà nước quản lý;
• Chi trả tiền thuê nhà, thuê tài sản cho cá nhân tổ chức có chứng từ và hóa đơn hợp lệ;
• Chi phí thuê nhà, thuê tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
• Đối với trường hợp trong hợp đồng thuê có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thay tiền thuế thuê tài sản cho cá nhân thì hồ sơ hợp lệ để được tính là chi phí được trừ, bao gồm:

>> Hợp đồng cho thuê;

>> Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà, thuê tài sản;

>> Chứng từ nộp thuế thuê tài sản thay cho cá nhân.

• Đối với chi phí sửa chữa trong quá trình thuê tài sản: Nếu trong hợp đồng có ghi rõ bên thuê phải có trách nhiệm sửa chữa trong thời gian thuê thì khoản chi phí này được tính là chi phí được trừ. Doanh nghiệp được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần nhưng thời gian phân bổ tối đa là 36 tháng;
• Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân: Trong hợp đồng có điều khoản thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN. Đồng thời, doanh nghiệp đứng ra nộp thuế thay chủ nhà thì doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp phần tiền phải trả cho thuê tài sản và phần thuế nộp thay cho chủ nhà. Doanh nghiệp phải đăng ký hồ sơ khai thay thuế thuê tài sản cho chủ nhà với cơ quan thuế tại nơi phát sinh địa điểm cho thuê.

➤ Chi phí không được trừ

• Phần chi trả cho cá nhân, tổ chức cho thuê tài sản không có hoá đơn chứng từ hoặc không có hợp đồng thỏa thuận giữa 2 bên;
• Chi trả tiền thuê nhà, thuê tài sản không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp không đứng tên trong hợp đồng thuê;
• Chi trả tiền thuê nhà cho cá nhân, tổ chức cho thuê có tổng tiền thanh toán lớn hơn giá thỏa thuận trong hợp đồng.

6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động

➤ Chi phí được trừ

• Các khoản chi phải được ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng thỏa thuận lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
• Phải có chứng từ thanh toán lương kèm chữ ký của lao động.

➤ Chi phí không được trừ

• Tiền lương, tiền công của chủ công ty TNHH 1 TV hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân;
• Tiền lương chi trả cho các thành viên của hội đồng thành viên và quản trị nhưng không trực tiếp tham gia vào điều hành công ty;
• Không có chứng từ thanh toán lương hoặc quá thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế nhưng vẫn chưa chi trả;
• Không được ghi cụ thể trong hợp đồng thỏa thuận lao động hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.

7. Các khoản phụ cấp như cơm, đồng phục, điện thoại, tăng ca; chi phí công tác; chi phí đóng bảo hiểm tự nguyện

➤ Chi phí được trừ

• Các khoản chi phụ cấp này phải được ghi cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính và quy chế lương thưởng của doanh nghiệp hoặc có hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp pháp;
• Các khoản chi phải có phiếu chi thanh toán tiền lương và bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động;
• Chi phí trích đóng bảo hiểm tự nguyện được tính khi lao động tham gia đầy đủ các nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc và doanh nghiệp không còn nợ tiền bảo hiểm theo quy định của nhà nước.

➤ Chi phí không được trừ

• Không có chứng từ thanh toán lương hoặc quá thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế nhưng vẫn chưa chi trả;
• Không được ghi cụ thể trong hợp đồng thỏa thuận lao động hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
• Chi đồng phục vượt quá 5 triệu/người/năm hoặc chi bằng hiện vật không có hóa đơn chứng từ;
• Chi phí trích nộp quỹ hoặc bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt quá 3 triệu/người/tháng;
• Chi phí công tác, đi lại và lưu trú nếu không có văn bản, quyết định cử đi công tác hoặc chứng từ, hóa đơn hợp lệ.

8. Các khoản phúc lợi cho nhân viên

Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho nhân viên như: các khoản lễ, quà tết, tất niên, liên hoan, du lịch, đám hiếu hỷ, hỗ trợ học tập, hỗ trợ gia đình lao động bị ảnh hưởng thiên tai, lũ lụt…

➤ Chi phí được trừ

• Quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
• Hợp đồng dịch vụ, kinh tế, thanh lý hợp đồng… (ví dụ như hợp đồng ký với công ty du lịch về việc nghỉ dưỡng, du lịch…);
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp lệ hợp pháp như hóa đơn dịch vụ công ty du lịch, hóa đơn ăn uống, hóa đơn đóng học phí…;
• Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa làm quà tặng hoặc tặng hàng khuyến mãi cho nhân viên thì phải phải lập hóa đơn GTGT;
• Tổng các khoản chi phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Ví dụ: 

Năm 2021 công ty Anpha có quỹ lương thực tế thực hiện là 24 tỷ đồng, 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện năm 2021 là 24.000.000.000 đồng/12 tháng = 2.000.000.000 đồng.

