Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận

Xem ngay: Thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận, khác tỉnh tại Sở KH&ĐT và cơ quan thuế. Các lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty và những việc cần làm trước và sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở bạn cần quan tâm.

Thay đổi địa chỉ công ty hay thay đổi địa chỉ kinh doanh là nhu cầu tất yếu của mỗi doanh nghiệp trong quá trình hoạt động và phát triển. Tuy nhiên, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện nhiều thủ tục liên quan như: chốt thuế chuyển quận, thay đổi cơ quan BHXH, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử… Vậy quy trình thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty như thế nào? Cùng Anpha tìm hiểu chi tiết tại bài viết dưới đây.

Lý do thay đổi địa chỉ công ty, thay đổi trụ sở chính

Có nhiều lý do khiến chủ doanh nghiệp phải đổi địa chỉ công ty như:

• Văn phòng cũ chật hẹp, nhân viên ngày càng đông, môi trường làm việc không thoải mái;
• Tiền thuê văn phòng tăng cao, không phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp;
• Vị trí văn phòng hiện tại khó tìm, giao thông không thuận tiện nên chủ doanh nghiệp muốn chuyển đến những khu vực gần trung tâm để dễ dàng giao dịch với khách hàng, đối tác;
• Doanh nghiệp tìm được địa điểm có vị trí thuận lợi, chi phí thuê tốt hơn… 

2 trường hợp thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp

Tùy thuộc vào địa chỉ mới doanh nghiệp chuyển đến cùng quận, khác quận hay khác tỉnh mà chúng ta chia thành 2 trường hợp như sau:

➨ Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý xảy ra khi:

• Công ty do Chi cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện;
• Công ty do Cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ công ty trong cùng tỉnh;

➨ Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý xảy ra khi:

• Công ty do Chi cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện;
• Công ty do Cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh.

Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý thì cần hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, sau đó làm thông báo thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử.

1. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận tại Sở KH&ĐT

➨ Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận

➨ Cách thức nộp hồ sơ cho Sở KH&ĐT

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ mới đã được thay đổi.

Lưu ý:

• Trường hợp doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý thay đổi địa điểm kinh doanh trong cùng tỉnh, không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý thì thủ tục giống với trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận. Doanh nghiệp chỉ cần làm hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư như trên;
• Trường hợp công ty có vốn nước ngoài đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nếu địa chỉ thay đổi đồng thời là địa chỉ thực hiện dự án đầu tư, thì doanh nghiệp phải thực hiện cả thủ tục điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty có vốn nước ngoài.

2. Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty cùng quận (thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử)

Mặc dù trong trường hợp này, việc thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Tuy nhiên, địa chỉ trụ sở được thể hiện trên hóa đơn điện tử, do đó khi chuyển địa chỉ công ty bạn phải thực hiện thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp gửi mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tới cơ quan thuế quản lý để xin chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới (nếu công ty có sử dụng hóa đơn điện tử). Sau khoảng 2 ngày làm việc, yêu cầu thay đổi thông tin hóa đơn của doanh nghiệp sẽ được chấp thuận.

>> Xem thêm: Hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử - Có hình minh họa.

Hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh trong trường hợp làm thay đổi cơ quan thuế quản lý bao gồm 2 bước:

• Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư;
• Bước 2: Thực hiện thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/khác tỉnh.

Tuy nhiên, tùy từng tỉnh thành mà thứ tự thực hiện bước 1 và bước 2 có thể đổi cho nhau và hồ sơ cần nộp lên cơ quan thuế tại mỗi nơi có thể khác nhau. Doanh nghiệp cần liên hệ cán bộ thuế quản lý để biết chính xác thứ tự thực thiện thủ tục.

1. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh tại Sở KH&ĐT

➨ Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh cần chuẩn bị nộp lên Sở KH&ĐT tương tự như trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.

➨ Cách thức nộp hồ sơ cho Sở KH&ĐT 

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp online trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: 

• Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh - nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hiện tại;
• Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh - nơi doanh nghiệp chuyển trụ sở tới.

