Hoàn thuế TNCN tự động là gì? Đối tượng, điều kiện và cách làm hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động theo Quyết định 108/QĐ-TCT từ ngày 24/01/2025.
Từ ngày 24/01/2025, Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành Quyết định 108/QĐ-TCT về việc triển khai quy trình hoàn thuế TNCN tự động. Với tính năng này, toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ và hoàn thuế TNCN cho người lao động sẽ được thực hiện tự động, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục xuống còn 3 ngày.
Trong bài viết dưới đây, Anpha sẽ chia sẻ cho bạn thông tin về đối tượng, điều kiện và thủ tục thực hiện hoàn thuế TNCN tự động theo Quyết định 108/QĐ-TCT.
Hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động là gì?
1. Thế nào là hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN)?
Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc cơ quan thuế hoàn lại số tiền thuế TNCN nộp thừa trong năm quyết toán nếu cá nhân có đề nghị hoàn và đáp ứng các điều kiện hoàn thuế TNCN theo quy định.
2. Quy định hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động năm 2025
Căn cứ theo nội dung tại Điều 4 Quyết định 108/QĐ-TCT: Hoàn thuế TNCN tự động là việc cơ quan thuế áp dụng hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) của ngành thuế để tự động giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế khi có đề nghị hoàn.
Cơ chế này giúp tự động hóa quá trình tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ hoàn thuế của cơ quan thuế, giúp giảm thiểu thời gian giải quyết thủ tục hoàn thuế và giúp người nộp thuế sớm nhận được tiền thuế hoàn.
Ngoài ra, khi cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN, ứng dụng CNTT của ngành thuế sẽ hỗ trợ tạo tờ khai thuế dựa vào dữ liệu thu thập được thông qua ứng dụng Thuế điện tử dành cho cá nhân của Tổng cục Thuế (app eTax Mobile). Sau đó, hồ sơ hoàn thuế của bạn sẽ được cơ quan thuế xử lý tự động. Có nghĩa là, cá nhân không cần phải tự tổng hợp thông tin như trước đây để làm tờ khai nữa.
>> Xem chi tiết: Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế TNCN trực tiếp - online.
Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động
Không phải hồ sơ hoàn thuế nào cũng được giải quyết tự động khi cá nhân làm quyết toán thuế. Để được xử lý tự động, hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của người lao động phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN thì tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN, đã hoàn thành việc khấu trừ thuế cho người lao động. Hoặc tại kỳ quyết toán mà người nộp thuế có đề nghị hoàn thuế, tổng số tiền thuế TNCN đã được nộp đủ vào ngân sách nhà nước. Nói ngắn gọn, chỉ khi số thuế đã được nộp đủ vào ngân sách nhà nước thì cơ quan thuế mới xem xét hoàn thuế cho người nộp thuế;
- Tại thời điểm giải quyết hồ sơ đề nghị hoàn thuế thì hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân có:
- Chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” chuẩn xác với số liệu tổng hợp theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế trong kỳ quyết toán thuế;
- Chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế trong kỳ quyết toán thuế.
- Thông tin tài khoản nhận tiền thuế hoàn của cá nhân phải được xác minh và liên kết với cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế.
Quy định về trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động
Theo Điều 1 Quyết định 108/QĐ-TCT, quy trình hoàn thuế TNCN tự động được áp dụng đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế có đề nghị hoàn lại số tiền thuế TNCN nộp thừa trên tờ khai quyết toán thuế TNCN, đồng thời phải đáp ứng điều kiện hoàn thuế TNCN tự động mà Anpha chia sẻ phần trên.
Trường hợp hồ sơ quyết toán thuế TNCN của người nộp thuế không đáp ứng điều kiện hoàn thuế TNCN tự động thì hệ thống sẽ phân công cán bộ thuế xử lý theo quy trình thủ công, cụ thể:
➧ Bước 1: Thông báo và phân công xử lý
- Hệ thống gửi email thông báo cho lãnh đạo và cán bộ thuế được phân công giải quyết hồ sơ.
