Cơ sở dữ liệu hộ tịch là gì? Hệ thống phần mềm quản lý hộ tịch dùng chung là gì? Nguyên tắc khi quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (quản lý hộ tịch điện tử).
1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là gì?
Căn cứ theo Điều 2 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (thường gọi tắt là hộ tịch điện tử) là kho dữ liệu tập hợp thông tin hộ tịch của công dân theo quy định và được lập, lưu trữ, quản lý bằng các thiết bị điện tử trong hệ thống mạng.
Việc truy cập, cập nhật và quản lý này được thực hiện thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
2. Phần mềm hộ tịch dùng chung là gì?
Phần mềm hộ tịch dùng chung là nền tảng của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Bộ Tư pháp xây dựng và- thiết kế, trong đó bao gồm:
- Hệ thống phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến;
- Hệ thống phần mềm quản lý hộ tịch điện tử;
- Hệ thống phần mềm ứng dụng, dịch vụ khác.
Phần mềm này là công cụ hỗ trợ đắc lực của cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký, cập nhật, quản lý cũng như khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Theo đó, Phần mềm hộ tịch dùng chung được tích hợp với hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp tỉnh và từ đây kết nối với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Điều này cho phép Phần mềm hộ tịch dùng chung hỗ trợ các công việc như:
- Tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch điện tử;
- Giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch trực tuyến;
- Theo dõi tình hình và kết quả giải quyết hồ sơ.
1. Nội dung thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
Cụ thể chi tiết của mỗi thông tin hộ tịch như sau.
➧ Thông tin hộ tịch của cá nhân khi đi đăng ký khai sinh
Những thông tin của các chủ thể sau sẽ được ghi lại trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử:
- Thông tin của người được đăng ký khai sinh (gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, quê quán, số định danh…);
- Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh (gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, quê quán, số định danh…);
- Thông tin của người đi đăng ký khai sinh, kèm mối quan hệ với người được khai sinh, họ tên, số định danh, giấy tờ tùy thân;
- Thông tin cơ quan đăng ký khai sinh, số đăng ký, quyển số, ngày tháng năm đăng ký;
- Thông tin của người ký giấy khai sinh gồm họ tên và chức vụ.
➧ Thông tin hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại nước ngoài
Thông tin hộ tịch của công dân Việt Nam được xác lập khi ghi vào sổ hộ tịch về việc khai sinh đã được giải quyết ở nước ngoài (còn gọi là ghi chú khai sinh) bao gồm:
- Thông tin người được ghi chú khai sinh gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, quốc tịch…;
- Thông tin cha, mẹ người được ghi chú khai sinh gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi sinh, quốc tịch…;
- Thông tin cơ sở ghi chú khai sinh: tên cơ quan, tên quốc gia đã cấp giấy tờ hộ tịch, tên loại giấy tờ, số, ngày tháng năm cấp;
- Thông tin người yêu cầu ghi chú khai sinh gồm họ tên và số định danh cá nhân;
- Thông tin cơ quan thực hiện ghi chú khai sinh gồm số đăng, quyển số, ngày tháng năm đăng ký;
- Thông tin người ký trích lục ghi chú khai sinh gồm họ tên và chức vụ.
➧ Thông tin hộ tịch được cập nhật từ Phần mềm hộ tịch dùng chung
Thông tin hộ tịch được cập nhật từ Phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử bởi cơ quan đăng ký hộ tịch, trong đó gồm có:
- Nội dung thông tin hộ tịch của cá nhân và thông tin hộ tịch của cha mẹ, vợ hoặc chồng của cá nhân nếu có sự biến động do: đăng ký kết hôn, thay đổi - cải chính hoặc bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc…;
- Nội dung thông tin hộ tịch về những thay đổi hộ tịch dựa theo bản án, quyết định từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Nội dung thông tin hộ tịch về những thay đổi hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết, xử lý tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại nước ngoài.
➧ Bản điện tử của sổ hộ tịch
Bản scan hoặc bản chụp các trang trong sổ hộ tịch tương ứng với thông tin hộ tịch được ghi nhận trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
2. Nguồn xác lập Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
Các nội dung, thông tin của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ được xác lập từ những nguồn sau đây:
- Dữ liệu hộ tịch đã được đăng ký bằng Phần mềm hộ tịch dùng chung;
- Dữ liệu hộ tịch được chuẩn hóa và số hóa từ sổ hộ tịch;
- Dữ liệu hộ tịch được liên kết và chia sẻ, trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;
- Dữ liệu hộ tịch được chuyển đổi, chia sẻ và chuẩn hóa từ các hệ thống, phần mềm, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trước đây.
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
Khoản 3 Điều 2 Nghị định 87/2020/NĐ-CP đã nêu rõ các cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm hệ thống các cấp, từ trung ương đến địa phương:
- Cơ quan đăng ký hộ tịch;
- Bộ Tư pháp;
- Sở Tư pháp các cấp tỉnh/thành phố thuộc trung ương;
- Phòng Tư pháp các đơn vị hành chính tương đương.
4 nguyên tắc trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
Việc xây dựng, cập nhật, quản lý, khai thác cũng như sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ dựa theo 4 nguyên tắc như sau:
- Nội dung, thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xây dựng và quản lý theo một hệ thống thống nhất từ trung ương đến địa phương;
- Dữ liệu hộ tịch điện tử phải luôn được cập nhập đầy đủ, chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, hệ thống phải duy trì hoạt động ổn định, đáp ứng mọi yêu cầu truy xuất;
- Tất cả dữ liệu thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch phải được bảo mật tuyệt đối, đảm bảo an toàn thông tin;
- Tất cả các hoạt động liên quan đến Cơ sở dữ liệu hộ tịch đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo pháp luật hiện hành.
>> Bài viết liên quan: Nguyên tắc đăng ký hộ tịch.
Câu hỏi thường gặp về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch là gì?
Căn cứ theo Điều 2 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là kho dữ liệu tập hợp thông tin hộ tịch của công dân theo quy định và được lưu trữ, quản lý bằng các thiết bị điện tử trong hệ thống mạng. Việc truy cập, cập nhật và quản lý này được thực hiện thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
>> Xem chi tiết: Hộ tịch điện tử là gì?
2. Hệ thống phần mềm hộ tịch điện tử là gì?
Phần mềm hộ tịch dùng chung là nền tảng của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Bộ Tư pháp xây dựng và thiết kế, trong đó bao gồm:
- Phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến;
- Phần mềm quản lý hộ tịch điện tử;
- Các phần mềm ứng dụng, dịch vụ khác.
Phần mềm này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký, cập nhật, quản lý cũng như khai thác sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
>> Xem chi tiết: Phần mềm hộ tịch điện tử là gì?
3. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được xác lập từ nguồn nào?
Các nội dung, thông tin của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ được xác lập từ những nguồn sau đây:
- Dữ liệu hộ tịch đã được đăng ký bằng Phần mềm hộ tịch dùng chung;
- Dữ liệu hộ tịch được số hóa dữ liệu sổ hộ tịch;
- Dữ liệu hộ tịch được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;
- Dữ liệu hộ tịch được tích hợp, đồng bộ hóa từ các phần mềm - hệ thống trước đây.
>> Xem thêm: Thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
4. Cơ quan nào quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử?
Các cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm:
- Cơ quan đăng ký hộ tịch;
- Bộ Tư pháp;
- Sở Tư pháp các cấp tỉnh/thành phố thuộc trung ương;
- Phòng Tư pháp các đơn vị hành chính tương đương.
Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.