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ mới đã được thay đổi.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp chuyển địa chỉ công ty từ quận Tây Hồ sang quận Cầu Giấy, thì nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT thành phố Hà Nội;
• Doanh nghiệp chuyển địa chỉ công ty từ quận Cầu Giấy, Hà Nội vào Quận 1, TP. HCM thì phải nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT TP. HCM.

Lưu ý:

Trường hợp công ty có vốn nước ngoài đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nếu địa chỉ thay đổi đồng thời là địa chỉ thực hiện dự án đầu tư, thì doanh nghiệp phải thực hiện cả thủ tục điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty có vốn nước ngoài.

2. Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục như sau.

2.1. Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi

Tại cơ quan thuế đang quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện đồng thời 2 việc sau:

• Một là, nộp hồ sơ lên cơ quan thuế để xin chuyển quận (tùy từng tỉnh);
• Hai là, thực hiện thủ tục chốt thuế hoặc quyết toán thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế.

➨ Thủ tục chốt thuế chuyển quận

Doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với cán bộ thuế quản lý để kiểm tra và hoàn thành các nghĩa vụ thuế trước khi chuyển quận, bao gồm:

• Nộp đúng và đủ các loại tờ khai thuế, báo cáo thuế từ trước đến nay;
• Nộp đủ các loại tiền thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp tính đến thời điểm chuyển quận (nếu có);
• Nộp công văn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu doanh nghiệp trước đó có mua và sử dụng quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy và chưa sử dụng hết. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì không phải hủy, sang địa chỉ mới doanh nghiệp thông báo bên phần mềm cập nhật lại thông tin địa chỉ mới là có thể dùng được bình thường.

➨ Quyết toán thuế doanh nghiệp

Doanh nghiệp thuộc 2 trường hợp sau đây phải quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ công ty:

• Doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang tỉnh khác bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế;
• Doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý trước khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh thực hiện quyết toán theo yêu cầu của cơ quan thuế. 

Ví dụ:

• Tại Hà Nội, các doanh nghiệp đã phát sinh doanh thu phải thực hiện quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận theo yêu cầu của cơ quan thuế. Đối với công ty mới thành lập hoặc chưa phát sinh doanh thu thì không phải quyết toán thuế, chỉ cần nộp đầy đủ tờ khai, báo cáo và nộp tiền thuế tính đến thời điểm hiện tại thì có thể chuyển quận;
• Tại TP. HCM hầu hết các cơ quan thuế đều yêu cầu doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty khác quận phải quyết toán thuế, dù đã hoặc chưa phát sinh doanh thu, sau đó cơ quan thuế mới xử lý hồ sơ chuyển quận cho doanh nghiệp (ví dụ như Quận 1).

➨ Hồ sơ xin chuyển quận/huyện

Trong vòng 10 - 15 ngày làm việc tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế tiến hành kiểm tra xem doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế hay chưa. Nếu đã hoàn thành, cơ quan thuế sẽ ra thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa chỉ (mẫu 09-MST).

Lưu ý:

Hồ sơ gửi lên cơ quan thuế tại mỗi nơi có thể khác nhau. Ví dụ: tại Hà Nội, doanh nghiệp chỉ cần nộp mẫu 08, nhưng tại TP. HCM thì yêu cầu đầy đủ các giấy tờ trên.

2.2. Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến

Lưu ý:

Tại Hà Nội, cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp nộp mẫu 09 và bản photo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, nhưng tại TP. HCM, cơ quan thuế vẫn yêu cầu nộp đầy đủ. Do đó, tùy thuộc vào nơi doanh nghiệp chuyển trụ sở đến, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan quản lý thuế để tìm hiểu rõ.

2.3. Thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử

Tương tự như trường hợp thay đổi trụ sở công ty cùng quận. Nếu doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn điện tử thì sau khi chuyển sang quận mới, tỉnh mới, doanh nghiệp gửi mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tới cơ quan thuế quản lý để xin chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử theo địa chỉ mới.

>> Xem thêm: Hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử - Có hình minh họa.