➧ Bước 2: Kiểm tra và xử lý theo từng trường hợp
- Nếu hồ sơ đã có tài liệu giải trình, bổ sung: Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, nếu chấp nhận thì cơ quan thuế lập quyết định hoàn thuế và lệnh hoàn trả, trình ký duyệt;
- Nếu cần làm rõ chênh lệch dữ liệu:
- Cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin;
- Sau khi nhận giải trình: Nếu hợp lệ, cơ quan thuế tiếp tục lập quyết định hoàn thuế. Nếu không đủ căn cứ thì cơ quan thuế gửi thông báo hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế hoặc không được hoàn thuế.
- Nếu hồ sơ không thuộc đối tượng hoàn thuế: Cơ quan thuế lập và gửi thông báo từ chối hoàn thuế.
Như vậy, nếu không đủ điều kiện được giải quyết tự động, hồ sơ vẫn được tiếp nhận nhưng phải qua kiểm tra, giải trình và xét duyệt thủ công theo quy định.
>> Xem chi tiết: Các trường hợp cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN.
Quy trình - thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động 2025
Quy trình hoàn thuế TNCN tự động được thực hiện theo 3 giai đoạn sau đây:
- Giai đoạn 1: Tạo tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý;
- Giai đoạn 2: Tiếp nhận tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý có đề nghị hoàn trả của cá nhân;
- Giai đoạn 3: Giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN tự động.
Chi tiết từng giai đoạn như sau:
1. Tạo tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý
Căn cứ theo dữ liệu kê khai của tổ chức, đơn vị chi trả thu nhập và của cá nhân, dữ liệu đăng ký thuế, dữ liệu đăng ký người phụ thuộc, dữ liệu tổng quan về nghĩa vụ thuế và các khoản nợ của người nộp thuế trên toàn quốc, hệ thống ứng dụng CNTT của ngành thuế tự động tiến hành tổng hợp dữ liệu của các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế TNCN để xác định nghĩa vụ kê khai của người nộp thuế và tạo “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý” đối với người nộp thuế là cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN.
Việc tổng hợp dữ liệu và tạo lập “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý” được hệ thống ứng dụng CNTT của ngành thuế tự động thực hiện ngay sau thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập.
Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế sử dụng ứng dụng eTax Mobile để kiểm tra thông tin trên “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý” do hệ thống tự động tạo lập.
- Trường hợp cá nhân đồng ý với thông tin được gợi ý trên “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý”, thì ấn xác nhận và nộp hồ sơ quyết toán theo hướng dẫn trên ứng dụng;
- Trường hợp cá nhân không đồng ý với thông tin được gợi ý trên “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý”, thì sửa lại thông tin trên tờ khai và bổ sung lý do chênh lệch với số cơ quan thuế gợi ý rồi bấm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN kèm tài liệu chứng minh theo quy định.
2. Tiếp nhận tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý có đề nghị hoàn trả của cá nhân
Hệ thống tự động tạo và gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử, thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN (theo mẫu 01-1/TB-TĐT) cho người nộp thuế ngay sau khi nhận được hồ sơ quyết toán thuế TNCN có chỉ tiêu “Số thuế hoàn trả cho NNT”.
Ngay sau khi hệ thống gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế cho người nộp thuế, phân hệ hoàn thuế TNCN (*) tự động tạo hồ sơ đề nghị hoàn thuế.
Chú thích:
(*) Phân hệ hoàn thuế TNCN là một chức năng của ứng dụng quản lý thuế tập trung của ngành thuế.
3. Giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN tự động
Phân hệ hoàn thuế tự động kiểm tra hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN của người nộp thuế và xác định hồ sơ đủ điều kiện được xử lý tự động hay chưa. Cụ thể:
➧ Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện xử lý hoàn thuế tự động:
- Nếu hồ sơ hoàn thuế TNCN chưa đáp ứng đủ điều kiện để được xử lý hoàn thuế tự động thì hệ thống ứng dụng CNTT của ngành thuế tự động phân công và gửi thư điện tử đến lãnh đạo bộ phận, cán bộ thuế được phân công giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN biết và tiếp tục giải quyết hồ sơ.
