Quy định chi phí tiền lương và trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Xem ngay bài viết để hiểu rõ quy định các khoản phụ cấp theo lương, chi phí tiền lương, phương pháp tính thuế TNCN, cách trích lập quỹ dự phòng tiền lương…

I. Quy định chi phí tiền lương lao động ký hợp đồng chính thức

1. Quy định loại hình hợp đồng được sử dụng

➤ Hợp đồng lao động xác định thời hạn:

• Là loại hợp đồng lao động xác định thời hạn sử dụng lao động, thời điểm hợp đồng hết hiệu lực trong thời gian không quá 36 tháng;
• Khi hết hạn hợp đồng, người lao động tiếp tục làm việc, trong vòng 30 ngày phải tiến hành ký kết hợp đồng mới. Nếu là hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ ký thêm được 1 lần, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc, những lần ký tiếp theo phải ký kết hợp đồng không xác định thời hạn. Nếu trong vòng 30 ngày kể từ ngày lao động hết hạn mà không ký kết hợp đồng mới thì hợp đồng xác định thời hạn hết hiệu lực ban đầu trở thành hợp đồng không xác định thời hạn;
• Hợp đồng lao động được ký kết bằng văn bản, được lập thành 2 bản, người lao động giữ 1 bản, người sử dụng lao động giữ 1 bản. Đối với hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng có thể giao kết bằng lời nói.

➤ Hợp đồng không xác định thời hạn: Là loại hợp đồng lao động không xác định thời hạn sử dụng lao động, thời điểm chấm dứt hợp đồng.

>> Xem thêm: Quy định hợp đồng lao động.

2. Quy định hồ sơ chi phí lương hợp lý

• Hợp đồng lao động đối với từng loại hình hợp đồng;
• Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp;
• Quyết định tăng lương;
• Bảng chấm công hàng tháng;
• Bảng thanh toán tiền lương;
• Thang bảng lương;
• Phiếu chi thanh toán lương hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng;
• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng tháng, quý;
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN;
• Các chứng từ nộp thuế TNCN;
• Giấy tờ đi kèm: sơ yếu lích lịch, CMND/CCCD của người lao động.

3. Hướng dẫn phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân (thuế TNCN)

➤ Đối với cá nhân cư trú

Tính theo phương pháp tính thuế lũy tiến từng phần

• Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế TNCN x Thuế suất
• Thu nhập tính thuế TNCN = Thu nhập chịu thuế TNCN - Các khoản giảm trừ

Thu nhập chịu thuế là tổng TNCN nhận được từ tổ chức chi trả không bao gồm các khoản sau:

• Tiền ăn giữa ca, ăn trưa
  >> Theo Khoản 4 Điều 22 Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH là không được vượt quá 730.000 đồng/người/tháng;
  >> Mức khống chế áp dụng khi hỗ trợ bằng tiền, nếu bằng bữa ăn/suất ăn thì không khống chế;
  >> Trong trường hợp hỗ trợ bằng tiền nếu số tiền vượt trên mức không chế. Phần vượt mức bị tính thuế TNCN, phần nằm trong mức quy định không tính thuế TNCN.
• Phụ cấp điện thoại, tiền công tác phí là khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, là thu nhập được tính vào thu nhập được trừ khi tính thuế TNCN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh. Trường hợp là khoán chi thì phải được quy định cụ thể điều kiện được hưởng và mức hưởng tại hợp đồng lao động hoặc quy chế của công ty. Ngoài ra, nếu đơn vị chi tiền điện thoại, công tác phí cho người lao động cao hơn mức khoán chi được quy định thì phần chi cao hơn mức quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Phụ cấp trang phục: Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC là không quá 5.000.000 đồng/người/năm. Mức khống chế chỉ khống chế bằng tiền, chi bằng hiện vật không bị không chế.
  Trường hợp phụ cấp cả bằng tiền và bằng hiện vật thì chỉ khống chế bằng tiền, bằng hiện sẽ không bị khống chế nếu có hồ sơ chứng từ hợp lệ.
• Mức thu nhập từ phần tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ vào ngày nghỉ, lễ được trả cao hơn so với tiền lương, tiền công làm việc ban ngày:
  >> Phần tiền lương, tiền công được trả cao hơn do phải làm việc ban đêm, làm thêm giờ vào ngày nghỉ, ngày lễ miễn thuế căn cứ vào tiền lương, tiền công thực trả do phải làm việc ban đêm, thêm giờ trừ đi mức tiền lương, tiền công tính theo ngày làm việc bình thường;
  >> Căn cứ vào tính chất công việc và điều kiện sản xuất kinh doanh, người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận trong hợp đồng hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hay khoán để xác định tiền lương, tiền công làm thêm giờ tăng ca sẽ tính theo công thức sau:

