Hồ sơ, thủ tục thay đổi tên công ty, doanh nghiệp - Có file mẫu

Thay đổi tên công ty cổ phần, công ty TNHH cần làm hồ sơ thế nào? Mẫu thông báo, công văn thay đổi tên công ty ra sao? Cần lưu ý gì khi đổi tên công ty? Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây của Kế toán Anpha.

Trước khi tiến hành các thủ tục, hồ sơ đổi tên công ty, doanh nghiệp, bạn cần kiểm tra tên công ty dự kiến thay đổi có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã đăng ký trong phạm vi toàn quốc hay không tại trang dangkykinhdoanh.gov.vn. Các nội dung cần kiểm tra bao gồm tên công ty mới, tên tiếng anh, tên viết tắt.

Hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần

Hồ sơ thay đổi tên mỗi loại công ty có những điểm giống và khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ bạn cần có trong bộ hồ sơ thay đổi tên công ty cổ phần:

Hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH 1 thành viên, 2 thành viên trở lên

Hồ sơ thay đổi tên công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên và 2 thành viên trở lên có vài điểm khác nhau. Bạn cần chú ý để tránh nhầm lẫn.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (dùng được cho cả 3 loại hình công ty).

Quy trình, thủ tục và thời gian nộp hồ sơ thay đổi tên công ty

Hồ sơ thay đổi tên công ty có thể nộp theo 2 cách: trực tiếp hoặc qua mạng.

1. Nộp trực tiếp

• Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, bạn nộp tại Sở KH&ĐT tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở;

• Trong vòng 3 - 5 ngày làm việc, Sở KH&ĐT sẽ giải quyết hồ sơ của bạn;

• Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được GPKD với tên công ty mới. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ có yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Khi đó, bạn cần làm và nộp hồ sơ lại từ đầu.

2. Nộp qua mạng

• Bạn scan bộ hồ sơ và nộp theo hướng dẫn tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

• Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn nộp bổ sung 1 bản hồ sơ giấy lên Sở KH&ĐT và nhận kết quả. Nếu hồ sơ không hợp lệ, bạn cũng sẽ nhận được thông báo và thực hiện tương tự như cách nộp trực tiếp.

Lưu ý:

Những lỗi thường bị trả hồ sơ:

• Tên tiếng Anh thường dịch sai. Vậy nên, nếu bạn muốn đặt từ tiếng Anh bất kì thì phải chứng minh được từ đó có nghĩa khi dịch sang tiếng Việt;

• Một số tên đang trong quá trình giải thể nên khi tra tên có thể không trùng nhưng khi nộp lên Sở KH&ĐT lại gặp vấn đề về trùng tên.

Các lưu ý sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành thủ tục đổi tên công ty, để tránh bị xử phạt các lỗi pháp lý, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

1. Khắc dấu và công bố mẫu dấu mới

Nếu bạn sử dụng dịch vụ thay đổi tên công ty tại Anpha, việc khắc dấu và công bố mẫu dấu mới sẽ được Anpha thực hiện trọn gói. 

2. Làm bảng hiệu mới

Tương tự khi vừa thành lập công ty, đối với trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp bạn cũng phải làm bảng hiệu với thông tin vừa thay đổi.

3. Trả con dấu cũ cho cơ quan công an

• Doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2015 được cơ quan cấp dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Do vậy, sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty, bạn phải trả con dấu cũ cho cơ quan công an.

• Doanh nghiệp thành lập từ tháng 07/2015 trở đi không cần phải trả dấu, nhưng sau khi đổi tên công ty thì không được sử dụng con dấu với tên cũ vào bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp.

4. Xử lý hóa đơn cũ và làm thông báo phát hành hóa đơn theo tên công ty mới

Tùy vào loại hóa đơn doanh nghiệp sử dụng mà cách xử lý hóa đơn khi thay đổi tên công ty sẽ khác nhau, cụ thể:

• Đối với hóa đơn giấy (nếu tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ): Sau khi nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC, doanh nghiệp khắc dấu vuông tên công ty mới và đóng lên hóa đơn (vị trí tên công ty cũ) rồi xuất hóa đơn như bình thường.

• Đối với hóa đơn điện tử có 2 trường hợp (tùy từng Chi cục Thuế):

Thực tế, hầu như các Chi cục Thuế sẽ yêu cầu thực hiện như trường hợp 2. Để bạn hiểu chi tiết, Anpha ví dụ như dưới đây. 

Ví dụ:

Doanh nghiệp phát hành 100 số hóa đơn điện tử với mẫu 01GTKT0/001;

Tại thời điểm đổi tên công ty, số hóa đơn đã dùng từ 0000001 - 0000005; số hóa đơn còn lại từ 0000006 - 0000100;

Khi đổi tên công ty, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo mẫu mới 01GTKT0/002 với tên công ty mới;

Khi đó, doanh nghiệp sẽ làm thông báo hủy hóa đơn mẫu 01GTKT0/001 từ số 0000006 - 0000100 và phát hành hóa đơn mẫu 01GTKT0/002 từ số 0000001 - 0000095.

 Tham khảo: Dịch vụ đổi tên công ty

Một số câu hỏi thường gặp khi thay đổi tên công ty 

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc), 0903 003 779 (Miền Trung) hoặc 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.