Hướng dẫn thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Bài viết hướng dẫn cụ thể, chi tiết những hồ sơ, thủ tục cần thiết để một doanh nghiệp mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế. Ngoài ra, bài viết còn hướng dẫn cách viết một chứng từ khấu trừ thuế TNCN và báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN sau khi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

I.  Hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Theo nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà doanh nghiệp có thể mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hai cách:

+ Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh.

+ Mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

* Trường hợp mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh thường áp dụng cho những doanh nghiệp phát sinh ít và không thường xuyên về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

Những hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

1. Hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh:

+ Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC). (Đính kèm mẫu 1)

+ Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.

+ Bản photo Chứng minh nhân dân của người được giới thiệu.

+ Bảng kê danh sách người lao động (mẫu bảng kê danh sách người lao động là do doanh nghiệp tự thiết kế. Trông bảng kê danh dách người lao động cần thể hiện rõ thông tin người lao động và số tiền đã khấu trừ thuế TNCN. Doanh nghiệp có thể thiết kế bảng kê danh sách lao động tương tự như mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN hoặc mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15/06/2015 của Bộ Tài chính).

* Lưu ý:  Đối với doanh nghiệp mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh doanh nghiệp cần có đủ thông tin người lao động để có thể viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế. Nội dung và cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ được trình bày rõ tại phần 3 của bài.

2. Hồ sơ mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

+ Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.

+ Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.

+ Bản photo Chứng minh nhân dân của người được giới thiệu.

II. Nơi nộp hồ sơ:

  Doanh nghiệp mang đầy đủ hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến bộ phận Ấn chỉ tại cục thuế (chi cục thuế) quản lý doanh nghiệp để mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

   Sau khi nộp hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Đối với doanh nghiệp chứng từ khấu trừ thuế TNCN từng lần phát sinh:

+ Doanh nghiệp sẽ viết chứng từ khấu trừ thuế tại cơ quan thuế. Cơ quan sẽ cấp cho doanh nghiệp liên 2 (liên giao cho người nộp thuế). Doanh nghiệp giao cho người nộp thuế liên 2 để người nộp thuế quyết toán thuế.

+ Doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN.

Đối với doanh nghiệp mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN

+ Doanh nghiệp sẽ được cấp một quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

+ Tương tự quyển hóa đơn, một quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm 50 số, mỗi số gồm 2 liên (Liên 1: Báo soát và Lưu và Liên 2: Giao cho người nộp thuế).

+ Khi người nộp thuế yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Doanh nghiệp giao cho người nộp thuế liên 2 cho người nộp thuế và liên 1 lưu tại quyển.

+ Hàng quý, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (cách nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hướng dẫn tại phần 4 của bài).

III . Cách viết Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm 3 phần như sau:

I. THÔNG TIN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: <Tên doanh nghiệp (ghi chữ in hoa)>

[02] Mã số thuế: <Mã số thuế doanh nghiệp>

[03] Địa chỉ: <Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp>

[04] Điện thoại: <Số điện thoại để thuế liên hệ với doanh nghiệp>

II. THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ:

[05] Họ và tên: <Tên người nộp thuế yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (ghi chữ in hoa)>

[06] Mã số thuế: <Mã số thuế người nộp thuế>

[07] Quốc tịch: <Quốc tịch người nộp thuế>

[08] Cá nhân cư trú: X

[09] Cá nhân không cư trú

 Đánh dấu X mục 08 nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú hoặc mục 09 nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: <Ghi địa chỉ hoặc số điện thoại liên hệ của người nộp thuế>

[11] Số CMND hoặc số hộ chiếu: <Số Chứng minh nhân dân hay số Hộ chiếu của người nộp thuế>

[12] Nơi cấp: <Nơi cấp Chứng minh nhân dân hay Hộ chiếu của người nộp thuế>

[13] Ngày cấp: <Ngày cấp Chứng minh nhân dân hay Hộ chiếu của người nộp thuế>

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ:

[14] Khoản thu nhập: <Ghi rõ loại thu nhập các cá nhân nhận được (*)>

[15] Thời điểm trả thu nhập: <Là thời điểm, khoảng thời gian tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch >

 [16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: <Thu nhập chịu thuế của người lao động>

 [17] Số thuế TNCN đã khấu trừ: <Số tiền thuế TNCN công ty đã khấu trừ của người lao động>

 [18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: [(16)-(17)]

* Các khoản thu nhập: Thu nhập từ tiền lương, tiền công; Thu nhập từ thừa kế; Thu nhập từ chuyển nhượng vốn,…

Ví dụ: Tháng 6/2017, công ty A (mã số thuế 1234567890 và địa chỉ 12a đường X, phường Y, quận Z, TP.HCM) trả hoa hồng do bán được căn hộ cho Nguyễn Văn A là 10.000.00đ và khấu trừ 10% tiền hoa hồng chi trả cho Nguyễn Văn A để đóng thuế TNCN. Nguyễn Văn A yêu cầu công ty A cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho Nguyễn Văn A. Biết thông tin của Nguyễn Văn A như sau:

+ Chứng minh dân dân: 159753456 do CA.TPHCM cấp ngày 21/11/2015.

+ Quốc tịch Việt Nam.

+ Mã số thuế: 7539547863.

+ Thông tin liên hệ: 0909xxxxxx.

Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho Nguyễn Văn A như sau:

I. THÔNG TIN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: CÔNG TY A

[02] Mã số thuế: 1234567890

[03] Địa chỉ: 12a Đường X, Phường Y, Quận Z, TP.HCM

[04] Điện thoại: 0908123123

II. THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ:

[05] Họ và tên: NGUYỄN VĂN A

[06] Mã số thuế: 7539547863

[07] Quốc tịch: Việt Nam

[08] Cá nhân cư trú: X

[09] Cá nhân không cư trú

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: 0909xxxxxx

[11] Số CMND hoặc số hộ chiếu: 159753456

[12] Nơi cấp: CA.TPHCM

[13] Ngày cấp: 21/11/2015

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ:

[14] Khoản thu nhập: Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công

[15] Thời điểm trả thu nhập: 6/2018

[16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: 10.000.000

[17] Số thuế TNCN đã khấu trừ: 1.000.000

[18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: 9.000.000

IV. Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hàng quý, doanh nghiệp phải làm báo cáo tình hình sử dụng khấu trừ thuế TNCN theo mẫu CTT25/AC phụ lục I Quyết định số 440/2013/QĐ-TCT ngày 14 tháng 03 năm 2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế. (Đính kèm mẫu 2)

TẢI MIỄN PHÍ Mẫu CTT25/AC

Ví dụ: Ngày 14/10/2017, công ty X (mã số thuế: 1597534568) mua một quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu số: CTT56; ký hiệu: AA/2016; từ số 0007601 đến số 0007650). Trong quý 4 năm 2017, bốn nhân viên yêu cầu công ty X cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Công ty giao liên 2 cho bốn nhân viên bốn chứng từ khấu trừ số 0007601, 0007603, 0007604, 0007605 và xóa bỏ môt chứng từ khấu trừ thuế TNCN số 0007602. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Doanh nghiệp nộp trực tiếp tại cục thuế (chi cục thuế) quản lý doanh nghiệp.

Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.