Tìm hiểu hồ sở, thủ tục đăng ký hệ thống thang bảng lương doanh nghiệp lần đầu (tải mẫu miễn phí); quy định về xử phạt khi không xây dựng thang bảng lương.
Theo điều 13 Nghị định 88/2015/NĐ-CP ban hành ngày 07/10/2015, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính trong trường hơp không thực hiện việc xây dựng thang bảng lương và gửi về Phòng lao động – Thương binh xã hội, cụ thể mức phạt như sau:
- Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;
b) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;
c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.
Trước khi tiến hành xây dựng thang, bảng lương cho doanh nghiệp lần đầu. Nếu doanh nghiệp trước đó vẫn chưa thực hiện việc khai trình lao động lần đầu thì nên tiến hành khai trình lao động và gửi đến Phòng Lao động Quận, Huyện trực thuộc quản lý.
Ví dụ:
Căn cứ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0313238628 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TPHCM cấp ngày 06 tháng 05 năm 2015, công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Anpha được thành lập từ tháng 05/2015 nhưng đến tháng 06/2015 doanh nghiệp muốn thực hiện việc đăng ký thang bảng lương lần đầu đến Phòng Lao Động – Thương binh xã hội Quận Bình Thạnh nhưng trước đó doanh nghiệp chưa thực hiện việc khai trình lao động lần đầu thì doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp bổ sung khai trình lao động lần đầu đến PLĐ – TBXH Quận Bình Thạnh theo biểu mẫu đính kèm như sau:
- Biểu mẫu khai trình lao động lần đầu cho doanh nghiệp;
- Sau đó, doanh nghiệp chuẩn bị những hồ sơ, thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương và gửi đến cơ quan nhà nước, cụ thể là Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội Quận, Huyện trực thuộc quản lý.
1. Hồ sơ đăng ký thang bảng lương doanh nghiệp lần đầu
Hồ sơ đăng ký thang lương, bảng lương lần đầu cho doanh nghiệp bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Công văn đề nghị đăng ký thang lương, bảng lương;
>> TẢI MIỄN PHÍ: Biểu mẫu công văn đính kèm.
- Quyết định của Giám đốc về việc ban hành hệ thống thang, bảng lương;
>> TẢI MIỄN PHÍ: Biểu mẫu quyết định ban hành đính kèm.
- Biên bản họp thành viên về việc xây dựng thang, bảng lương;
>> TẢI MIỄN PHÍ: Biểu mẫu biên bản họp đính kèm.
- Hệ thống thang, bảng lương mà doanh nghiệp đã xây dựng và thống nhất áp dụng;
>> TẢI MIỄN PHÍ: Biểu mẫu hệ thống thang bảng lương đính kèm.
- Quy chế lương, thưởng (Mang tính nội bộ của Công ty);
>> TẢI MIỄN PHÍ: Biểu mẫu quy chế lương, thưởng đính kèm.
- Bảng tiêu chuẩn chức danh, ngành nghề (Mang tính nội bộ của Công ty);
>> TẢI MIỄN PHÍ: Biểu mẫu bảng tiêu chuẩn chức danh, ngành nghề đính kèm.
- Văn bản xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn do Liên đoàn Lao động Quận ký, đóng dấu xác nhận (Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đủ điều kiện thành lập Công đoàn cơ sở);
>> TẢI MIỄN PHÍ: Biểu mẫu văn bản xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập công đoàn cơ sở đính kèm.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Thủ tục đăng ký thang bảng lương doanh nghiệp lần đầu
➤ Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thang bảng lương doanh nghiệp
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đăng ký hệ thống thang bảng lương lần đầu cho doanh nghiệp theo hướng dẫn bên trên, doanh nghiệp tiến hành nộp bằng 3 cách sau:
- Cách 1: Nộp trực tiếp hồ sơ bản giấy tại Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội trực thuộc Quận, Huyện, nơi đặt trụ sở của doanh nghiệp;
- Cách 2: Nộp hồ sơ qua đường bưu chính;
- Cách 3: Nộp hồ sơ online qua cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh, thành phố, nơi đặt trụ sở doanh nghiệp.
