Xuất khẩu hàng hóa là gì? Tìm hiểu bộ chứng từ xuất khẩu hay những giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa gồm: hợp đồng thương mại, vận đơn, hóa đơn…
Trong nền kinh tế phát triển và hội nhập như hiện nay, xuất khẩu hàng hóa không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Đây cũng là một trong những lĩnh vực quan trọng hàng đầu và đóng vai trò không thể thiếu đối với sự phát triển của một quốc gia. Việc mở rộng thị trường ra nước ngoài giúp các doanh nghiệp trong nước có nhiều cơ hội kinh doanh và tạo điều kiện cho sự tăng trưởng bền vững.
Vậy khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ, chứng từ gì? Tìm hiểu cùng Anpha nhé.
I. Xuất khẩu hàng hóa là gì?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 28 Văn bản hợp nhất 17/VBHN-VPQH ngày 5 tháng 7 năm 2019 do Văn phòng Quốc hội ban hành, xuất khẩu hàng hóa là việc đưa sản phẩm, hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.
II. Những giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa (bộ chứng từ xuất khẩu)
Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20 tháng 4 năm 2018), những chứng từ xuất khẩu hàng hóa bắt buộc phải có bao gồm:
1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hợp đồng thương mại là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán để thiết lập, điều chỉnh, chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong hoạt động thương mại.
Những nội dung cơ bản có trong hợp đồng thương mại bao gồm:
- Thông tin người mua, người bán: tên, địa chỉ, số tài khoản, số điện thoại…;
- Thông tin về hàng hóa: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, chất lượng, phẩm chất và quy cách đóng gói hàng hóa…;
- Thông tin giao hàng: thời giao giao hàng, địa điểm giao hàng, cách thức giao hàng và chứng từ giao hàng;
- Thông tin thanh toán: phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và tiền tệ thanh toán;
- Quyền và nghĩa vụ các bên: bảo hành hàng hóa, bảo hiểm, trường hợp bất khả kháng, chấm dứt hợp đồng và các quy định khác.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ thương mại mà người bán phát hành cho người mua để xác nhận giao dịch mua bán giữa các bên. Ngoài ra, hóa đơn thương mại còn là căn cứ quan trọng để tính thuế xuất nhập khẩu và dùng để đối chiếu với các chứng từ khác trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu.
Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi người bán gửi hàng hoặc sau khi đóng gói xong hàng vào container vì khi đó đã có thông tin chính xác về số lượng, chủng loại hàng...
Hóa đơn thương mại không có mẫu dùng chung mà doanh nghiệp sẽ tự thiết kế theo nhu cầu sử dụng. Nội dung chính cơ bản trên hóa đơn bao gồm:
- Thông tin người mua, người bán: tên, địa chỉ, số điện thoại, email…;
- Thông tin hóa đơn: số hóa đơn và ngày phát hành hóa đơn;
- Thông tin hàng hóa: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, quy cách…;
- Phương thức giao hàng;
- Phương thức thanh toán;
- Các chi phí liên quan chưa bao gồm trong giá trị hàng hóa: cước phí vận chuyển, phí bảo hiểm, chi phí đóng gói...
3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ quan trọng cung cấp thông tin chi tiết về các mặt hàng đã được đóng gói trong lô hàng, phiếu này giúp đảm bảo việc vận chuyển và giao hàng hóa được tiến hành chính xác.
Phiếu đóng gói hàng hóa thường có 3 loại:
- Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Thể hiện chi tiết các hạng mục hàng hóa đóng gói xuất nhập;
- Phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list): Không thể hiện tên người bán, ít khi được sử dụng;
- Phiếu đóng gói kèm theo bảng kê trọng lượng (Packing and weight list): Tương tự như phiếu đóng gói chi tiết nhưng có kèm bảng kê trọng lượng.
Tùy vào mục đích sử dụng và thỏa thuận giữa hai bên, mẫu phiếu đóng gói hàng hóa sẽ bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Thông tin người mua, người bán: tên, địa chỉ, số điện thoại, fax;
- Thông tin về hàng hóa: tên hàng hóa, mã hiệu sản phẩm, số lượng, trọng lượng;
- Thông tin đóng gói: số lượng kiện hàng, thùng và hộp đóng gói;
- Thông tin địa điểm bốc và dỡ hàng: cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng;
- Xác nhận của người bán: chữ ký và đóng dấu.
