Hạch toán chi phí trả trước – Tài khoản 242 theo Thông tư 200

Cùng tìm hiểu: 242 là tài khoản gì, kết cấu của TK 242, nội dung được phản ánh là TK 242 và cách hạch toán chi phí trả trước - tài khoản 242 theo Thông tư 200. 

Trong mỗi doanh nghiệp đều quan tâm tới vấn đề liên quan đến chi phí. Để hạch toán các khoản chi phí thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động, chi phí công cụ dụng cụ bảo hiểm, chi phí trả trước… kế toán cần phải nắm rõ các quy định chung của pháp luật. Dưới đây là bài viết diễn giải chi tiết về kết cấu và cách hạch toán tài khoản 242.

I. Tài khoản 242 là tài khoản gì? 

Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí đã phát sinh thực tế có liên quan đến nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau.

II. Các trường hợp, nội dung được phản ánh là tài khoản 242 theo Thông tư 200

• Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, văn phòng, thuê hoạt động tài sản cố định (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho, văn phòng làm việc, cửa hàng và tài sản cố định khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
• Chi phí thành lập, đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm;
• Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản…) và lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
• Công cụ, dụng cụ, bao bì, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
• Chi phí trả trước khi đi vay về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu ngay khi phát hành;
• Chi phí sửa chữa tài sản cố định có phát sinh một lần giá trị lớn, doanh nghiệp không trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, phân bổ tối đa không quá 3 năm;
• Chênh lệch giá bán thấp hơn giá trị còn lại của tài sản cố định bán và thuê lại là thuê tài chính;
• Số chênh lệch giá bán thấp hơn giá trị còn lại của tài sản cố định bán và thuê lại là thuê hoạt động;
• Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến mối quan hệ công ty mẹ - công ty con có phát sinh lợi thế về thương mại hoặc khi cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước có phát sinh lợi thế về kinh doanh;
• Các khoản chi phí trả trước sử dụng cho nhiều kỳ kế toán;
• Việc phân bổ chi phí trả trước đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ kế toán phải dựa vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức phân bổ hợp lý;
• Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh trước đó, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ hết vào chi phí;
• Đối với các khoản chi phí trả trước bằng ngoại tệ, trường hợp mà tại thời điểm lập báo cáo có bằng chứng chắc chắn cho rằng người bán không thể cung cấp hàng hoá, dịch vụ, tài sản và doanh nghiệp sẽ chắc chắn nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ thì được xem là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và kế toán phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo (là tỷ giá mua chuyển khoản của ngân hàng nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch).

III. Kết cấu và nội dung hạch toán chi phí trả trước - Tài khoản 242

• Bên nợ: Các khoản chi phí trả trước phát sinh thực tế trong kỳ.
• Bên có: Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
• Số dư bên nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

IV. Các cách hạch toán tài khoản 242 Thông tư 200 - Chi phí trả trước

1. Khoản chi phí trả trước phát sinh phải phân bổ nhiều kỳ

Nợ TK 242: Chi phí trả trước phát sinh;

Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có);

Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338…

Định kỳ phân bổ chi phí:

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ;

Nợ TK 635: Chi phí tài chính;

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;

Nợ TK 642: Chi phí quản lý;

Có TK 242: Chi phí trả trước trong kỳ.

2. Thuê cơ sở hạ tầng, thuê tài sản cố định theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ sản xuất kinh doanh nhiều kỳ

Nợ TK 242: Chi phí trả trước ( thuê cơ sở, tài sản…);

Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có);

Có TK 111, 112: Thanh toán tiền mặt, chuyển khoản.

Lưu ý: Nếu thuế GTGT không được khấu trừ thì cộng vào chi phí trả trước.

Định kỳ phân bổ chi phí: 

Nợ TK 642: Chi phí quản lý;

Có TK 242: Chi phí trả trước.

3. Đối với công cụ, dụng cụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong nhiều kỳ, khi xuất dùng hoặc cho thuê

Nợ TK 242: Chi phí trả trước (chi phí công cụ, dụng cụ xuất...);

Có TK 153: Xuất dùng kho công cụ dụng cụ.

• Định kỳ tiến hành phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ, bao bì, đồ dùng cho thuê đã xuất kho theo tiêu thức hợp lý. Căn cứ để xác định chi phí phải phân bổ mỗi kỳ có thể là thời gian sử dụng mà công cụ, dụng cụ, bao bì, đồ dùng cho thuê tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, khi phân bổ ghi:

Nợ TK 154, 641, 642: Hạch toán vào khoản chi phí theo mục đích sử dụng;

Có TK 242: Chi phí trả trước.

4. Trường hợp mua tài sản và bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp

• Khi doanh nghiệp mua tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình hoặc mua bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp và sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc để nắm giữ chờ tăng giá hoặc cho thuê hoạt động, ghi:

Nợ các TK 211, 213, 217 (nguyên giá tài sản ghi theo giá mua trả tiền ngay);

Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu khấu trừ (nếu có).

Nợ TK 242: Chi phí trả trước (khoản lãi trả chậm số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) giá mua trả tiền ngay trừ (-) thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có)).

Có TK 331: Phải trả cho bên bán (tổng giá trị thanh toán).