• Tiền mua bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm tử kỳ:
  >> Trường hợp người sử dụng lao động mua sản phẩm bảo hiểm không bắt buộc và không có tích lũy về phí bảo hiểm cho người lao động thì khoản phí này là chi phí được trừ khi tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động;
  >> Trường hợp người sử dụng lao động mua cho người lao động sản phẩm bảo hiểm không bắt buộc và có tích lũy về phí bảo hiểm thì khoản tiền này là chi phí không được trừ khi tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Trường hợp mua bảo hiểm của doanh nghiệp không thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam nhưng được phép bán bảo hiểm tại Việt Nam thì doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền bảo hiểm đã mua hoặc đóng trước khi trả lương cho người lao động. Nếu mua bảo hiểm có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam thì chưa phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Doanh nghiệp bảo hiểm sẽ tự động khấu trừ tiền thuế theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí tích lũy tương ứng với phần mua cho người lao động khi đáo hạn hợp đồng. Trường hợp khoản phí tích lũy được trả nhiều lần thì tiền thuế được khấu trừ theo tỷ lệ 10% theo từng lần trả tiền;
  >> Là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:
  • Có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ chứng minh và được quy định cụ thể điều kiện được hưởng và mức hưởng tại hợp đồng lao động hoặc quy chế của công ty;
  • Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện không vượt mức 3 triệu đồng/tháng/người;
  • Chi phí mua bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tự nguyện khác không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
• Tiền thuê nhà do đơn vị sử dụng lao động trả hộ người lao động: Các khoản tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo đối với nhà ở do đơn vị sử dụng lao động trả hộ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh;
• Các khoản phụ cấp, trợ cấp khác không chịu thuế TNCN:
  >> Tiền chi mua vé máy bay khứ hồi cho người nước ngoài về nước 1 lần/1 năm, các khoản tiền đám hiếu, hỷ có tính chất phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân được quy định rõ trong quy chế công ty, hợp đồng lao động;
  >> Khoản phí thẻ hội viên, phí dịch vụ khác sử dụng chung tập thể;
  >> Các khoản chi hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề;
  >> Các khoản chi về phương tiện phục vụ đưa đón người lao động…
• Các khoản giảm trừ bao gồm:
  >> Giảm trừ gia cảnh:
  • Đối với bản thân: 11.000.000 đồng/người/tháng;
  • Đối với người phụ thuộc: 4.400.000 đồng/người/tháng.

       >> Các khoản bảo hiểm bắt buộc: 
          o     Bảo hiểm xã hội (8%);
          o    Bảo hiểm y tế (1,5%);
          o    BHTN (1%).
     >> Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học. Có đầy đủ các tài liệu, cơ sở chứng minh các khoản chi đóng góp, từ thiện, khuyến học vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em, người già có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn không nơi nương tựa…

Quy định về thuế suất: Thuế suất thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động được áp dụng theo biểu thuế lũy tiến từng phần:

➤ Đối với cá nhân không cư trú:
Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập chịu thuế TNCN x 20%
Thu nhập chịu thuế từ tiền lương tiền công của của cá nhân không cư trú được xác định như đối với thu nhập chịu thuế từ tiền công tiền lương của cá nhân cư trú.

4. Quy định các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

Căn cứ theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định về tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động Việt Nam:

• Theo Nghị quyết 68/NQ-CP ngày 01/07/2021 giảm mức đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: Mức đóng BHXH bắt buộc vào quỹ TNLĐ-BNN bằng 0% đến 30/06/2022; 
• Theo Nghị quyết 116/NQ-CP ngày 24/09/2021 người sử dụng lao động được giảm mức đóng bảo hiểm thất nghiệp: Mức đóng BHTN đối với người lao động giảm từ 1% xuống 0% đối với các doanh nghiệp có tham gia bảo hiểm đến ngày 30/09/2021.

II. Quy định chi phí tiền lương lao động thuê ngoài theo vụ việc

1. Quy định loại hình hợp đồng được sử dụng

Loại hình hợp đồng được sử dụng là loại hợp đồng lao động có thời hạn, thời hạn hợp đồng do người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận nhưng không quá 36 tháng.

