Các lưu ý & lỗi sai cần tránh khi thay đổi Giấy Phép Kinh Doanh

Khi nào thì phải thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận ĐKKD? Những lưu ý đặc biệt nào khi làm thủ tục thay đổi? Qua bài viết này, Anpha sẽ trả lời giúp bạn.

7 trường hợp phải làm thay đổi giấy phép kinh doanh

Tùy vào nhu cầu kinh doanh, định hướng phát triển hoặc các phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, mà doanh nghiệp sẽ cần làm thủ tục đăng ký thay đổi thông tin trên giấy ĐKKD. Theo đó, các trường hợp bao gồm:

1. Thay đổi tên công ty 

2. Thay đổi địa chỉ

3. Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh

4. Tăng, giảm vốn điều lệ

5. Thay đổi thành viên

6. Thay đổi đại diện pháp luật

7. Thay đổi loại hình công ty

Lưu ý: Nếu giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp bị mất, rách… chỉ cần cập nhật các thông tin như số điện thoại, email, website hoặc số fax là có thể cấp lại giấy phép kinh doanh, không cần làm thủ tục thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh.

Các lỗi thường gặp và lưu ý khi thực hiện đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh

Khi làm thủ tục thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp do chưa có kinh nghiệm nên thường phạm phải những lỗi sai cơ bản hay các thiếu sót về hồ sơ, cụ thể như sau:

1. Đối với thay đổi tên doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp sử dụng tên tiếng nước ngoài thường sẽ mắc phải các lỗi do dịch sai hoặc dịch không tương ứng với tên tiếng Việt.

Ngoài ra, lỗi trùng tên cũng là một trong những lỗi sai phổ biến. Trên thực tế, một số doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể nên tên doanh nghiệp sẽ không được cập nhật chính xác và kịp thời tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, dẫn đến lỗi trùng tên dù doanh nghiệp đã tra cứu trước đó.

Việc thay đổi tên doanh nghiệp trong vài trường hợp sẽ ảnh hưởng đến các vấn đề về con dấu, thông tin hóa đơn… và cần phải thông báo cho các cơ quan, ngân hàng, đối tác liên quan. Do vậy, khi thực hiện thay đổi tên, doanh nghiệp cần thực hiện song song thủ tục thay đổi các thông tin liên quan để không ảnh hưởng đến quá trình hoạt động.

2. Thay đổi địa chỉ

Nếu thực hiện thay đổi địa chỉ khác quận, trong quá trình làm hồ sơ gửi lên cơ quan thuế, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.

Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở các quý gần nhất trong lúc gửi hồ sơ thay đổi địa chỉ lên cơ quan thuế (có thể nộp trực tuyến bằng chữ ký số công ty).

Đối với các hóa đơn sử dụng địa chỉ cũ, sẽ có 2 trường hợp sau:

  • Nếu doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn có địa chỉ cũ phải làm thông báo hủy hóa đơn. Sau đó, đặt in và làm thông báo phát hành hóa đơn với địa chỉ mới để sử dụng.

  • Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn có địa chỉ cũ phải làm thông báo chốt hóa đơn bên quận cũ. Sau đó, khắc dấu vuông với địa chỉ mới đóng lên hóa đơn. Đồng thời, làm mẫu TB04/AC (tải mẫu) nộp lên cơ quan thuế.

Tương tự thay đổi tên, khi thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cũng phải thực hiện đồng thời các thay đổi về hóa đơn, con dấu và gửi thông báo đến cơ quan thuế, ngân hàng, các đối tác…

3. Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh

Nếu doanh nghiệp đã đăng ký mã ngành nhưng thiếu chi tiết mã ngành và muốn đăng ký lại đầy đủ thì phải làm thủ tục rút mã ngành cũ trước, sau đó làm thủ tục đăng ký ngành nghề kinh doanh với nội dung mã ngành đầy đủ.

Ngành nghề kinh doanh đăng ký bổ sung nếu thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện đúng và đủ các điều kiện đó. 

Ví dụ: Khi làm thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh bất động sản, đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu 20 tỷ. Do đó, nếu hiện tại vốn điều lệ của công ty chưa đủ thì phải làm đồng thời thủ tục thay đổi vốn điều lệ và thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh.

4. Tăng, giảm vốn điều lệ

Đối với các trường hợp xin giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.

Ngược lại, nếu muốn tăng vốn điều lệ, đặc biệt đối với loại hình công ty TNHH một thành viên bằng cách thêm thành viên góp vốn thì phải chuyển sang loại hình công ty TNHH hai thành viên hoặc công ty cổ phần. Khi đó, phải thực hiện đồng thời thủ tục thay đổi vốn điều lệ và thủ tục thay đổi loại hình doanh nghiệp.

Sau khi thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia và Sở KH&ĐT để được cấp giấy phép kinh doanh mới.

Tuy nhiên, việc tăng vốn điều lệ trong vài trường hợp sẽ ảnh hưởng đến tăng thuế môn bài, bạn có thể xem chi tiết bậc thuế môn bài tại đây. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện thêm các thủ tục sau:

Tải mẫu 8 - Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế.

