Hướng dẫn hồ sơ - thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận tại Sở KH&ĐT và cơ quan thuế như: chốt thuế chuyển quận, thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử…

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, thay đổi trụ sở công ty khác quận hay thay đổi địa chỉ kinh doanh khác quận (cùng tỉnh hoặc thành phố) khá phức tạp do phải làm thủ tục chốt thuế chuyển quận hoặc quyết toán thuế, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử, làm lại con dấu công ty…

Tại bài viết này, Anpha sẽ hướng dẫn bạn các bước thay đổi địa chỉ công ty khác quận đầy đủ, nhanh chóng và đúng pháp luật.

2 trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh khác quận sẽ xảy ra 2 trường hợp sau:

➨ Đối với doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý

Doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Do đó, thủ tục giống như trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.

Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ lên Sở KH&ĐT tỉnh để xin cấp lại giấy phép kinh doanh theo địa chỉ mới. Bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận của Anpha.

Ví dụ:

Các doanh nghiệp thuộc diện quản lý của Cục Thuế gồm có: công ty có vốn đầu tư nước ngoài, công ty kinh doanh bất động sản, công ty kiểm toán, công ty tài chính, công ty chứng khoán…

➨ Đối với doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý

Doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý khi thay đổi địa công ty khác quận/huyện sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Khi đó thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận sẽ bao gồm 3 bước sau:

• Bước 1: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận với Sở KH&ĐT;
• Bước 2: Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận hoặc quyết toán thuế tại quận cũ;
• Bước 3: Thực hiện thủ tục thuế tại quận/huyện mới.

-------

Sau đây Anpha sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chi tiết hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận đối với các doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý.

Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận tại Sở KH&ĐT

Người đại diện theo pháp luật hoặc người được doanh nghiệp ủy quyền nộp hồ sơ theo 2 cách sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa - Sở KH&ĐT tỉnh - nơi đặt trụ sở chính;
• Nộp hồ sơ online trên trang https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới cho công ty.

Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Như Anpha chia sẻ, việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý nên doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thuế với cơ quan thuế quận cũ và cơ quan thuế quận mới.

1. Thủ tục thuế tại quận/huyện cũ

Tại cơ quan thuế đang quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau đây:

• Một là, thực hiện thủ tục chốt thuế hoặc thủ tục quyết toán thuế (*);
• Hai là, nộp hồ sơ xin chuyển quận gửi cơ quan thuế.

(*) Để biết được doanh nghiệp có phải quyết toán thuế hay chỉ cần làm thủ tục chốt thuế, doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ thuế quản lý để hỏi rõ và có sự chuẩn bị.

-------

Cụ thể từng thủ tục thuế tại cơ quan thuế quận/huyện cũ Anpha hướng dẫn ngay sau đây.

➨ Thủ tục quyết toán thuế

Quyết toán thuế là việc cơ quan thuế tiến hành kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán đã cân đối của doanh nghiệp tính từ thời điểm quyết toán trước đến thời điểm hiện tại. 

Thông qua kiểm tra, nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp kê khai sai hoặc kê khai bất hợp lý làm giảm số tiền thuế phải nộp thì thanh tra thuế sẽ tiến hành tính toán lại tiền thuế phải nộp của doanh nghiệp và tiến hành xử phạt theo quy định.

Không phải doanh nghiệp nào cũng phải quyết toán thuế khi chuyển quận. Mà chỉ những doanh nghiệp được cơ quan thuế yêu cầu mới phải quyết toán. Tuy nhiên, hiện nay ngày càng có nhiều Chi cục Thuế quận/huyện yêu cầu doanh nghiệp quyết toán khi chuyển trụ sở khác quận.

Ví dụ:

• Tại Hà Nội, doanh nghiệp đã phát sinh doanh thu khi chuyển sang quận/huyện khác bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế (ví dụ quận Cầu Giấy, Tây Hồ). Doanh nghiệp ít phát sinh hoặc chưa phát sinh thì cơ quan thuế chỉ yêu cầu thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận;
• Tại TP. HCM, doanh nghiệp có phát sinh doanh thu hoặc không phát sinh doanh thu đều được yêu cầu quyết toán thuế trước khi chuyển địa điểm kinh doanh khác quận.

