Quyết toán thuế là gì? Khi nào cơ quan thuế kiểm tra doanh nghiệp? Kinh nghiệm khi quyết toán thuế - doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế bao gồm?
Khi hoạt động kinh doanh được một thời gian, các doanh nghiệp sẽ nhận được yêu cầu quyết toán từ cơ quan thuế. Vậy, khi nào cơ quan thuế sẽ xuống tận công ty để quyết toán? Cơ quan thuế thường kiểm tra những gì khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp? Công tác chuẩn bị khi quyết toán thuế? Cùng Kế toán Anpha giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.
I. Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là quá trình cơ quan thuế trực tiếp kiểm tra hồ sơ, sổ sách của doanh nghiệp sau một thời gian kinh doanh, hoạt động thực tế có đúng với quy định pháp luật và quy định của luật thuế hay chưa. Từ đó, hướng dẫn doanh nghiệp khắc phục những vấn đề đang không tuân thủ theo đúng quy định của luật thuế ban hành, để tránh thất thoát các nguồn thu của doanh nghiệp cũng như các khoản đóng góp vào nhà nước.
Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra doanh nghiệp trong các trường hợp được quy định tại Quy trình ban hành kèm theo Quyết định số 970/QĐ-TCT ngày 14/07/2023, bao gồm:
- Kiểm tra dựa trên hồ sơ khai thuế;
- Kiểm tra trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật;
- Kiểm tra khi doanh nghiệp hoàn thuế;
- Kiểm tra dựa theo kế hoạch hoặc kiểm tra theo chuyên đề (*);
- Kiểm tra theo kiến nghị của kiểm toán nhà nước, thanh tra nhà nước và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác;
- Kiểm tra trong trường hợp người nộp thuế tiến hành:
- Chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
- Giải thể, chấm dứt hoạt động, cổ phần hóa, chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh mà dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp.
- Kiểm tra đột xuất, bao gồm:
- Kiểm tra khi có đơn tố cáo;
- Kiểm tra theo chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan thuế hoặc theo chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan thuế cấp trên;
- Kiểm tra dựa theo đề nghị của người nộp thuế (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, giải thể, chấm dứt hoạt động, cổ phần hóa, chấm dứt hiệu lực mã số thuế, chuyển địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý);
- Kiểm tra trước khi hoàn thuế;
- Kiểm tra theo đề xuất sau khi đã thực hiện kiểm tra tại trụ sở cơ quan thuế;
- Các trường hợp được kiểm tra đột xuất khác.
➨ Như vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng được cơ quan thuế xuống quyết toán sau 5 năm.
(*) Việc lựa chọn doanh nghiệp để tiến hành kiểm tra tại trụ sở theo kế hoạch hoặc theo chuyên đề sẽ được ưu tiên thực hiện theo thứ tự từ rủi ro cao trở xuống, xem xét lựa chọn doanh nghiệp đã quá 5 năm chưa được thanh tra, kiểm tra thuế, đồng thời không trùng lặp với những doanh nghiệp đã được đưa vào kế hoạch thanh tra thuế.
III. Cơ quan thuế kiểm tra gì khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp?
Theo quy định, khi cơ quan thuế quyết toán thuế tại doanh nghiệp sẽ tiến hành thực kiểm những công việc sau:
- Kiểm tra các tờ khai thuế: Kiểm tra toàn bộ các tờ khai thuế đã được nộp trước đó, bao gồm tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và khai các loại thuế khác (nếu có);
- Xác minh các chứng từ nộp thuế: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của các chứng từ, hóa đơn, báo cáo thuế, biên bản kiểm tra thuế và tất cả các tài liệu liên quan đến quá trình nộp thuế của doanh nghiệp;
- Kiểm tra sổ sách và chứng từ kế toán: Xem xét sổ sách kế toán của doanh nghiệp để đảm bảo khớp với các tờ khai thuế đã nộp;
- Về niên độ kế toán: Xem xét quy trình kế toán của doanh nghiệp trong thời gian cơ quan thuế kiểm tra, bao gồm có việc xác định các sự kiện kế toán, việc ghi chứng từ và xác định các số liệu tài chính;
- Giải trình về các sai phạm: Doanh nghiệp cần phải cung cấp, giải trình chi tiết về bất kỳ sai phạm nào trong khi quyết toán thuế, bao gồm trình bày lý do tại sao sai phạm xảy ra và cách giải quyết chúng như thế nào.
>> Tham khảo thêm: Dịch vụ làm sổ sách kế toán.
IV. Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế gồm những gì?
Khi doanh nghiệp nhận được yêu cầu quyết toán thuế từ cơ quan thuế, kế toán của doanh nghiệp cần thực hiện chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và các sổ sách kế toán một cách cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm tra của cán bộ thuế.
