Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, cách nộp hồ sơ chốt sổ BHXH

Hướng dẫn cách chốt sổ bảo hiểm xã hội: thành phần hồ sơ - thời gian - quy định - quy trình chốt sổ BHXH đầy đủ & chi tiết theo Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì? Tờ rời BHXH là gì?

1. Định nghĩa việc chốt sổ bảo hiểm xã hội, tờ rời bảo hiểm xã hội

Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là thủ tục được người sử dụng lao động (công ty, chủ doanh nghiệp) thực hiện tại cơ quan bảo hiểm xã hội khi có lao động nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc khi người sử dụng lao động chuyển địa chỉ hoạt động dẫn đến việc phải thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội.

Tờ rơi bảo hiểm xã hội bao gồm tờ rời hàng năm và tờ rời chốt sổ, cụ thể:

• Tờ rời hàng năm được cơ quan BHXH cấp hàng năm khi người sử dụng lao động nộp đủ tiền tham gia BHXH, BHTN cho người lao động tính đến 31/12 năm tài chính. Thông qua tờ rời hàng năm, bạn có thể nắm được quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động;
• Tờ rời chốt sổ được cơ quan BHXH cấp khi người tham gia ngừng đóng BHXH, BHTN để bảo lưu quá trình tham gia đóng BHXH, BHTN di chuyển ngoài tỉnh, cũng như để giải quyết các chế độ về BHXH, BHTN.

2. Điều kiện chốt sổ bảo hiểm xã hội

Để có thể thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động cần đảm bảo 2 điều kiện sau:

• Người sử dụng lao động có tham gia BHXH cho người lao động;
• Không nợ tiền BHXH tính đến thời điểm người lao động ngừng việc.

Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục chốt sổ BHXH

1. Giải đáp thắc mắc, quy định chốt sổ bảo hiểm xã hội

Trước khi tìm hiểu cách chốt sổ BHXH, Anpha sẽ giải đáp các thắc mắc phổ biến về việc chốt sổ BHXH, cụ thể như sau:

➧ Thiếu tờ rời BHXH có chốt sổ được không? 

Doanh nghiệp, chủ cơ sở kinh doanh có trách nhiệm chốt sổ và trả lại tờ rời quá trình tham gia BHXH tại doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cho người lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt. 

Khi làm thủ tục chốt sổ BHXH, doanh nghiệp phải gửi lại cho cơ quan BHXH sổ và tờ rời quá trình tham gia BHXH trước đó của người lao động. 

Vậy nên, đơn vị hiện tại sẽ không thể chốt sổ BHXH được nếu người lao động thiếu tờ rời BHXH của đơn vị trước.

➧ Nghỉ việc bao lâu thì chốt sổ bảo hiểm xã hội? 

Trong vòng 14 - 30 ngày, kể từ ngày người lao động ngừng việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục chốt sổ BHXH.

➧ Chưa chốt sổ BHXH có đóng BHXH tại công ty mới được không?

Người lao động tham gia BHXH bắt buộc khi có thời hạn lao động theo HĐLĐ từ 1 tháng trở lên. Đồng thời, để tham gia BHXH thì người lao động chỉ cần cung cấp mã số BHXH cho doanh nghiệp (người sử dụng lao động) mà không cần cung cấp tình trạng đã chốt hay chưa chốt số BHXH. Hơn nữa, Luật Bảo hiểm xã hội cũng không có quy định chi tiết về vấn đề này. Vậy nên, chưa chốt sổ BHXH vẫn có thể tham gia BHXH tại công ty mới.

2. Hồ sơ, thủ tục chốt sổ BHXH

Khi chốt sổ BHXH hay cắt bảo hiểm xã hội cho người lao động, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục báo giảm lao động rồi mới làm hồ sơ chốt sổ.

➧ Bước 1: Báo giảm lao động

Sau khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ báo giảm lao động như sau:

>> Nộp qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;

>> Nộp qua mạng tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.

Trong vòng 10 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ giải quyết hồ sơ.

➧ Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp theo các cách sau:

• Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH qua bưu điện;
• Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Trong vòng 7 ngày làm việc, kể từ ngày chốt sổ BHXH, cơ quan BHXH sẽ trả sổ BHXH và tờ rời (nếu có) cho người lao động.

Lưu ý: 

Tùy mỗi quận, huyện mà cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận hồ sơ chốt sổ BHXH trực tiếp hoặc qua bưu điện. Do vậy, để tránh mất thời gian, doanh nghiệp cần liên hệ trước với cơ quan bảo hiểm xã hội để xác nhận hình thức nộp hồ sơ.

Xem thêm: 

  Thủ tục báo tăng, giảm lao động;

  Thủ tục báo tăng, giảm BHXH điện tử.

GỌI NGAY

3. Hướng dẫn tra cứu công ty đã chốt sổ bảo hiểm xã hội hay chưa

Trong một số trường hợp, sau khi nghỉ việc tại công ty trước, người lao động khi chuyển sang công ty sau sẽ không biết chính xác được sổ BHXH đã được chốt hay chưa. Qua đây, Anpha sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra tình trạng chốt sổ bảo hiểm xã hội của bạn theo 2 cách sau:

➧ Cách 1: Tra cứu chốt sổ BHXH tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam;

• Nhập đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn tại trang “Tra cứu quá trình tham gia BHXH”;
• Chọn ô “Tôi không phải người máy”;
• Cuối cùng chọn “Lấy mã tra cứu”.

Kết quả trả về là toàn bộ quá trình tham gia BHXH, bao gồm cả việc đã chốt sổ bảo hiểm xã hội. Nếu công ty vẫn chưa chốt sổ BHXH thì quá trình tham gia BHXH của bạn sẽ không được xác nhận, đồng nghĩa với việc không thể nhận trợ cấp BHTN.

➧ Cách 2: Tra cứu chốt sổ BHXH tại ứng dụng VssID;

• Tải ứng dụng VssID Bảo hiểm xã hội điện tử;
• Tạo tài khoản VssID và đăng nhập;
• Chọn “Quá trình tham gia”, chọn “BHXH”.

Tương tự cách 1, tại đây bạn sẽ biết được chi tiết toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm xã hội và việc chốt sổ của công ty. 

  Tham khảo: Cách đăng ký VssID.

Những lưu ý khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

1. Như đã chia sẻ ở phần trên, doanh nghiệp bắt buộc phải báo giảm lao động trước khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.

2. Thủ tục báo giảm lao động và cắt bảo hiểm xã hội có thể thực hiện đồng thời.

3. Trong quá trình chờ cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động để không làm gián đoạn quá trình chốt sổ. Nếu không, cơ quan BHXH sẽ không thực hiện chốt sổ cho người lao động. 

Các câu hỏi thường gặp khi chốt sổ BHXH

Gọi cho chúng tôi theo số 0901 042 555 (Miền Bắc), 0939 35 6866 (Miền Trung) hoặc 0902 60 2345 (Miền Nam) để được hỗ trợ.