➤ Chi phí không được trừ

• Tổng các khoản chi phúc lợi vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp;
• Không được quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp;
• Không có chứng từ thanh toán, hóa đơn hợp lệ hợp pháp như hóa đơn dịch vụ công ty du lịch, hóa đơn ăn uống, hóa đơn đóng học phí…;
• Doanh nghiệp mua hàng hóa làm quà tặng hoặc tặng hàng khuyến mãi cho nhân viên nhưng không lập hóa đơn GTGT. 

9. Chi tiền thưởng cho sáng kiến, cải tiến, nghiên cứu khoa học…

➤ Chi phí được trừ

• Quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp về việc chi thưởng cho sáng kiến, cải cách, nghiên cứu khoa học và có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải cách;
• Chi tài trợ nguyên cứu khoa học phải theo chương trình của nhà nước;
• Biên bản xác nhận đầy đủ chữ ký giữa bên tài trợ, bên thưởng và bên nhận tài trợ, nhận thưởng;
• Nếu thưởng hoặc tài trợ bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán;
• Nếu thưởng hoặc tài trợ bằng tiền phải có chứng từ chi tiền. 

➤ Chi phí không được trừ

• Không được quy định cụ thể trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp hoặc không được nghiệm thu sáng kiến, cải cách bởi hội đồng nghiệm thu;
• Chi tài trợ nguyên cứu khoa học không theo chương trình của nhà nước, Chính phủ;
• Không có biên bản xác nhận đầy đủ chữ ký giữa bên tài trợ, bên thưởng và bên nhận tài trợ, nhận thưởng;
• Không có chứng từ thanh toán, hóa đơn mua hàng hóa khi tài trợ hoặc thưởng bằng hiện vật;
• Không có chứng từ chi tiền khi tài trợ hoặc thưởng bằng tiền.

10. Các khoản trích lập dự phòng

Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Là khoản dự phòng khi có sự suy giảm giá trị thuần của hàng hóa có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.

Khoản dự phòng tổn thất đầu tư tài chính: Là khoản dự phòng mà phần giá trị tổn thất có thể xảy ra do giảm giá các loại chứng khoán mà doanh nghiệp đang nắm giữ hoặc các khoản mà doanh nghiệp đang đầu tư góp vốn vào các tổ chức doanh nghiệp kinh tế khác.

Khoản dự phòng nợ khó đòi phải thu: Là khoản dự phòng phần giá trị bị tổn thất của khoản nợ phải thu nhưng đã quá hạn thanh toán và các khoản chưa đến hạn thanh toán nhưng không có khả năng thu hồi.

Khoản dự phòng bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Là khoản chi phí dự phòng cho những hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, công trình xây dựng đã cung cấp, đã bán hoặc đã bàn giao cho khách hàng nhưng vẫn phải có nghĩa vụ bảo hành, sửa chữa theo hợp đồng và cam kết với khách hàng.

Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: Là khoản trích từ quỹ tiền lương tiền công mà quỹ tiền lương này dùng để đảm bảo cho người lao động nhận được lương không bị gián đoạn cho năm kế tiếp.

➤ Chi phí được trừ

• Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Phải có hóa đơn chứng từ thanh toán hợp pháp hợp lệ mua hàng hóa, dịch vụ, xác định được hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp;
• Khoản dự phòng nợ khó đòi phải thu: Phải có chứng từ gốc hoặc chứng minh được khách hàng nợ chưa trả như hợp đồng kinh tế, khế ước nhận nợ, bản đối chiếu công nợ…;
• Khoản dự phòng tổn thất đầu tư tài chính: Phải là chứng khoán đã được niêm yết hoặc đã đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán trong nước mà doanh nghiệp đang đầu tư và giá trị chứng khoán thực tế trên thị trường thấp hơn giá trị mà doanh nghiệp đang đầu tư và ghi nhận trong sổ sách tại thời điểm lập báo cáo tài chính;
• Khoản dự phòng bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Phải có hợp đồng kinh tế, hợp đồng công trình xây dựng và thể hiện rõ điều khoản bảo hành, sửa chữa như trong hợp đồng đã cam kết giữa hai bên;
• Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: Phải có quyết định, tờ trình của ban lãnh đạo, giám đốc công ty về khoản chi lập dự phòng. 

