Quy định thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ theo Nghị định 123 và Nghị định 70. Doanh nghiệp, cơ sở nào được lập hóa đơn & quy định lập hóa đơn.
Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực sẽ sửa đổi, bổ sung nhiều thông tin quan trọng liên quan đến thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ ở một số lĩnh vực kinh doanh đặc thù theo cơ chế linh hoạt hơn.
Mặt khác, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng bổ sung quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử đối với một số hoạt động như: kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số, kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng.
Bài viết dưới đây, Anpha sẽ cập nhật những thông tin, quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
I. Quy định thời điểm lập hóa đơn bán hàng điện tử (các trường hợp cụ thể)
Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ luôn là vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm. Bài viết này sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn để giảm rủi ro và tránh được những sai sót không đáng có.
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), từ ngày 01/06/2025, thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa, hóa đơn cung cấp dịch vụ được xác định như sau:
1. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
1.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với doanh nghiệp bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu được tiền.
1.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng (bao gồm cả hoạt động cung cấp dịch vụ cho cá nhân, tổ chức nước ngoài), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp doanh nghiệp thu tiền đặt cọc hay khoản tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ như: kế toán, tư vấn tài chính, thuế, kiểm toán; dịch vụ thẩm định giá; dịch vụ khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
2. Trường hợp bán hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Trường hợp doanh nghiệp bán hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc cung cấp dịch vụ bàn giao từng hạng mục, công đoạn thì mỗi lần giao hàng hoặc mỗi lần bàn giao đều phải tiến hành lập hóa đơn điện tử cho khối lượng, giá trị của hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách xử lý, điều chỉnh hóa đơn điện tử viết sai.
3. Các loại doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh được lập hóa đơn điện tử theo kỳ
Các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, thường xuyên, cần phải có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ và khách hàng như:
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho ngành vận tải hàng không;
- Dịch vụ cung ứng nhiên liệu cho ngành hàng không;
- Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt;
- Dịch vụ cung cấp điện, nước;
- Dịch vụ truyền hình;
- Dịch vụ quảng cáo truyền hình;
- Dịch vụ thương mại điện tử;
- Dịch vụ bưu chính chuyển phát;
- Dịch vụ viễn thông;
- Dịch vụ logistic;
- Dịch vụ công nghệ thông tin;
- Dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay);
- Dịch vụ chuyển tiền quốc tế;
- Dịch vụ chứng khoán;
- Dịch vụ xổ số điện toán;
- Dịch vụ thu phí sử dụng đường bộ.
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát giữa các bên, chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước hoặc ngày 7 của tháng sau tháng phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ.
Kỳ quy ước để tính lượng hàng hóa, dịch vụ sẽ căn cứ vào thỏa thuận giữa doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ với khách hàng.
>> Có thể bạn cần: Ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn có bắt buộc giống nhau không?
4. Thời điểm lập HĐĐT cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin
Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu theo hợp đồng kinh tế của các bên, chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.
Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ nhưng không yêu cầu xuất hóa đơn thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, doanh nghiệp tiến hành tổng hợp doanh thu phát sinh và lập chung một hóa đơn cho người mua không lấy hóa đơn.
5. Doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt và tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
5.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm doanh nghiệp thực hiện nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, thời điểm hoàn thành thi công lắp đặt, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
5.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây nhà để bán, chuyển nhượng
- Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao cho khách hàng;
- Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
6. Doanh nghiệp hoạt động mua bán khí, thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô
6.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô
Thời điểm doanh nghiệp lập hóa đơn bán dầu thô, condensate và các sản phẩm được chế biến từ dầu thô là thời điểm xác định được giá bán chính thức giữa bên mua và bên bán, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
6.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mua bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than bằng đường ống dẫn khí tới bên mua
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm xác định khối lượng khí giao của tháng, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
7. Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng
Thời điểm lập hóa đơn bán lẻ xăng dầu là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nên phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đã lập đối với trường hợp khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
8. Cơ sở kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm để tính tiền theo quy định của pháp luật
Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm kết thúc chuyến đi.
Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, đơn vị kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi (doanh nghiệp, hợp tác xã) có sử dụng phần mềm tính tiền sẽ thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý theo quy định.
9. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa ủy thác nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu
Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 13 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Trường hợp cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử tại thời điểm trả hàng cho bên đơn vị ủy thác nhập khẩu.
Trường hợp chưa nộp thuế thì khi trả hàng cho bên ủy thác nhập khẩu, đơn vị chỉ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm chứng từ lưu thông trên thị trường.
10. Cơ sở khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý trong việc khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin
10.1. Lập hóa đơn cho bệnh nhân:
- Trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn thì cuối ngày cơ sở khám chữa bệnh tổng hợp thông tin khám chữa bệnh và thông tin phiếu thu tiền làm căn cứ để ghi nhận doanh thu và lập chung một hóa đơn cho dịch vụ trong ngày;
- Trường hợp khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn thì cơ sở kinh doanh tiến hành lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng.
10.2. Trường hợp lập hóa đơn cho cơ quan BHXH:
Thời điểm lập hóa đơn cho cơ quan BHXH là thời điểm cơ quan BHXH thanh toán, quyết toán chi phí khám chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiểm y tế.
>> Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel, Easyinvoice.
Ngoài các trường hợp trên, Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn cho 3 trường hợp cụ thể sau đây:
11. Đơn vị hoạt động kinh doanh bảo hiểm
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.
12. Doanh nghiệp kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay theo hình thức bán vé số in sẵn đủ mệnh giá cho khách hàng
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm sau khi cơ sở bán vé thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết, chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo.
Doanh nghiệp kinh doanh xổ số phải lập hóa đơn GTGT điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng đại lý là tổ chức, cá nhân cho vé xổ số được bán trong kỳ gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn.
13. Doanh nghiệp kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng
Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là 1 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 00h00 - 23h59 cùng ngày).
II. Một số câu hỏi về thời điểm lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ
1. Bán hàng hóa cho khách vãng lai dưới 200.000đ/lần có phải lập hóa đơn điện tử?
Trường hợp khách hàng không yêu cầu hóa đơn thì người bán lập 1 hóa đơn điện tử cho tất cả các giao dịch bán hàng dưới 200.000đ trong ngày. Trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn thì người bán lập hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng.
2. Bán hàng hóa xuất khẩu có phải lập hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời điểm hoàn tất thủ tục hải quan (ngày thông quan) doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử cho lô hàng xuất khẩu để ghi nhận doanh thu xuất khẩu. Trước đây theo Thông tư 39/2014/TT-BTC thì trường hợp bán hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thương mại.
3. Ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn điện tử khác nhau có hợp lệ không?
Doanh nghiệp nên thực hiện lập và ký hóa đơn điện tử cùng ngày. Trường hợp phát sinh bất khả kháng, doanh nghiệp nên gửi công văn hỏi đáp đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý để có phương án xử lý hợp lý.
>> Xem thêm: Ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn có bắt buộc giống nhau không?
4. Lập hóa đơn điện tử sai thời điểm có bị phạt?
Theo Điều 24 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, khi các doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử sai thời điểm sẽ bị xử phạt. Nhẹ nhất là mức phạt cảnh cáo, nặng hơn là phạt tiền từ 3.000.000đ đến 8.000.000đ.
Kim Xuân - Phòng Kế toán Anpha