>> Xem chi tiết: Packing list - Phiếu đóng gói hàng hóa.
4. Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn (B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong vận chuyển hàng hóa do chính người vận chuyển phát hành. Trong đó, người vận chuyển sẽ xác nhận hàng hóa đã được vận chuyển và cam kết rằng số hàng hóa đó sẽ đến tay người mua tại cảng đích với tình trạng tốt và đầy đủ số lượng như được ghi trên giấy tờ.
Vận đơn hiện có 4 loại chính được phân loại theo phương tiện vận tải là:
- Giấy gửi hàng đường hàng không;
- Giấy gửi hàng đường sắt;
- Giấy gửi hàng đường bộ;
- Vận đơn đường biển.
Trong vận đơn sẽ thể hiện các nội dung chính như:
- Số vận đơn;
- Thông tin người gửi hàng và người nhận hàng;
- Thông số cơ bản về lô hàng;
- Thông tin cước phí…
Xem chi tiết:
>> Vận đơn là gì?
>> Bill of lading - Vận đơn đường biển là gì?
5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan là văn bản mà nhà xuất khẩu cần phải khai báo chi tiết về lô hàng theo yêu cầu của cơ quan hải quan khi có hoạt động xuất khẩu.
Thời hạn nộp tờ khai hải quan:
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: Sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm chậm nhất là 4 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;
- Đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh: Chậm nhất là 2 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
Sau khi tiếp nhận tờ khai hải quan, bên hải quan sẽ trả kết quả phân luồng. Cụ thể được chia làm 3 luồng như sau:
- Luồng xanh: Áp dụng cho các doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định pháp luật của nhà nước về hải quan, doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và chi tiết hàng hóa, được chấp nhận thông quan điện tử ngay khi truyền tờ khai và được phân luồng hải quan;
- Luồng vàng: Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa nếu hồ sơ hợp lệ thì sẽ được thông quan hải quan ngay;
- Luồng đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng.
Ngoài những giấy tờ bắt buộc trên thì một số chứng từ khác cũng cần có trong bộ chứng từ xuất khẩu như: giấy chứng nhận chất lượng, chứng nhận kiểm định, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm…
III. Các câu hỏi thường gặp về bộ chứng từ xuất khẩu hàng hóa bắt buộc
1. Khi có nhiều hợp đồng hoặc đơn hàng xuất cho cùng một khách hàng thì phải khai báo hải quan như thế nào?
Theo quy định tại Khoản 7 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21 tháng 01 năm 2015, hàng hóa xuất khẩu có nhiều hợp đồng hoặc đơn hàng, cùng điều kiện giao hàng, cùng phương thức thanh toán, cùng bán cho một khách hàng và giao hàng một lần thì được khai trên một hoặc nhiều tờ khai hải quan.
2. Công ty đã xuất khẩu hàng hóa và đã hoàn tất thủ tục hải quan, tuy nhiên do hàng bị lỗi nên người mua không chấp nhận nhập hàng và trả hàng về lại thì hồ sơ hải quan nhập lại hàng bao gồm giấy tờ gì?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 47 Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21 tháng 01 năm 2015 và Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20 tháng 04 năm 2018, hồ sơ hải quan tái nhập đối với hàng hóa đã xuất khẩu bao gồm:
- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (tờ khai hải quan);
- Chứng từ vận tải trong trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường sắt (1 bản chụp);
- Văn bản của bên nước ngoài thông báo hàng bị trả lại hoặc văn bản của hãng tàu/đại lý hãng tàu thông báo không có người nhận hàng (1 bản chụp);
- Công văn đề nghị không thu thuế theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 2 Phụ lục IIa ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20 tháng 04 năm 2018.
Trường hợp thực hiện hồ sơ giấy, người nộp thuế nộp công văn đề nghị không thu thuế theo mẫu số 05/CVĐNKTT/TXNK, trong đó nêu rõ: số tờ khai hải quan tái nhập, số tờ khai hải quan xuất khẩu, số hợp đồng, số chứng từ thanh toán (nếu có), cam kết của người nộp thuế về việc hàng hóa chưa qua sử dụng, gia công, chế biến ở nước ngoài (1 bản chính).
>> Tham khảo chi tiết: Thủ tục tái nhập hàng xuất khẩu bị trả lại.
Thanh Tuyền - Phòng Kế toán Anpha