• Khi tiến hành thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 331: Phải trả cho bên bán (tổng giá trị thanh toán);

Có các TK 111, 112: Tổng số tiền phải trả thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

• Định kỳ, khoản trả chậm, trả góp tính vào chi phí doanh nghiệp, kế toán ghi:

Nợ TK 635: Chi phí tài chính;

Có TK 242: Chi phí trả trước.

5. Trường hợp chi phí sửa chữa tài sản cố định lớn, đơn vị không trích trước vào chi phí sửa chữa tài sản cố định mà phải phân bổ chi phí vào nhiều kỳ kế toán thì khi hoàn thành công việc sửa chữa

• Kết chuyển khoản chi phí sửa chữa TSCĐ vào tài khoản chi phí trả trước, ghi:

Nợ TK 242: Chi phí trả trước;

Có TK 241: Xây dựng dở dang (2413).

• Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý;

Có TK 242: Chi phí trả trước.

6. Trường hợp doanh nghiệp trả trước lãi khi đi vay

• Khi doanh nghiệp trả trước tiền lãi vay, ghi:

Nợ TK 242: Chi phí trả trước;

Có TK 111, 112.

• Định kỳ, khi phân bổ tiền lãi vay theo số phải trả cho từng kỳ vào chi phí tài chính hoặc vốn hoá tính vào giá trị của tài sản dở dang, ghi:

Nợ TK 635: Chi phí tài chính (chi phí đi vay ghi vào chi phí hoạt động SXKD trong kỳ);

Nợ TK 241: Xây dựng dở dang (nếu khoản chi phí đi vay được vốn hoá vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng cơ bản dở dang);

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (nếu khoản chi phí đi vay được vốn hoá vào giá trị tài sản đang sản xuất dở dang);

Có TK 242: Chi phí trả trước.

7. Khi phát hành trái phiếu theo mệnh giá để huy động vốn, nếu doanh nghiệp trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành

• Tại thời điểm phát hành, ghi:

Nợ các TK 111, 112: Tổng tiền thu về;

Nợ TK 242: Chi phí trả trước (lãi trái phiếu trả trước);

Có TK 34311: Mệnh giá của trái phiếu.

• Định kỳ, phân bổ lãi trái phiếu trả trước cho từng kỳ đi vay:

Nợ TK 635: Chi phí tài chính (nếu có tính vào chi phí tài chính trong kỳ);

Nợ TK 241: Xây dựng dở dang (nếu được vốn hóa vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng cơ bản dở dang);

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (được vốn hóa vào giá trị tài sản sản xuất dở dang);

Có TK 242: Chi phí trả trước (chi tiết khoản lãi trái phiếu trả trước) (số lãi trái phiếu phân bổ trong kỳ).

8. Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến mối quan hệ công ty mẹ, công ty con (mua tài sản thuần), tại ngày mua nếu có phát sinh lợi thế thương mại

• Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh bên mua thanh toán bằng tiền hoặc các khoản tương đương tiền, ghi:

Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217… (ghi nhận theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua);

Nợ TK 242: Chi phí trả trước (chi tiết về lợi thế thương mại);

Có các TK 331, 3411… (ghi nhận theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu);

Có các TK 111, 112, 121 (tổng số tiền hoặc các khoản tương đương tiền bên mua đã thanh toán).

• Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được thực hiện bằng việc bên mua phát hành cổ phiếu, ghi:

Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217… (ghi nhận theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua);

Nợ TK 242: Chi phí trả trước (chi tiết về lợi thế thương mại);

Nợ TK 4112: Thặng dư vốn cổ phần (giá phát hành nhỏ hơn mệnh giá);

Có TK 4111: Vốn góp của chủ sở hữu (theo mệnh giá);

Có các TK 331, 3411… (ghi nhận theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu);

Có TK 4112: Thặng dư vốn cổ phần (giá phát hành lớn hơn mệnh giá).

9. Số lỗ chênh lệch tỷ giá các doanh nghiệp chưa phân bổ hết. Số lỗ lũy kế trong giai đoạn trước hoạt động phải kết chuyển toàn bộ từ tài khoản 242 đang theo dõi sang tài khoản 635, để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ

Nợ TK 635: Chi phí tài chính;

Có TK 242: Chi phí trả trước.

10. Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu khoản tiền thuê đất trả trước không đủ điều kiện tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình, được đánh giá làm tăng vốn nhà nước

Nợ TK 242: Chi phí trả trước;

Có TK 411: Vốn đầu tư của chủ sở hữu.

11. Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu giá trị thực tế của vốn nhà nước lớn hơn giá trị ghi sổ của vốn nhà nước, kế toán ghi tăng vốn nhà nước và ghi nhận phần chênh lệch là lợi thế kinh doanh

Nợ TK 242 : Chi phí trả trước;

Có TK 411: Vốn đầu tư của chủ sở hữu.

12. Phát sinh lợi thế kinh doanh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước được hạch toán trên tài khoản 242 và phân bổ dần, tối đa không quá 3 năm

Nợ TK 642: Chi phí quản lý; 

Có TK 242: Chi phí trả trước.

V. Các câu hỏi thường gặp về hạch toán tài khoản 242 - Chi phí trả trước

Trân Thủy - Phòng Kế toán Anpha