2. Hồ sơ chi phí lương hợp lý

• Quyết định tuyển dụng;
• Hợp đồng lao động (đối với trường hợp thời gian sử dụng lao động trên 1 tháng, lao động dưới 15 tuổi, giúp việc...);
• Bảng thanh toán tiền lương;
• Phiếu chi thanh toán lương hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng;
• Tờ khai thuế TNCN theo tháng, theo quý;
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN;
• Các chứng từ nộp thuế TNCN;
• Giấy tờ đi kèm: sơ yếu lích lịch, CMND/CCCD của người lao động.

3. Phương pháp tính thuế TNCN

• Nếu tiền lương chi trả cho người lao động ít hơn 2.000.000 đồng/lần chi trả thì không cần khấu trừ thuế TNCN, ngược lại nếu tiền lương trả cho người lao động cao hơn hoặc bằng 2.000.000 đồng/lần chi trả thì phải tiến hành khấu trừ thuế TNCN 10%;
• Đối với cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập tại công ty, thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10%, nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải khấu trừ thuế thì cá nhân có thu nhập làm cam kết (cam kết 08/CK-TNCN - theo mẫu tại Thông tư 80/2021/TT-BTC) để công ty tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân đó;
• Căn cứ vào cam kết, công ty trả thu nhập không khấu trừ thuế. Kết thúc năm tính thuế, công ty trả thu nhập sẽ phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân này (vào mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) nộp cho cơ quan thuế. Theo đó cá nhân làm cam kết phải chịu trách nhiệm về bản cam kết, trường hợp phát hiện có sự gian lận sẽ bị xử lý theo quy định của Luật Quản lý thuế.

TẢI MIỄN PHÍ Mau-08-CK-TNCN.

4. Quy định các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

Người lao động ký hợp đồng có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên sẽ thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc với tỷ lệ trích theo quy định (tương tự như tỷ lệ trích BHXH, BHYT khi ký kết hợp đồng lao động chính thức)

III. Quy định chi phí tiền lương lao động làm việc tại nhiều nơi

1. Quy định loại hình hợp đồng được sử dụng

Theo Khoản 1 Điều 19 Bộ luật Lao động 2019 về giao kết nhiều hợp đồng lao động:

• Người lao động có thể giao kết nhiều hợp đồng lao động với nhiều công ty nhưng phải bảo đảm thực hiện đầy đủ các nội dung đã giao kết.
• Điều này có nghĩa là người lao động làm việc tại nhiều nơi nhưng cần cân đối thời gian làm việc, đảm bảo sức khỏe, tinh thần để có thể đảm đương nhiều công việc, vị trí cùng một lúc tránh xảy ra tình trạng làm việc quá sức, quá giờ làm việc dẫn đến không hoàn thành tốt công việc mà sức khỏe bị hao tổn. Đó cũng là điều các công ty quan tâm đến chất lượng, trách nhiệm và hiệu quả đối với công việc của người lao động khi giao kết hợp đồng.
• Một số công ty sẽ có điều khoản trong hợp đồng lao động là buộc người lao động không được làm cùng lúc 2 công ty để tránh tình trạng phải chia thời gian, chia sức khỏe, tinh thần để thực hiện nhiều công việc cùng lúc. Vì vậy, người lao động cũng phải cân nhắc khả năng hoàn thành công việc khi giao kết hợp đồng lao động với nhiều công ty để giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện.

Người lao động làm việc nhiều nơi có thể ký HĐLĐ được giao kết theo một trong các loại sau:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn.

Tiền lương ghi trong HĐLĐ do người lao động thỏa thuận với người sử dụng lao động bao gồm:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh (nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng); phụ cấp lương; các khoản bổ sung khác. Mức lương ghi theo thời gian của công việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng theo quy định của pháp luật ban hành mà hai bên đã thỏa thuận;
• Đối với người lao động nhận lương theo sản phẩm hoặc lương khoán thì tính mức lương theo thời gian để xác định đơn giá sản phẩm hoặc lương khoán;
• Người lao động có thể thỏa thuận thời gian làm việc với người sử dụng lao động khi giao kết hợp đồng lao động, mức lương ghi trên hợp đồng lao động phải theo mức lương theo thời gian làm việc bình thường được quy định nêu trên. Dựa vào mức lương tính theo thời gian làm việc bình thường, người sử dụng lao động và người lao động sẽ xác định mức lương của thời gian làm việc thực tế để trả cho người lao động.

