Cách hạch toán TK 331 - Phải trả người bán theo Thông tư 200

TK 331 là tài khoản gì? TK 331 theo Thông tư 200 quy định thế nào về kết cấu, cấn trừ công nợ, cách hạch toán tài khoản 331 - Tài khoản phải trả người bán? Anpha sẽ giúp bạn hiểu rõ tại bài viết này.

I. Tài khoản 331 - Phải trả người bán là gì?

Tài khoản 331 - Phải trả người bán là những khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp.

II. Nội dung, kết cấu tài khoản 331 - Phải trả người bán

1. Chứng từ sử dụng

• Hóa đơn;
• Chứng từ thanh toán.

 Tham khảo: Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Tài khoản sử dụng 

➜ Đây là tài khoản lưỡng tính nên có thể có Số dư nợ.

 Xem thêm: Tài khoản 641 - TK chi phí bán hàng.

III. Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 331 - Tài khoản phải trả người bán

1. Hạch toán phải trả cho người bán khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ chưa thanh toán

1.1. Trường hợp trong nội địa

➤ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (giá mua chưa có thuế GTGT);

Nợ TK 133 (thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

➤ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

1.2. Trường hợp khi nhập khẩu

➤ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611;

Có TK 331 (giá mua không bao gồm thuế);

Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có);

Có TK 3333 (thuế NK, nếu có);

Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có);

Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu);

Có TK 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu).

➤ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611;

Có TK 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu);

Có TK 331 (giá mua không bao gồm thuế);

Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có);

Có TK 3333 (thuế NK, nếu có);

Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có).

2. Hạch toán phải trả người bán khi đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu

 ➤ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 241 (giá chưa có thuế);

Nợ TK 133 (thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

➤ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Nợ TK 241 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

3. Hạch toán phải trả người bán khi ứng trước hoặc thanh toán tiền

3.1. Ứng trước hoặc thanh toán bằng Việt Nam đồng

Nợ TK 331 (khoản ứng trước/ thanh toán);

Có TK 1111, 1121, 341…

3.2. Ứng trước hoặc thanh toán bằng ngoại tệ

➤ Thanh toán tiền khi có khoản ứng trước:

>> Ứng trước:

Nợ TK 331 (tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch tại thời điểm ứng trước);

Nợ TK 635 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền);

Có TK 1112, 1122 tỷ giá ghi sổ;

Có TK 515 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).

>> Khi thanh toán: TK 331 phần còn lại sẽ được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.

➤ Thanh toán tiền khi không có khoản ứng trước:

Nợ TK 331 tỷ giá ghi sổ;

Nợ TK 635 (tỷ giá ghi sổ kế toán TK 331 thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền);

Có TK 1112, 1122 tỷ giá ghi sổ;

Có TK 515 (tỷ giá ghi sổ kế toán TK 331 lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).

4. Hạch toán phải trả người bán khi nhận lại tiền hoàn đã ứng trước

➤ Nhận lại bằng tiền VND:

Nợ TK 111, 112... (tiền ứng trước);

Có TK 331 (tiền ứng trước).

➤ Nhận lại bằng ngoại tệ:

Nợ các TK 111, 112... (tỷ giá giao dịch thực tế);

Nợ TK 635 (tỷ giá giao dịch thực tế của TK tiền thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán);

Có TK 331 tỷ giá ghi sổ;

Có TK 515 (tỷ giá giao dịch thực tế của TK tiền lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán).

5. Hạch toán phải trả người bán khi mua dịch vụ

➤ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 1562 (giá mua chưa có thuế GTGT);

Nợ TK 241 (giá mua chưa thuế GTGT);

Nợ TK 242 (giá mua chưa có thuế GTGT);

Nợ TK 623, 627, 641, 642, 635, 811 (giá mua chưa có thuế GTGT);

Nợ TK 133 (tiền thuế GTGT);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

➤ Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Nợ TK 1562 (tổng giá trị thanh toán);

Nợ TK 241 (tổng giá trị thanh toán);

Nợ TK 242 (tổng giá trị thanh toán);

Nợ TK 623, 627, 641, 642, 635, 811 (tổng giá trị thanh toán);

Có TK 331 (tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT).

6. Hạch toán phải trả người bán khi hưởng chiết khấu thanh toán

Nợ TK 331 (tiền chiết khấu thanh toán được hưởng và tính trừ vào công nợ);

Có TK 515.

7. Hạch toán phải trả người bán khi hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá và trả lại hàng mua

Nợ TK 331 (tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua);

Có TK 133 (nếu có);

Có TK 152, 153, 156, 611…

8. Hạch toán phải trả người bán khi chủ nợ không đòi hoặc không tìm được chủ nợ

Nợ TK 331 (khoản nợ không đòi hoặc không tìm được chủ nợ);

Có TK 711.

9. Hạch toán phải trả người bán khi nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng

➤ Khi nhận hàng bán đại lý: theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính;

➤ Khi bán hàng nhận đại lý:

Nợ TK 111, 112, 131... (tổng giá trị thanh toán);

Có TK 331 (giá giao bán đại lý và thuế);

Đồng thời theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

➤ Khi xác định hoa hồng được hưởng:

Nợ TK 331 (tổng giá trị bao gồm thuế);

Có TK 511 (hoa hồng đại lý);

Có TK 3331. 

➤ Thanh toán cho bên giao đại lý, ghi:

Nợ TK 331 (giá giao bán bán đại lý - hoa hồng đại lý);

Có TK 111, 112...

