Hồ sơ khai tử - thủ tục đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài

Thủ tục làm giấy khai tử cho người thân mất ở nước ngoài. Cách đăng ký khai tử cho người Việt Nam chết ở nước ngoài, người nước ngoài chết ở Việt Nam

Làm giấy chứng tử, đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài là gì?

Đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài là thủ tục xin cấp giấy chứng tử trong các trường hợp sau:

• Người chết là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam;
• Người chết là người nước ngoài cư trú tại khu vực biên giới;
• Người chết là người Việt Nam cư trú ở nước ngoài.

>> Có thể bạn quan tâm: Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài là gì.

Thủ tục xin giấy chứng tử cho người nước ngoài chết ở Việt Nam

Tại Phần II Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023, trình tự thủ tục đăng ký khai tử cho người nước ngoài cư trú trong lãnh thổ Việt Nam và khu vực biên giới được quy định như sau.

1. Hồ sơ đăng ký khai tử cho người nước ngoài trong lãnh thổ Việt Nam hoặc biên giới

Thân nhân của người chết hoặc người được ủy quyền đi khai tử cần nộp và xuất trình các giấy tờ dưới đây.

➤ Giấy tờ phải nộp

➤ Giấy tờ phải xuất trình

Lưu ý:

• Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện thì gửi kèm bản sao các giấy tờ cần xuất trình nêu trên;
• Nếu nộp bản sao cấp từ sổ gốc/bản sao chứng thực các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký khai tử thì không cần xuất trình bản gốc;
• Nếu nộp bản chụp kèm bản chính thì không cần nộp bản sao các giấy tờ trong hồ sơ khai tử;
• Cơ quan tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu, chụp lại các giấy tờ phải xuất trình để lưu vào hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp thêm bản sao hoặc bản chụp các giấy tờ đó;
• Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp hoặc được công chứng, xác nhận tại nước ngoài phải đảm bảo:
  • Hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên);
  • Dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch theo quy định.
• Giấy tờ do cơ quan thẩm quyền của nước có chung đường biên giới với Việt Nam cấp thì được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nhưng phải đảm bảo:
  • Dịch sang tiếng Việt;
  • Có cam kết dịch đúng nội dung của người dịch.
• Cơ quan tiếp nhận phải nhận đúng, đủ hồ sơ theo quy định, không được yêu cầu bổ sung giấy tờ ngoài quy định pháp luật.

>> Có thể bạn quan tâm: Phân biệt giấy báo tử và giấy chứng tử.

2. Thủ tục khai tử cho người chết là người nước ngoài ở Việt Nam 

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ khai tử, bạn làm theo 2 bước sau:

➤ Bước 1: Nộp hồ sơ cho các cơ quan có thẩm quyền sau đây:

• Đối với người nước ngoài ở trong lãnh thổ Việt Nam: Nộp hồ sơ tại Trung tâm phục vụ hành chính công thuộc UBND xã nơi cư trú cuối cùng của người đó, nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể;
• Đối với người nước ngoài ở khu vực biên giới: Nộp hồ sơ tại UBND xã biên giới nơi người đó cư trú.

Lưu ý:

Trường hợp bạn nộp hồ sơ tại Trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh thì cơ quan tiếp nhận cũng sẽ chuyển về UBND xã xử lý.

 ➤ Bước 2: Cơ quan thẩm quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và xử lý theo quy trình sau:

• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: 
  • Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo cho người đi khai tử điều chỉnh hồ sơ và nộp lại;
  • Nếu người đăng ký không điều chỉnh, cơ quan sẽ từ chối giải quyết đăng ký khai tử.
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cơ quan tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ cho công chức tư pháp - hộ tịch xử lý; 
• Công chức tư pháp - hộ tịch thẩm định lại hồ sơ:
  • Nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện: Công chức sẽ thông báo qua UBND xã để người đăng ký bổ sung hồ sơ hoặc biết về việc bị từ chối giải quyết hồ sơ;
  • Nếu hồ sơ hợp lệ: Công chức ghi vào sổ đăng ký khai tử, cập nhật thông tin khai tử lên hệ thống, trình trích lục khai tử cho chủ tịch xã ký và chuyển kết quả về UBND xã.
• UBND xã trả kết quả cho người đăng ký và gửi văn bản thông báo kèm bản sao trích lục hộ tịch cho Bộ Ngoại giao để thông báo cho cơ quan thẩm quyền nước mà người chết mang quốc tịch.

