Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch - tra cứu hộ tịch trực tuyến

Xác nhận thông tin hộ tịch là gì? Tra cứu thông tin hộ tịch trực tuyến thế nào? Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến, tải mẫu xác nhận thông tin hộ tịch.

Xác nhận thông tin hộ tịch là gì?

Xác nhận thông tin hộ tịch là quá trình xác nhận thông tin liên quan đến các sự kiện hộ tịch của cá nhân chẳng hạn như khai sinh, kết hôn, giám hộ, khai tử… của cơ quan có thẩm quyền.

Theo Quyết định 2228/QĐ-BTP, để thực hiện thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch bạn có thể thực hiện theo 1 trong 2 hình thức sau:

• Nộp hồ sơ tại Trung tâm hành chính công hoặc Bộ phận Một cửa của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo hình thức trực tiếp;
• Nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công quốc gia theo hình thức trực tuyến (online).

Tải mẫu xác nhận thông tin hộ tịch - Chi tiết bộ hồ sơ

Căn cứ theo Quyết định 2228/QĐ-BTP, khi yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch điện tử thì bạn cần chuẩn bị các giấy tờ, thông tin theo bảng dưới đây.

Lưu ý:

(*) Áp dụng theo Phụ lục 1 Thông tư 03/2023/TT-BTP. Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch được yêu cầu khi nộp hồ sơ hình thức trực tiếp. Còn nếu nộp hồ sơ online thì bạn điền thông tin tại biểu mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.

Ngoài ra, một số lưu ý khác bạn cần chú ý bao gồm:

• Nếu ủy quyền thực hiện thì văn bản ủy quyền phải được chứng thực, tuy nhiên nếu người được ủy quyền là người thân ruột thịt (ông, bà, cha, mẹ, anh, chị…) thì văn bản không cần chứng thực;
• Nếu thông tin cá nhân và thông tin chứng minh nơi cư trú đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì hệ thống sẽ điền tự động, lúc này bạn không cần nộp hoặc tải lên.

Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch

1. Đối với cách nộp trực tiếp

Để xác nhận thông tin hộ tịch theo hình thức trực tiếp, người yêu cầu cần nộp hoặc xuất trình các giấy tờ và thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Trung tâm hành chính công hoặc Bộ phận Một cửa của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền, đồng thời nộp lệ phí theo quy định.

➧ Trường hợp hồ sơ hợp lệ:

• Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tiến hành:
  • Gửi phiếu hẹn trả kết quả xác nhận thông tin hộ tịch;
  • Sao chụp, chuyển sang tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu;
  • Ký số vào tài liệu, giấy tờ, hồ sơ đã được số hóa để giải quyết thủ tục hành chính.
• Công chức làm công tác hộ tịch tiến hành in văn bản xác nhận thông tin hộ tịch trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý ký xác nhận, đồng thời chuyển đến Bộ phận Một cửa trả kết quả cho người yêu cầu.

➧ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung:

Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì cán bộ sẽ thông báo cho người yêu cầu bổ sung và hoàn thiện hồ sơ. Sau đó cán bộ sẽ thực hiện theo 1 trong 2 trường hợp sau:

• Nếu người yêu cầu đã hoàn thiện đầy đủ thì cán bộ tiếp nhận thực hiện lần lượt các bước nêu trên;
• Nếu người yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì cán bộ tiếp nhận sẽ báo cáo Trưởng Bộ phận Một cửa và gửi thông báo từ chối giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.

➧ Trường hợp khác:

Nếu hồ sơ cần xác minh hoặc vì bất cứ lý do nào khác mà không thể trả kết quả đúng hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch hẹn lại ngày trả kết quả và gửi phiếu xin lỗi thông qua Bộ phận Một cửa. 

Đồng thời, nếu cần xác minh kỹ hơn thì công chức làm công tác hộ tịch báo cáo cho Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để gửi văn bản đề nghị cơ quan công an cùng các ban ngành, cơ quan khác có liên quan hỗ trợ thông tin.

Nếu yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch không có sự khác biệt so với thông tin hộ tịch hiện tại thì công chức làm công tác hộ tịch hướng dẫn công dân làm bản sao trích lục hộ tịch tương ứng hoặc xin cấp bản sao giấy khai sinh, mà không cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch (*).

----

(*) Trừ khi có yêu cầu cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch từ cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền để cá nhân giải quyết vụ việc liên quan.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ.