10. Hạch toán phải trả người bán tại đơn vị giao ủy thác nhập khẩu

➤ Thanh toán bằng Việt Nam đồng:

Nợ TK 331 (số tiền trả cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu);

Có TK 1111, 1121...

➤ Thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331 (tỷ giá thực tế);

Nợ TK 635 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền);

Có TK 1112, 1122 tỷ giá ghi sổ;

Có TK 515 (nếu tỷ giá giao dịch thực tế lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).

➤ Nhận ủy thác nhập khẩu do bên bán nhận ủy thác giao trả:

Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211, 213/611;

Có TK 331 (giá mua chưa có thuế);

Có TK 3332 (thuế TTĐB, nếu có);

Có TK 3333 (thuế NK, nếu có);

Có TK 33381 (thuế BVMT, nếu có);

Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu);

Có TK 33312 (thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu).

➤ Thanh toán cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu: 

Nợ TK 331 (số tiền trả cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu);

Có TK 111, 112...

➤ Phí ủy thác nhập khẩu:

Nợ TK 151, 152, 156, 211…;

Nợ TK 133;

Có TK 331 (phí ủy thác nhập phải trả cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu).

11. Hạch toán phải trả người bán khi đánh giá lại số dư nợ phải trả là ngoại tệ

➤ Tỷ giá ngoại tệ giảm:

Nợ TK 331 (tỷ giá ghi sổ kế toán tại thời điểm đánh giá lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm đánh giá);

Có TK 413.

➤ Tỷ giá ngoại tệ tăng:

Nợ TK 413;

Có TK 331 (tỷ giá ghi sổ kế toán tại thời điểm đánh giá thấp hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm đánh giá).

Lưu ý: Ngoài tỷ giá giao dịch thực tế trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản thường xuyên giao dịch. Tỷ giá xấp xỉ không được chênh lệch vượt quá +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình. Khi sử dụng tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo không làm ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình và kết quả kinh doanh của kỳ kế toán áp dụng.

IV. Các loại báo cáo kế toán công nợ sử dụng

Có 3 loại báo cáo kế toán công nợ sử dụng, bao gồm:

1. Sổ nhật ký mua hàng;
2. Sổ chi tiết thanh toán với người bán;
3. Bảng tổng hợp công nợ phải trả.

Xem thêm: Xây dựng định mức sản xuất để giảm rủi ro về thuế.

V. Cấn trừ công nợ với đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp

• Các biên bản liên quan: Biên bản xác nhận đối chiếu và cấn trừ công nợ; 
• Thời điểm cấn trừ: Thỏa thuận 2 bên;
• Cách hạch toán:

Nợ TK 331: giá trị công nợ cấn trừ;

Có TK 131: giá trị công nợ cấn trừ.

Ví dụ 1: 

Ngày 15/11/2021, công ty A mua 1 máy tính của công ty B thanh toán trả sau, trị giá 25.000.000 đồng, thuế GTGT là 2.500.000 đồng, tổng thanh toán 27.500.000 đồng. 

Ngày 18/11/2021, công ty B bán cho công ty A 1 máy lạnh thanh toán trả sau trị giá 19.000.000 đồng, thuế GTGT là 1.900.000 đồng, tổng thanh toán là 20.900.000 đồng. 

Ngày 30/11/2021, công ty A và công ty B thỏa thuận cấn trừ công nợ giữa 2 bên và tiến hành lập biên bản xác nhận đối chiếu và cấn trừ công nợ giữa 2 bên như sau:

>> Công ty A phải trả công ty B:

>> Công ty A phải thu công ty B:

➥ Vậy công ty A còn phải trả công ty B là 27.500.000 – 20.900.000 = 6.600.000 đồng

Nợ TK 156 - máy tính : 25.000.000 đồng

Nợ TK 1331 : 2.500.000 đồng

Có TK 331 - công ty B : 27.500.000 đồng

Nợ TK 131 - công ty B : 20.900.000 đồng

Có TK 5111 : 19.000.000 đồng

Có TK 3331 : 1.900.000 đồng

Nợ TK 331 - công ty B : 20.900.000 đồng

Có TK 131 - công ty B : 20.900.000 đồng

Ví dụ 2:

Ngày 01/12/2021, công ty C nhập khẩu 50 bộ ghế sofa của ABB, trị giá 210.000 USD, chưa thanh toán, thuế nhập khẩu 20%, thuế GTGT 10%, tỷ giá tờ khai hải quan là 23.600. Biết tỷ giá ngân hàng thương mại nơi mở tài khoản giao dịch thanh toán thường xuyên của công ty C: tỷ giá mua chuyển khoản là 23.700, tỷ giá bán chuyển khoản 23.850. Ngày 01/12/2021, công ty C đã nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền gửi ngân hàng.

>> Thuế nhập khẩu = 210.000 x 23.600 x 20% = 991.200.000 đồng

>> Thuế GTGT hàng nhập khẩu: (210.000 x 23.600 + 991.200.000) x 10% = 594.720.000 đồng

Nợ TK 156 : 5.999.700.000 đồng

Có TK 331 : 5.008.500.000 (210.000 x 23.850) đồng

Có TK 3333 : 91.200.000 đồng

Nợ TK 133 : 594.720.000 đồng

Có TK 33312 : 594.720.000 đồng

Nợ TK 3333 : 991.200.000 đồng

Nợ TK 33312 : 594.720.000 đồng

Có TK 1121 : 1.585.920.000 đồng

Yến Nhi - Phòng Kế toán Anpha