Doanh nghiệp cần lưu ý các quy tắc sau:
➨ Sắp xếp các chứng từ gốc
- Sắp xếp các chứng từ gốc theo tháng/quý, theo thứ tự của các bảng kê thuế đầu vào và đầu ra. Các chứng từ này cần được kết hợp với tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý đã nộp cho cơ quan thuế;
- Mỗi chứng từ hoặc nhóm chứng từ phải được đính kèm:
- Đối với hóa đơn bán ra sẽ cần kèm theo phiếu thu (nếu thu tiền mặt), phiếu xuất kho, hợp đồng và biên bản thanh lý (nếu có);
- Đối với hóa đơn mua vào cần đi kèm với phiếu chi (nếu chi tiền mặt), phiếu nhập kho, đề nghị thanh toán, hợp đồng và biên bản thanh lý/biên bản bàn giao (nếu có).
- Nếu bán hàng trả góp, cần kèm phiếu kế toán và phiếu xuất kho, hợp đồng và biên bản thanh lý (nếu có).
Lưu ý:
Tất cả chứng từ đều phải có dấu, chữ ký đầy đủ theo chức danh. Mỗi tháng/quý (tùy số lượng chứng từ nhiều hay ít) tạo lập 1 tập hồ sơ riêng có bìa đẩy đủ để lưu chứng từ.
➨ Sắp xếp báo cáo đã nộp lên cơ quan thuế
- Chứng từ của năm nào phải đi kèm với báo cáo tương ứng của năm đó. Các báo cáo nộp theo kỳ bao gồm:
- Các báo cáo năm bao gồm:
- ➨ Chuẩn bị sổ sách hàng năm
Chuẩn bị sổ sách hàng năm gồm:
- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký mua hàng;
- Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp;
- Sổ kế toán quỹ tiền mặt và sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng;
- Sổ cái tất cả các tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản (theo hình thức nhật ký chung);
- Sổ tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản cố định (TSCĐ), công cụ, dụng cụ;
- Bảng tính khấu hao TSCĐ, bảng tính phân bổ công cụ, dụng cụ, chi phí trả trước;
- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho, sổ chi tiết vật tư, hàng hóa (nếu có).
Lưu ý:
Tất cả các sổ phải in ra và ký đóng dấu đầy đủ, số thứ tự của các phiếu phải được đánh và sắp xếp theo thứ tự.
➨ Sắp xếp hợp đồng kinh tế
- Sắp xếp các hợp đồng đầu vào, đầu ra theo trình tự thời gian, chi tiết theo tên từng nhà cung cấp/khách hàng;
- Kiểm tra các tài liệu liên quan đến từng hợp đồng, bao gồm có hợp đồng gốc, biên bản nghiệm thu/bàn giao và hồ sơ thanh lý hợp đồng (nếu có);
- Kiểm tra hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương đảm bảo ký kết đúng, đủ và nội dung đã đầy đủ thông tin theo quy định;
- Ngoài ra, xem xét các quyết định về bổ nhiệm, điều chuyển công tác và tăng lương.
➨ Hồ sơ pháp lý
- Chuẩn bị các văn bản pháp lý của doanh nghiệp (đăng ký kinh doanh, chứng nhận đầu tư…) bao gồm bản gốc và bản sao đã được công chứng (xác thực) đầy đủ;
- Các công văn liên quan đến cơ quan thuế.
➨ Kiểm tra chi tiết khác
- Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản;
- So sánh các giao dịch kinh tế phát sinh với sổ định khoản: Kiểm tra tính chính xác giữa hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra với sổ kế toán của doanh nghiệp;
- Kiểm tra lại công nợ với các bên: khách hàng, nhà cung cấp;
- Kiểm tra các dữ liệu đã nhập và khai báo thuế trên hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra so với bảng kê đã khai thuế, đảm bảo các số liệu khớp nhau;
- Kiểm tra tính đầy đủ của các chữ ký trên tài liệu;
- Kiểm tra bảng lương với sổ tài khoản 334 đảm bảo khớp nhau. Đối với người lao động, kiểm tra xem đã đầy đủ hồ sơ cá nhân của họ hay chưa.
V. Câu hỏi liên quan đến quyết toán thuế tại doanh nghiệp
1. Khi chuyển địa điểm kinh doanh khác quận làm thay đổi cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp có phải quyết toán thuế không?
Có. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nếu doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu thì không phải quyết toán.
>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận.
2. Có phải cứ 5 năm cơ quan thuế sẽ xuống đơn vị quyết toán 1 lần?
Không. Quyết toán căn cứ vào các trường hợp đã nêu ở mục II của bài viết, nên không nhất thiết là 5 năm cơ quan thuế sẽ xuống đơn vị quyết toán 1 lần.
>> Tham khảo chi tiết: Cơ quan thuế xuống quyết toán tại doanh nghiệp khi nào?
Minh Phượng - Phòng Kế toán Anpha
Đánh giá chất lượng bài viết, bạn nhé!
BÌNH LUẬN - HỎI ĐÁP
Hãy để lại câu hỏi của bạn, chúng tôi sẽ trả lời TRONG 15 PHÚT