Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641 - TK chi phí bán hàng

TK 641 là tài khoản gì? Chia sẻ các nguyên tắc kế toán của TK 641 & cách hạch toán chi phí bán hàng như chi phí vận chuyển hàng đi bán, hoa hồng bán hàng… Anpha sẽ hướng dẫn chi tiết tại bài viết này.

I. Nguyên tắc kế toán tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

1. Chi phí bán hàng là khoản chi phí phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, sản phẩm như: các chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển sản phẩm, hoa hồng bán hàng, tiền kho bãi khi vận chuyển bán sản phẩm…

2. Các khoản chi phí bán hàng không được tính là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật Thuế có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh vào chỉ tiêu B4 trong quyết toán thuế TNDN.

3. Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tùy theo đặc điểm kinh doanh của từng công ty, yêu cầu quản lý chi tiết từng ngành TK 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên nợ xác định kết quả kinh doanh.

II. Quy định kế cấu và nội dung tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

1. Kết cấu tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

2. Nội dung phản ánh tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng có 7 tài khoản cấp 2, bao gồm:

2.1. Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên

Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa... bao gồm: tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp…

2.2. Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì

Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, chẳng hạn như: chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ... dùng cho bộ phận bán hàng.

2.3. Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc…

2.4. Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ

Phản ánh chi phí khấu hao tài sản ở bộ phận bán hàng như phương tiện vận chuyển, kho chứa hàng, máy móc thiết bị phục vụ cho bộ phận bán hàng.

2.5. Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành

Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá.

2.6. Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài

Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc bán hàng như chi phí hoa hồng đại lý, thuê kho bãi, vận chuyển sản phẩm…

2.7. Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác

Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng như tiếp thị, quảng cáo, chi phí hội nghị, tiếp khách…

III. Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp, trích bảo hiểm

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng;

Có TK 334: Tiền lương tiền công trả người lao động;

Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội;

Có TK 3384: Bảo hiểm y tế;

Có TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp;

Có TK 3382: KPCĐ.

2. Giá trị dụng cụ, vật liệu, hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng;

Có các TK 152, 153, 242 (giá vốn công cụ dụng cụ, vật liệu mạng sử dụng).

3. Trích TSCĐ khấu hao phục vụ bán hàng

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng;

Có TK 214: Hao mòn TSCĐ.

4. Chi phí điện, nước phục vụ cho bộ phận bán hàng

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng;

Nợ TK 133 - Tiền thuế GTGT;

Có TK 111, 112, 141, 331…: Tổng tiền thanh toán.

5. Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng

5.1. Trường hợp sửa chữa TSCĐ phát sinh 1 lần có giá trị lớn và phân bổ nhiều kỳ

Nợ TK 242: Chi phí trả trước;

Nợ TK 133: Thuế GTGT phải nộp;

Có TK 112, 331…: Tổng tiền thanh toán.

➧ Hàng tháng phân bổ định kỳ

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;

Có TK 242: Chi phí trả trước.

5.2. Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

➧ Trích chi phí dự phòng, tập hợp chi phí chưa nghiệm thu trong kỳ:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng;

Có TK 335 - Chi phí phải trả;

Có TK 352 - Dự phòng phải trả.

➧ Khi thực tế phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ:

Nợ các TK 335, 352;

Nợ TK 133 - Tiền thuế GTGT;

Có TK 331, 112, 152: Tổng số tiền thanh toán.

6. Chi phí bảo hành (BH) sản phẩm hàng hóa

6.1. Trường hợp khách hàng mua hàng có kèm giấy bảo hành sửa chữa, doanh nghiệp cần xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành, sửa chữa

Nợ TK 6415: Chi phí bán hàng;

Có TK 352: Dự phòng phải trả.

6.2. Cuối kỳ kế toán xác định số dự phòng phải trả về bảo hành, sửa chữa sản phẩm, hàng hóa

➧ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập lớn hơn số dự phòng phải trả về BH sản phẩm:

Nợ TK 6415: Chi phí bán hàng;

Có TK 352: Dự phòng phải trả.

➧ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập nhỏ hơn số dự phòng phải trả về BH sản phẩm

Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả;

Có TK 6415 - Chi phí bán hàng.

7. Sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mãi, quảng cáo

7.1. Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hay sản xuất sản phẩm dùng để khuyến mại, quảng cáo

➧ Hàng hóa khuyến mại, quảng cáo không thu tiền , không kèm theo điều kiện mua hàng.

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;

Có TK 155, 156: Giá vốn thành phẩm, hàng hóa.

➧ Hàng hóa khuyến mại, quảng cáo có kèm theo điều kiện (như mua 1 sản phẩm tặng 1 sản phẩm cùng loại hoặc mua 2 sản phẩm cùng loại tặng 1 sản phẩm khác loại…) thì giá trị của sản phẩm khuyến mại, quảng cáo đưa vào chi phí giá vốn hàng bán (bản chất là giảm giá hàng hóa).

7.2. Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng hóa, sản phẩm khuyến mại, quảng cáo từ nhà cung cấp, nhà phân phối không phải trả tiền để khuyến mại cho khách hàng

➧ Khi nhận hàng khuyến mãi, quảng cáo… kế toán không ghi nhận vào hệ thống sổ sách của doanh nghiệp khoản hàng hóa khuyến mãi này, kế toán chỉ theo dõi chi tiết số lượng ngoài sổ kế toán và diễn giải trên thuyết minh BCTC hàng hóa nhận giữ hộ.

➧ Khi hết chương trình khuyến mãi, quảng cáo… nếu hàng khuyến mại chưa dùng hết và nhà sản xuất không yêu cầu trả lại hàng khuyến mại thì kế toán ghi nhận vào thu nhập khác:

Nợ TK 156: Hàng hóa còn lại theo giá trị hợp lý;

Có TK 711: Thu nhập khác.

8. Hoa hồng bán hàng

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;

Nợ TK 133: Thuế GTGT;

Có TK 331, 111, 112: Tổng số tiền phải thanh toán.

9. Nghiệp vụ khoản giảm chi phí bán hàng

Nợ TK 112, 331: Tổng số tiền thanh toán;

Có TK 641: Chi phí bán hàng;

Có TK 133: Tiền thuế GTGT.

10. Kết chuyển chi phí cuối kỳ

Nợ TK 911: Xác định KQHĐKD;

Có TK 641: Chi phí bán hàng.

Xem thêm: Xây dựng định mức sản xuất để giảm rủi ro về thuế.

IV. Một số câu hỏi thường gặp về tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Vũ Thơm - Phòng Kế toán Anpha