-------

Ngoài cách đăng ký trực tiếp, bạn có thể làm thủ tục ngay trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Chi tiết cách thực hiện bạn có thể tham khảo bài viết sau đây của Anpha: 

>> Cách đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài online.

Thủ tục đăng ký khai tử cho người Việt Nam chết ở nước ngoài

Theo quy định tại Điều 18 Thông tư số 07/2023/TT-BNG, trường hợp người Việt Nam mất ở nước ngoài thì đăng ký khai tử theo các bước sau đây.

1. Hồ sơ khai tử cho người thân mất ở nước ngoài

➤ Giấy tờ phải nộp

➤ Giấy tờ phải xuất trình

Lưu ý

• Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện thì gửi kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ cần xuất trình nêu trên;
• Nếu muốn nhận kết quả qua bưu điện, khi nộp hồ sơ, bạn cần chuẩn bị thêm bì thư ghi rõ địa chỉ và thanh toán cước phí gửi.

2. Thủ tục cấp giấy chứng tử cho người Việt Nam ở nước ngoài

➤ Bước 1: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Cụ thể:

• Nộp tại cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú cuối cùng của người chết;
• Nộp tại cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người đó (nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng).

➤ Bước 2: Cơ quan đại diện xử lý hồ sơ và trả kết quả theo quy trình sau:

• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ:
  • Cán bộ lãnh sự thông báo cho người đăng ký điều chỉnh hồ sơ và nộp lại;
  • Nếu không điều chỉnh, cơ quan sẽ từ chối giải quyết đăng ký khai tử.
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ:
  • Cán bộ lãnh sự ghi vào sổ đăng ký khai tử;
  • Thủ trưởng cơ quan đại diện ký giấy trích lục khai tử và cấp cho người đi khai tử;
  • Người đi khai tử kiểm tra thông tin trên trích lục khai tử, sổ đăng ký khai tử và ký vào sổ hộ tịch khi nhận kết quả trực tiếp.

>> Tham khảo thêm: Thủ tục khai tử cho người Việt chết tại Việt Nam.

Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài 

Tùy vào thời điểm nộp hồ sơ hoặc tính chất của hồ sơ mà thời hạn giải quyết thủ tục khai tử tại các cơ quan thẩm quyền như sau:

• Ngay trong ngày làm việc: Nếu nộp hồ sơ trước 15 giờ;
• Trong ngày làm việc tiếp theo: Nếu nộp hồ sơ sau 15 giờ;
• Tối đa 3 ngày làm việc: Nếu cần xác minh thông tin trong hồ sơ.

Câu hỏi liên quan đến cách làm giấy khai tử có yếu tố nước ngoài

1. Ai có thẩm quyền đăng ký khai tử cho người nước ngoài?

• UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng hoặc nơi tìm thấy thi thể người chết: Người nước ngoài ở trong lãnh thổ Việt Nam hoặc ở khu vực biên giới;
• Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi cư trú cuối cùng hoặc nơi tìm thấy thi thể người chết: Người Việt Nam ở nước ngoài.

>> Xem chi tiết: Cơ quan cấp giấy chứng tử cho người nước ngoài chết ở Việt Nam.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng tử là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng tử là việc cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam xác nhận chữ ký, con dấu trên giấy chứng tử do cơ quan nước ngoài cấp là hợp pháp để giấy này được chấp nhận sử dụng tại Việt Nam.

>> Tìm hiểu thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Hồ sơ đăng ký khai tử cho người Việt Nam mất ở nước ngoài gồm những gì?

Thành phần hồ sơ đăng ký khai tử cho người Việt Nam ở nước ngoài gồm:

• Giấy đăng ký khai tử;
• Giấy báo tử hoặc giấy tờ có giá trị tương đương thay thế giấy báo tử do cơ quan thẩm quyền ở nước ngoài cấp.

Ngoài ra, khi nộp hồ sơ, người đi khai tử cần xuất trình thêm các giấy tờ sau đây:

• Hộ chiếu/CCCD hoặc giấy tờ có giá trị tương đương, còn hiệu lực, có ảnh và thông tin cá nhân của người đi khai tử và người chết;
• Giấy tờ chứng minh nơi chết hoặc nơi phát hiện thi thể (nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng).

>> Xem chi tiết: Hồ sơ khai tử cho người thân mất ở nước ngoài.

4. Làm giấy khai tử online cho người nước ngoài ở Việt Nam được không?

Được. Người thân của người nước ngoài mất tại Việt Nam có thể đăng ký khai tử ngay trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ủy quyền cho người Việt Nam làm thủ tục (nếu không có người thân là người Việt Nam).

>> Xem chi tiết: Cách đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài online.