2. Quy định các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

➤ Đối với BHXH:

Người lao động giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì BHXH (bao gồm khoản ốm đau, thai sản và hưu trí - tử tuất) theo hợp đồng giao ký kết đầu tiên.

➤ Đối với BHYT: 

Người lao động có thêm một hoặc nhiều hợp đồng lao động không xác định thời hạn, xác định thời hạn thì đóng BHYT theo hợp đồng lao động có mức tiền lương cao nhất.

➤ Đối với BHTN: 

Người lao động giao kết và đang thực hiện nhiều hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động có thời hạn đóng BHTN theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên.

➤ Đối với tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN): 

Người lao động sẽ không phải đóng tiền này vào quỹ TNLĐ-BNN mà trách nhiệm này thuộc về người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động ký kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo từng hợp đồng lao động đã ký kết.

Với người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc như người lao động cao tuổi đang hưởng lương hưu… thì ngoài việc trả lương theo công việc, công ty có trách nhiệm chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương của người lao động một khoản tiền tương ứng với mức đóng BHXH, BHYT bắt buộc, BHTN và tiền nghỉ phép hàng năm theo quy định.

3. Quy định về thuế TNCN

➤ Tính thuế TNCN đối với lao động có thu nhập nhiều nơi:

Theo Khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC về việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tùy theo từng khoản thu nhập sẽ có phương pháp khấu trừ thuế khác nhau, cụ thể:

• Người lao động có thu nhập từ hai nơi trở lên và ký hợp đồng lao động từ trên 3 tháng thì tính thuế TNCN theo biểu thuế lũy tiến từng phần;
• Người lao động có thu nhập từ nhiều nơi trong đó có nơi ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng (thời vụ, giao khoán...) mà mức lương từ 2.000.000 đồng/lần hoặc 2.000.000 đồng/tháng trở lên thì phải khấu trừ 10% (không được làm cam kết vì có thu nhập 2 nơi).

Ví dụ 1: 

Anh Lê Văn An ký hợp đồng lao động trên 3 tháng với 2 công ty A và B.

Khi tính thuế TNCN cho anh An, công ty A sẽ tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến từng phần và tại công ty B cũng tính theo biểu lũy tiến từng phần.

Ví dụ 2: 

Anh Lê Văn An ký hợp đồng lao động trên 3 tháng với công ty Anpha và ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng với công ty B. Sẽ có 2 trường hợp như sau:

• Trường hợp 1: Nếu mức lương tại công ty B dưới 2.000.000 đồng/lần hoặc /tháng thì không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
• Trường hợp 2: Nếu mức lương lại công ty B từ 2.000.000 đồng/lần hoặc /tháng thì phải khấu trừ 10% (không được làm cam kết 08/CK-TNCN).

➤ Tính giảm trừ bản thân:

Căn cứ Khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về việc giảm trừ gia cảnh cho người lao động thì với cá nhân thu nhập từ hai nơi trở lên thì:

• Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập thì chỉ được giảm trừ bản thân tại một nơi và được lựa chọn nơi đăng ký giảm trừ;
• Nếu cá nhân muốn giảm trừ cho người phụ thuộc thì đăng ký thông qua công ty muốn giảm trừ.

Ví dụ 3: 

Anh Lê Văn An ký hợp đồng lao động trên 3 tháng với công X và Y và đăng ký giảm trừ bản thân tại Công ty X, anh có 1 người phụ thuộc.

• Khi công ty X tính thuế thu nhập cá nhân cho anh An sẽ tính theo biểu lũy tiến từng phần và giảm trừ bản thân cho anh An;
• Công ty Y cũng tính theo biểu lũy tiến từng phần nhưng sẽ không giảm trừ bản thân cho anh An nữa, phát sinh bao nhiêu là đưa vào thu nhập tính thuế bấy nhiêu, vì anh ấy đã giảm trừ bản thân tại công ty X rồi. Ví dụ công ty Y trả lương 10.000.000 đồng cho anh An thì khi tính thuế thu nhập cá nhân cho anh ấy phần thu nhập tính thuế sẽ là 10.000.000 đồng;
• Còn về đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc: Nếu anh An muốn đăng ký giảm trừ người phụ thuộc thì chỉ có thể đăng ký tại công ty X hoặc công ty Y.

