Hạch Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích Lương Theo Thông Tư 200 Mới Nhất Năm 2018

Tiền lương, tiền thưởng, các khoản giảm trừ vào lương được hạch toán như thế nào? Tỷ lệ trích các khoản theo lương và quy định trích nộp bảo hiểm như thế nào? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết và ví dụ minh hoạ về những vấn đề trên theo Thông tư 200 mới nhất hiện nay.

1. Hạch Toán Chi Phí Tiền Lương

1.1 Căn cứ tính lương nhân viên:

Cuối tháng, kế toán phải tiến hành tính lương cho nhân viên căn cứ theo:

• Bảng chấm công của từng bộ phận gửi lên.
• Hợp đồng lao động của nhân viên.
• Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của doanh nghiệp.

TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu Bảng chấm công và Bảng tính – thanh toán tiền lương nhân viên.

1.2 Hạch toán chi phí tiền lương, tiền thưởng:

Trước khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán phải xác định chi tiết tiền lương đó chi trả cho bộ phận nào và hạch toán theo thông tư nào để hạch toán cho chính xác các khoản mục chi phí của doanh nghiệp.

1. Tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên

Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642:        Tổng lương và phụ cấp

Có TK 334:                           Tổng lương và phụ cấp

2. Tiền thưởng trả cho nhân viên

• Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng:

Nợ TK 3531:             Tiền thưởng phải trả nhân viên

Có TK 334:               Tiền thưởng phải trả nhân viên

• Chi trả tiền thưởng cho nhân viên:

Nợ TK 334:               Tiền thưởng chi trả cho nhân viên

Có TK 111, 112:       Tiền thưởng chi trả cho nhân viên

3. Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên

• Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch, kế toán tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên:

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép trích trước

Có TK 335:               Số tiền lương nghỉ phép trích trước

• Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên:

Nợ TK 335:   Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh

Có TK 334:               Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh

2. Hạch Toán Các Khoản Trích Theo Lương Bảo Hiểm

2.1 Tỷ lệ trích các khoản theo lương

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH Và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017:

• Như vậy hàng tháng, doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo biểm xã hội là 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN).
• Doanh nghiệp phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận/ Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) nếu có thành lập công đoàn.

2.2 Tính vào chi phí của doanh nghiệp

• Kế toán phải xác định chi phí chi tiết theo từng bộ phận nhé.

Tổng tiền bảo hiểm DN phải nộp = 21,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền bảo hiểm + KPCĐ doanh nghiệp phải nộp

Có TK 3383 (BHXH): 17,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3384 (BHYT): 3% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)

2.3 Trừ vào lương nhân viên

Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp

Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

3. Hạch Toán Các Khoản Giảm Trừ Vào Lương Khác

3.1 Tạm ứng lương

• Trong kỳ, nếu có nhân viên tạm ứng lương, kế toán phải xác định số tiền lương tạm ứng thực tế phát sinh để trừ vào lương phải trả cho nhân viên và hạch toán:

Nợ TK 334: Số tiền tạm ứng thực tế phát sinh

Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng thực tế phát sinh

3.2 Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

• Trong kỳ, nếu có nhân viên phát sinh thuế thu nập cá nhân phải nộp, kế toán tiến hành xác định số thuế phải khấu trừ và trừ vào lương phải trả cho nhân viên:

Nợ TK 334:   Số thuế TNCN khấu trừ

Có TK 3335:             Số thuế TNCN khấu trừ

• Nộp thuế thu nhập cá nhân thay nhân viên:

Nợ TK 3335:  Số thuế TNCN phải nộp

Có TK 111, 112:       Số thuế TNCN phải nộp

4. Hạch Toán Chi Trả Lương Nhân Viên

• Khi hạch toán chi trả lương cho nhân viên, kế toán phải dựa vào Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi lương hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Tiền lương thực trả = Tổng tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng - Tiền bảo hiểm phải nộp – Các khoản giảm trừ vào lương (tạm ứng, thuế TNCN)

Nợ TK 334:   Số tiền lương thực trả

Có TK 111, 112:       Số tiền lương thực trả

• Nếu trường hợp phát sinh trả lương cho nhân viên bằng hàng hóa, sản phẩm, kế toán phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu bán hàng nội bộ và hạch toán:

Nợ TK 334:   Số tiền lương phải trả nhân viên

Có TK 5118:             Doanh thu khác (giá bán hàng hóa)

Có TK 3331:             Thuế GTGT phải nộp

5. Hạch Toán Nộp Tiền Bảo Hiểm

• Quy định trích nộp bảo hiểm:

Theo điều 7, Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định:

“1. Đóng hằng tháng

Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

…

3. Đóng theo địa bàn

3.1. Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của BHXH tỉnh.

3.2. Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó.”

