Hướng dẫn cách hạch toán & quy trình nhập kho thành phẩm

Thành phẩm là gì? Quy trình các bước nhập kho thành phẩm, cách hạch toán nhập kho thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ.

I. Căn cứ pháp lý 

• Thông tư 133/2016/TT-BTC;
• Thông tư 200/2016/TT-BTC.

II. Thành phẩm là gì?

Thành phẩm là những sản phẩm đã trải qua quá trình chế biến do thuê ngoài hoặc được các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp gia công tạo thành, đã qua kiểm duyệt, đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và tiến hành nhập kho. Thành phẩm được cấu thành từ các bộ phận sản xuất chính và sản xuất phụ. 

III. Quy trình nhập kho thành phẩm

1. Bước 1: Vận chuyển thành phẩm sau khi hoàn thành tập kết tại kho

Sau khi bộ phận sản xuất hoàn thành thành phẩm, các bộ phận nội bộ khác trong doanh nghiệp như bộ phận vận chuyển, bộ phận kho sẽ luân chuyển các thành phẩm đó về tập kết tại kho chứa hàng.

Lưu ý:

Doanh nghiệp cần đảm bảo nguyên tắc không thất thoát về số lượng và không ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm trong quá trình vận chuyển.

2. Bước 2: Kiểm đếm và sắp xếp thành phẩm vào kho lưu trữ

Nhân viên bộ phận kho thực hiện kiểm đếm số lượng, chất lượng thành phẩm được giao đến dưới sự giám sát của các bộ phận có liên quan, sau đó sắp xếp và bảo quản đúng vị trí.

3. Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Bộ phận kế toán dựa trên số liệu bộ phận kho cung cấp theo báo cáo tiến hành lập phiếu nhập kho thành phẩm. Trong phiếu nhập kho cần có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan. 

4. Bước 4: Duyệt phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho sau khi được ký bởi các bộ phận liên quan đến kiểm đếm, sắp xếp sẽ được chuyển lên cấp quản lý để xem xét và phê duyệt. Chỉ khi phiếu nhập kho thành phẩm được xác nhận có chữ ký, dấu của bộ phận quản lý mới trở thành chứng từ hợp lệ, có hiệu lực để ghi nhận vào số liệu báo cáo của doanh nghiệp.

5. Bước 5: Cập nhật phiếu nhập kho và thẻ kho

Phiếu nhập kho từ cấp quản lý sẽ được chuyển ngược về cho thủ kho. Thủ kho tiến hành cập nhật chứng từ vào thẻ kho. 

Theo quy định, phiếu nhập kho sẽ có tối thiểu 2 liên giống nhau. Trong đó:

• Liên thứ nhất được lưu tại bộ phận kho của thủ kho;
• Liên thứ hai được chuyển cho kế toán kho lưu trữ;
• Một số doanh nghiệp có thể có thêm liên thứ ba để lưu tại bộ phận giám sát. 

Sau khi thủ kho cập nhật vào thẻ kho, doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để phục vụ cho việc theo dõi, kiểm soát số lượng tồn kho và rà soát khi cần.

6. Bước 6: Ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ nhập kho

Bộ phận kế toán sau khi nhận liên 2 của phiếu nhập kho sẽ tiến hành hạch toán ghi sổ nhập kho thành phẩm. Việc ghi nhận này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi được kho thành phẩm giữa kế toán kho và thủ kho, phục vụ cho việc vận hành các bước xuất kho thành phẩm và lên kế hoạch sản xuất tiếp theo. 

IV. Phương pháp, cách hạch toán nhập kho thành phẩm

1. Tài khoản hạch toán nhập kho thành phẩm

Việc hạch toán thành phẩm nhập kho được thực hiện dựa trên phương pháp mà doanh nghiệp lựa chọn để hạch toán hàng tồn kho. Tùy theo đặc điểm kinh doanh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn kế toán hạch toán hàng tồn kho theo 1 trong 2 phương pháp sau:

• Phương pháp kiểm kê định kỳ;
• Phương pháp kê khai thường xuyên.

>> Tham khảo thêm: Phương pháp kê khai hàng tồn kho.