➤ Chi phí không được trừ

• Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Không có hóa đơn chứng từ thanh toán hợp pháp hợp lệ khi mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc không xác định được hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp;
• Khoản dự phòng nợ khó đòi phải thu: Không có chứng từ gốc hoặc không chứng minh được khách hàng nợ chưa trả như hợp đồng kinh tế, khế ước nhận nợ, bản đối chiếu công nợ…; 
• Khoản dự phòng tổn thất đầu tư tài chính: Không phải là chứng khoán mà doanh nghiệp đang đầu tư hoặc giá trị chứng khoán thực tế trên thị trường vẫn đang cao hơn giá trị mà doanh nghiệp đang đầu tư và ghi nhận trong sổ sách tại thời điểm lập báo cáo tài chính;
• Khoản dự phòng bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Không có hợp đồng kinh tế, hợp đồng công trình xây dựng hoặc trong điều khoản hợp đồng không thể hiện cụ thể quy định điều khoản bảo hành, sửa chữa;
• Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: Không được trích vượt quá 17% của tổng quỹ lương chi trả thực tế của năm quyết toán đó. Sau khi trích lập khoản dự phòng thì doanh nghiệp không được lỗ.

11. Các khoản chi phí trích trước

➤ Chi phí được trừ

• Chi phí trích trước phải đúng kỳ hạn và chu kỳ trích;
• Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh sản xuất thực tế và đã ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN nhưng chưa phát sinh chi phí đầy đủ thì được trích trước các chi phí tương ứng với doanh thu đã ghi nhận tính thuế đó. Sau khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn chứng từ hợp pháp hợp lệ để tính toán xác định lại chi phí thực tế đã phát sinh để điều chỉnh tăng giảm chi phí đã trích;
• Khoản chi phí trích trước về hoạt động sản xuất kinh doanh đã ghi nhận doanh thu nhưng còn phải tiếp tục thực hiện hợp đồng theo nghĩa vụ;
• Những tài sản cố định sửa chữa có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán hàng năm. Sau khi căn cứ chứng từ hóa đơn hợp pháp nếu số chi dự toán nhỏ hơn số chi thực tế thì doanh nghiệp được tính thêm khoảng chênh lệch chi phí này.

➤ Chi phí không được trừ

• Các khoản chi phí trích trước theo chu kỳ, theo kỳ hạn nhưng đến hết chu kỳ, hết kỳ hạn nhưng vẫn chưa chi hoặc không chi hết;
• Không có chứng từ thanh toán hoặc hóa đơn hợp pháp hợp lệ sau khi trích chi phí;
• Các khoản dự toán trích trước lớn hơn số chi thực tế trên hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp.

12. Chi phí hàng khuyến mãi, quà tặng khách hàng

➤ Chi phí được trừ

• Có hóa đơn chứng từ hợp pháp khi mua hàng hóa làm quà tặng. Nếu khoản chi mua hàng hóa có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
• Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT khi cho, biếu, tặng quà hoặc hàng khuyến mãi cho khách hàng;
• Kê khai, tính nộp thuế GTGT như hóa đơn xuất bán cho khách hàng;
• Giá tính thuế GTGT đối với hàng cho, biếu, tặng được xác định theo giá bán cùng loại hoặc giá của hàng hóa tương đương;
• Khoản chi thực tế phải liên quan đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

➤ Chi phí không được trừ

• Không có hóa đơn chứng từ hợp pháp khi mua hàng hóa làm quà tặng, biếu, cho. Nếu khoản chi mua hàng hóa có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
• Không lập hóa đơn GTGT khi cho, biếu, tặng quà hoặc hàng khuyến mãi cho khách hàng;
• Doanh nghiệp không kê khai tính nộp thuế GTGT;
• Khoản chi thực tế không liên quan đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

13. Chi phí tiền điện nước thuê văn phòng công ty, địa điểm kinh doanh

Chi phí tiền điện nước thuê văn phòng công ty, địa điểm kinh doanh đối với hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình hoặc cá nhân cho thuê.

