Cách hạch toán, xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng, cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền như quà tết, trung thu… cho nhân viên & cách ghi chi phí được trừ.

I. Hàng cho biếu tặng nhân viên có phải lập, xuất hóa đơn?

1. Hàng cho biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?

Căn cứ pháp lý quy định về hàng biếu tặng, cụ thể như sau:

• Trích Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động ...";
• Trích Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá và dịch vụ cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng”.

Theo đó, có thể kết luận rằng: Hàng hóa dịch vụ cho biếu tặng nhân viên sẽ phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng như các trường hợp thông thường.

2. Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng không thu tiền được quy định như sau:

• Phần thông tin người mua: Ghi tên của doanh nghiệp;
• Phần hình thức thanh toán: Vì hàng cho biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện là TM/CK;
• Phần nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: Ghi thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để lấy đó làm căn cứ hạch toán vào chi phí;
• Phần đơn giá: Là giá của hàng hóa dịch vụ tại thời điểm phát sinh;
• Phần thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán sẽ ghi nhận như hóa đơn thông thường.

  Tham khảo: Thông tư 78 và Nghị định 123 quy định về hóa đơn điện tử.

II. Cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên

1. Trường hợp hàng cho biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho

Nợ 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ 133 (nếu có) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có 111, 112, 331 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán

Có 33311 - Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: 

Công ABC mua trực tiếp quà lưu niệm tặng nhân viên nhân dịp kỷ niệm thành lập công ty với giá trị tính thuế trên hóa đơn là 20.000.000đ, VAT là 2.000.000đ đã được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. 

➜ Khi đó, hàng hóa sẽ được hạch toán như sau: 

Nợ TK 642: 20.000.000đ
Nợ TK 133: 2.000.000đ

Có TK 112: 22.000.000đ

2. Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để cho biếu tặng nhân viên

Nợ 152, 153, 156, 211 - NVL, CCDC, HH, TSCĐ

Nợ 133 (nếu có) - Thuế GTGT được khấu trừ

Có 111, 112, 331 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán

Nợ 642 - Chi phí quản lý DN

Có 152, 153, 156, 211 - NVL, CCDC, HH, TSCĐ

Có 33311 - Thuế GTGT đầu ra 

Ví dụ:

Công DEF nhập kho 1 lô bánh trung thu để biếu tặng nhân viên nhân dịp tết trung thu với giá trị tính thuế trên hóa đơn là 30.000.000đ, VAT là 3.000.000đ, chưa thanh toán cho bên cung cấp.

Khi đó, sẽ hạch toán hàng hóa như sau: 

➜ Khi mua hàng về:

Nợ TK 156: 30.000.000đ

Nợ TK 1331: 3.000.000đ

Có TK 331: 33.000.000đ

➜ Khi xuất cho biếu tặng:

Nợ TK 642 : 33.000.000

Có TK 156: 30.000.000đ

Có TK 3331: 3.000.000đ

3. Trường hợp hàng cho biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi

Nợ 353 - Quỹ khen thưởng & phúc lợi

Có 5111 - Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ

Có 3331 - Thuế GTGT phải nộp 

Nợ 632 - Giá vốn hàng bán

Có 152, 153, 155, 156 - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa

  Tham khảo: Cách hạch toán TK 331 - Phải trả người bán.

III. Chi phí quà tặng cho nhân viên làm sao để ghi nhận là chi phí được trừ?

Theo quy định, các khoản chi có tính chất phúc lợi sẽ được tính vào chi phí được trừ khi đủ điều kiện tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC:
“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định;
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa và dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

1. Đối với chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viên

Các chứng từ doanh nghiệp cần có để đưa chi phí mua quà tết biếu tặng nhân viên vào chi phí hợp lý như sau:

• Có hợp đồng mua bán (nếu có);
• Có hóa đơn mua quà tặng;
• Có chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi);
• Có hoá đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất);
• Danh sách nhân viên được nhận quà và được ký xác nhận;
• Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên;
• Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên… tại doanh nghiệp.

2. Đối với chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu

Doanh nghiệp cũng chuẩn bị chứng từ, hồ sơ tương tự như quà tặng tết nguyên đán để những khoản chi quà tặng là bánh trung thu được ghi nhận là chi phí được trừ;

Trích Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định về các khoản chi được trừ như sau:

“Khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động như: Chi đám hiếu, hỷ của người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng; chi hỗ trợ chi phí đi lại; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

Ví dụ:

Công ty XYZ có mua hàng hóa để làm quà trung thu, quà tết cho nhân viên trong công ty với:

- Tổng chi phí cho từng cá nhân là 2.000.000 đồng;

- Tổng thu nhập trong năm của cá nhân là 100.000.000 đồng/năm;

- Số tháng làm việc thực tế trong 1 năm là 12 tháng.

➜ Như vậy, ta có mức lương bình quân 1 tháng là 8.333.333 đồng/tháng.
➜ Xét thấy khoản chi quà tặng 2.000.0000đ nhỏ hơn mức lương bình quân của cá nhân theo tháng 8.333.333 đồng. Chi phí này là được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, công ty sẽ phải lập hóa đơn giá trị gia tăng như hóa đơn bán hàng hóa thông thường.

3. Đối với chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên

Điều kiện được ghi nhận là chi phí được trừ của những khoản biếu tặng cho nhân viên trong trường hợp này cũng tương tự như 2 trường hợp đã nêu trên.

Tuy nhiên đối với mua hàng hóa làm quà tặng nhân viên nhân dịp 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật có giá trị dưới 200.000 đồng/người thì doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn. (Theo Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP).

IV. Các câu hỏi thường gặp về hàng cho biếu tặng nhân viên

Ngọc Linh - Phòng Kế toán Anpha