Hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là gì? Cách xử lý hóa đơn điện tử không hợp lệ. Mức phạt sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, phạt hóa đơn bất hợp pháp.
Thế nào được hiểu là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp? Cách để doanh nghiệp nhận biết được hóa đơn bất hợp pháp và cách xử lý nếu đã ghi nhận hóa đơn bất hợp pháp là gì? Đây là những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang băn khoăn. Bài viết sau đây của Anpha sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn để phân biệt được hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp.
I. Hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là gì?
1. Các hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp
Căn cứ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định cụ thể về hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp như sau:
➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả: Là việc sử dụng hóa đơn, chứng từ được khởi tạo hoặc in bằng cách sao chép mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của các tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng mẫu số, ký hiệu hóa đơn, chứng từ nhằm làm giả hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
➤ Sử dụng chứng từ, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng: Là việc hóa đơn, chứng từ được tạo ra nhưng chưa hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hoặc đã có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn, chứng từ.
➤ Sử dụng hóa đơn trong thời gian bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được cấp phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế.
➤ Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế: Là việc sử dụng hóa đơn điện tử chưa được đăng ký và chưa được cơ quan thuế cấp phép sử dụng.
➤ Sử dụng hóa đơn điện tử chưa được cơ quan thuế cấp mã đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
➤ Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập hiển thị trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ khi mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập hiển thị trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, tuy nhiên cơ quan công an, cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
Tham khảo thêm:
>> Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ;
>> Các loại hóa đơn điện tử hiện nay;
>> Ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau dùng được không;
>> Quy định về việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử;
>> Điểm mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 70 - từ ngày 01/06/2025.
2. Các hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ
Theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ như sau:
➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ chỉnh sửa, tẩy xóa không đúng quy định.
➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống, cụ thể:
- Hóa đơn, chứng từ ghi các thông tin về giao dịch kinh tế nhưng thực tế không có phát sinh sự mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc chỉ phát sinh một phần;
- Tạo ra hóa đơn sai phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc hóa đơn giả.
➤ Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc không tuân thủ các tiêu chuẩn bắt buộc giữa các liên của hóa đơn (đối với hóa đơn giấy đã được phát hành, sử dụng trong giai đoạn trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử).
➤ Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển trong khâu lưu thông hàng hóa hoặc sử dụng hóa đơn của một hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho một hàng hóa, dịch vụ khác.
➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ trường hợp hóa đơn được ủy nhiệm lập và hóa đơn của cơ quan thuế) để hợp pháp hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra.
➤ Sử dụng hóa đơn, chứng từ đã được cơ quan công an, cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng khác kết luận là không hợp pháp.
Tham khảo thêm:
>> Xử lý hóa đơn điện tử viết sai - hướng dẫn cách điều chỉnh;
>> Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót.
II. Cách xử lý hóa đơn bất hợp pháp
Tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hướng dẫn:
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua (*) và các trường hợp khác lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
- Đối với hóa đơn điện tử:
- Phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu;
- Phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Lưu ý:
(*) Việc lập hóa đơn áp dụng cả với các trường hợp sau:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để quảng cáo, khuyến mại, hàng mẫu;
- Hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ;
- Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn.
1. Cách xử lý với trường hợp doanh nghiệp chưa kê khai hóa đơn bất hợp pháp
➤ Đối với hóa đơn bất hợp pháp mua vào:
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào;
- Không nên kê khai hóa đơn đó;
- Số tiền thuế GTGT mua vào tương ứng cũng không được coi là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
➤ Đối với thuế TNDN:
- Hạch toán chi phí đó như một chi phí bình thường trên sổ kế toán nhưng cần theo dõi chi phí này riêng trên một file Excel để biết rằng đó là chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;
- Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm, bạn loại bỏ phần chi phí không được trừ đó vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.
|
Như vậy:
Nếu chưa kê khai và hạch toán các hóa đơn bất hợp pháp trên tờ khai thuế GTGT thì nên loại bỏ hoàn toàn hóa đơn đó (vì nếu cơ quan thuế phát hiện hành vi vi phạm, bạn sẽ bị phạt vì sử dụng hóa đơn bất hợp pháp).
|
Có thể bạn quan tâm:
>> Có được viết tắt trên hóa đơn điện tử không;
>> Cách xử lý hóa đơn điện tử không được cấp mã của cơ quan thuế;
>> Hướng dẫn cách kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót;
>> Cách xử lý trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn GTGT.
2. Cách xử lý với trường hợp doanh nghiệp đã kê khai hóa đơn bất hợp pháp
➤ Đối với thuế GTGT:
- Tiến hành kê khai bổ sung điều chỉnh giảm trên tờ khai thuế GTGT;
- Điều chỉnh hạch toán thuế GTGT mua vào của hóa đơn đó trên sổ sang chi phí không được trừ;
- Trường hợp sau khi kê khai bổ sung dẫn đến phát sinh thuế phải nộp hoặc nếu ảnh hưởng đến số thuế đã xin hoàn, doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế và phạt chậm nộp thuế.
➤ Đối với thuế TNDN:
- Tiến hành kê khai điều chỉnh trên tờ khai quyết toán thuế (nếu hóa đơn đó phát sinh trong năm);
- Ghi nhận chi phí không được trừ nhập vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế TNDN;
- Trường hợp sau khi kê khai bổ sung dẫn đến phát sinh thêm thuế TNDN phải nộp, doanh nghiệp sẽ bị truy thu và phạt chậm nộp thuế.