➤ Chi phí được trừ

• Có hợp đồng thuê địa điểm và trên hợp đồng có nêu rõ bên nào chi trả khoản tiền điện nước này;
• Có hoá đơn tiền điện nước;
• Có chứng từ thanh toán tiền điện nước. Trường hợp công ty thanh toán cho chủ cho thuê thì chứng từ thanh toán tiền điện nước phù hợp với số lượng điện nước thực tế tiêu thụ của công ty.

➤ Chi phí không được trừ

• Công ty thuê đã ký hợp đồng cung cấp điện, nước với nhà cung cấp tức là công ty trả tiền trực tiếp cho nhà cung cấp điện nước nhưng không có hóa đơn tiền điện nước, chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh;
• Công ty thanh toán cho chủ cho thuê nhưng không có hóa đơn tiền điện nước, chứng từ thanh toán tiền điện nước phù hợp với số lượng điện nước thực tế tiêu thụ của công ty và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

14. Chi phí lỗ do chênh lệch đánh giá ngoại tệ

➤ Chi phí được trừ

• Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và khi đánh giá lại các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính được phản ảnh riêng biệt trong giai đoạn đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của công ty mới thành lập chưa đi vào hoạt động. Khi tài sản hoàn thành đưa vào sử dụng thì sau khi bù trừ chênh lệch tăng và chênh lệch giảm sẽ được phân bổ dần vào doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi hoặc chi phí tài chính nếu lỗ. Thời gian phân bổ không được quá 5 năm kể từ khi công trình được đưa vào hoạt động;
• Trong năm tài chính đối với công ty đang hoạt động ở giai đoạn sản xuất, kinh doanh, đầu tư xây dựng để hình thành tài sản cố định của công ty thì chênh lệch tỷ giá hối đoái từ các giao dịch bằng ngoại tệ của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ sẽ được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi hoặc chi phí tài chính nếu lỗ;
• Chênh lệch giữa tỷ giá tại thời điểm phát sinh thu hồi nợ với tỷ giá tại thời điểm ghi nhận khoản nợ phải thu;
• Chênh lệch giữa tỷ giá tại thời điểm phát sinh khoản cho vay với tỷ giá tại thời điểm ghi nhận khoản cho vay ban đầu.

➤ Chi phí không được trừ

• Chi phí lỗ do chênh lệch đánh giá ngoại tệ bao gồm các khoản tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, nợ phải thu có gốc ngoại tệ cuối kỳ tính thuế thấy chênh lệch lỗ tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối năm là khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

15. Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay do thiên tai lũ lụt

➤ Chi phí được trừ

Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay do thiên tai lũ lụt được tính vào khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN nếu:

• Công ty xác định được rõ tổng giá trị tổn thất do thiên tai, lũ lụt hay hàng hóa hết hạn sử dụng;
• Có đầy đủ hồ sơ đối với tài sản, nguyên liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay thiên tai lũ lụt, hồ sơ bao gồm:

>> Văn bản giải trình về hàng hóa bị tổn thất gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

>> Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập;

>> Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa tổn thất phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị tổn thất, nguyên nhân tổn thất, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân về những tổn thất; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có); bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất có xác nhận do đại diện pháp luật ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật;

>> Văn bản xác nhận của chính quyền cấp xã nơi xảy ra thiên tai trong thời gian có xảy ra lũ lụt;

>> Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có);

>> Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

• Hồ sơ nêu trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

➤ Chi phí không được trừ

Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay do thiên tai lũ lụt không được tính vào khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN nếu:

• Không đáp ứng đủ điều kiện quy định của các hồ sơ đối với tài sản, nguyên vật liệu, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn;
• Không có đầy đủ hồ sơ đối với tài sản, nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng;
• Không lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp.

Ví dụ:

Công ty A kinh doanh sản xuất, mua bán giấy in nhiệt trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Trong đợt lũ 2020 kho để giấy in nhiệt của doanh nghiệp bị chìm trong nước lũ dẫn đến hàng hóa bị thấm nước hỏng 50%. Trong trường hợp này công ty A cần đáp ứng đủ hồ cơ hàng hóa tổn thất do thiên tai bao gồm:

1. Văn bản giải trình về hàng hóa bị tổn thất của công ty A gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
2. Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập;
3. Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa tổn thất phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị tổn thất, nguyên nhân tổn thất, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân về những tổn thất; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có); bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất có xác nhận do đại diện pháp luật ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật;
4. Văn bản xác nhận của chính quyền cấp xã nơi xảy ra lũ lụt trong thời gian đó có xảy ra lũ lụt;
5. Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có);
6. Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

➜ Khi các hồ sơ hợp lệ thì chi phí tổn thất hàng hóa của công ty A mới tính vào thuế TNDN.

