Các trường hợp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp - Mức xử phạt

Anpha chia sẻ: Thế nào là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp? Các trường hợp xử lý hóa đơn bất hợp pháp và mức phạt sử dụng bất hợp pháp hóa đơn mới nhất.

Hóa đơn, chứng từ được xem là không hợp pháp khi nào? Cách để nhận biết hóa đơn bất hợp pháp? Đây là những vấn đề quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp đang còn băn khoăn và chưa hiểu rõ như thế nào là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp phân biệt được các hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp.

I. Thế nào là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp?

1. Hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ được xem là không hợp pháp

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể:

➤ Hóa đơn, chứng từ giả: tài liệu tài chính được tạo ra hoặc sử dụng một cách không đúng đắn, không có căn cứ giao dịch thực tế.

➤ Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, không còn giá trị sử dụng: các tài liệu tài chính chưa được hoàn thành, không đủ thông tin cần thiết hoặc đã hết thời hạn sử dụng.

➤ Hóa đơn phải ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng không được sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế: hóa đơn bị tạm ngừng sử dụng trong một khoảng thời gian do cơ quan thuế áp dụng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ khi được cơ quan thuế thông báo cho phép sử dụng lại.

➤ Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế: hóa đơn điện tử không được đăng ký và cấp phép sử dụng bởi cơ quan thuế.

➤ Hóa đơn điện tử chưa được cấp mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp: hóa đơn điện tử đã được tạo ra, nhưng không có mã đăng ký từ cơ quan thuế hoặc không tuân thủ quy định về mã cơ quan thuế trong quá trình sử dụng.

➤ Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định là bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

➤ Hóa đơn, chứng từ khi mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, tuy nhiên cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

>> Tham khảo thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel, Easyvoice, Mobiphone.

2. Hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn, chứng từ

Các trường hợp sử dụng hoá đơn, chứng từ bất hợp pháp: 

➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; chỉnh sửa, tẩy xóa hóa đơn, chứng từ mà không tuân thủ quy định.

➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ ghi các thông tin về giao dịch kinh tế nhưng thực tế không có sự mua bán hàng hóa, dịch vụ 1 phần hoặc toàn bộ); tạo ra hóa đơn sai thông tin hoặc hóa đơn giả.

➤ Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc không tuân thủ các tiêu chuẩn bắt buộc giữa các liên kết của hóa đơn.

➤ Sử dụng hóa đơn để quay vòng trong quá trình vận chuyển hàng hóa hoặc sử dụng hóa đơn của một hàng hóa, dịch vụ để chứng minh cho một hàng hóa, dịch vụ khác.

➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ khi hóa đơn được ủy nhiệm lập và hóa đơn của cơ quan thuế) để hợp pháp hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra.

➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ đã được cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác kết luận là không hợp pháp.

Tham khảo thêm:

>> Các trường hợp hóa đơn viết sai - cách xử lý;

>> Mức phạt mất hóa đơn theo Thông tư 10/2021/TT-BTC;

>> Hướng dẫn xử lý, viết hóa đơn trả lại hàng cho bên bán;

>> Xử lý hóa đơn điện tử viết sai - hướng dẫn cách điều chỉnh.

II. Các trường hợp xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Căn cứ vào quy định của Thông tư số 26/2015/TT-BTC: 

➤ Khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán phải tạo ra hóa đơn, bao gồm cả các trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa dùng để luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục thực hiện quá trình sản xuất).

➤ Nội dung trên hóa đơn phải chính xác với các thông tin kinh tế phát sinh:

• Không được xóa, sửa chữa; 
• Phải sử dụng mực cùng màu, không phai mờ, không được sử dụng mực đỏ; 
• Chữ số và chữ viết phải được viết liên tục, không được ngắt quãng, không được viết hoặc in lên phần còn trống của chữ in đã được in sẵn và không được gạch chéo phần còn trống (nếu có);
• Trong trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn được in thông qua máy tính, không yêu cầu gạch chéo phần còn trống trên hóa đơn.

Căn cứ vào quy định của Điều 4 trong Thông tư số 96/2015/TT-BTC quy định cụ thể:

➤ Các khoản chi có thể được khấu trừ và các khoản chi không được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

➤ Khi trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 của Điều này, doanh nghiệp sẽ được trừ toàn bộ các khoản chi nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

• Khoản chi phát sinh thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
• Khoản chi được hỗ trợ bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp tuân thủ theo quy định của luật pháp.

