Lập hóa đơn thay thế-hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 & NĐ 123

Hướng dẫn cách lập hóa thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC & Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các lưu ý trước khi xử lý hóa đơn sai sót.

I. Lưu ý trước khi xử lý hóa đơn sai sót

Trước khi xử lý hóa đơn sai sót, bạn cần xác định mình thuộc trường hợp nào để có cách xử lý đúng.

Đối với hóa đơn điện tử, khi tạo lập và lưu bản nháp hóa đơn nhưng chưa duyệt ký thì có thể gửi thông tin cho khách hàng xem, kiểm tra và chỉnh sửa lại thông tin. 

Trường hợp đã ký duyệt hóa đơn bằng chữ ký số và phát hiện hóa đơn có sai sót thì không chỉnh sửa được trên tờ hóa đơn đó nữa, lúc này cần tạo một hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho tờ hóa đơn điện tử sai sót.

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua, khi phát hiện có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT v/v hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Đồng thời lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế cấp mã thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót và gửi cho người mua;
• Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua, sau đó phát hiện sai sót thì có thể xử lý như sau:
  • Đối với trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai về mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán tiến hành thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót. Đồng thời, thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế);
  • Còn với trường hợp có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng với quy cách, chất lượng… Người mua và người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót. Trường hợp này không phải lập thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT gửi tới cơ quan thuế.

Sau đây, Anpha sẽ hướng dẫn các bạn lập hóa đơn thay thế và lập hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/09/2021 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020.

II. Cách lập hóa đơn điều chỉnh

• Trong trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận với nhau về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, thì người bán và người mua sẽ tiến hành lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót;
• Trên tờ hóa đơn điện tử điều chỉnh xuất cho hóa đơn có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh… cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”;
• Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó lập hóa đơn điều chỉnh (hóa đơn số 2) và phát hiện hóa đơn đó vẫn bị sai thì lập hóa đơn số 3 điều chỉnh cho hóa đơn số 1 (khi đó, hóa đơn số 1 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn số 2).

1. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai sót thông tin

Trường hợp có sai sót về mã số thuế, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách chất lượng, đơn vị tính…

➞ Trên hóa đơn điều chỉnh ghi thông tin đúng của tên hàng hóa dịch vụ đã xuất bán, phần đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất sẽ để trống.

Ví dụ:

Ngày 20/08/2022, công ty A xuất bán hàng cho công ty B máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022 phát hiện xuất sai tên hàng hóa thành máy ĐHKK DAIKIN FTKC50UVMV/RKC50UVMV. 

Hai bên đã phát hiện và thống nhất lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn viết sai đó như sau:

2. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai sót số tiền 

Trường hợp có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai sót về đơn giá, thuế suất hoặc tiền thuế, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót chỉ cần ghi số tiền chênh lệch. Nếu điều chỉnh tăng ghi dấu dương (+), điều chỉnh giảm ghi dấu âm (-) đúng với số tiền cần điều chỉnh.

Ví dụ:

Ngày 20/08/2022 công ty A xuất bán hàng cho công ty B 2 máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022 phát hiện hóa đơn bị sai đơn giá dẫn đến sai số tiền (thực tế giá bán là 5.500.000 đồng nhưng trên hóa đơn xuất giá 6.000.000 đồng).

Hai bên đã phát hiện và thống nhất lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn viết sai đó như sau:

III. Hướng dẫn cách lập hóa đơn thay thế 

• Trong trường hợp người bán và người mua thỏa thuận với nhau về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, thì người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận trong đó ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót;
• Trên tờ hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế… cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”;
• Hóa đơn điện tử mới sẽ thay thế cho hóa đơn sai sót, khi ký phát hành hóa đơn thay thế thì đồng thời số hóa đơn sai sót sẽ bị xóa bỏ;
• Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó lập hóa đơn thay thế (hóa đơn số 2) và phát hiện hóa đơn vẫn bị sai thì doanh nghiệp lập hóa đơn số 3 thay thế cho hóa đơn số 2 (khi đó, hóa đơn số 1 đã bị thay thế bởi hóa đơn số 2).

Ví dụ:

Ngày 20/08/2022, công ty A xuất bán hàng cho công ty B 2 máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022 phát hiện hóa đơn bị sai đơn giá dẫn đến sai số tiền (thực tế giá bán là 5.500.000 đồng nhưng trên hóa đơn xuất giá 6.000.000 đồng).

Hai bên đã phát hiện và thống nhất lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn viết sai đó như sau:

IV. Một số câu hỏi thường gặp khi lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

Nguyễn Huyền - Phòng Kế toán Anpha