Kết quả của thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch sẽ gồm:

• Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch:
  • Nhận tại cơ quan đăng ký hộ tịch;
  • Nhận qua hệ thống bưu chính.
• Bản điện tử xác nhận thông tin hộ tịch:
  • Gửi qua email, kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân có yêu cầu;
  • Gửi qua tin nhắn.

2. Đối với cách nộp trực tuyến (online)

Ngoài việc nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp, người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia với các bước đơn giản sau:

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch.

Bước 2: Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, đăng nhập tài khoản và tải các hồ sơ, giấy tờ được yêu cầu.

➧ Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Người yêu cầu sẽ nhận được phiếu hẹn trả kết quả thông qua email hoặc tin nhắn. Đồng thời, hồ sơ này sẽ được chuyển đến công chức làm công tác hộ tịch để tiến hành các công việc sau:

• Công chức làm công tác hộ tịch sẽ gửi lại biểu mẫu xác nhận thông tin hộ tịch gồm các thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua email hoặc tin nhắn;
• Trong thời hạn 1 ngày, người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận thông tin trên biểu mẫu xác nhận thông tin hộ tịch điện tử;
• Sau khi người yêu cầu đã xác minh hoặc không phản hồi thì công chức sẽ in văn bản xác nhận thông tin, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký và cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch rồi chuyển tiếp cho Bộ phận Một cửa để trả kết quả.

➧ Các trường hợp còn lại: Công chức làm công tác hộ tịch sẽ thực hiện tương tự như hình thức nộp trực tiếp đã được nêu trên.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ.

Tương tự cách đăng ký trực tiếp, kết quả của thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch khi đăng ký online gồm:

• Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch:
  • Nhận tại cơ quan đăng ký hộ tịch;
  • Nhận qua hệ thống bưu chính.
• Bản điện tử xác nhận thông tin hộ tịch:
  • Gửi qua email, kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân có yêu cầu;
  • Gửi qua tin nhắn.

1. Tra cứu hộ tịch trực tuyến để làm gì?

Tra cứu hộ tịch trực tuyến là việc sử dụng phần mềm hộ tịch điện tử để thực hiện các việc như sau:

• Tra cứu các thông tin hộ tịch trực tuyến chẳng hạn như đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký giám hộ, khai tử…;
• Kiểm tra hồ sơ đăng ký hộ tịch đã nộp thành công chưa;
• Kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ;
• Tra cứu mã hồ sơ để đóng lệ phí (nếu có);
• Lấy mã hồ sơ để khai báo với cơ quan tiếp nhận xử lý hồ sơ.

Lưu ý:

Khi nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công của cơ quan bộ/ngành nào hoặc địa phương nào thì bạn phải tra cứu mã hồ sơ trên cổng dịch vụ công của cơ quan, địa phương đó.

2. Hướng dẫn tra cứu hộ tịch trực tuyến

Để tra cứu hồ sơ hộ tịch trực tuyến, bạn có thể thực hiện theo các cách sau:

➧ Cách 1: Tra cứu hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia

Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia.

Bước 2: Chọn “Đăng nhập”.

Lưu ý:

Bạn có thể tùy chọn đăng nhập theo 1 trong 2 cách: 

• Đăng nhập bằng tài khoản của Cổng dịch vụ công quốc gia;
• Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID.

Theo đó:

• Nếu chọn cách đăng nhập bằng tài khoản của Cổng dịch vụ công quốc gia nhưng chưa có tài khoản thì bạn phải tiến hành tạo tài khoản theo hướng dẫn trên hệ thống;
• Nếu chọn đăng nhập bằng tài khoản VNeID thì bạn phải có mã định danh mức 1 và mức 2, tham khảo thêm tại bài viết “Cách đăng ký tài khoản định danh điện tử”.

Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, tại góc phải màn hình bạn chọn “Thông tin cá nhân”.

Bước 4: Hệ thống sẽ chuyển đến trang cá nhân, bạn lần lượt tiến hành:

• Chọn “Dịch vụ công của tôi”;
• Điền “Mã hồ sơ”;
• Chọn “Tìm kiếm” để tiến hành tra cứu hồ sơ hộ tịch.

Ngoài ra, nếu trước đó bạn đã từng làm các thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì hệ thống cũng sẽ thể hiện chi tiết.

➧ Cách 2: Tra cứu hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an

Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công Bộ Công an và chọn “Đăng nhập”.

Lưu ý:

Tương tự cách tra cứu trên Cổng DVC quốc gia, bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản của Cổng DVC Bộ Công an hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID.

