Bài viết phân tích chi tiết, cụ thể những mặt lợi và bất lợi khi bạn thay đổi địa chỉ công ty cùng quận và khác quận. Những vấn đề về pháp lý, thuế và hóa đơn sẽ được trình bày chi tiết và dễ hiểu nhất. Thật vậy, nếu muốn thay đổi địa chỉ công ty, bạn không thể không đọc hết bài viết này.
Bài viết này sẽ trả lời 3 câu hỏi sau
- Thay đổi địa chỉ trong cùng quận hay khác quận thì có khác gì không?
- Thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp như thế nào?
- Hóa đơn của doanh nghiệp sẽ tiếp tục sử dụng như thế nào khi thay đổi địa chỉ?
Việc đặt trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý trong quá trình hoạt động. Vì vậy, khi thay đổi đến một văn phòng rộng hơn, hoặc chuyển trụ sở doanh nghiệp về nhà, hoặc di chuyển doanh nghiệp đến một nơi xa khác… nhiều doanh nghiệp sẽ lúng túng không biết cần thực hiện nội dung thay đổi đó như thế nào.
Sự giống nhau và khác nhau của việc thay đổi địa chỉ cùng quận và khác quận.
“Căn cứ Khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở năm 2014 “Hành vi bị nghiêm cấm: sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở” và căn cứ Khoản 5, khoản 6 Điều 35, Khoản 7 Điều 80 Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở quy định về các hành vi nghiêm cấm trong quản lý, sử dụng nhà chung cư thì khi nộp hồ sơ, đề nghị doanh nghiệp xuất trình tài liệu chứng minh địa chỉ doanh nghiệp dự định đặt trụ được sử dụng vào mục đích kinh doanh theo dự án đã được phê duyệt để có cơ sở cấp đăng ký doanh nghiệp.”
Tức có nghĩa là theo quy định này khi doanh nghiệp chọn một địa chỉ kinh doanh thì yêu cầu địa chỉ đó không được là căn hộ chung cư hoặc nếu đó tòa nhà, cao ốc thì yêu cầu phải cung cấp được giấy tờ chứng minh địa chỉ đó được phép sử dụng vào mục đích kinh doanh. Đối với tòa nhà, cao ốc thì giấy tờ này có thể là quyết định của phía chủ đầu tư tòa nhà, hoặc quyết định của ủy ban nhân dân về địa chỉ đó được phép kinh doanh. Trong quyết định này sẽ thể hiện rõ: tòa nhà đó có bao nhiêu tầng? Mỗi tầng có bao nhiêu phòng? Hay tòa nhà đó được chia thành mấy khu? Mỗi khu được sử dụng vào mục đích gì? Khi có quyết định này thì hồ sơ thay đổi địa chỉ mới được sở kế hoạch và đầu tư chấp thuận.
Trường hợp, doanh nghiệp chọn địa chỉ kinh doanh là địa chỉ nhà bình thường thì không cần giấy tờ yêu cầu chứng minh.
- Thay đổi địa chỉ cùng quận:
+ Không cần khắc lại con dấu
+ Đối với bên thuế: Doanh nghiệp làm mẫu 08 thay đổi địa chỉ để cập nhật địa chỉ mới lên thuế.
+ Trường hợp cuốn hóa đơn cũ theo địa chỉ cũ của doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hết, doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng thì phải khắc con dấu vuông địa chỉ mới đóng lên hóa đơn và làm mẫu TP04 nộp qua mạng để tiếp tục sử dụng hóa đơn còn lại đó
+ Trường hợp cuốn hóa đơn cũ theo địa chỉ cũ của doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hết, doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đó thì phải làm thông báo hủy hóa đơn nộp lên thuế và khi đặt in hóa đơn mới phải làm lại thông báo phát hành hóa đơn mới nộp lên thuế,
- Thay đổi địa chỉ khác quận:
+ Bắt buộc phải khắc lại con dấu mới và nộp thông báo sử dụng con dấu mới lên sở kế hoạch và đầu tư
+ Đối với bên thuế: Doanh nghiệp phải làm hồ sơ chuyển quận nộp lên chi cục thuế quận cũ và quận mới
+ Một điểm đặc biệt lưu ý: Trong quá trình thực hiện việc chuyển quận từ thuế quận cũ qua thuế quận mới doanh nghiệp tuyệt đối không được xuất hóa đơn.
+ Khi nộp hồ sơ chuyển quận lên thuế quận cũ, thời gian để bên thuế quận cũ giải quyết xong khoảng 10-15 ngày vì thuế quận cũ sẽ tra soát lại xem trong thời gian hoạt động qua doanh nghiệp có nợ thuế không? Hay có nộp sai báo cáo, thiếu sót tờ khai gì không? Lúc đó thuế quận cũ sẽ yêu cầu kế toán lên đối chiếu lại tất cả các tờ khai và nộp bổ sung để được chuyển qua quận mới.
+ Đồng thời, khi nộp hồ sơ lên thuế quận cũ, thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở các quý gần nhất. Ví dụ, hiện tại là tháng 9 năm 2017, thì thuế sẽ yêu cầu nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý 4/2016, quý 1/2017, quý 2/2017, quý 3/2017 cho đến hiện tại (quý 4/2016, quý 1/2017, quý 2/2017 có thể doanh nghiệp đã nộp rồi, tuy nhiên thuế vẫn yêu cầu nếu trường hợp doanh nghiệp vẫn chưa nộp thì bổ sung nộp)
+ Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng thì doanh nghiệp phải làm thông báo chốt hóa đơn bên quận cũ, sau đó khắc con dấu vuông địa chỉ mới đóng lên hóa đơn và làm mẫu TP04 nộp lên thuế quận mới để được tiếp tục sử dụng hóa đơn đó.
+ Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng thì phải làm thông báo hủy hóa đơn nộp lên thuế và khi đặt in hóa đơn mới để sử dụng thì doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn mới để được sử dụng
+ Sau khi thuế quận cũ đã giải quyết xong, có thông báo chấp thuận cho doanh nghiệp được chuyển địa điểm qua quận mới thì doanh nghiệp mang tờ thông báo đó kèm hồ sơ chuyển quận qua thuế quận mới nộp để thuế quận mới cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống thuế.
Kim Thoa – Phòng pháp lý Anpha