Lưu ý quan trọng khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp

Để tránh phạm phải những sai lầm không đáng có, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau khi thay đổi địa chỉ công ty:

1. Thông báo cho khách hàng về việc chuyển trụ sở khác quận, khác tỉnh;
2. Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty;
3. Làm lại biển hiệu công ty theo địa chỉ mới và treo tại trụ sở chính. Trường hợp cán bộ thuế đi kiểm tra không thấy doanh nghiệp treo bảng hiệu tại trụ sở mới, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế và bị xử phạt từ 30.000.000 đồng - 50.000.000 đồng;
4. Quy định về việc xuất hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty như sau:
   • Được phép xuất hóa đơn điện tử bình thường từ thời điểm làm thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở công ty tới trước thời điểm gửi mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan thuế;
   • Tạm dừng xuất hóa đơn từ thời điểm gửi mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan thuế cho tới khi được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn theo địa chỉ mới.
5. Khắc lại con dấu pháp nhân mới nếu thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh làm thay đổi nội dung con dấu. Nếu con dấu do cơ quan công an cấp thì doanh nghiệp phải làm thủ tục trả lại con dấu và thực hiện khắc con dấu mới;
6. Cập nhật địa chỉ mới của công ty trên phần mềm BHXH điện tử trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận;
7. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh, doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm BHXH cho nhân viên công ty và đóng đầy đủ tiền BHXH còn nợ (nếu có). Sau khi sang quận mới, tỉnh mới, doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH mới và làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên; 
8. Trụ sở chính của doanh nghiệp không được là nhà chung cư, nhà tập thể trừ khi chứng minh được mục đích sử dụng theo quy hoạch xây dựng là tòa nhà văn phòng, hoặc có quyền sử dụng hợp pháp thông qua giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
9. Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi. Nếu quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể như sau:
   • Cảnh cáo nếu quá thời hạn từ 1 ngày - 10 ngày;
   • Phạt từ 3.000.000 đồng - 5.000.000 đồng nếu quá hạn từ 11 ngày - 30 ngày;
   • Phạt từ 5.000.000 đồng - 10.000.000 đồng nếu quá hạn từ 31 ngày - 90 ngày;
   • Phạt từ 10.000.000 đồng - 20.000.000 đồng nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên;
   • Phạt từ 20.000.000 đồng - 30.000.000 đồng đối với trường hợp không đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

>> Xem thêm: So sánh thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận - khác quận.

---------

GỌI NGAY

Những câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

1. Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế xảy ra khi nào?

Thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý xảy ra khi:

• Công ty do Chi cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện;
• Hoặc công ty do Cục Thuế quản lý thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh.

2. Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có cần khắc lại con dấu không?

Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận thì không cần khắc lại con dấu vì thông tin trên con dấu không bị thay đổi. Nếu thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh làm thay đổi nội dung con dấu thì doanh nghiệp cần khắc lại con dấu pháp nhân mới.

3. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao gồm các giấy tờ sau: 

• Thông báo thay đổi trụ sở công ty;
• Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông;
• Biên bản họp của hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông;
• Giấy ủy quyền thay đổi đăng ký kinh doanh;
• Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền thực hiện thủ tục. 

>> TẢI MIỄN PHÍ: Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh.

4. Thay đổi địa chỉ công ty khác quận cần thực hiện những thủ tục gì?

Khi doanh nghiệp muốn chuyển địa chỉ công ty tới quận mới cần thực hiện 3 bước sau:

• Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế/quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế cũ.
• Bước 2: Làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Bước 3: Thực hiện các thủ tục sau khi chuyển quận như: điều chỉnh thông tin trên mẫu hóa đơn, khắc lại con dấu, làm lại bảng hiệu công ty…

5. Thay đổi địa chỉ công ty khác quận có phải quyết toán thuế doanh nghiệp không?

Có. Doanh nghiệp thuộc 2 trường hợp sau đây phải quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ công ty:

• Doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty sang tỉnh khác bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế;
• Doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý trước khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh thực hiện quyết toán theo yêu cầu của cơ quan thuế.

6. Có bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty không?

Có. Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi. Nếu quá thời hạn nêu trên, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính từ 3.000.000 đồng - 30.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.