Hồ sơ, thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hoạt động - giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp như thế nào? Cần lưu ý điều gì? Anpha sẽ chia sẻ chi tiết tại bài viết này.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp đó.

Văn phòng đại diện thường được đặt tại địa bàn mà doanh nghiệp đó không có trụ sở. Đáng chú ý, VPĐD không thực hiện bất kỳ chức năng kinh doanh nào của doanh nghiệp mà chỉ thực hiện các hoạt động như: nghiên cứu, thăm dò thị trường, quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động, thực hiện báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, VPĐD không trực tiếp tạo ra lợi nhuận và chỉ có tính hỗ trợ cho công ty mẹ trong việc phát triển hoạt động kinh doanh của mình. 

Doanh nghiệp cần giải thể văn phòng đại diện khi nào?

Do văn phòng đại diện không tạo ra lợi nhuận nên trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn trong triển khai hoạt động kinh doanh, thay đổi chiến lược kinh doanh thì công ty hoàn toàn có thể chủ động giải thể văn phòng đại diện để giảm bớt gánh nặng tài chính. 

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau: 

• Do công ty mẹ giải thể nên văn phòng đại diện phải giải thể theo; 
• Phải giải thể do hết thời hạn hoạt động ghi trong giấy phép thành lập VPĐD mà doanh nghiệp không tiếp tục gia hạn;
• Phải giải thể do bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép hoạt động hoặc không gia hạn giấy phép hoạt động của VPĐD;
• Phải giải thể do hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết ghi trong giấy phép thành lập VPĐD theo quy định của pháp luật. 

Thủ tục, hồ sơ giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp được hướng dẫn cụ thể tại Khoản 1 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Quy trình giải thể văn phòng đại diện cần tiến hành lần lượt các bước như sau:

Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế. 

Trước khi thông báo giải thể văn phòng đại diện tới cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải làm thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: 

Doanh nghiệp có thể cần bổ sung các giấy tờ sau vào hồ sơ:

• Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD (trong trường hợp giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền);
• Giấy ủy quyền (trong trường hợp người đại diện pháp luật công ty không trực tiếp thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho Chi cục Thuế cấp quận/huyện nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện tại website http://tracuunnt.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế.

Ví dụ:

Doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện tại địa bàn quận Bắc Từ Liêm thì cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện sẽ là Chi cục Thuế quận Bắc Từ Liêm. 

Bước 2: Làm thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện, doanh nghiệp tiếp tục làm thủ tục giải thể (hay còn gọi là thủ tục chấm dứt hoạt động) văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần nộp tại bộ phận Một cửa - Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện hoặc nộp hồ sơ online trên trang https://dangkykinhdoanh.gov.vn/. 

Sau khi nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin về việc giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp cho cơ quan thuế. 

Tối đa 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Phòng Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế sẽ gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của VPĐD đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Trong thời hạn tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thực hiện giải thể văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu cơ quan thuế không có ý kiến từ chối, đồng thời phải ra thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện đó.

Bước 3: Hoàn trả dấu doanh nghiệp tại cho cơ quan công an

Đối với văn phòng đại diện có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, thì khi giải thể doanh nghiệp cần phải trả lại con dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an đã cấp mẫu dấu trước đó.

Lưu ý:

Việc trả lại con dấu chỉ áp dụng cho những văn phòng đại diện thành lập trước ngày 01/07/2015, có con dấu do cơ quan công an cấp.

Đối với con dấu văn phòng đại diện do công ty tự khắc thì không cần trả lại con dấu. Khi có thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện của công ty, con dấu này sẽ tự động hết hiệu lực.

Lưu ý cần biết khi giải thể văn phòng đại diện công ty, doanh nghiệp

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải thể doanh nghiệp (trừ trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do cưỡng chế nợ thuế).

Trường hợp doanh nghiệp giải thể văn phòng đại diện nhưng không thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng (Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP).

Doanh nghiệp cần đảm bảo công ty đã hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế và được cơ quan thuế xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp nên tuân thủ 3 nguyên tắc sau khi giải thể văn phòng đại diện: 

1. Thực hiện thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh khi giải thể VPĐD công ty;
2. Đảm bảo hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế liên quan cho cơ quan thuế; 
3. Đảm bảo về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.

Một số câu hỏi về thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Gọi cho chúng tôi theo số 0901 042 555 (Miền Bắc), 0939 35 6866 (Miền Trung) hoặc 0902 60 2345 (Miền Nam) để được hỗ trợ.

Trần Lan - Phòng Pháp lý Anpha