Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ cho công ty, doanh nghiệp - Mới nhất

Bạn muốn thay đổi địa chỉ công ty? Vậy bạn đã nắm rõ hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty cùng quận, khác quận hoặc khác tỉnh như thế nào chưa? Những thủ tục cần thực hiện với cơ quan thuế khi đổi địa chỉ là gì? Sau đây Anpha sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ và chi tiết trong bài viết này.

Căn cứ pháp lý

• Căn cứ Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13 tháng 6 năm 2019;

• Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC;

• Căn cứ Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế;

• Căn cứ Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế;

• Căn cứ Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Thay đổi địa chỉ công ty, chi nhánh, hay địa điểm kinh doanh là nhu cầu tất yếu trong quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty, chi nhánh hay địa điểm kinh doanh có thể làm thay đổi cơ quan Thuế quản lý.

Khi đó, tùy thuộc vào địa chỉ doanh nghiệp chuyển đến nằm trong cùng quận, khác quận hay khác tỉnh mà trình tự thực hiện, hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở cũng có những khác biệt. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ để tránh mắc phải những sai lầm trong quá trình thực hiện.

Vì sao doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ trụ sở?

Có nhiều lý do khiến chủ doanh nghiệp muốn đổi địa chỉ công ty như:

• Văn phòng cũ chật hẹp, nhân viên ngày càng đông khiến môi trường làm việc không thoải mái;

• Doanh nghiệp muốn chuyển trụ sở chính vào gần trung tâm để dễ dàng giao dịch với khách hàng, đối tác;

• Tiền thuê văn phòng quá cao, doanh nghiệp không đủ khả năng chi trả.

• …

Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng quận không làm thay đổi cơ quan quản lý Thuế, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh với Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư trước khi thực hiện các thủ tục khác với cơ quan thuế quản lý.

Bước 1. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

• Chuẩn bị hồ sơ:

• Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng theo địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

• Thời gian giải quyết: trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã được thay đổi địa chỉ trụ sở.

Bước 2. Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế

• Đối với những doanh nghiệp nào đã phát hành hóa đơn và đang còn hóa đơn chưa sử dụng thì phải nộp mẫu TB04/AC - Thông báo điều chỉnh thông tin trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ra GPKD và trước khi xuất hóa đơn sau khi đổi địa chỉ. 

• Trường hợp doanh nghiệp chưa mua, phát hành hóa đơn hoặc đã hủy hóa đơn khi đổi địa chỉ thì không cần nộp.

Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh

Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty sang quận khác, tỉnh khác dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý Thuế, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan quản lý thuế quận, tỉnh cũ và thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tại nơi chuyển đến.

Bước 1. Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế

• Chuẩn bị hồ sơ

Lưu ý:

Hồ sơ gửi lên cơ quan thuế tại mỗi nơi có thể khác nhau, ví dụ tại Hà Nội, doanh nghiệp chỉ cần nộp mẫu 08, nhưng tại Thành phố HCM thì yêu cầu đầy đủ các giấy tờ trên.

• Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Chi cục thuế quản lý thuế cũ hoặc nộp hồ sơ online thông qua chữ ký số. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp thường chọn hình thức nộp trực tiếp để dễ giải quyết.

• Thời gian hoàn thành thủ tục tại Chi cục thuế là: 10-15 ngày làm việc

• Kết quả: Doanh nghiệp nhận được Mẫu 09 - MST: Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm.

Song song với nộp hồ sơ chuyển quận lên Chi cục thuế quản lý, doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ quản lý thuế để tiến hành kiểm tra và hoàn thành nghĩa vụ thuế tại quận cũ: 

• Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.

• Hoàn thành nghĩa vụ nộp tờ khai thuế.

• Chốt hóa đơn trước khi chuyển sang quận khác, tỉnh khác. Có các trường hợp sau:

• Nếu hủy hóa đơn cũ doanh nghiệp cần thực hiện: Nộp thông báo hủy hóa đơn, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp) tới cơ quan thuế.

• Nếu muốn mang hóa đơn cũ qua quận mới, tỉnh mới sử dụng tiếp, doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại đính kèm mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy quận) (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp).

• Nộp công văn hủy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu đơn vị đã mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại quận cũ và chưa sử dụng trước khi chuyển quận.

Bước 2. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận, khác tỉnh như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ:

• Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng theo địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

• Thời gian giải quyết: 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã được thay đổi địa chỉ trụ sở.

Bước 3: Thủ tục thuế sau khi có GPKD mới

Khi thực hiện bước này doanh nghiệp cần lưu ý: tại Hà Nội cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp nộp mẫu 09 và bản photo GPKD mới nhưng tại thành phố Hồ Chí Minh, cơ quan thuế vẫn yêu cầu nộp đầy đủ. Do đó, tùy thuộc vào nơi doanh nghiệp chuyển trụ sở đến, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan quản lý thuế để tìm hiểu rõ.

Các lưu ý cần biết khi đổi địa chỉ trụ sở

• Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty tới quận/huyện, tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp phải làm thủ tục trả lại con dấu đối với trường hợp dấu do cơ quan công an cấp, khắc con dấu mới;

• Không được xuất hóa đơn trong thời gian làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận, khác tỉnh;

• Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội, thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty;

• Trụ sở chính của doanh nghiệp không được là nhà chung cư, nhà tập thể trừ khi chứng minh được mục đích sử dụng theo quy hoạch xây dựng là tòa nhà văn phòng, hoặc có quyền sử dụng hợp pháp thông qua Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi. Nếu quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể như sau:

  • Phạt từ 500.000 - 1.000.000 nếu quá hạn từ 1-30 ngày;

  • Phạt từ 1.000.000 - 2.000.000 nếu quá hạn từ 31-90 ngày;

  • Phạt từ 2.000.000 - 5.000.000 nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên.

• Doanh nghiệp phải làm lại biển hiệu công ty theo địa chỉ mới và treo tại trụ sở chính.

Anpha đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và mới nhất về  hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở cùng quận, khác quận, khác tỉnh cho công ty, doanh nghiệp, cùng những lưu ý quan trọng. Nếu bạn không có thời gian hay gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục kể trên, hãy tham khảo dịch vụ thay đổi địa chỉ của Anpha với phí dịch vụ chỉ 500.000đ. Nếu cần tư vấn thêm thông tin pháp lý hay dịch vụ của Anpha, bạn vui lòng gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc), 0903 003 779 (Miền Trung) hoặc 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Những câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc), 0903 003 779 (Miền Trung) hoặc 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.