5. Thay đổi thành viên

Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh khi thay đổi thành viên (chuyển nhượng vốn, thêm thành viên mới) sẽ phải làm thủ tục thay đổi.

6. Thay đổi đại diện pháp luật

Hầu hết pháp luật không quy định bằng cấp, chứng chỉ hành nghề của người đại diện pháp luật, trừ khi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề có điều kiện yêu cầu bằng cấp, chứng chỉ hành nghề.

Đồng thời, người đại diện pháp luật dự kiến thay đổi cũng phải đảm bảo thỏa các điều kiện về người đại diện theo Luật Doanh nghiệp 2014.

7. Thay đổi loại hình công ty

Sau khi được cấp lại giấy phép kinh doanh mới, bạn phải tiến hành khắc và công bố mẫu dấu mới (nếu thông tin thay đổi ảnh hưởng đến nội dung trên con dấu cũ). Đồng thời, làm thông báo việc thay đổi loại hình doanh nghiệp đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan.

Việc thay đổi loại hình công ty trong vài trường hợp sẽ ảnh hưởng đến tên công ty, do đó doanh nghiệp có thể thực hiện đồng thời thay đổi các nội dung như: tên công ty, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh… mà không cần nộp hồ sơ nhiều lần (trừ thay đổi người đại diện pháp luật).

Đối với việc chuyển đổi từ loại hình công ty TNHH hai thành viên sang TNHH một thành viên, chi phí lương của giám đốc không được hạch toán vào chi phí hoạt động doanh nghiệp.

Lưu ý:

Sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi và được cấp mới giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải công bố nội dung thay đổi tại Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện các thay đổi về hóa đơn, con dấu và gửi thông báo đến cơ quan thuế, ngân hàng, các đối tác…

Các dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh tại Anpha

Nếu bạn không có thời gian hoặc chưa đủ kinh nghiệm để thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh, hãy tham khảo dịch vụ tại Anpha theo các đường dẫn sau:

  1. Thay đổi tên công ty;

  2. Thay đổi địa chỉ;

  3. Thay đổi ngành nghề đăng ký kinh doanh;

  4. Tăng, giảm vốn điều lệ;

  5. Thay đổi thành viên;

  6. Thay đổi đại diện pháp luật;

  7. Thay đổi loại hình công ty.

Các câu hỏi thường gặp

Có 7 trường hợp cơ bản mà doanh nghiệp phải làm thay đổi GPKD bao gồm: thay đổi tên công ty, thay đổi địa chỉ, thay đổi ngành nghề đăng ký kinh doanh, điều chỉnh vốn điều lệ, thay đổi thành viên, thay đổi đại diện pháp luật và thay đổi loại hình doanh nghiệp.

Khi thay đổi địa chỉ công ty, bạn phải tạm ngưng xuất hóa đơn trong thời gian làm thủ tục thay đổi địa chỉ. Sau đó, bạn phải làm thủ tục thay đổi các vấn đề liên quan đến địa chỉ như con dấu, hóa đơn và gửi thông báo đến cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác…
Tuy nhiên cần lưu ý, đối với hóa đơn có thể hiện địa chỉ cũ, nếu vẫn muốn tiếp tục sử dụng những hóa đơn đó, bạn phải làm thông báo chốt hóa đơn bên quận cũ, sau đó khắc dấu mộc vuông với địa chỉ mới và đóng lên hóa đơn để sử dụng. Đồng thời, làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (mẫu TB04) gửi lên cơ quan thuế.
Nếu bạn không muốn tiếp tục sử dụng những hóa đơn có thể hiện địa chỉ cũ thì chỉ cần làm thông báo hủy hóa đơn. Sau đó đặt in và thông báo phát hành hóa đơn với địa chỉ mới để sử dụng.

Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện sẽ quy định về vốn, nên nếu ngành nghề mà doanh nghiệp thay đổi có yêu cầu cụ thể về mức vốn điều lệ thì doanh nghiệp phải thỏa các yêu cầu đó, đồng thời làm thủ tục thay đổi vốn điều lệ.

Hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải lỗi trùng tên dù trước đó đã kiểm tra trên Cổng thông tin quốc gia. Lý do vì có những doanh nghiệp đang trong thời gian làm thủ tục giải thể, khi đó sẽ không kịp thời cập nhật chính xác, dẫn đến các trường hợp trùng lặp.

Đối với các trường hợp bị mất, bị rách giấy phép kinh doanh, bạn sẽ được cấp lại giấy phép kinh doanh mới khi cập nhật các thông tin như số điện thoại, email, website… mà không cần phải làm thủ tục thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh.

Gọi cho chúng tôi theo số 0938.268.123 (TP. HCM) hoặc 0984.477.711 (Hà Nội) để được hỗ trợ.

© 2007 Công ty Kế Toán Anpha giữ bản quyền nội dung trên website này. DMCA.com Protection Status