- Hàng tháng, doanh nghiệp trích tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (nếu có) trên tổng quỹ tiền lương phải trả nhân viên, kế toán hạch toán:

Nợ TK 3383 (BHXH): 25.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 3384 (BHYT): 4.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 3386 (BHTN): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)

Có TK 111, 112: Tổng số tiền bảo hiểm + KPCĐ phải nộp

6. Hạch Toán Tiền BHXH Phải Trả Nhân Viên

• Trong kỳ, nếu có phát sinh nhân viên được hưởng chế độ ốm đau, thai sản thì doanh nghiệp phải tính tiền BHXH phải trả cho nhân viên, kế toán hạch toán:

Nợ TK 3383 (BHXH): Số tiền chế độ được hưởng

Có TK 334:               Số tiền chế độ được hưởng

• Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản của nhân viên lên Cơ quan Bảo hiểm xã hội và nhận được tiền BHXH chuyển về, kế toán hạch toán:

Nợ TK 112:   Số tiền nhận được

Có TK 3383 (BHXH): Số tiền nhận được

• Doanh nghiệp tiến hàng chi trả cho nhân viên, kế toán hạch toán:

Nợ TK 334:   Số tiền chế độ được hưởng

Có TK 111, 112:       Số tiền chế độ được hưởng

Ví dụ: Tháng 8/2018, Công ty Kế toán Anpha có tình hình chi lương nhân viên bộ phận quản lý như sau:

• Lương cơ bản: 40.000.000đ
• Phụ cấp trách nhiệm + chức vụ: 5.000.000đ
• Có chi tạm ứng lương cho nhân viên bằng tiền mặt: 8.000.000đ
• Có phát sinh thuế TNCN phải nộp: 530.000đ
• Công ty nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ bằng tiền gửi ngân hàng.
• Công ty thanh toán tiền lương cho nhân viên bằng tiền mặt.
• Có nhân viên được hưởng chế độ ốm đau và đã nhận được tiền BHXH trong tháng: 840.000đ 

(Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200)

• Tính lương nhân viên bộ phận quản lý:

Tổng lương = 40.000.000đ + 5.000.000đ = 45.000.000đ

Nợ TK 642:   45.000.000

Có TK 334:               45.000.000

• Tính các khoản trích theo lương:

• Tính vào chi phí công ty:

BHXH = 17.5% x 45.000.000đ = 7.875.000đ

BHYT = 3% x 45.000.000đ = 1.350.000đ

BHTN = 1% x 45.000.000đ = 450.000đ

KPCĐ = 2% x 45.000.000đ = 900.000đ

• Tổng tiền BH công ty đóng = 10.575.000đ

Nợ TK 6421:   10.575.000

Có TK 3383:             7.875.000

Có TK 3384:             1.350.000

Có TK 3386:                450.000

Có TK 3382:                900.000

• Trừ vào lương nhân viên:

BHXH = 8% x 45.000.000đ = 3.600.000đ

BHYT = 1,5% x 45.000.000đ = 675.000đ

BHTN = 1% x 45.000.000đ = 450.000đ

• Tổng tiền BH nhân viên phải đóng = 4.725.000đ

Nợ TK 334:     4.725.000

  Có TK 3383: 3.600.000

  Có TK 3384: 675.000

  Có TK 3386: 450.000

• Chi tạm ứng lương cho nhân viên bằng tiền mặt:

Nợ TK 334:         8.000.000

                  Có TK 111:               8.000.000

• Phát sinh thuế TNCN phải nộp trừ vào lương nhân viên:

Nợ TK 334:     530.000

Có TK 3335:             530.000

• Công ty đóng tiền bảo hiểm và KPCĐ bằng tiền gửi ngân hàng:

BHXH = 7.875.000đ + 3.600.000đ = 11.475.000đ

BHYT = 1.350.000đ + 675.000đ = 2.025.000đ

BHTN = 450.000đ +450.000đ = 900.000đ

KPCĐ = 900.000đ

• Tổng tiền BH và KPCĐ = 15.300.000đ

Nợ TK 3383:   11.475.000

Nợ TK 3384:    2.025.000

Nợ TK 3386:        900.000

Nợ TK 3382:        900.000

  Có TK 112:           15.300.000

• Công ty thanh toán tiền lương cho nhân viên bằng tiền mặt:

Tiền lương thực trả = Tổng lương - Tiền bảo hiểm - Thuế TNCN - Tạm ứng lương

= 45.000.000đ – 4.725.000đ – 530.000đ – 8.000.000đ = 31.745.000đ

Nợ TK 334:     31.745.000

  Có TK 112:               31.745.000

• Tính tiền chế độ ốm đau cho nhân viên:

Nợ TK 3383:   840.000

  Có TK 334:               840.000

• Nhận được tiền từ Cơ quan Bảo hiểm xã hội chuyển về tài khoản công ty: 

Nợ TK 112:     840.000

  Có TK 3383:             840.000

• Công ty thanh toán tiền chế độ ốm đau cho nhân viên bằng tiền mặt:

Nợ TK 334:     840.000

  Có TK 111:               840.000