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, tại góc phải màn hình, bạn chọn “Quản lý hồ sơ đã nộp”.

Bước 3: Điền số hồ sơ tại ô tương ứng và nhấn chọn “Tìm kiếm”. Danh sách hồ sơ đã đăng ký sẽ hiện ra, lúc này bạn chọn “Chi tiết” để kiểm tra tình trạng hồ sơ đã nộp.

------

Ngoài thao tác như trên, bạn còn có thể tra cứu hồ sơ nhanh chóng tại trang chủ của Cổng DVC Bộ Công an theo hướng dẫn sau.

Bước 1: Tại trang chủ của Cổng dịch vụ công Bộ Công an, trên thanh menu bạn chọn “Tra cứu hồ sơ”.

Bước 2: Lần lượt nhập mã hồ sơ (*), mã xác nhận và chọn “Tra cứu”. Lúc này, danh sách hồ sơ đã đăng ký sẽ hiện ra, bạn chọn xem chi tiết để kiểm tra tình trạng hồ sơ đã nộp.

Lưu ý:

(*) Mã hồ sơ sẽ được cấp khi bạn thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Áp dụng tương tự các bước trên, bạn có thể tra cứu hộ tịch điện tử trên các Cổng dịch vụ công của tỉnh như Cổng dịch vụ công tỉnh Tuyên Quang, Cổng dịch vụ công tỉnh Nam Định…

Câu hỏi liên quan khi xác nhận, tra cứu thông tin hộ tịch

1. Xác nhận thông tin hộ tịch là gì?

Xác nhận thông tin hộ tịch là quá trình xác nhận thông tin liên quan đến các sự kiện hộ tịch của cá nhân chẳng hạn như khai sinh, kết hôn, giám hộ, khai tử… của cơ quan có thẩm quyền liên quan.

Theo Quyết định 2228/QĐ-BTP, để thực hiện thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch bạn có thể thực hiện theo 1 trong 2 hình thức sau:

• Nộp hồ sơ tại Trung tâm hành chính công hoặc Bộ phận Một cửa của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo hình thức trực tiếp;
• Nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công quốc gia theo hình thức trực tuyến (online).

2. Tra cứu hộ tịch trực tuyến để làm gì?

Tra cứu hộ tịch trực tuyến là việc sử dụng phần mềm hộ tịch điện tử để thực hiện các việc như sau:

• Tra cứu các thông tin hộ tịch trực tuyến như: khai sinh, kết hôn, giám hộ, khai tử…;
• Kiểm tra hồ sơ đăng ký hộ tịch cũng như tiến độ xử lý;
• Tra cứu mã hồ sơ để đóng lệ phí (nếu có);
• Lấy mã hồ sơ để khai báo với cơ quan tiếp nhận xử lý hồ sơ… 

Lưu ý:

Khi nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công của cơ quan bộ/ngành nào hoặc địa phương nào thì bạn phải tra cứu mã hồ sơ trên cổng dịch vụ công của cơ quan, địa phương đó.

3. Hướng dẫn tra cứu hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia

Để tra cứu hộ tịch trực tuyến trên Cổng DVC quốc gia, bạn thực hiện lần lượt theo các bước nêu sau:

• Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công Bộ Công an;
• Bước 2: Chọn “Đăng nhập”;
• Bước 3: Chọn “Thông tin cá nhân”;
• Bước 4: Chọn “Quản lý hồ sơ đã nộp”;
• Bước 5: Tại mục quản lý hồ sơ điền các thông tin yêu cầu, chọn “Tìm kiếm”;
• Bước 6: Danh sách hồ sơ đã đăng ký sẽ hiện ra, lúc này bạn chọn xem chi tiết để kiểm tra tình trạng hồ sơ đã nộp.

>> Tham khảo thêm: Các cách tra cứu hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công.

4. Hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch trực tiếp gồm những gì?

Hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch gồm có:

• Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch (*);
• Giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch;
• Văn bản ủy quyền (nếu có);
• Hộ chiếu/CCCD/thẻ căn cước hoặc giấy tờ liên quan;
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú.

>> TẢI MIỄN PHÍ: Mẫu xác nhận thông tin hộ tịch.

5. Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến thực hiện như thế nào?

Bạn xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia với các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ xác nhận thông tin hộ tịch;
• Bước 2: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia để tải hồ sơ, giấy tờ được yêu cầu;
• Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ.

>> Xem chi tiết: Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch (có hình ảnh hướng dẫn).

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc) - 0903 003 779 (Miền Trung) - 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.