16. Chi phí tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai, lũ lụt, người nghèo, chi phí hỗ trợ dịch covid

➤ Chi phí được trừ

• Chi đúng đối tượng chính sách theo quy định pháp luật;
• Chi tài trợ thông qua các cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ theo chương trình của nhà nước dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn;
• Có hồ sơ xác định khoản tài trợ bao gồm:

>> Biên bản xác nhận khoản tài trợ có chữ ký của đại diện pháp luật công ty và đại diện tổ chức bị thiệt hại hoặc cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ;

>> Hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá hoặc chứng từ chi tiền;

>> Trường hợp chi ủng hộ, tài trợ Covid-19 thì cần có thêm: Biên bản xác nhận ủng hộ, tài trợ cho các hoạt động phòng, chống dịch Covid-19 theo Nghị định số 44/2021/NĐ-CP ký ngày 31/03/2021 của Chính phủ. Một số đơn vị tài trợ như: Ủy ban MTTQVN các cấp; cơ sở y tế; đơn vị lực lượng vũ trang; cơ sở giáo dục; cơ quan báo chí; quỹ phòng, chống dịch Covid-19 các cấp; quỹ từ thiện, nhân đạo.

➤ Chi phí không được trừ

Các khoản chi phí tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai, lũ lụt, người nghèo, chi phí hỗ trợ dịch Covid-19 không đúng đối tượng chính sách theo quy định pháp luật hoặc không có hồ sơ xác định khoản tài trợ thì không được trừ khi tính thuế TNDN.

Ví dụ: Công ty cổ phần Đại Nam mỗi năm tài trợ mổ tim cho 1000 trẻ em nghèo, đơn vị nhận tài trợ là bác sĩ Nguyễn Thanh Hùng giám đốc Bệnh viện Nhi Đồng 1. Vì có hồ sơ xác nhận tài trợ và đúng đối tượng trẻ em mắc bệnh tim bẩm sinh có hoàn cảnh khó khăn trên mọi miền đất nước nên mỗi năm khoản tài trợ của công ty cổ phần Đại Nam được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu biên bản xác nhận tài trợ.

17. Chi phí kinh doanh các hoạt động như bảo hiểm, xổ số, chứng khoán và các ngành nghề đặc thù khác

Chi phí kinh doanh các hoạt động như bảo hiểm, xổ số, chứng khoán và các ngành nghề đặc thù khác không thực hiện đúng theo văn bản hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

 >> Tham khảo thêm: 

• Thông tư của Bộ Tài chính số 111/2005/TT-BTC ngày 13/12/2005 hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp đối với lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm;
• Thông tư 77/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với hoạt động kinh doanh xổ số của công ty xổ số kiến thiết…

18. Chi phí nộp các khoản tiền phạt do vi phạm hành chính

➤ Chi phí không được trừ

Chi phí nộp các khoản tiền phạt do vi phạm hành chính như vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật thì không được trừ khi tính thuế TNDN.

Ví dụ: 

Ngày 28/04/2021 công ty ABC nộp tờ khai thuế GTGT Quý 1/2021, theo số liệu trên tờ khai đó thì công ty phải nộp 100 triệu đồng tiền thuế GTGT quý 1, nhưng công ty đã quên không nộp tiền thuế GTGT đó mà chỉ nộp tờ khai. Theo quy định, thời hạn nộp tiền thuế GTGT quý 1/2021 chậm nhất là ngày 30/04/2021 nhưng đến ngày 14/05/2021 công ty mới nộp tiền thuế GTGT quý 1.

➜ Số ngày chậm nộp tiền thuế được tính từ ngày 01/05/2021 đến ngày 14/05/2021: Tức là 14 ngày;

➜ Số tiền phạt chậm nộp tiền thuế là: 100 triệu đồng x 0,03% x 14 ngày = 420.000 đồng;

➜ Vậy khoản chi phí 420.000 đồng chậm nộp này không được trừ khi tính thuế TNDN.

 Tham khảo: Cách xác định doanh thu tính thuế TNDN.

III. Một số câu hỏi liên quan về chi phí khi tính thuế TNDN

Phương Uyên - Phòng Kế toán Anpha