1.1. Tài khoản 155 - Thành phẩm (áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên)

➤ Để ghi nhận hàng thành phẩm nhập kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng tài khoản 155 và ghi nhận thành phẩm nhập kho theo nguyên tắc sau: 

• Tài khoản 155: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động (tăng giảm) của từng loại, từng nhóm, từng kho của thành phẩm;
• Giá trị của thành phẩm được tính toán và đánh giá theo phương pháp giá gốc, bao gồm các chi phí cơ bản như: 
  • Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;
  • Chi phí nhân công trực tiếp;
  • Chi phí sản xuất chung;
  • Các chi phí khác liên quan đến việc sản xuất thành phẩm (*).
• Giá trị thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến được xác định theo giá thành thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra trước và trong quá trình thuê gia công;
• Kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thực hiện kê chi tiết nhập, xuất kho thành phẩm hàng ngày theo giá hạch toán thì cuối kỳ cần xử lý chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. 

Lưu ý:

(*): Được xác định trong định mức hợp lý tạo ra thành phẩm, các chi phí vượt định mức không hạch toán vào giá trị thành phẩm nhập kho. 

>> Tham khảo thêm: Hạch toán hàng tồn kho. 

➤ Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 155 (thành phẩm):

• Bên nợ (ghi nhận tăng):
  • Giá trị của thành phẩm đủ điều kiện nhập kho;
  • Giá trị của thành phẩm thừa qua quá trình kiểm kê;
  • Kết chuyển giá trị của thành phẩm tồn kho vào cuối kỳ.
• Bên có (ghi nhận giảm):
  • Giá trị của thành phẩm xuất kho;
  • Giá trị của thành phẩm thiếu hụt qua quá trình kiểm kê;
  • Kết chuyển giá trị của thành phẩm đầu kỳ. 
• Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho còn dư cuối kỳ.

1.2. Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán (áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ)

Để ghi nhận hàng thành phẩm nhập kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 632. 

Dưới đây là kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 632 (giá vốn hàng bán) trong trường hợp hạch toán kiểm kê định kỳ:

• Bên nợ: 
  • Trị giá vốn của thành phẩm ghi nhận tồn kho đầu kỳ;
  • Phần trích lập cho dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
  • Giá vốn của thành phẩm nhập kho và dịch vụ hoàn thành.
• Bên có: 
  • Kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ của bên nợ tài khoản 155 - thành phẩm;
  • Khoản hoàn nhập từ dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ;
  • Kết chuyển giá vốn của thành phẩm đã hoàn thành vào bên nợ tài khoản 911 - xác định kết quả kinh doanh.

>> Tham khảo thêm: Cách hạch toán giá vốn hàng bán (tài khoản 632).

2. Cách hạch toán nhập kho thành phẩm

2.1. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Sau khi thành phẩm được sản xuất hoặc gia công hoàn thiện, đã thông qua các bước kiểm tra, duyệt phiếu nhập kho hợp lệ, kế toán tiến hành ghi nhận sổ thành phẩm như sau:

Nợ TK 155: Thành phẩm nhập kho;

Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.

Khi nhập kho thành phẩm, kế toán ghi nhận trước theo số lượng xác định. Sau khi tập hợp hết các chi phí mới, kế toán tiến hành tính giá thành để ghi nhận giá trị nhập kho đúng nhất. 

Một số phương pháp tính giá thành phẩm nhập kho có thể áp dụng: 

• Phương pháp trực tiếp;
• Phương pháp định mức;
• Phương pháp hệ số;
• Phương pháp loại trừ;
• Phương pháp phân bước;
• Phương pháp tính giá thành sản phẩm thông qua đơn đặt hàng.

2.2. Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Đầu kỳ, doanh nghiệp kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm tồn kho đầu kỳ vào tài khoản 632 (giá vốn hàng bán), ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;

Có TK 155: Thành phẩm.

Cuối kỳ, doanh nghiệp kết chuyển giá vốn của thành phẩm tồn kho cuối kỳ vào bên nợ tài khoản 155 (thành phẩm), ghi: 

Nợ TK 155 - Thành phẩm;

Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.

2.3. Hạch toán thừa, thiếu thành phẩm và dự phòng giảm giá

➤ Hạch toán trường hợp thừa, thiếu thành phẩm

Doanh nghiệp trong quá trình theo dõi và kiểm kê kho có thể phát hiện ra trường hợp thừa, thiếu thành phẩm. Khi đó, bộ phận kiểm kê cần tiến hành lập biên bản số lượng hàng thừa, thiếu, xác định nguyên nhân và ghi nhận vào sổ kế toán.

Nếu thừa thành phẩm do sai sót hoặc chưa ghi sổ kế toán, phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán theo cách hạch toán các đầu mục tài khoản dưới đây:

• Trường hợp các bộ phận chưa tìm ra được nguyên nhân thừa thành phẩm, phải chờ xử lý:

Nợ TK 155 - Thành phẩm;

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.

