Tìm hiểu hồ sơ - cách cập nhật thông tin mã số thuế cá nhân, làm thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế (đổi họ tên, ngày sinh, thay đổi CMND thành CCCD…).
I. Khi nào cần cập nhật thông tin mã số thuế của cá nhân?
1. Đối tượng phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, người nộp thuế bao gồm các cá nhân sau:
- Cá nhân có thu nhập thuộc diện chịu thuế TNCN (ngoại trừ cá nhân kinh doanh);
- Cá nhân là người phụ thuộc.
2. Khi nào cá nhân cần cập nhật lại thông tin đăng ký thuế?
Nếu người nộp thuế có thay đổi thông tin đăng ký thuế như:
- Thay đổi họ tên, ngày sinh;
- Thay đổi số CMND/thẻ CCCD;
- Thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
- Thay đổi thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc…
➨ Trong trường hợp này, cá nhân cần nộp hồ sơ cập nhật thông tin thay đổi đăng ký thuế cho cơ quan thuế.
Tùy trường hợp mà hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký mã số thuế cá nhân bao gồm các loại giấy tờ khác nhau, cụ thể theo bảng sau.
➨ Đối với trường hợp nộp hồ sơ thông qua cơ quan chi trả thu nhập
- Văn bản ủy quyền cho công ty chi trả thu nhập;
- Bản sao các giấy tờ có thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký thuế của cá nhân hoặc người phụ thuộc như CCCD, CMND, giấy khai sinh...
➨ Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC);
- Bản sao các giấy tờ có thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký thuế của cá nhân hoặc người phụ thuộc như: CCCD, CMND, giấy khai sinh...
>> TẢI MẪU MIỄN PHÍ: Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST).
III. Cách thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân - nơi nộp hồ sơ đăng ký thuế
Để cập nhật lại thông tin mã số thuế cá nhân, người nộp thuế có thể hộp hồ sơ đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế qua đơn vị chi trả thu nhập, nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp hồ sơ online bằng tài khoản thuế giao dịch điện tử.
1. Nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế qua đơn vị chi trả thu nhập
- Cá nhân chuẩn bị các loại giấy tờ theo quy định (như hướng dẫn ở trên) rồi nộp cho kế toán hoặc bộ phận liên quan tại công ty chi trả thu nhập;
- Kế toán công ty tiến hành lập tờ khai thay đổi thông tin của cá nhân hoặc người phụ thuộc để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty theo các cách bên dưới.
1.1. Kê khai thay đổi thông tin đăng ký thuế online tại trang Thuế điện tử
Đối với trường hợp thay đổi thông tin cá nhân người nộp thuế
➨ Bước 1: Đăng nhập vào trang thuế https://thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản của công ty
➨ Bước 2: Chọn “Đăng ký thuế” → Sau đó chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT” → Chọn mẫu 05-ĐK-TH-TCT
➨ Bước 3: Chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” → Điền thông tin của cá nhân cần thay đổi rồi nhấn chọn “Kiểm tra thông tin”
➨ Bước 4: Trong mục “Đăng ký thuế” chọn “Tra cứu hồ sơ lưu tạm” → Chọn thời gian tra cứu rồi chọn “Nộp hồ sơ”
➨ Bước 5: Nhấn chọn “Hoàn thành kê khai” để nộp tờ khai
Đối với trường hợp thay đổi thông tin người phụ thuộc
➨ Bước 1: Đăng nhập vào trang thuế https://thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản của công ty
➨ Bước 2: Chọn “Đăng ký thuế” → Sau đó chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT” → Chọn mẫu 20-ĐK-TH-TCT_TT105
➨ Bước 3: Nhấn chọn ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” → Điền thông tin cần thay đổi rồi nhấn chọn “Hoàn thành kê khai”
1.2. Tạo tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK)
Bên cạnh phương pháp kê khai trực tuyến trên trang Thuế điện tử ở trên, kế toán viên có thể tạo tờ khai thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân trên phần mềm hỗ trợ kê khai và nộp thông qua tài khoản thuế điện tử của công ty.
➨ Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai, trong mục “Thuế thu nhập cá nhân”, nhấn chọn 1 trong 2 tờ khai sau:
- “Tờ khai 20-ĐK-TH-TCT” (nếu thay đổi thông tin người phụ thuộc);
- “Tờ khai 05-ĐK-TH-TCT” (nếu thay đổi thông tin cá nhân người nộp thuế).
➨ Bước 2: Chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” → Điền thông tin cần thay đổi
➨ Bước 3: Bấm ghi và kết xuất XML để lưu
➨ Bước 4: Đăng nhập vào trang thuế https://thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản của công ty
➨ Bước 5: Chọn “Đăng ký thuế” → Chọn “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK” hoặc “Nộp tờ khai 05TH từ HTKK” để nộp tờ khai vừa tạo đối với từng trường hợp tương ứng
➨ Bước 6: Trong mục “Đăng ký thuế”, chọn “Tra cứu hồ sơ” để kiểm tra kết quả của tờ khai thay đổi thông tin đã nộp cho cơ quan thuế
2. Nộp hồ sơ cập nhật thông tin mã số thuế cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế
- Thành phần hồ sơ: Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST cùng các giấy tờ liên quan theo quy định (tham khảo tại mục hồ sơ cập nhật thông tin đăng ký thuế);
- Nơi nộp hồ sơ: Bộ phận Một cửa tại Chi cục Thuế khu vực, nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú.