➧ Đối với hồ sơ đủ điều kiện xử lý hoàn thuế tự động:
- Nếu hồ sơ hoàn thuế TNCN đáp ứng đủ các điều kiện được hoàn thuế tự động thì phân hệ hoàn thuế tự động:
- Tạo đề xuất hoàn thuế TNCN;
- Lập quyết định hoàn thuế hoặc quyết định hoàn kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước;
- Tạo lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước hoặc lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước để chuyển Thủ trưởng cơ quan thuế ký điện tử.
- Thời gian xử lý: Chậm nhất 3 ngày làm việc kể từ ngày ra thông báo tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế;
- Sau khi có quyết định hoàn thuế, hệ thống chuyển lệnh hoàn thuế đến Cổng thông tin điện tử của Kho bạc Nhà nước để chi hoàn tiền thuế TNCN cho người nộp thuế theo quy định.
Trên đây, Kế toán Anpha đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về điều kiện, đối tượng và quy trình hoàn thuế TNCN tự động áp dụng từ năm 2025. Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin hoặc quan tâm đến dịch vụ hoàn thuế TNCN có thể liên hệ Anpha theo số 0901 042 555 (Miền Bắc) - 0939 356 866 (Miền Trung) - 0902 602 345 (Miền Nam) để được tư vấn chi tiết.
Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục hoàn thuế TNCN tự động
1. Đối tượng nào được hoàn thuế TNCN tự động?
Quy trình hoàn thuế TNCN tự động được áp dụng đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế có đề nghị hoàn lại số tiền thuế TNCN nộp thừa trên tờ khai quyết toán thuế TNCN.
>> Xem chi tiết: Trường hợp được hoàn thuế TNCN tự động.
2. Điều kiện hoàn thuế TNCN tự động là gì?
Để được hoàn thuế TNCN tự động thì tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của người lao động phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập đã hoàn thành việc khấu trừ thuế cho người lao động, tức là đã nộp tiền thuế đầy đủ vào ngân sách nhà nước;
- Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân có:
- Chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” khớp đúng với số liệu tổng hợp theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế trong kỳ quyết toán thuế;
- Chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp theo cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế trong kỳ quyết toán thuế.
- Thông tin tài khoản nhận tiền thuế hoàn của cá nhân phải được xác minh và liên kết với cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế.
>> Xem chi tiết: Điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động.
3. Có phải chuẩn bị hồ sơ khi làm thủ tục hoàn thuế TNCN tự động không?
Khi cá nhân lựa chọn quyết toán thuế TNCN tự động thì:
- Ứng dụng CNTT của ngành thuế sẽ hỗ trợ cá nhân tạo tờ khai thuế dựa vào dữ liệu thu thập được thông qua ứng dụng eTax Mobile;
- Cá nhân không phải tự tổng hợp thông tin để lập tờ khai quyết toán thuế TNCN như trước đây nhưng vẫn cần đính kèm các tài liệu chứng minh thu nhập của mình như: chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hồ sơ người phụ thuộc... để cơ quan thuế có cơ sở kiểm tra, đối chiếu trong trường hợp hồ sơ không được xử lý tự động.
>> Xem thêm: Khi nào được hoàn thuế tự động?
4. Thủ tục hoàn thuế TNCN tự động gồm mấy giai đoạn
Quy trình hoàn thuế TNCN tự động năm 2025 được thực hiện theo 3 giai đoạn sau đây:
- Giai đoạn 1: Tạo tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý;
- Giai đoạn 2: Tiếp nhận tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý có đề nghị hoàn trả của cá nhân;
- Giai đoạn 3: Giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN tự động trong vòng 3 ngày làm việc.
>> Xem chi tiết: Quy trình - thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động 2025.
5. Thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN tự động?
Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện hoàn thuế tự động, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn, hệ thống chuyển lệnh hoàn thuế đến Cổng thông tin điện tử của Kho bạc Nhà nước để thực hiện chi hoàn tiền thuế TNCN cho người nộp thuế theo quy định.
Gọi cho chúng tôi theo số 0901 042 555 (Miền Bắc) - 0939 356 866 (Miền Trung) - 0902 602 345 (Miền Nam) để được hỗ trợ.