➤ Về quyết toán thuế đối với người lao động có thu nhập 2 nơi trở lên:

Trường hợp cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN:

• Cá nhân thu nhập từ 2 nơi trở lên trong đó có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị. Đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% nếu cá nhân không có yêu cầu quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập vãng lai thì được ủy quyền quyết toán tại tổ chức trả thu nhập ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên. Nếu cá nhân có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai thì cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.
  Ví dụ 1:
  Năm 2022, ông A có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động trên 3 tháng tại công ty Anpha, đồng thời có thu nhập từ hợp đồng dịch vụ với 2 công ty khác là công ty B, công ty C. Tại công ty B có thu nhập là 20 triệu đồng đã khấu trừ thuế 10%. Tại công ty C có thu nhập là 40 triệu đồng đã khấu trừ thuế 10%. Như vậy thu nhập vãng lai bình quân tháng trong năm 2022 của ông A dưới 10 triệu đồng (20 triệu đồng + 40 triệu đồng): 12 tháng = 5 triệu đồng/tháng), nếu ông A thuộc diện phải quyết toán thuế TNCN và không có yêu cầu quyết toán thuế đối với thu nhập vãng lai thì ông A ủy quyền quyết toán thuế năm 2022 cho công ty Anpha. Công ty Anpha chỉ quyết toán thuế thay ông A đối với phần thu nhập do công ty Anpha trả.

Trường hợp cá nhân không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ) thì cá nhân không được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
  Ví dụ 2:
  Năm 2022, ông A có thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động trên 3 tháng tại công ty Anpha, đồng thời có thu nhập từ hợp đồng dịch vụ với 2 công ty khác là công ty B, công ty C. Tại công ty B có thu nhập là 15 triệu đồng đã khấu trừ thuế 10%. Tại công ty C có thu nhập là 1,2 triệu đồng chưa đến mức khấu trừ thuế. Như vậy, trong năm 2022, ông có một khoản thu nhập chưa khấu trừ thuế, nếu ông A thuộc diện quyết toán thuế thì ông A không ủy quyền quyết toán tại công ty Anpha, mà trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.

➤ Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân có thu nhập từ 2 nơi trở lên

Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là cơ quan thuế quản lý đơn vị chi trả thu nhập mà người lao động đang đăng ký giảm trừ gia cảnh. Nếu thời điểm quyết toán mà người lao động nghỉ làm thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế cư trú.

IV. Hướng dẫn trích lập quỹ dự phòng chi phí tiền lương

Căn cứ Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính; đã được sửa đổi, bổ sung tại mục 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC):

Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN khi:

• Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương do doanh nghiệp tự quyết định nhưng không quá 17% quỹ lương thực hiện;
• Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế và không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương năm trước chi cho quyết toán thuế;
• Sau khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích lập đủ 17%;
• Quỹ dự phòng tiền lương phải được thanh toán hết trong vòng 6 tháng sau khi trích lập.

Ví dụ 1:
Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2020, công ty Anpha có trích quỹ dự phòng tiền lương là 4 tỷ đồng, đến ngày 30/06/2021 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), Công ty Anpha mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2020 là 3 tỷ đồng thì công ty Anpha phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2021) là 1 tỷ đồng (4 tỷ - 3 tỷ). Khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm 2021 nếu doanh nghiệp A có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.

Ví dụ 2:
Trong năm 2020 công ty Anpha đã trả tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động là 4,5 tỷ đồng. Đến quý 1/2021 công ty tiếp tục sử dụng quỹ tiền lương để trả tiền lương tiền công của năm 2020 là 500 triệu đồng. Như vậy, quỹ tiền lương thực hiện năm 2020 đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế là 5 tỷ đồng. Để đảm bảo việc trả lương năm sau không bị gián đoạn. Công ty được trích lập quỹ dự phòng mức tối đa là 5 tỷ đồng x 17% = 0,85 tỷ đồng. Tổng số tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của năm 2020 là 5 tỷ đồng + 0,85 tỷ đồng = 5,85 tỷ đồng.

➤ Hồ sơ, chứng từ về việc trích lập dự phòng quỹ tiền lương:

V. Một số câu hỏi về chi phí tiền lương, khoản phụ cấp, trích lập quỹ dự phòng

Linh Ngàn & Hương Giang - Phòng Kế toán Anpha