Ví dụ:
Người nộp thuế làm CCCD gắn chíp thay thế cho CMND cần kê khai các thông tin trên mẫu số 08-MST rồi nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, cụ thể điền như sau:
- Chọn mục cá nhân và cập nhật thông tin tên người nộp thuế, mã số thuế và địa chỉ;
- Điền các thông tin thay đổi số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp của CMND/CCCD mới được cấp và trường hợp có thay đổi địa chỉ thường trú trên CCCD cần cập nhật;
- Nộp tờ khai và bản sao CCCD mới tại cơ quan thuế khu vực, nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú.
3. Nộp hồ sơ thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân online
Cá nhân có thể kê khai thay đổi thông tin đăng ký thuế online bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử hoặc thông qua trang dịch vụ công quốc gia.
➨ Bước 1: Đăng nhập tài khoản giao dịch thuế điện tử của cá nhân bằng 2 cách bên dưới
Cách 1. Đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử cá nhân
- Chọn “Đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử” và điền thông tin tài khoản được cấp.
Cách 2. Đăng nhập qua Cổng dịch vụ công quốc gia
- Chọn nộp trực tuyến và đăng nhập tài khoản dịch vụ công của cá nhân, hệ số sẽ chuyển hướng sang Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế như cách đăng nhập ở trên.
Sau khi đã đăng nhập vào tài khoản giao dịch thuế điện tử của cá nhân thì tiến hành nộp tờ khai thay đổi thông tin người nộp thuế.
➨ Bước 2: Trong mục “Đăng ký thuế” chọn “Thay đổi thông tin” → Chọn cơ quan thuế nộp tờ khai là “Cơ quan thuế theo địa chỉ thường trú”
Trường hợp chọn “Cơ quan thuế theo địa chỉ tạm trú” cần chọn đúng cơ quan thuế.
➨ Bước 3: Chọn vào chỉ tiêu cần thay đổi thông tin và cập nhật thông tin đăng ký mới → Chọn “Lấy thông tin công dân” để truy vấn thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư → Đối chiếu thông tin và nhấn chọn “Hoàn thành kê khai”
➨ Bước 4: Kiểm tra lại thông tin tờ khai → Chọn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”
➨ Bước 5: Đính kèm các giấy tờ liên quan → Chọn “Tiếp tục” để nộp tờ khai
IV. Các câu hỏi thường gặp khi thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân
1. Không cập nhật căn cước công dân vào mã số thuế thì có bị phạt không?
Theo quy định Khoản 6 Điều 11 Nghị định 125/2020-NĐ-CP xử phạt hành chính về thuế, hóa đơn đối với cá nhân không kinh doanh đã được cấp mã số thuế TNCN nhưng chậm thay đổi thông tin về CMND khi được cấp thẻ CCCD sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính.
2. Cá nhân vừa có MST cá nhân theo CMND và MST cá nhân theo CCCD thì xử lý như thế nào?
Theo quy định của Luật Quản lý thuế, cá nhân được cấp 1 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó.
Trường hợp cá nhân có 2 mã số thuế đăng ký theo thông tin của CMND và CCCD, cá nhân chỉ được sử dụng MST đầu tiên được cấp để thực hiện kê khai và quyết toán thuế TNCN.
Đối với MST được cấp sau, người nộp thuế nộp hồ sơ hủy MST cá nhân đồng thời làm tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế, cập nhật thông tin cho MST đầu tiên. Cơ quan thuế có trách nhiệm thu hồi (hủy) MST được cấp sau theo quy định.
>> Tham khảo chi tiết: Quy định về đăng ký mã số thuế cá nhân.
3. Cá nhân có thể tra cứu mã số thuế cá nhân đã được cập nhật thông tin mới ở đâu?
Có nhiều cách để tra cứu mã số thuế cá nhân online. Để đảm bảo chính xác thông tin, bạn có thể tra cứu tại trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
>> Xem chi tiết: Cách tra cứu mã số thuế cá nhân online.
4. Trường hợp đổi nơi làm việc làm thay đổi cơ quan thuế quản lý có cần nộp tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế không?
Tùy vào tình trạng của mỗi cá nhân mà xác định có cần nộp tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế khi đổi nơi làm việc hay không:
- Đối với cá nhân không có người phụ thuộc: Không cần đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế;
- Đối với cá nhân có người phụ thuộc: Để được tính giảm trừ cho người phụ thuộc cần thực hiện đăng ký thay đổi thông tin mã số thuế và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc tại công ty mới.
Bá Vũ - Phòng Kế toán Anpha