➨ Thủ tục chốt thuế chuyển quận

Sau khi nhận được thông tin của doanh nghiệp về việc chuyển quận, cán bộ thuế quản lý sẽ kiểm tra lại toàn bộ tờ khai, báo cáo thuế, tiền thuế của doanh nghiệp đã nộp và yêu cầu doanh nghiệp thực hiện những việc sau để hoàn thành thủ tục chốt thuế chuyển quận. Cụ thể:

• Nếu doanh nghiệp có mua và sử dụng quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) giấy và vẫn chưa sử dụng hết, thì phải nộp công văn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN tới cơ quan thuế;
• Nộp bổ sung/nộp lại các loại tờ khai, báo cáo thuế còn thiếu/bị sai (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan thuế tính đến thời điểm chuyển quận;
• Nộp đầy đủ các loại tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt đến thời điểm chuyển quận (nếu có).

➨ Nộp hồ sơ xin chuyển quận tới cơ quan thuế

Thời gian Chi cục Thuế giải quyết hồ sơ chuyển quận: từ 10 - 15 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Do đó, doanh nghiệp cần nộp lên cơ quan thuế ngay khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Sau khi xác nhận doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục quyết toán thuế hoặc thủ tục chốt thuế, cơ quan thuế xem xét hồ sơ và ra thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm kinh doanh theo mẫu 09 - MST.

Lưu ý:

• Tùy theo yêu cầu của từng cơ quan thuế mà hồ sơ xin chuyển quận có thể khác nhau. Ví dụ, tại Hà Nội, cơ quan thuế chỉ yêu cầu doanh nghiệp nộp mẫu 08-MST;
• Để tiện hơn trong quá trình thực hiện hồ sơ, hầu hết các doanh nghiệp sẽ nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế, mặc dù thủ tục này vẫn có thể thực hiện qua mạng.

2. Thủ tục thuế tại quận/huyện mới

Lưu ý:

Không phải tỉnh thành nào cơ quan thuế cũng yêu cầu doanh nghiệp phải nộp mẫu 09-MST và bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chẳng hạn: Hà Nội. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ quản lý thuế tại quận/huyện mới để tìm hiểu trước khi thực hiện.

5 việc cần làm khi chuyển địa điểm kinh doanh khác quận

1. Khắc lại con dấu pháp nhân

Trên con dấu pháp nhân của công ty thường chứa thông tin của quận/huyện cũ nên khi chuyển trụ sở công ty khác quận/huyện, doanh nghiệp phải khắc lại con dấu mới để sử dụng.

2. Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở mới

Sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần làm lại bảng hiệu công ty theo địa chỉ mới và treo tại trụ sở chính.

Trường hợp không treo bảng hiệu tại trụ sở chính thì doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế với lý do “NNT không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” và có thể bị xử phạt hành chính từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

3. Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Hiện nay, khi chuyển quận doanh nghiệp không cần phải chốt hóa đơn, không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và không cần làm thông báo hủy hóa đơn. 

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử thì cần kê khai và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế tại quận/huyện mới. Kế toán viên của doanh nghiệp có thể tiến hành kê khai và nộp tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hoặc nhờ nhà cung cấp hỗ trợ. Khi đó việc xuất hóa đơn cần lưu ý:

• Trước khi nộp mẫu 01: Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử như bình thường;
• Sau khi nộp mẫu 01 cho cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải tạm dừng việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng.

>> Xem thêm: Hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử.

4. Thủ tục cần thực hiện tại cơ quan BHXH quận cũ, quận mới

• Tại quận/huyện cũ: Doanh nghiệp làm thủ tục báo giảm BHXH cho toàn bộ nhân viên công ty trước khi chuyển quận và nộp đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có);
• Tại quận/huyện mới: Doanh nghiệp làm thủ tục xin cấp mã đơn vị mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên công ty.