• Sau khi thống nhất được nguyên nhân dẫn đến thừa thành phẩm:

Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác;

Có các tài khoản liên quan.

• Trường hợp các bộ phận chưa tìm ra được nguyên nhân thiếu thành phẩm, phải chờ xử lý:

Nợ TK 138 - Phải thu khác;

Có TK 155 - Thành phẩm.

• Sau khi thống nhất được nguyên nhân dẫn đến thiếu thành phẩm:

Nợ các tài khoản liên quan;

Có TK 138 - Phải thu khác.

➤ Hạch toán trường hợp dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Doanh nghiệp qua khâu kiểm kê phát hiện tồn kho đối với vật tư, hàng hóa phải hủy bỏ vì một số lý do như: hết hạn sử dụng, phẩm chất, hư hỏng, hết giá trị sử dụng thì phải tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, ghi nhận: 

Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản;

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán;

Có TK 152, 153, 155, 156.

3. Ví dụ minh họa về hạch toán nhập kho thành phẩm

3.1. Ví dụ hạch toán nhập kho thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên

Công ty Anpha hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Ngày 24/08/2023, công ty nhập kho lô thành phẩm hoàn thành nhập kho một số thành phẩm như sau: 

• Thành phẩm A: Số lượng 100 chiếc, đơn giá 100.000 đồng/chiếc;
• Thành phẩm B: Số lương 200 chiếc, đơn giá 200.000 đồng/chiếc.

Kế toán công ty làm thủ tục nhập kho số thành phẩm trên như sau: 

Nợ tài khoản 155: 50.000.000 đồng;

Có tài khoản 154: 100 x 100.000 + 200 x 200.000. 

3.2. Ví dụ hạch toán nhập kho thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ 

Công ty Anpha hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, có số liệu như sau: 

• Tại ngày 01/07/2023, số liệu tồn kho thành phẩm: 
  • Thành phẩm A: Số lượng 50 chiếc, giá trị 5.000.000 đồng;
  • Thành phẩm B: Số lượng 100 chiếc, đơn giá 20.000.000 đồng.
• Tại thời điểm cuối kỳ 30/09/2023, công ty kiểm kê xác định số lượng hàng còn tồn như sau:
  • Thành phẩm A: Số lượng 30 chiếc, giá trị 3.000.000 đồng;
  • Thành phẩm B: Số lương 70 chiếc, giá trị 14.000.000 đồng.

Kế toán tiến hành hạch toán như sau:

• Tại thời điểm 01/07/2023: 

Nợ TK 632: 25.000.000 đồng;

Có TK 155: 25.000.000 đồng.

• Tại ngày 24/08/2023, nhập kho thêm thành phẩm, ghi nhận:

Nợ TK 632: 50.000.000 đồng;

Có TK 154: 50.000.000 đồng.

• Cuối kỳ, tại ngày 30/09/2023 kiểm kê thành phẩm tồn kho, kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ:

Nợ TK 155: 17.000.000 đồng;

Có TK 632: 17.000.000 đồng.

• Cuối kỳ, kế toán xác định giá trị thành phẩm xuất kho bán, kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ vào bên nợ tài khoản 911:

Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: 58.000.000 đồng;

Có TK 632 - Giá vốn hàng hóa: 58.000.000 đồng.

V. Một số câu hỏi liên quan đến hạch toán nhập kho thành phẩm

1. Doanh nghiệp phân biệt thành phẩm và sản phẩm như thế nào?

Để phân biệt giữa thành phẩm và sản phẩm, doanh nghiệp có thể dựa vào một số chỉ tiêu như sau:

➤ Đối với thành phẩm: 

• Chỉ tiêu giới hạn: Thành phẩm được định nghĩa là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất;
• Chỉ tiêu phạm vi: Phạm vi thành phẩm được xác định là giai đoạn cuối cùng của quy trình trong một khâu sản xuất.

➤ Đối với sản phẩm:

• Chỉ tiêu giới hạn: Sản phẩm là kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất hay quá trình cung cấp dịch vụ;
• Chỉ tiêu phạm vi: Phạm vi của sản phẩm bao gồm cả thành phẩm và bán thành phẩm.

2. Phương pháp xác định giá gốc của thành phẩm như thế nào?

➤ Công thức tính giá gốc của thành phẩm nhập kho:

➤ Công thức tính giá gốc thành phẩm xuất kho: 

Trong đó, đơn giá tính bình quân được xác định như sau: 

Hoặc: 

Ngọc Phạm - Phòng Kế toán Anpha