1. Trường hợp doanh nghiệp chưa kê khai hóa đơn bất hợp pháp

• Trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, bạn không nên kê khai hóa đơn đó và số tiền thuế GTGT tương ứng cũng không được coi là chi phí;
• Đối với thuế TNDN, bạn nên hạch toán chi phí đó như một chi phí bình thường, nhưng cần theo dõi trên một file Excel để biết rằng đó là chi phí không được khấu trừ. Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm, bạn cần loại bỏ phần chi phí đó và nhập vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Tóm lại, nếu bạn chưa kê khai và hạch toán thì nên loại bỏ hoàn toàn hóa đơn đó (vì nếu cơ quan thuế phát hiện, bạn sẽ bị phạt vì vi phạm sử dụng hóa đơn bất hợp pháp).

2. Trường hợp doanh nghiệp đã kê khai hóa đơn bất hợp pháp

• Đối với thuế GTGT, bạn nên kê khai điều chỉnh giảm trên tờ khai thuế GTGT và điều chỉnh hạch toán thuế GTGT trên sổ sang chi phí không được trừ. Trong trường hợp điều chỉnh này dẫn đến phát sinh thuế phải nộp hoặc nếu doanh nghiệp đã xin hoàn thuế, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế và phạt chậm nộp thuế;
• Đối với thuế TNDN, bạn nên kê khai điều chỉnh trên tờ khai quyết toán thuế (nếu hóa đơn đó phát sinh trong năm) và giảm chi phí xuống, nhập vào chỉ tiêu B4. Trong trường hợp điều chỉnh này ảnh hưởng đến thuế TNDN phải nộp, doanh nghiệp sẽ bị truy thu và phạt chậm nộp thuế.

Lưu ý:

• Bên mua hàng không những không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, không được hạch toán vào chi phí, mà còn bị phạt về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp;
• Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ một doanh nghiệp mà sau đó doanh nghiệp này phá sản, bỏ trốn nhưng bạn đã kê khai và nộp thuế thì cần liên hệ với Chi cục Thuế để chứng minh rằng doanh nghiệp của bạn đã có giao dịch thực tế với doanh nghiệp đó, có hóa đơn, chứng từ, hồ sơ đầy đủ.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng dù có chứng minh được giao dịch thực tế, nhưng nếu bên bán bỏ trốn và không kê khai thuế thì bạn sẽ gặp khó khăn trong việc khấu trừ thuế GTGT và hạch toán vào chi phí.

III. Mức phạt sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Theo quy định cụ thể tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, trừ trường hợp được quy định cụ thể tại Điểm đ Khoản 1 Điều 16 và Điểm d Khoản 1 Điều 17 của Nghị định này.

Nghĩa là trong một số trường hợp thì việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn sẽ không bị áp dụng xử phạt theo Điều 28 đã được trích dẫn ở trên. Cụ thể:

➤ Điểm đ Khoản 1 Điều 16 và Điểm d Khoản 1 Điều 17 được quy định cụ thể như sau:

• Xử phạt đối với hành vi kê khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp thêm hoặc tăng thêm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn.
• Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định đối với hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào làm giảm đi số tiền thuế phải thanh toán hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm. Tuy nhiên, khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện, người mua chứng minh được lỗi vi phạm khi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã thực hiện hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.

➤ Điều 17 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi trốn thuế sẽ bị xử phạt như sau:

Phạt tiền 1 lần số thuế trốn đối với người nộp thuế, doanh nghiệp có tình tiết giảm nhẹ trở lên khi thực hiện một trong các hành vi: sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, được miễn, giảm.

Theo Công văn số 568/TCT-CS ngày 26/02/2014 của Tổng cục Thuế hướng dẫn, trong trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn, áp dụng các quy định sau:

• Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn và gây ra hành vi trốn thuế, gian lận thuế theo quy định tại Điều 108 của Luật Quản lý thuế thì doanh nghiệp chỉ bị xử lý hành vi trốn thuế, gian lận thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 98/2007/NĐ-CP, Nghị định số 129/2013/NĐ-CP, Thông tư số 61/2007/TT-BTC, Thông tư số 166/2013/TT-BTC, và không bị xử lý về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn theo quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 109/2013/NĐ-CP, Thông tư số 10/2014/TT-BTC; 
• Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn mà không gây ra hành vi trốn thuế, gian lận thuế theo quy định tại Điều 108 của Luật Quản lý thuế, thì doanh nghiệp chỉ bị xử lý về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn theo quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 109/2013/NĐ-CP, Thông tư số 10/2014/TT-BTC nêu trên, và không bị xử lý về hành vi trốn thuế, gian lận về thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định 98/2007/NĐ-CP, Nghị định 129/2013/NĐ-CP, Thông tư số 61/2007/TT-BTC, Thông tư 166/2013/TT-BTC nêu trên.

IV. Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

 Trần Thủy - Phòng Kế toán Anpha