Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy định và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài như thế nào? Giấy tờ nào được/không được hợp thức hóa lãnh sự? Cùng Anpha tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự (viết tắt là HPHLS) được quy định tại Khoản 2, Điều 2 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể như sau: Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận một số thông tin trên tài liệu, giấy tờ của nước ngoài (chức danh, chữ ký, con dấu) để tài liệu, giấy tờ đó được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự

1. Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

• Các loại tài liệu và giấy tờ bị tẩy xoá, bị sửa chữa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật;
• Các loại giấy tờ, tài liệu mà chính trong giấy tờ đó có nội dung mâu thuẫn nhau hoặc có nội dung mâu thuẫn với các giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ chứng nhận HPHLS;
• Các loại tài liệu và giấy tờ không được cấp theo đúng thẩm quyền hoặc bị giả mạo, trái quy định pháp luật;
• Các loại tài liệu và giấy tờ có chứa con dấu, chữ ký không được ký và đóng dấu trực tiếp, không phải là chữ gốc, con dấu gốc. Mọi hình thức sao chụp con dấu và chữ ký đều không được xem là tài liệu hợp lệ có chứa chữ ký gốc và con dấu gốc;
• Các giấy tờ và tài liệu có chứa nội dung không phù hợp với chủ trương chính sách của nhà nước Việt Nam, gây bất lợi hoặc xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của nhà nước Việt Nam.

2. Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật

Các giấy tờ được miễn HPHLS được quy định tại điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Các loại giấy tờ, tài liệu theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có qua có lại công nhận là được miễn HPHLS;
• Các loại giấy tờ và tài liệu được chuyển giao qua đường ngoại giao hoặc được chuyển giao trực tiếp giữa cơ quan có thẩm quyền Việt Nam và nước ngoài;
• Các tài liệu, giấy tờ mà theo quy định của pháp luật Việt Nam là được miễn chứng nhận HPHLS;
• Các loại giấy tờ, tài liệu phù hợp với quy định pháp luật của cả Việt Nam và nước ngoài, mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam và nước ngoài không yêu cầu thực hiện HPHLS.

3. Yêu cầu đối với tài liệu, giấy tờ đề nghị thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

• Là các loại tài liệu, giấy tờ hợp pháp của nước ngoài để được sử dụng, công nhận tại Việt Nam;
• Giấy tờ, tài liệu được cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp và chứng nhận;
• Bộ Ngoại giao phải được giới thiệu trước về mẫu chữ ký, con dấu và chức danh của các cơ quan, người có thẩm quyền của nước ngoài.

Quy trình - Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. 

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị để nộp lên cơ quan có thẩm quyền hợp thức hóa lãnh sự như sau:

➧ Thực hiện tại Bộ Ngoại giao

Lưu ý:

1) Nếu nộp hồ sơ trực tiếp: Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân.

2) Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện: Bản chụp giấy tờ tùy thân. Hồ sơ gửi bưu điện phải kèm theo phong bì có ghi rõ thông tin địa chỉ người nhận.

➧ Thực hiện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Lưu ý:

1) Nếu nộp hồ sơ trực tiếp: Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân.

2) Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện: Bản chụp giấy tờ tùy thân. Hồ sơ gửi bưu điện phải kèm theo phong bì có ghi rõ thông tin địa chỉ người nhận.

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ

Việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ được thực hiện như sau:

• Cán bộ tiếp nhận yêu cầu người thực hiện thủ tục HPHLS xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan, đồng thời nộp thêm nộp 1 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;
• Thực hiện đối chiếu chức danh, chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu so với mẫu con dấu, chữ ký và chức danh mà trước đó đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;
• Trường hợp đối chiếu kiểm tra hồ sơ hợp lệ, cơ quan Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan đại diện Việt Nam thực hiện HPHLS và trả kết quả. Trường hợp chức danh và mẫu con dấu, chữ của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cần kiểm tra tính xác thực hoặc chưa được thông báo chính thức thì cơ quan Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ làm thủ tục đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

• Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự;
• Thời hạn thực hiện thủ tục là 1 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
• Trường hợp hồ sơ yêu cầu HPHLS có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết hồ sơ có thể kéo dài hơn, nhưng không được quá 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

>> Xem thêm: Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) -  0908 742 789 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Lê Nhi - Phòng Pháp lý Anpha