Có được viết tắt trên hóa đơn điện tử không? Quy định viết tắt!

Hóa đơn điện tử là gì? Các từ được viết tắt trên hóa đơn điện tử. Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử. Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ. Tham khảo tại đây.

Hóa đơn điện tử là gì? Có được viết tắt trên hóa đơn điện tử không?

1. Hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán được tạo, lập, lưu trữ và quản lý ở dạng dữ liệu điện tử.

Hóa đơn điện tử được dùng cho các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm 2 loại:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Tham khảo thêm: 

>> Quy định về hóa đơn điện tử;

>> Dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel, Easyinvoice, Mobiphone - 2023.

2. Có được viết tắt trên hóa đơn điện tử không?

Theo Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ được phép viết tắt một số danh từ phổ biến trong trường hợp tên, địa chỉ của người mua có thông tin quá dài.

Cụ thể các từ được viết tắt trên hóa đơn điện tử gồm những gì? Hãy dành chút thời gian đọc tiếp nội dung dưới đây các bạn nhé.

Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử

1. Quy định về địa chỉ ghi trên hóa đơn điện tử

Trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn quá dài thì người bán được phép viết tắt 1 số danh từ thông dụng trên hóa đơn nhưng vẫn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, thành phố.

2. Quy định về tên người mua trên hóa đơn điện tử

Tương tự như phần thông tin về địa chỉ ghi trên hóa đơn, người bán được phép viết tắt tên của người mua trong trường hợp tên quá dài. 

Tuy nhiên, dù viết tắt nhưng bạn vẫn phải đảm bảo chính xác thông tin về tên của người mua. Đồng thời tên viết tắt đó phải phù hợp với tên trên đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế (nếu bên mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế).

Không được phép viết tắt bất kỳ nội dung nào liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên hóa đơn điện tử.

Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn

➤ Tên hóa đơn phải thể hiện loại hóa đơn cụ thể như:

• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế;
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn bán tài sản công;
• Các loại tem, vé, thẻ;
• Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.

➤ Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn cần thực hiện đúng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

2. Số hóa đơn

Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

• Số hóa đơn có tối đa 8 chữ số;
• Được lập lần lượt theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn và phải chung ký hiệu hóa đơn;
• Bắt đầu từ số 1 vào ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn hoặc 01/01 mỗi năm;
• Kết thúc vào ngày 31/12 mỗi năm và tối đa đến số 99 999 999.

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua

Trên hóa đơn phải thể hiện thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua chính xác với tên, địa chỉ, mã số thuế ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký thuế. Trường hợp, người mua không có mã số thuế thì không phải thể hiện mã số thuế trên hóa đơn.

4. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

• Nếu người bán là tổ chức, doanh nghiệp thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức;
• Nếu người bán là cá nhân thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Lưu ý:

Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và giữa người mua, người bán có sự thỏa thuận về việc hóa đơn điện tử được lập có chữ ký của cả hai.

Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.

Tham khảo thêm: 

>> Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp bắt buộc có;

>> Bảng giá đăng ký mới & Gia hạn chữ ký số Viettel ca - Bao rẻ.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai 

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử sẽ không tránh khỏi những sai sót xảy ra. Vì vậy, Anpha xin được chia sẻ thêm đến các bạn cách xử lý sai sót trên hóa đơn. 

Tùy vào từng trường hợp sai sót mà cách xử lý cũng sẽ khác nhau, cụ thể được chia làm 2 trường hợp như sau:

➤ Trường hợp 1: 

Người bán phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua. Trong trường hợp này, người bán cần thông báo hủy hóa đơn có mã đã lập sai tới cơ quan thuế (theo mẫu 04/SS-HĐĐT). Đồng thời, người bán cần lập một hóa đơn mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế cấp lại mã thay thế.

➤ Trường hợp 2: 

Người bán phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế sau khi đã gửi cho người mua. Khi đó:

• Nếu trên hóa đơn chỉ sai sót về tên, địa chỉ người mua thì người bán không cần phải lập lại hóa đơn. Tuy nhiên, người bán phải có trách nhiệm gửi thông báo đến người mua và cơ quan thuế (theo mẫu 04/SS-HĐĐT) về việc sai sót tên, địa chỉ người mua;
• Đối với sai sót về mã số thuế, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất… thì người bán có thể cân nhắc lựa chọn lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai trước đó.

Tham khảo chi tiết:

>> Hướng dẫn cách xử lý, điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai;

>> Lập hóa đơn thay thế - hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 & NĐ 123.

Câu hỏi liên quan quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử