Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể (hộ gia đình) & 7 lưu ý

Hộ kinh doanh cá thể là mô hình kinh doanh đơn giản và phổ biến tại Việt Nam. Trong bài viết này Anpha sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về hồ sơ, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể và 7 lưu ý quan trọng cần biết để tránh rủi ro khi xin giấy phép đăng ký hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể là gì? Ai nên đăng ký hộ kinh doanh cá thể?

Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp định nghĩa về hộ kinh doanh cá thể như sau: Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ. Trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh thì ủy quyền cho một thành viên làm đại diện hộ kinh doanh. Cá nhân đăng ký hộ kinh doanh, người được các thành viên hộ gia đình ủy quyền làm đại diện hộ kinh doanh là chủ hộ kinh doanh”. 

Nhiều người khi bắt đầu kinh doanh thường phân vân không biết nên thành lập công ty hay đăng ký hộ kinh doanh cá thể để phù hợp với quy mô hoạt động của bản thân hoặc ưu, nhược điểm của từng loại hình kinh doanh như thế nào... Thường thì những cá nhân, hộ gia đình sau nên đăng ký hộ kinh doanh cá thể thay vì công ty, doanh nghiệp:

• Khách hàng không có nhu cầu sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) để tránh phiền hà phức tạp về thuế như phải nộp tờ khai, nộp báo cáo quý, báo cáo tài chính...

• Cá nhân, hộ gia đình có mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, vốn ít;

• Có nhu cầu hợp pháp hóa hình thức kinh doanh của mình, cần giấy phép khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra;

• v...v...

Những ai không cần phải đăng ký hộ kinh doanh cá thể: Cá nhân, hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối và những người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ, làm dịch vụ có thu nhập thấp không phải đăng ký hộ kinh doanh.

Quyền thành lập HKD và nghĩa vụ đăng ký của HKD. 

Cá nhân, thành viên hộ gia đình là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi, có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự đầy đủ có quyền thành lập hộ kinh doanh và có nghĩa vụ đăng ký hộ kinh doanh theo quy định.

Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể bao gồm các giấy tờ sau:

1. Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
2. Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh;
3. Bản sao hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà hoặc sổ đỏ đối với trường hợp chủ hộ đứng tên địa chỉ hộ kinh doanh (không cần công chứng).

Trường hợp các thành viên hộ gia đình cùng góp vốn đăng ký hộ kinh doanh thì cần thêm các giấy tờ sau:

1. Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của thành viên hộ gia đình;
2. Bản sao hợp lệ biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh;
3. Bản sao hợp lệ văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh;
4. Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có);
5. Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề (nếu có).

TẢI TRỌN BỘ Mẫu hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể.

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể ở đâu? 

Công dân có thể nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Ngoài hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, công dân có thể thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể online tại trang dịch vụ công của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố. Sau khi đăng ký, hồ sơ sẽ được chuyển tiếp về Phòng Tài chính - Kế hoạch hoặc Phòng Kinh tế của UBND quận, huyện liên quan để xét duyệt hồ sơ. 

Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ gửi thông báo về tài khoản đăng ký kinh doanh của chủ hộ để hẹn ngày lấy giấy phép. Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cần bổ sung hoặc bị từ chối, chủ hộ cũng sẽ nhận được thông báo trực tiếp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh. 

 Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh cá thể online.

Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký HKD cá thể

Khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trao giấy biên nhận và cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, nếu có đủ các điều kiện sau đây:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;

• Tên của hộ kinh doanh được đặt theo đúng quy định tại Điều 88 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;

• Nộp đủ lệ phí đăng ký hộ kinh doanh theo quy định.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện phải thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ hoặc người thành lập hộ kinh doanh biết. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có).

Nếu sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà không nhận được giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh thì người thành lập hộ kinh doanh hoặc hộ kinh doanh có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Định kỳ vào tuần làm việc đầu tiên hàng tháng, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện gửi danh sách hộ kinh doanh đã đăng ký tháng trước cho Cơ quan thuế cùng cấp, Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan quản lý chuyên ngành cấp tỉnh.

7 lưu ý cần biết để tránh rủi ro trong thủ tục đăng ký HKD

Đăng ký hộ kinh doanh cá thể khi nói khái quát thì đơn giản hơn thành lập doanh nghiệp vì nó ít gò bó ở một khuôn khổ nhất định. Nhưng khi tiến hành quy trình gặp nhiều cản trở hơn. Bởi việc có khuôn khổ thì đã có văn bản quy định, còn không có khuôn khổ thì tùy thuộc vào yếu tố con người. 

Điển hình như trong quá trình thành lập hộ kinh doanh, tùy cán bộ xử lý hồ sơ mà một số vấn đề sẽ có cách giải quyết khác nhau. Như trong nghị định không hề quy định cấm đặt tên hộ kinh doanh bằng tiếng Anh, nhưng đến UBND nào cũng vậy, tên tiếng Anh sẽ không được chấp nhận. Không phải UBND nào cũng hướng dẫn cách sửa lại tên bằng cách thêm dấu chấm vào giữa các ký tự.

Ví dụ: Tên ANPHA không được nhưng A.N.P.H.A thì được.

Dựa trên kinh nghiệm đăng ký hộ kinh doanh cá thể cho hàng ngàn khách hàng từ Bắc vào Nam, Anpha lưu ý bạn 7 điều sau để đăng ký HKD cá thể thành công. 

Cụ thể như sau:

1. Lưu ý về đối tượng được đăng ký

Theo Điều 79 Nghị định 01/2021/NĐ-CP có nêu rõ, các đối tượng được quyền thành lập hộ kinh doanh cá thể là cá nhân, thành viên hộ gia đình là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Người đại diện các thành viên hộ gia đình đứng tên trên giấy phép kinh doanh là chủ hộ kinh doanh.

Một người chỉ đứng tên duy nhất một hộ kinh doanh, xét trên phạm vi cả nước. Nếu người này đã là chủ một hộ kinh doanh trước đó, mặc dù không kinh doanh từ rất lâu rồi nhưng vẫn chưa tiến hành giải thể thì người này không thể đứng tên trên hộ kinh doanh mới (muốn đăng ký hộ kinh doanh mới phải giải thể hộ kinh doanh cũ).

2. Lưu ý về cách đặt tên hộ kinh doanh

Cũng giống như thành lập doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũng có tên gọi riêng.

• Tên hộ kinh doanh bao gồm 2 thành tố: "Hộ kinh doanh + Tên riêng của hộ kinh doanh".

• Tên hộ kinh doanh không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp” vì dễ gây nhầm lẫn với loại hình doanh nghiệp.

• Tên riêng hộ kinh doanh không được trùng với tên riêng của những hộ kinh doanh khác đã đăng ký trong phạm vi cấp huyện.

• Không sử dụng tiếng anh để đặt tên cho HKD. Nếu sử dụng phải đảm bảo giữa các ký tự có dấu chấm đi kèm.

Ví dụ: Hộ kinh doanh E.M.I.L.Y.

Thực tế, đối với các cửa hàng buôn bán tự phát (chưa thông qua việc đăng ký hộ kinh doanh) khi thực hiện thủ tục đăng ký HKD thì tên cửa hàng cũ có thể phải thay đổi hoặc không. Thay đổi trong trường hợp tên cửa hàng đã được một HKD khác đăng ký trước và ngược lại, nếu tên cửa hàng chưa có HKD nào đăng ký thì bạn vẫn được quyền đăng ký tên đó. Để chắc chắn tên HKD của mình có được chấp thuận không thì khi nộp hồ sơ lên UBND quận/huyện sẽ rõ.

3. Lưu ý về địa điểm đăng ký kinh doanh

Địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh là nơi hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh. Một hộ kinh doanh có thể hoạt động kinh doanh tại nhiều địa điểm nhưng phải chọn một địa điểm để đăng ký trụ sở hộ kinh doanh và phải thông báo cho Cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý thị trường nơi tiến hành hoạt động kinh doanh đối với các địa điểm kinh doanh còn lại.

Trường hợp địa chỉ này là nhà thuê hoặc mượn thì cần xác minh rõ tại địa chỉ này từ trước đến nay đã có ai thành lập HKD ở đây chưa? Nếu có thì họ đã giải thể HKD này chưa? Để xác minh được điều này, cần yêu cầu chủ nhà lên UBND quận/huyện để hỏi. Trường hợp có HKD mà chưa giải thể thì chủ nhà có thể lên UBND quận yêu cầu giải thể HKD này với lý do chủ HKD đã bỏ đi và không còn hoạt động ở đây nữa.

>> Địa chỉ đăng ký HKD tuyệt đối không được là chung cư (trừ trường hợp hộ kinh doanh với mục đích cho thuê nhà để ở).

>> Địa chỉ đang nằm trong khu quy hoạch của nhà nước thì không được thành lập HKD.

4. Lưu ý về vốn điều lệ khi đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Hiện nay luật không quy định số vốn tối thiểu hay tối đa đối với HKD. Do vậy, đăng ký số vốn bao nhiêu là tùy thuộc khả năng của mỗi người và quy mô, ngành nghề người đăng ký hướng đến. Tuy nhiên cần lưu ý: Việc chịu trách nhiệm về rủi ro của HKD là chịu trách nhiệm vô hạn (chịu trách nhiệm trên tất cả tài sản có được). Nên khi quyết định đăng ký HKD thì cần phải cân nhắc về tính rủi ro sau này. Nếu việc kinh doanh không thuận lợi, bạn phải chịu trách nhiệm trên tất cả tài sản mình có chứ không chỉ là chịu trách nhiệm trên số vốn bạn đăng ký.

Ngoài ra, hộ kinh doanh cũng nên đăng ký vốn thấp, không nên đăng ký vốn cao vì cơ quan thuế sẽ dựa vào 3 điều kiện sau để áp mức thuế khoán hàng tháng cho hộ kinh doanh:

• Vốn cao hay thấp;

• Địa điểm kinh doanh thuộc khu sầm uất, có địa thế thuận lợi, mặt tiền hay trong hẻm;

• Mặt hàng của hộ kinh doanh thuộc diện có khả năng tiêu thụ tốt hay không.

Bạn có thể xem thêm về các loại thuế và cách tính thuế cho hộ kinh doanh cá thể, thường phụ thuộc vào doanh thu hàng năm chứ không có một mức cố định.

 Xem thêm: Các loại thuế và cách tính thuế cho hộ kinh doanh cá thể.

5. Lưu ý về số lượng lao động tối đa của hộ kinh doanh

Theo quy định trước đây, số lượng lao động tối đa mà hộ kinh doanh cá thể được phép sử dụng là 9 lao động. Tuy nhiên, với Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh không còn bị giới hạn số lượng lao động nữa. 

6. Lưu ý về ngành nghề đăng ký kinh doanh

Hộ kinh doanh được quyền đăng ký nhiều ngành, nghề mà pháp luật không cấm.

Hộ kinh doanh được kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện kể từ khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật nhưng phải đảm bảo đảm bảo đáp ứng các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động.

Muốn kinh doanh ngành nào thì khi đăng ký thành lập, ghi ngành nghề, nghề đó trên giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh hoặc lựa chọn mã ngành nghề muốn đăng ký nếu làm thủ tục đăng ký online.

7. Lưu ý về giấy tờ cần có để đăng ký hộ kinh doanh

• Hợp đồng thuê nhà hoặc mượn nhà giữa chủ nhà và chủ hộ kinh doanh phải được ký trực tiếp, không thông qua trung gian;
• Sao y công chứng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
• 2 bản sao y công chứng CMND/CCCD của chủ hộ và các thành viên hộ gia đình cùng góp vốn thành lập hộ kinh doanh (nếu có);
• Các chứng chỉ bằng cấp đối với ngành nghề có điều kiện (sao y công chứng).

Các câu hỏi thường gặp về hộ kinh doanh cá thể

Trên đây là những thông tin đầy đủ, cập nhật nhất về các thủ tục, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể, cùng những lưu ý quan trọng. Nếu bạn không có thời gian hay gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục kể trên, hãy tham khảo dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể của Anpha với mức phí chỉ 1.500.000đ.

 Xem thêm: Dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc), 0903 003 779 (Miền Trung) hoặc 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.