Xem thêm:

>> Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội;

>> Thủ tục báo tăng giảm BHXH điện tử.

5. Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng

Địa chỉ công ty được doanh nghiệp đăng ký với bên ngân hàng khi mở tài khoản. Do đó, khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần liên hệ với các ngân hàng công ty đang mở tài khoản để tiến hành cập nhật lại thông tin.

-------

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty khá phức tạp, nếu bạn không có thời gian hoặc chưa có nghiệm thực hiện thủ tục, đặc biệt trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc các vấn đề liên quan đến việc xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, hãy tham khảo dịch vụ chuyển địa chỉ công ty, doanh nghiệp trọn gói tại Anpha dưới đây.

GỌI NGAY

Các câu hỏi thường gặp khi chuyển địa chỉ công ty khác quận

1. Quy trình thay đổi địa chỉ công ty khác quận gồm mấy bước?

Chuyển địa chỉ công ty hay thay đổi trụ sở công ty khác quận bao gồm 3 bước:

• Bước 1: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận với Sở KH&ĐT;
• Bước 2: Làm thủ tục chốt thuế/quyết toán thuế và nộp hồ sơ xin chuyển quận tại quận cũ;
• Bước 3: Làm thủ tục thuế tại quận mới.

2. Thay đổi địa chỉ công ty khác quận có phải quyết toán thuế không?

Tùy trường hợp. Không phải tất cả các tỉnh, thành đều yêu cầu doanh nghiệp quyết toán thuế khi chuyển quận mà tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế quản lý và phát sinh của từng doanh nghiệp. 

Ví dụ:

• Tại TP. HCM, doanh nghiệp có phát sinh doanh thu hoặc không phát sinh doanh thu đều bị yêu cầu quyết toán thuế trước khi chuyển địa điểm kinh doanh khác quận;
• Tại Hà Nội, doanh nghiệp ít phát sinh hoặc chưa phát sinh doanh thu thì cơ quan thuế chỉ yêu cầu thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận, không cần quyết toán thuế.

3. Thủ tục chốt thuế chuyển quận làm như thế nào?

Doanh nghiệp cần thực hiện những việc sau để làm thủ tục chốt thuế:

• Nếu doanh nghiệp có mua và sử dụng quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy và vẫn chưa sử dụng hết thì phải nộp công văn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN tới cơ quan thuế;
• Nộp bổ sung hoặc nộp lại các loại tờ khai, báo cáo thuế còn thiếu/bị sai (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan thuế tính đến thời điểm chuyển quận;
• Nộp đầy đủ các loại tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt đến thời điểm chuyển quận (nếu có).

Sau khi hoàn tất thủ tục chốt thuế, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ chuyển quận bao gồm: 

• Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST;
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản photo không cần công chứng);
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người đại diện theo pháp luật không tự đi nộp hồ sơ);
• Bản sao CCCD/CMND của người thay doanh nghiệp nộp hồ sơ.

>> Xem chi tiết: Thủ tục chốt thuế chuyển quận.

4. Hồ sơ xin chuyển quận nộp lên cơ quan thuế quản lý gồm những gì?

Bộ hồ sơ xin chuyển quận doanh nghiệp cần chuẩn bị gửi cơ quan thuế quản lý gồm có:

• Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST;
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản photo không cần công chứng);
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người đại diện theo pháp luật không tự đi nộp hồ sơ);
• Bản sao CCCD/CMND của người thay doanh nghiệp nộp hồ sơ.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu 08-MST: Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế.

5. Trong thời gian chuyển quận có được xuất hóa đơn không?

Khi chuyển địa chỉ công ty khác quận, doanh nghiệp phải nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT cho cơ quan thuế tại quận/huyện mới để thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể là thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử, khi đó: 

• Trước khi nộp mẫu 01: Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử như bình thường;
• Sau khi nộp mẫu 01 cho cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải tạm dừng việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.