Hướng dẫn kiểm tra và xử lý Hàng Tồn Kho bị âm trên sổ sách

Tìm hiểu ngay: nguyên nhân dẫn đến tình trạng âm kho hàng hóa, các rủi ro khi sổ sách âm kho, phương pháp kiểm tra và xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách.

I. Phương pháp kiểm tra tồn kho trên sổ sách và nguyên nhân âm kho

1. Phương pháp kiểm tra tồn kho trên sổ sách

Các bạn vào báo cáo kho trên phần mềm kế toán ➔ Chọn sổ chi tiết vật tư hàng hóa ➔ Nhập kỳ kế toán muốn kiểm tra. Cần kiểm tra các vấn đề sau:

• Kiểm tra âm số lượng: Kiểm tra chi tiết tồn kho từng mặt hàng trong kỳ và cuối kỳ, về bản chất số lượng hàng không thể âm do không thể xuất kho khi kho hàng đang không có;
• Kiểm tra giá trị: Trên sổ chi tiết hàng hóa, nếu tại một thời điểm mà số lượng tồn kho của 1 mặt hàng không âm nhưng giá trị tương ứng lại âm, hoặc số lượng hàng hóa bằng 0 nhưng giá trị khác không.

➜ Việc kiểm tra trên sổ chi tiết vật tư hàng hóa sẽ có thể nhìn ra được các vật tư, hàng hóa bị âm kho thời điểm về số lượng hoặc giá trị chi tiết hơn so với chỉ kiểm tra trên sổ tổng hợp tồn kho cuối kỳ.

2. Nguyên nhân âm kho

Âm kho có thể âm về giá trị và âm kho số lượng.

2.1. Âm kho giá trị

Nguyên nhân chủ yếu do sai sót khi tính toán giá hàng xuất kho, nếu thao tác trên phần mềm có thể do kế toán chưa tính lại giá xuất kho khi đã thực hiện hạch toán thay đổi 1 bút toán nào đó trong kỳ liên quan đến nghiệp vụ nhập/xuất kho.

2.2. Âm kho số lượng

Âm kho tại một thời điểm trong kỳ hoặc âm kho cuối kỳ do các nguyên nhân chính sau:

• Hàng hóa xuất kho trước khi có hóa đơn nhập kho;
• Nhập nhầm số liệu từ hóa đơn mua hàng hóa lên trên sổ sách kế toán: nhầm số lượng hàng hóa hoặc nhầm mã hàng hóa, nhập trùng hóa đơn bán ra;
• Bỏ sót hóa đơn mua vào hoặc phiếu nhập kho chưa được hạch toán nhập kho;
• Mua hàng hóa không có hóa đơn hoặc người bán quên chưa xuất hóa đơn mà đã xuất hóa đơn bán hàng;
• Đơn vị có 2 hệ thống sổ sách nội bộ và sổ sách báo cáo thuế, khi xuất hóa đơn theo số lượng thực tế nhưng lại không cân đối hóa đơn đầu vào.

II. Rủi ro khi sổ sách âm kho

➤ Khi âm kho về số lượng

Việc sổ sách bị âm kho về số lượng đồng nghĩa với việc trong kho không có hàng, tức là không có đầu vào nhưng lại xuất hóa đơn.

➔ Đây là hành vi xuất hóa đơn, chứng từ khống. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn quy định tại Điểm 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đến 50 triệu đồng quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

➤ Khi âm kho về giá trị

Việc sổ kho bị âm giá trị có thể dẫn đến sai sót trọng yếu về số liệu trên báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến các quyết định tài chính của ban lãnh đạo, kê khai sai số thuế TNDN phải nộp trong kỳ.

III. Phương pháp xử lý hàng tồn kho bị âm

• Đối với trường hợp âm kho giá trị, số lượng không bị âm: Kế toán thực hiện tính lại giá xuất kho;
• Đối với trường hợp âm kho số lượng, cần rà soát lại nguyên nhân để có phương án xử lý.

1. Kiểm tra có bỏ sót phiếu nhập từ bộ phận kho không?

Nếu công ty có bộ phận kho, cần thực hiện đối chiếu lại với sổ kho, nếu có phiếu nhập kho do hàng mượn, phiếu nhập kho từ bộ phận sản xuất, phiếu nhập kho do mua hàng, nhập kho do kiểm kê thừa… để tiến hành nhập kho mặt hàng trên sổ kế toán.

2. Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn đầu vào không?

Kế toán kiểm tra, đối chiếu lại sổ 331 công nợ với các nhà cung cấp liên quan. Nếu có chênh lệch thì có thể do kế toán bỏ sót chưa ghi nhận hóa đơn không. Hoặc nếu do người bán chưa xuất hóa đơn thì yêu cầu xuất bổ sung.

3. Kế toán xử lý tạm thời bằng cách mua hóa đơn bán lẻ của cá nhân (ngày trên hóa đơn mua vào trước ngày trên hóa đơn bán ra)

Tuy nhiên cách này nếu muốn chi phí này là chi phí hợp lý thì hàng hóa mà đơn vị các bạn nhập về phải là mặt hàng nông lâm, thủy hải sản, sản phẩm thủ công, đất đá sỏi của người dân tự sản xuất, đánh bắt, khai thác trực tiếp bán ra hoặc mua hàng hóa của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu 1 năm dưới 100 triệu đồng (được quy định cụ thể tại Điểm 2.4 Khoản 4 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC) và cần lập kèm bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN theo TT số 78/2014/TT-BTC. 

Nếu không thuộc trường hợp nêu trên thì chấp nhận chi phí trên cần loại ra khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

4. Trường hợp do người bán xuất hóa đơn muộn dẫn đến âm kho thời điểm

Nếu việc âm số lượng hàng do hóa đơn do NCC xuất sau thời điểm hóa đơn xuất ra hóa đơn, công ty cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh tại thời điểm xuất hàng, công ty đã có hàng hóa để xuất bằng các hồ sơ như sau:

• Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao hàng hóa của lô hàng đó tại ngày NCC giao hàng thực tế;
• Hợp đồng/thỏa thuận với NCC, trong hợp đồng ghi rõ: thời điểm giao hàng hóa, thời điểm giao nhận hóa đơn mua hàng, chứng từ hàng đi đường (bên bán sử dụng phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận hàng hóa đủ, thanh toán tiền mới xuất hóa đơn GTGT).

Tuy nhiên, trường hợp này bên bán có thể bị xử phạt do lập hóa đơn không đúng thời điểm theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5. Đối chiếu lại số lượng hàng hóa nhập về có đúng chưa 

Một số trường hợp do NCC viết sai thông tin về số lượng dẫn đến nếu các bạn nói chuyện được với bên mua (bên mà bạn đã xuất hóa đơn) chuyển thành hóa đơn viết sai số lượng, lúc này kế toán cần lập biên bản điều chỉnh giảm và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng bị âm đó xuống.

>> Xem thêm: Phương pháp kế toán và tính giá hàng tồn kho.

IV. Một số câu hỏi thường gặp về kiểm tra và xử lý hàng hóa âm kho

Minh Phượng - Phòng Kế toán Anpha