Lưu ý:
- Bên mua hàng không những không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, không được ghi nhận vào chi phí được trừ, mà còn bị phạt về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp;
- Trong trường hợp công ty mua hàng hóa, dịch vụ từ một doanh nghiệp mà sau đó doanh nghiệp này phá sản, bỏ địa chỉ kinh doanh nhưng bạn đã kê khai và nộp thuế:
- Bạn cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý để chứng minh rằng công ty của bạn đã có giao dịch thực tế với doanh nghiệp đó, có hóa đơn, chứng từ, hồ sơ đầy đủ;
- Tuy nhiên, dù có chứng minh được có phát sinh giao dịch thực tế, nhưng nếu bên bán bỏ trốn và không kê khai thuế thì công ty vẫn gặp khó khăn trong việc khấu trừ thuế GTGT và hạch toán vào chi phí.
Tham khảo thêm:
>> Hướng dẫn cách điều chỉnh tờ khai thuế GTGT;
>> Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm;
>> Hóa đơn chạy quảng cáo TikTok Shop có được khấu trừ thuế.
III. Mức phạt hóa đơn bất hợp pháp, tội sử dụng hóa đơn bất hợp pháp
1. Mức phạt hóa đơn bất hợp pháp theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Theo quy định cụ thể tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP:
- Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng;
- Trừ trường hợp được quy định rõ tại Điểm đ Khoản 1 Điều 16 và Điểm d Khoản 1 Điều 17 Nghị định này.
2. Mức phạt hóa đơn bất hợp pháp theo Điều 16, Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
➤ Căn cứ vào nội dung tại Điểm đ Khoản 1 Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định:
Người mua sẽ bị xử phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định nếu sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào mục đích làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn/miễn/giảm nhưng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện thì:
- Người mua hàng hóa, dịch vụ chứng minh được lỗi vi phạm sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thuộc về bên người bán hàng;
- Người mua hàng đã hạch toán đầy đủ theo quy định.
➤ Theo Điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định:
Phạt tiền 1 lần số thuế trốn đối với người nộp thuế có từ một tình tiết giảm nhẹ trở lên nếu:
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn để khai thuế với mục đích làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn/giảm;
- Hành vi trên được xác định là hành vi trốn thuế.
Tham khảo thêm:
>> So sánh mức phạt Nghị định 310 & Nghị định 125 về hóa đơn;
>> Quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn;
>> Bán hóa đơn điện tử trái phép bị phạt như thế nào;
>> Mức xử phạt bán hàng không xuất hóa đơn;
>> Mức xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm.
IV. Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn
1. Công ty có kê khai một hóa đơn mua vào từ một công ty đang ở trạng thái bỏ địa chỉ kinh doanh, hiện bị cơ quan thuế liên hệ xác minh giao dịch. Công ty cần xử lý như thế nào?
➤ Nếu giao dịch mua bán này công ty có đầy đủ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ chứng minh là giao dịch mua bán hàng hóa thật. Công ty cần liên hệ cơ quan thuế quản lý để giải trình về giao dịch thực tế đã phát sinh.
➤ Trường hợp hóa đơn đã kê khai là hóa đơn phát sinh năm hiện tại, công ty chưa nộp quyết toán thuế TNDN năm, tuy nhiên giao dịch mua bán này công ty không có đầy đủ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ chứng minh là giao dịch thực tế có phát sinh thì công ty cần làm 2 việc sau:
- Làm tờ khai bổ sung thuế GTGT kỳ đã kê khai, loại hóa đơn bất hợp pháp;
- Làm cam kết không kê khai và ghi nhận chi phí đối với hóa đơn bất hợp pháp đó gửi lên cơ quan thuế quản lý.
➤ Trường hợp hóa đơn đã kê khai là hóa đơn phát sinh của năm trước, công ty đã nộp quyết toán thuế TNDN năm, giao dịch mua bán này công ty không có đầy đủ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ chứng minh là giao dịch thực tế có phát sinh thì công ty cần làm 3 việc sau:
- Làm tờ khai bổ sung thuế GTGT kỳ đã kê khai, loại hóa đơn bất hợp pháp;
- Làm tờ khai bổ sung thuế TNDN năm ghi nhận hóa đơn bất hợp pháp là chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN trên chỉ tiêu B4;
- Làm cam kết đã loại hóa đơn bất hợp pháp gửi lên cơ quan thuế quản lý.
2. Làm thế nào để tra cứu hóa đơn bất hợp pháp?
- Khi nhận hóa đơn công ty cần kiểm tra trên hóa đơn có dãy số mã của cơ quan thuế hay không. Nếu hóa đơn chưa được cấp mã thì cần liên hệ với người bán để xử lý;
- Sau khi kiểm tra mã của cơ quan thuế trên hóa đơn, bạn truy cập vào trang Tra cứu thông tin người nộp thuế theo đường link https://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp. Tại đây bạn điền thông tin mã số thuế của người bán và mã xác nhận để kiểm tra tình trạng hoạt động của người bán.
Xem thêm:
>> Các cách tra cứu hóa đơn điện tử;
>> 2 cách tra cứu doanh nghiệp có rủi ro về hóa đơn.
3. Xử lý chi phí thanh toán hóa đơn bất hợp pháp trên tờ khai quyết toán thuế TNDN thế nào?
- Các chi phí thanh toán cho hóa đơn bất hợp pháp sẽ không được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nên kế toán cần theo dõi riêng các chi phí không được trừ này trên 1 file Excel;
- Khi thực hiện kê khai trên tờ khai quyết toán thuế TNDN, kế toán lưu ý ghi nhận các chi phí không được trừ này trên chỉ tiêu B4 của tờ khai quyết toán.
Thu Ngân & Trần Thủy - Phòng Kế toán Anpha