Ví dụ:
Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Anpha có trụ sở đăng ký kinh doanh trên Giấy phép kinh doanh trực thuộc Quận Bình Thạnh thì sau khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký thang bảng lương, công ty Anpha nộp trực tiếp tại Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội trực thuộc Quận, Huyện quản lý hoặc nộp trực tuyến tại trang web: https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn.
Lưu ý: Trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy thì cần chuẩn bị 2 bản Công văn đề nghị đăng ký thang, bảng lương rồi gửi đến cơ quan nhà nước quản lý trực tiếp, cụ thể là Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội trực thuộc Quận, Huyện.
➤ Bước 2: Cơ quan quản lý nhà nước tiếp nhận hồ sơ đăng ký thang bảng lương của doanh nghiệp
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội tiếp nhận thang, bảng lương đăng ký của doanh nghiệp.
Trường hợp phát hiện thang, bảng lương của doanh nghiệp vi phạm các nguyên tắc do Chính phủ quy định, Phòng Lao động - Thương Binh và Xã hội thông báo cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.
Trong thời hạn 1 tháng khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thực hiện việc khai trình sử dụng lao động lần đầu đến Phòng Lao động – Thương binh và xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và xã hội tại Quận, Huyện quản lý.
Ví dụ:
Căn cứ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0313238628 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TPHCM cấp ngày 06 tháng 05 năm 2015, công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Anpha được thành lập từ tháng 05/2015 thì đến ngày 06/06/2015, Công ty TNHH Dịch vụ tư vấn Anpha phải hoàn tất nghĩa vụ nộp bảng khai trình sử dụng lao động lần đầu đến Phòng Lao Động – Thương binh xã hội Quận Bình Thạnh.
- Mức lương tối thiểu mà doanh nghiệp áp dụng tại đơn vị không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Doanh nghiệp tham khảo thêm Nghị định 141/2017/NĐ-CP được ban hành ngày 07/12/2017 quy định về mức lương tối thiểu vùng;
- Ngày lập biên bản họp thành viên phải trước ngày ra Quyết định ban hành thang, bảng lương;
- Hệ thống thang, bảng lương mà doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào đặc thù của doanh nghiệp mà chia ra các chức vụ và cấp bậc phù hợp. Trong đó, số lượng bậc doanh nghiệp thường chọn từ 5-10 bậc;
- Mức lương bậc 1 phụ thuộc vào tính chất công việc mà doanh nghiệp cân đối mức phù hợp cho người lao động;
- Mức lương từ bậc 2 trở đi để đảm bảo việc khuyến khích lao động nâng cao trình độ chuyên môn mà tăng ít nhất 5% so với bậc trước đó. (Theo hướng dẫn tại khoản 2 điều 7 nghị định 49/2013/NĐ-CP);
- Lao động trí thức đã qua đào tạo hoặc lao động phải làm việc trong môi trường có chất độc hại, nguy hiểm thì mức lương bậc 1 phải cao hơn mức lương tối thiểu vùng ít nhất 7%.
Quy chế lương, thưởng và bảng tiêu chuẩn chức danh ngành nghề tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mà xây dựng cho phù hợp. Biểu mẫu trên chỉ mang tính tham khảo cho doanh nghiệp định hướng việc xây dựng quy chế lương, thưởng và có những điều chỉnh để phù hợp hơn với với đặc trưng ngành nghề và từng loại hình doanh nghiệp khác nhau.
------
Ngoài những quy định trên về đăng ký hệ thống thang bảng lương lần đầu, doanh nghiệp cũng nên lưu ý các quy định về chi phí tiền lương, các khoản phụ cấp, trích lập quỹ dữ phòng tiền lương... để đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.